Una delle attività chiave in qualsiasi azienda è la pianificazione. Ciò consente, tra le altre cose, di prendere le decisioni corrette per raggiungere gli obiettivi di ciascuna area. Ma per arrivare a quel risultato, hai prima bisogno di informazioni accurate e di una checklist completa dei processi HR. Sebbene possa sembrare un ricordo del passato, i modelli di Excel sono ancora rilevanti per alcuni processi chiave nelle risorse umane. In questo articolo non troverai un modello excel in particolare, ma i 5 essenziali per la digitalizzazione dei tuoi processi HR.
Ovviamente, grandi volumi di dati vengono gestiti in ogni organizzazione. Elaboriamo continuamente le informazioni, soprattutto ora che la digitalizzazione è accelerata. Uno dei modi per raccogliere questi dati è sempre stato attraverso la creazione di fogli di calcolo.
Nei reparti di gestione dei talenti, i modelli delle risorse umane di Excel sono stati a lungo uno degli strumenti di base, poiché consentono di raccogliere informazioni chiave da ogni processo all’interno dell’area HR. In questo articolo parleremo dei cinque principali fogli di lavoro delle risorse umane di Excel, in modo che tu sappia cosa sono e come puoi crearli.
Sommario
Modello Excel di gestione delle ferie
Un altro dei compiti principali all’interno del dipartimento delle risorse umane è la gestione delle ferie e delle assenze dei dipendenti. Arriva un periodo dell’anno in cui i lavoratori devono essere assenti per godersi il loro meritato riposo. Ma ovviamente, questo rappresenta più lavoro nell’area hr.
A cosa serve un modello per le ferie?
Il modello di gestione delle ferie è un altro elemento essenziale nell’area delle risorse umane. È fondamentalmente avere un documento che serve per contare i giorni in cui ogni dipendente sarà assente e mantenere un migliore controllo sulle assenze di tutti lavoratori in azienda.
Come creare un modello Excel per le vacanze
Tra i tanti template Excel delle risorse umane che puoi creare, il Piano Ferie per la gestione delle ferie e delle assenze è probabilmente uno dei più complessi da fare.
È un documento in cui devi scaricare tutte le informazioni che i dipendenti ti hanno fornito riguardo ai giorni in cui saranno assenti. Ma, per prima cosa, dovrai contattare ciascuno di loro per richiedere queste informazioni.
Inoltre dovrai effettuare il calcolo dei giorni, aggiustarlo in calendario in modo che, ad esempio, l’assenza di un lavoratore non coincida con quella di un altro dipendente della stessa area e, ovviamente, per gestire tutto questo saranno necessari diversi strumenti, non solo Excel.
Se nonostante questo vuoi ancora imparare a creare il piano ferie in Excel per la gestione delle ferie, ti spiegheremo passo passo come farlo:
- Apri Excel e crea un nuovo documento chiamato Gestione Ferie.
- Successivamente, è necessario bloccare 4 colonne sul lato sinistro dello schermo.
- Quindi combina le celle nella prima riga. Qui inserirai l’anno in corso.
- Nella seconda riga, dividi i giorni totali per ogni mese, 28, 30, 31, ecc.
- Sul lato sinistro dello schermo, vai alla sezione che hai bloccato all’inizio e aggiungi le seguenti informazioni: nome del dipendente, giorni di ferie totali disponibili e giorni rimanenti.
Se tutte queste attività ti opprimono, puoi optare per un sistema di gestione delle vacanze completamente online, dove tutto questo è semplificato in pochi passaggi.
Modello Excel per la rilevazione delle presenze
Sapevi che tenere traccia delle ore di lavoro di un dipendente è un obbligo legale? Il controllo dell’orario di lavoro e la timbratura sono un altro dei compiti chiave del dipartimento delle risorse umane e consiste nel contare le ore di lavoro dei dipendenti e nel descrivere in dettaglio come queste vengono distribuite durante la giornata. Cioè, il conteggio deve includere le ore tra l’entrata e l’uscita e gli straordinari.
A cosa serve un modello di rilevazione delle presenze?
In precedenza, i dipendenti timbravano l’entrata e l’uscita dal proprio lavoro. Questa pratica comune prevedeva di annotare manualmente, con carta e penna, l’ora di entrata e di uscita. Quindi, i responsabili delle risorse umane dovevano rivedere quel foglio presenze e contare, anche manualmente, le ore totali che ciascun lavoratore aveva dedicato al proprio lavoro.
Fortunatamente, la tecnologia è arrivata per risolvere questo problema. Tra le soluzioni più utilizzate c’è il template per il controllo dell’orario di lavoro. Si tratta di un’altra alternativa a Excel per l’amministrazione del personale.
Fondamentalmente, questo tipo di modello viene utilizzato in modo che i dipendenti possano timbrare e registrare le ore lavorate e il dipartimento delle risorse umane può assumere un maggiore controllo su questo aspetto, rispettare la legge corrispondente e gestire la produttività del team.
👉 Leggi anche questo articolo “Time sheet: come utilizzarlo per la rilevazione delle presenze [+ Kit HR]”.
Come creare un modello Excel per la rilevazione delle presenze
Prima di passare direttamente al programma, è necessario raccogliere le informazioni da inserire nel template Excel per hr. I dati sono:
- Nome del dipendente.
- Periodo di tempo coperto dal modello Excel, settimana o mese.
- Nome del reparto a cui appartiene il lavoratore.
- Ora di entrata e ora di uscita del lavoratore.
Ora, con questi dati, puoi andare in Excel e creare il tuo modello per il controllo dell’orario, dovrai crearne uno per ogni dipendente. Ricorda che è fondamentale riservare una cella, insieme agli orari di entrata e uscita, dove il lavoratore possa specificare il numero totale di ore lavorate in ogni periodo.
Con queste informazioni utilizzeremo poi le formule HR gratuite di Excel che abbiamo già visto, per sommare le ore totali di ogni giornata e poi le ore totali lavorate durante la settimana.
Modello Excel contabilità e di gestione delle spese
Indipendentemente dalle sue dimensioni, ogni azienda deve affrontare una serie di spese ogni mese. La semplice esistenza dell’azienda presuppone già un deflusso di denaro, noto come costi operativi.
Quella somma che lascia l’organizzazione deve essere registrata da qualche parte o, altrimenti si corre il rischio di procedere senza controllo e senza poter rilevare, ad esempio, un abuso di risorse.
Con il controllo dei costi è anche possibile identificare dove apportare modifiche per ridurre il deflusso di denaro e migliorare il budget dell’azienda.
A cosa serve un modello excel contabilità di gestione delle spese?
Il modello excel contabilità di gestione delle spese è chiaramente uno strumento per tenere traccia del denaro che lascia l’azienda. Questo foglio di calcolo ti consente di tenere traccia dei diversi costi prodotti dall’attività dell’organizzazione. Fondamentalmente, è un documento digitale in cui sono raccolte tutte le spese dell’azienda.
Ovviamente ci sono diversi tipi di opzioni, a seconda dell’azienda. Un modello Excel contabilità gratis è una delle alternative più utilizzate per le risorse umane, poiché riflette i costi specifici che vengono generati nel reparto HR.
Questo tipo di documento viene utilizzato dai responsabili dell’area risorse umane per:
- Tieni traccia delle spese mensili delle risorse umane.
- Guarda l’andamento delle spese nell’area mese per mese.
- Classifica e confronta le spese.
- Trai conclusioni per prendere decisioni migliori in merito al budget delle risorse umane.
Come creare un modello di gestione contabilità delle spese in Excel
Vuoi creare i tuoi modelli Excel gratuiti e iniziare a controllare le spese? È molto semplice, te lo spiegheremo di seguito.
- La prima cosa da fare è aprire il programma Excel e creare lì il tuo foglio con il nome Controllo delle spese.
- Per sfruttare le formule Excel gratuite, dividi le caselle in mesi. Ricorda che, per questo, dovrai utilizzare 12 colonne.
Su uno dei lati devi fare la lista delle spese. Consigliamo di creare diverse categorie, ad esempio trasporti, pasti, comunicazioni, ecc. - Una volta che il tuo modello è stato creato, ora non ti resta che completarlo. Assicurati di includere tutte le spese, anche quelle piccole. Dal momento che quei biglietti possono accumularsi e rappresentare una somma significativa per l’azienda.
- Per finire, dovrai fare il calcolo della somma corrispondente. Puoi utilizzare una delle formule hr gratuite di Excel più popolari: = SUM (). All’interno delle parentesi è necessario inserire l’intervallo di righe e colonne da aggiungere.
Compilando ogni mese questo modello Excel per le risorse umane, potrai studiare nel dettaglio le spese del dipartimento e analizzare le possibilità di miglioramento.
Modello Excel per il calcolo della busta paga dei lavoratori
Una delle attività quotidiane più importanti nel reparto Risorse umane è il calcolo della busta paga. La corretta esecuzione di questa attività è fondamentale per il corretto funzionamento dell’azienda e il benessere dei dipendenti. Allo stesso modo è importante utilizzare lo strumento adatto per eseguirlo.
A cosa serve un modello di busta paga?
Il modello per il calcolo delle buste paga è una delle opzioni di Excel per l’amministrazione del personale e, dobbiamo dire, una delle più rilevanti.
Alla fine del mese, tutti i dipendenti attendono la ricevuta con il dettaglio dell’importo totale di denaro che riceveranno per il lavoro svolto per l’azienda. Questa ricevuta contiene le informazioni che il responsabile delle risorse umane ha precedentemente calcolato in un documento o nel modello di busta paga. Questo foglio di calcolo viene utilizzato, quindi, per creare la busta paga, calcolarla e ottenere le informazioni che verranno poi consegnate a ciascun dipendente.
Come creare un modello Excel per la busta paga
Le informazioni che devi includere per calcolare la busta paga in un modello Excel per ore sono le seguenti:
- Guadagni totali: questa cella corrisponde alla somma di tutte le celle relative al reddito.
- Totale da detrarre: questa cella raccoglie la somma di tutte le celle in cui sono state inserite le spese della Previdenza Sociale e le ritenute fiscali sui redditi personali.
- Contingenze comuni: qui devi moltiplicare lo stipendio base per il tipo di contributo corrispondente.
- Imposta sul reddito delle persone fisiche: in questa casella dovrai prendere il totale maturato e moltiplicarlo per la percentuale applicabile a ciascun caso.
- Liquido da ricevere: in questa cella dovrebbe comparire lo stipendio netto che deve essere percepito dal dipendente. Questo risultato si ottiene sottraendo il Totale da detrarre dal Totale maturato.
Esistono molti modi per creare modelli gratis per le risorse umane in Excel per calcolare le buste paga, l’importante è che i dati specificati vengano visualizzati ed eseguano correttamente il calcolo corrispondente.
Se vuoi velocizzare questa attività e avere un controllo completo sulla gestione delle buste paga, hai bisogno di un software HR per migliorare la tua giornata, evitando, tra le altre cose, di passare ore e ore a completare fogli di calcolo.
Modello Excel di reclutamento del personale
Il reclutamento e la selezione del personale è un processo che si compone di più fasi. In linea di principio, viene identificata la necessità di riempire un lavoro. Quindi, vengono definiti i requisiti di tale posto vacante e il candidato ideale per riempirlo. Successivamente, viene annunciata la posizione. Fino a quando finalmente non viene scelta la persona giusta.
L’intero processo deve essere documentato e uno dei modi per farlo è attraverso il modello di reclutamento del personale.
A cosa serve un modello di reclutamento?
Un documento Excel delle risorse umane per il reclutamento del personale è uno dei modi per riflettere lo stato di tutte le attività relative all’assunzione di un nuovo dipendente.
Come abbiamo già visto, la selezione di un nuovo lavoratore si compone di più fasi e con l’utilizzo di template Excel sarai in grado di tenere una registrazione più chiara del grado di avanzamento in ciascuna di queste. Inoltre, questo Excel per hr è la chiave per organizzare in dettaglio tutte le informazioni relative al processo di reclutamento.
Come creare un modello di reclutamento in Excel
Il modello Excel per il reclutamento può essere completato in diversi modi. Uno di questi consiste nel creare un elenco di attività corrispondenti a ciascuna fase del processo e nel completarlo in base ai progressi compiuti in ciascuna di esse.
Ti facciamo un esempio per orientarti meglio:
- In un foglio Excel, creare il documento Piano di reclutamento.
- Creare una sezione per ogni fase del processo, ad esempio: annuncio del posto vacante, ricerca di candidati, selezione dei candidati, colloqui, scelta del nuovo dipendente.
- Crea un elenco di cose da fare per ciascuna di queste fasi.
- È possibile definire i seguenti parametri: fonti di reclutamento, budget assegnato all’attività, grado di avanzamento, commenti, ecc.
Abbandona Excel e digitalizza la gestione HR con un software
Se non sei bravo a creare modelli di calcolo, puoi optare per il software HR delle risorse umane Factorial. Con questo puoi calcolare le spese, controllare i turni, gestire le ferie, calcolare le buste paga o organizzare il reclutamento del personale e molto altro. Tutte le funzionalità in un unico posto.
L’utilizzo della tecnologia nella gestione delle risorse umane è diventata fondamentale. Pensare di poter gestire tutto manualmente e di potersi ricordare tutte le scadenze a memoria è impensabile. Per questo ogni azienda dovrebbe iniziare ad utilizzare un Software HR.
Un software HR rappresenta una soluzione tutto in uno che permette a manager, recruiter, HR specialist e imprenditori di gestire in maniera centralizzata i propri dipendenti e tutti i processi legati all’organizzazione delle risorse umane.
I principali vantaggi includono:
- Gestione HR semplificata
- Abbattimento dei costi amministrati
- Rilevazione presenze digitalizzata
- Tempi di selezione e onboarding dei dipendenti più rapidi
- Migliore gestione di ferie, permessi e assenze
- Gestione dei documenti centralizzate
- Valutazione performance automatizzate
Factorial è un gestionale HR completo, adatto a soddisfare le esigenze di tutte le aziende, dalle PMI fino alle aziende enterprise. Tutte le funzionalità HR vengono gestite da un unico posto grazie a molte funzionalità:
- Gestione ferie, permessi e assenze centralizzata
- Rilevazione presenze e gestione turni dipendenti
- Gestione e archiviazione buste paga
- Inviare, firmare digitalmente e archiviare i tuoi documenti aziendali
- Recruiting con ATS
- Organizzare in maniera efficiente l’onboarding dei dipendenti
- Valutare le performance dei dipendenti in modo chiaro ed efficiente
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Senza perdere tempo e senza dover imparare formule complesse. Inoltre, è possibile evitare errori umani comuni e problemi frequenti a cui è soggetto questo sistema.
