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Time sheet: come utilizzarlo per la rilevazione delle presenze [+ Kit HR]

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Cos’è il time sheet? Perché è importante nella gestione dei dipendenti?

Il significato del concetto inglese di time sheet può essere preso alla lettera. Il primo termine tempo e il secondo sheet fanno riferimento a un registro, cartaceo e digitale, che raccoglie le informazioni fondamentali sulle attività svolte all’interno di un’azienda.

Dunque, chi gestisce un’azienda deve tener conto di questo strumento per poter seguire l’andamento, sia da un punto di vista cronologico che qualitativo, dei propri processi produttivi. 

Attraverso la compilazione corretta del time sheet potrai orientarti rispetto alla produttività del lavoro, alle ore impiegate, fino alla performance complessiva da parte di tutta l’azienda. Un esempio dei contenuti che andranno inseriti in questo documento sono la gestione dei costi e la pianificazione dei contenuti.

Vedremo nel dettaglio come deve essere compilato il modello per la presentazione di un valido registro orario

In questo articolo, partiamo dalla stesura più classica del timesheet in Excel, vedendo poi come può essere gestito in diversi modi.

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Come si compila un modello time sheet in Excel?

Non esiste un time sheet unico al mondo. Esistono diversi modelli per ogni grado di precisione, ma anche per ogni tipologia di servizio a cui dobbiamo rispondere. Tuttavia, possiamo considerare che ogni modello di un time sheet condivide le stesse informazioni basilari:

  • Ora e data della compilazione
  • Tipologia delle attività svolte
  • Dati di chi ha eseguito l’attività
  • Cliente destinatario di tale lavoro

Ovviamente a queste informazioni dovresti aggiungere anche altri dettagli fondamentali, che possono variare in base anche a quelle che sono le nostre risorse a disposizione. Un consiglio valido è quello di non integrare, al contrario, troppi dati. 

La strada giusta per usare questo strumento è l’equilibrio. Molte persone, in qualsiasi altro contesto, hanno la tendenza a inserire troppi dati su molte persone. Se siete in possesso dei dati delle persone con cui state lavorando, potete integrare quelli, ma solo le nozioni più interessanti e importanti. Tuttavia, il nostro bagaglio di conoscenze deve essere depositato nel posto giusto: ti consigliamo un programma come Excel per un accesso rapido e più accessibile. 

Ma come si compila un documento come il Timesheet su un programma come Excel?

Prima di tutto dovrai aprire un foglio, che consigliamo di chiamare banalmente Excel Timesheet, almeno per questa prova. Di conseguenza l’ideale sarebbe impostare la prima colonna orizzontale di caselle ed evidenziare tutto di un unico colore, magari un iconico giallo fluorescente.

Il passo successivo è quello di riempire in ogni spazio un differente contenuto, che volendo puoi dividere a piacere in base alle tue necessità. Qualcuno potrebbe dare più importanza alle date, qualcuno al tipo di progetto, qualcun altro al cliente

Questo report di attività sarà poi utilizzabile solo nel momento in cui avrai creato il valido numero di colonne verticali e spazi in cui andranno inseriti i dati del cliente. Per comodità ti consigliamo anche di formattare il foglio presenze Excel per poter dividere meglio i contenuti.

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Quale software posso usare al posto di un file Excel?

Per un’azienda scegliere gli strumenti digitali più validi è importante. Un software specifico e più utilizzabile diventa una risorsa che anticipa lo stesso time sheet, facendo risparmiare notevole tempo nella sua compilazione. Com’è normale, un software che ti permetta di creare un time sheet in maniera facile e veloce (magari in modo che sia già precompilato o preimpostato) rappresenta sicuramente una soluzione più comoda e vantaggiosa.

Ma quali sono i software migliori nella creazione e compilazione di un time sheet? Quali si possono usare e cosa li contraddistingue?

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Factorial: il tuo software per time sheet tutto in uno

Con così tanti programmi e soluzioni disponibili, l’unico dubbio può derivare dalla difficoltà nella scelta del software più adatto per la tua azienda. Questo tipo di decisione va presa con molta attenzione e assicurandosi sempre di trovare una soluzione che comprenda tutte le caratteristiche che stai cercando.

È anche per questo che vorremmo parlarti di uno strumento che potrebbe dare la svolta alla gestione amministrativa della tua azienda e al mondo in cui rilevi presenze ed orari per i tuoi dipendenti.

Factorial è una soluzione tutto in uno per la gestione delle risorse umane che, tra le varie funzionalità per le risorse umane, comprende un innovativo software di rilevazione delle presenze in cloud. Questo strumento è stato pensato per ottimizzare la gestione del controllo orario e far sì che creare il tuo time sheet si trasformi in un processo rapido ed efficiente.

Il software per la rilevazione di orari e presenze di Factorial potrai:

  • Rilevare con efficienza le ore lavorate: potrai visualizzare gli orari dei tuoi dipendenti in pochi click, monitorare i diversi turni, pianificare ferie, controllare eventuali assenze e inserire i tuoi commenti
  • Monitorare tutte le attività: potrai approvare o rifiutare le schede attività dei dipendenti e gestire turni extra e straordinari
  • Ridurre il tasso di assenteismo: potrai ricevere notifiche per le timbrature in entrata e uscita e controllare eventuali assenze ingiustificate
  • Permettere le timbrature tramite app: i tuoi dipendenti potranno timbrare senza bisogno di cartellini o timbratrici fisiche e in maniera geolocalizzata
  • Firmare e approvare le ore dei dipendenti: confermare l’orario dei dipendenti sarà facile grazie alla firma digitale per velocizzare l’invio delle buste paga
  • Permettere le timbrature tramite codice QR: con un semplice codice a barre i tuoi dipendenti potranno timbrare in entrata e in uscita in pochissimi secondi e senza rischio di sbagliare
  • Visualizzare report e dati su orari e presenze: potrai scaricare report personalizzati settimanali e tenere sempre sott’occhio la produttività oraria dei dipendenti

Che ci si rivolga a team organizzati in maniera precisa o dipendenti in smart working, è fondamentale considerare la scelta di un software valido per ogni esigenza.

👉 Guarda qui tutte le funzionalità essenziali che un software HR (o HR Suite) deve avere.

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Esiste un modo corretto di usare il time sheet a prescindere dal programma?

Ogni team dietro un software lavora costantemente per soddisfare le aspettative di tutti i suoi clienti. Software come Factorial rispondono a esigenze di centinaia di migliaia di clienti diversi, che ogni giorno, come noi, si alzano la mattina presto per poter lavorare su una scrivania davanti al proprio computer.

E come noi, questi clienti si aspettano un software che funzioni in maniera soddisfacente: deve essere innovativo, semplice, intuitivo e soprattutto utilizzabile.

Così come le ricerche nel campo cognitivo, informatico e linguistico fanno i loro progressi per contribuire allo sviluppo di programmi sempre più nuovi, allo stesso modo i servizi per aziende e dipendenti fanno i loro passi avanti. Per questo motivo possiamo garantirti che non esiste un unico modo corretto di utilizzare il time sheet, perché la sua gestione sarà sempre diversa da cliente a cliente e da azienda ad azienda. 

Le differenze si possono trovare soprattutto nelle dimensioni delle varie aziende: un’azienda non è mai come tutte le altre. Ci sono imprese con un numero di dipendenti che si conta sulle dita d’una mano, altre il cui organico supera le dimensioni di un intero paesino, per cui monitorare le loro attività diventa tutto un altro aspetto da approfondire. Di conseguenza, chi sarà incaricato di compilare questi registri, potrebbe essere lo stesso dipendente così come il suo responsabile. 

Ti invitiamo a considerare sempre più aspetti e particolarità del tuo settore prima di organizzare effettivamente un qualsiasi registro, perché prima ancora di considerare la creazione di questi documenti bisogna avere ben chiaro in testa quale sia la dinamica che accompagna ogni giorno la propria realtà lavorativa. 

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Il time sheet per la gestione di freelance e lavoratori in remoto

Lo smart working, insieme all’avvento della digital trasformation, è un concetto che ha rivoluzionato il modo di gestire la rilevazione delle presenze. Coordinare la rilevazione presenze in smart working non è facile, ma è molto importante per monitorare la produttività di ognuno, in modo da avere un’idea chiara sulla direzione del tuo team. Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo: grazie ai software HR come Factorial, per esempio, si mette a disposizione a manager e dipendenti uno strumento che consente di fare clock-in/clock-out ed effettuare un controllo delle presenze che sia trasparente per entrambe le parti. 

Stiamo parlando di uno strumento che migliora non solo la divisione del lavoro, ma che permette di riconoscere anche i punti deboli di una dinamica di lavoro. Chiedersi “Perché questa settimana il team non è riuscito a portare a termine il progetto prefissato” è il primo passo per riconoscere la necessità di un’organizzazione.

La classificazione di progetti, clienti, tempistiche e risultati serve anche e soprattutto al dipendente, più che al datore di lavoro o al richiedente del servizio. In questo modo sarà possibile intervenire meglio sull’operato dei dipendenti e soddisfare non solo le aspettative di terze parti, ma anche le proprie. All’opposto sarà possibile anche individuare ostacoli e progetti che limitano un lavoro di qualità, in maniera tale da dividere con precisione i compiti e individuare le ancore che impediscono il progresso dei propri risultati. 

Non solo i team presenti in ufficio dovrebbero godere dei servizi di un software per i time sheet. Più qualcosa è utilizzabile nel quotidiano e meglio sarà possibile gestire in maniera più semplice la giornata lavorativa.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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