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Pianificazione ferie: la guida alla gestione delle ferie [+ Piano Ferie Excel]

pianificazione ferie aziendali

La pianificazione ferie è di vitale importanza per qualsiasi attività commerciale, soprattutto con l’avvicinarsi delle vacanze.

Per organizzare al meglio l’attività dell’azienda, il dipartimento HR deve prevedere un’attenta pianificazione ferie.

Ma come gestisci efficacemente la pianificazione ferie aziendali dei dipendenti? Qual è la soluzione più adatta per le aziende? Utilizzare una tabella Excel o uno strumento online per richiedere ferie? Questo tipo di problema, al centro delle preoccupazioni delle risorse umane, richiede una panoramica del problema.

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Pianificazione ferie: come gestire facilmente le assenze dei dipendenti?

Innanzitutto, per gestire facilmente la pianificazione ferie dei dipendenti, è necessario fare affidamento sull’anticipazione delle vacanze. Pertanto, a partire da gennaio, è necessario fare il punto sul saldo delle ferie di ciascun dipendente dell’azienda.

Per evitare overflow dell’ultimo minuto, è meglio incoraggiare i dipendenti con giorni di ferie rimanenti a richiederli all’inizio dell’anno. Una volta completato questo passaggio, sarà più facile avere una visibilità generale dell’organizzazione.

Quindi, anche la pianificazione ferie deve rispettare alcune regole, a seconda degli interessi del servizio e dei limiti di lavoro. Ad esempio, dare la priorità a consentire ai dipendenti che hanno figli a scuola di richiedere giorni durante i periodi scolastici.

La cosa più importante quando si tratta di stabilire regole è assicurarsi che siano giuste e accettate dalla maggioranza. E perché ciò accada, la cosa più importante è sviluppare politiche aziendali progettate in tal senso.

Un altro punto su cui lavorare è stabilire un ordine, soprattutto durante il periodo estiva. È necessario garantire una rotazione tra i dipendenti delle risorse umane, se ciascuno di loro va in vacanza a turno. Inoltre, è necessaria un’informazione trasparente per tutti e una comunicazione interna efficace che mantenga all’ordine del giorno le parti interessate.

In questo modo, le informazioni sul rientro del dipendente dalla data delle ferie possono essere comunicate via e-mail.

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👉 Scopri qui cosa sono le ferie forzate e quando possono essere applicate.

Obiettivi della pianificazione ferie

Gli obiettivi principali della pianificazione ferie sono:

  • Evitare errori (accettare la richiesta di un giorno libero da parte di un dipendente quando il saldo è zero);
  • Semplificare il processo di richiesta delle ferie;
  • Condividere un programma delle vacanze che dovrebbe essere disponibile per tutti;
  • Offrire maggiore visibilità sul saldo delle ferie dei dipendenti;
  • In generale, garantire l’affidabilità delle informazioni che verranno inviate ai dipendenti.

👉 Clicca qui per i nostri consigli sulla gestione delle ferie pagate dei dipendenti con Excel.

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Digitalizzazione delle risorse umane: ottimizzare le prestazioni

La digitalizzazione aziendale delle risorse umane è un punto vitale per qualsiasi azienda. Con l’esplosione del telelavoro e le nuove tendenze sul posto di lavoro, il modo in cui viviamo e comprendiamo il nostro percorso professionale è cambiato. E le risorse umane sono l’area che ha sentito (e sente) maggiormente questo impatto.

Utilizzando strumenti dedicati alle aziende sarà possibile snellire tutte le fasi del processo, eliminare sia task che input a basso valore aggiunto, ma anche avere informazioni in tempo reale e centralizzare tutti i dati in un unico luogo con un sistema di gestione documentale.

Pertanto, molte aziende oggi si affidano alla gestione delle ferie in Excel o all’utilizzo di software di gestione delle ferie e delle assenze.

👉 Qui ti spieghiamo perchè usare un software HR per il piano ferie dei dipendenti.

👉 Leggi anche “Piano Ferie 2022: scarica il modello gratuito e modificabile”.

Come creare un calendario Excel per la pianificazione ferie?

Lo strumento di pianificazione ferie a cui oggi molte aziende si rivolgono è Excel. Questo strumento è molto utilizzato perché è abbastanza facile per imparare a gestire le assenze ed è accessibile a tutti.

Nella tabella Excel possiamo elencare le date delle vacanze, le loro accettazioni e le loro ragioni. Anche se molti i professionisti che preferiscono utilizzare le tabelle Excel, Excel mostra rapidamente i suoi limiti, soprattutto a lungo termine.

👉 Fai clic qui per sapere di più su come calcolare le ferie maturate e dove trovarle in busta paga.

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I limiti dei calendari Excel per la pianificazione ferie

Excel sembra essere uno strumento ovvio per la pianificazione ferie, soprattutto nelle piccole e medie imprese. Ma questi sono i suoi principali limiti:

  • Accumula troppi documenti.
  • Rischi di errori che sono legati a più voci.
  • Lunghe attese a causa degli scambi tra manager, dipendenti e responsabili delle risorse umane per fare una richiesta.
  • Il processo di convalida può richiedere diversi giorni.
  • La mancanza di un programma di ferie aggiornato che contenga informazioni affidabili.

Chiaramente, impostare un nuovo strumento per le risorse umane non è facile. Ciò implicherebbe molti cambiamenti nel meccanismo di funzionamento di ciascuno. Tuttavia, è necessario pensarci per facilitare una migliore gestione dei permessi di lavoro.

👉 Ecco i 6 errori che commetti nella gestione delle ferie dei dipendenti.

👉 Leggi anche “Calcolatore giorni lavorativi: esempio pratico e modello Excel gratis”.

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Semplifica la pianificazione ferie con un software online

Diverse soluzioni possono essere presentate ai reparti che vogliono fare il grande passo e staccarsi da Excel, optando ad esempio per la pianificazione ferie online gratuita. Tuttavia, è importante scegliere il software HR giusto in modo da non fare lo stesso lavoro due volte, perché causerà più problemi di quanti ne risolverà.

Esistono software online comodi e facili da usare disponibili per i professionisti. Permettono di eliminare tutti gli svantaggi che abbiamo appena menzionato. Offrono inoltre alle aziende un supporto su misura nel loro processo di trasformazione digitale. Il software specializzato ha molti vantaggi.

Software HR Factorial Gestione Ferie

Semplifica la richiesta delle ferie

Contrariamente a quanto accade con un calendario Excel, un buon software per pianificare ferie consentirà all’azienda di rendere più semplice per i propri dipendenti la richiesta di assenza. Non sarà più necessario presentare una domanda cartacea, sarà sufficiente inviare un’e-mail al proprio responsabile, che riceverà un avviso tramite il software. Quindi, grazie alla pianificazione e visualizzazione del saldo ferie di ciascuno, puoi decidere rapidamente se accettare o meno la richiesta.

  • Maggiore indipendenza per i lavoratori.
    Con un calendario Excel, il dipendente deve fare numerose richieste per conoscere il suo saldo e quindi sapere se può richiedere o meno un congedo durante un determinato periodo. L’utilizzo di un software dedicato risolverà questo tipo di problema. Ogni utente avrà un accesso personalizzato allo strumento in modo da poter consultare le informazioni di cui ha bisogno.
  • Un grande risparmio di tempo.
    Con gli strumenti giusti, i dipendenti possono risparmiare tempo prezioso nel processo di gestione delle ferie. Il software consente ai manager di monitorare e gestire le ferie di tutti i dipendenti in pochi clic. Grazie a loro i responsabili delle risorse umane potranno anche gestire le assenze e i dipendenti potranno conoscere il bilancio dei giorni di riposo.
  • Una significativa riduzione dei costi.
    Un HRIS (Sistema Informativo Risorse Umane) consentirà all’azienda di anticipare la propria attività e allo stesso tempo monitorare le esigenze dei propri dipendenti in base a periodi. Di conseguenza, l’azienda ridurrà notevolmente il ricorso allo straordinario e sarà in grado di anticipare il proprio carico di attività durante tutto l’anno, avendo una visione semplice e chiara di tutte le informazioni utili sotto forma di dashboard.

👉 Come avviene lo smaltimento delle ferie arretrate? Te lo spieghiamo nell’articolo dedicato.

Migliora la produttività con il software Factorial

Il software HR all-in-one di Factorial consente ai dipendenti dell’azienda di gestire le loro richieste di ferie, senza dover passare attraverso il dipartimento delle risorse umane. I calcoli delle assenze vengono eseguiti automaticamente secondo le convenzioni e le politiche attuate all’interno dell’organizzazione.

Attraverso la piattaforma Factorial è possibile ricevere istantaneamente documenti giustificativi e richieste da parte dei dipendenti, registrarle e validarle in poche operazioni.

La produttività  del lavoro delle risorse umane può essere notevolmente migliorata con lo strumento di pianificazione ferie e l’azienda sarà in grado di:

  • Automatizzare le richieste di ferie e assenze;
  • Stabilire e informare in maniera chiara circa il numero di giorni utilizzati e disponibili;
  • Visualizzare le informazioni su ferie e assenze, con aggiornamenti in tempo reale.

A differenza della gestione tramite un calendario Excel, Factorial dispone di una funzione che aggiorna automaticamente i giorni di ferie rimanenti dei dipendenti.

È inoltre disponibile un calendario unico in modo che i manager possano vedere le assenze dei propri dipendenti a colpo d’occhio. Una pratica opzione per controllare velocemente chi è in ufficio e chi è in ferie per ogni team in un dato momento.

Nel software è anche possibile creare policy di ferie e poi assegnarle ai dipendenti. Per fare ciò, il team HR dovrà semplicemente definire il numero di giorni liberi che i dipendenti possono trasferire da un anno all’altro.

Puoi creare tutte le polizze per le ferie che desideri per il buon funzionamento dell’attività. Inoltre, è possibile assegnare un supervisore a ciascun dipendente ed elaborare le richieste di ferie attraverso la piattaforma. Questo aiuta a distribuire la responsabilità del monitoraggio delle ferie all’interno dell’azienda.

Le tipologie di ferie di Factorial sono personalizzabili, le opzioni sono numerose e ognuno è libero di aggiungere una categoria: trasloco, malattia, telelavoro, ferie, ecc.

Anche il monitoraggio delle assenze in Factorial è molto semplice. È possibile creare report personalizzati per ottenere tutti i dati necessari per monitorare da vicino le singole assenze. Un altro vantaggio di questo software è che esiste in una versione mobile. Dall’App Factorial è possibile effettuare la timbratura con riconoscimento facciale, rendendo ancora più dinamico il controllo del tempo.

Così, la gestione dei permessi può essere fatta in brevissimo tempo con un’applicazione dedicata che si sincronizza in tempo reale con la versione desktop.

La gestione delle ferie e dell’assenteismo nella nostra azienda è fondamentale per mantenere l’equilibrio organizzativo e anche per fare un uso consapevole delle risorse chiave come tempo e denaro.

Delega le tue attività quotidiane delle risorse umane a un software sviluppato per soddisfare le tue esigenze. Prova Factorial e senti la differenza!

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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