Come si effettua il calcolo delle ferie busta paga maturate da un dipendente? Dove si leggono in busta paga? Come calcolarle e come assicurarsi che tutti i dipendenti ne fruiscano entro i termini stabiliti dalla legge?
Ecco due domande molto importanti che HR manager e dirigenti d’azienda si pongono nella gestione delle ferie dei propri collaboratori. Le ferie, diritto del lavoratore previsto dalla legge e sono necessarie per garantire la produttività e la soddisfazione professionale.
Le ferie vengono maturate dai dipendenti ogni mese ed è giusto che sappiano quante ore o giorni hanno maturato in un determinato momento per poterle pianificare e goderne.
Le ferie sono un tema che interessa i lavoratori chiaramente desiderosi di concedersi un periodo di vacanza magari in concomitanza con le festività estive o natalizie. Oltre ai dipendenti, la gestione delle ferie è un tema molto discusso anche dai responsabili HR.
Sono loro infatti che devono organizzare tutto per il meglio, assicurandosi che le ferie non creino disagi all’azienda, né che alcuni lavoratori si trovino per troppi mesi nella condizione di ferie maturate ma non godute.
In questo approfondimento scoprirai tutto quello che c’è da sapere sulle ferie in busta paga. Vedremo come leggerle correttamente, come si calcolano e come la tecnologia può oggi semplificarti la gestione dell’intero processo.
Sommario
Ferie in busta paga: come si maturano
Ogni dipendente matura un tot di giorni di ferie ogni anno semplicemente lavorando. Già a partire dal primo giorno di lavoro inizia la maturazione delle ferie che si conclude solo al termine del rapporto di lavoro.
Il decreto legislativo n.66 dell’8 aprile 2003 ci informa che i lavoratori hanno diritto ad almeno 4 settimane di ferie retribuite ogni anno. Di queste 2 devono essere fruite in maniera continuata. Molte aziende, proprio per garantire quest’ultimo diritto, chiudono nel mese di agosto tra la prima e la terza settimana.
Il decreto appena citato fornisce una prima condizione generale. Un lavoratore, infatti, potrebbe avere diritto anche a più (ma mai di meno) delle 4 settimane. Tutto dipende dal CCNL che hai deciso di applicare in azienda.
È inoltre doveroso sapere che le ferie possono essere maturate anche dal dipendente momentaneamente assente dal lavoro. Dovrai calcolare quindi le ferie nel caso un dipendente si trovi in:
- Maternità
- Malattia
- Congedo matrimoniale
- Qualsiasi permesso retribuito
Mentre non concorrono al calcolo delle ferie tutti quei giorni in cui il lavoratore è assente ma la legge non prevede alcuna retribuzione.
È il caso di:
- Congedo parentale
- Aspettativa
- Malattia dei figli
- Altri permessi non retribuiti
Distinguere i permessi retribuiti da quelli non retribuiti è fondamentale. Questi ultimi infatti incidono sulla busta paga, la quale risulta inferiore in proporzione al numero di giorni di permesso non retribuiti fruiti dal lavoratore.
Come si calcolano le ferie in busta paga
Passiamo ora al tema del calcolo delle ferie in busta paga. Sapere quanti sono i giorni di ferie maturati, residui da ogni dipendente è molto importante. Le ferie infatti, essendo un diritto garantito dalla Costituzione, vanno obbligatoriamente fruite entro i termini stabiliti dalla legge.
Anche una svista può portare gravi conseguenze all’azienda, la quale può subire delle sanzioni, a volte anche elevate, quando non permette a tutti i dipendenti di fruire del diritto alle ferie.
Per calcolare le ferie in busta paga la prima cosa che ti invitiamo a fare è consultare il contratto applicato ai lavoratori. È qui che sono specificati i giorni di ferie spettanti. Un altro documento molto importante da consultare è il cedolino del lavoratore. Nella parte bassa, alla voce dedicata le retribuzioni troverai tre voci espresse in giorni o in ore:
- Ferie maturate
- Ferie godute
- Ferie residue
Per quanto concerne il calcolo delle ore di ferie, devi considerare che le 4 settimane spettanti a ogni lavoratore, in linea generale, corrispondono a 20 giorni – settimana lavorativa da 5 giorni.
Quindi 20/12 = 1,66. Questo risultato ci dice quanti giorni di ferie matura un lavoratore ogni mese, a condizione che abbia un contratto da 40 ore settimanali e lavori 5 giorni a settimana.
Possiamo ottenere lo stesso risultato ma espresso in ore, partendo dal numero di ore lavorate in una settimana da un classico dipendente. Quindi 40 ore moltiplicato per 4 (numero di settimane di ferie spettanti). Il risultato 160 ci dà il numero di ore di ferie che spettano di diritto a un lavoratore ogni anno.
Calcolare le ferie basandosi sul numero di ore è molto utile perché permette di ricavare un dato applicabile a qualsiasi tipologia di contratto.
Ad esempio, un lavoratore con contratto part-time, come intuibile, matura meno ore di ferie rispetto a un lavoratore con contratto full time. Per fare un esempio un contratto part-time da 20 ore settimanali permette al dipendente di maturare 80 ore di ferie da fruire preferibilmente entro l’anno stesso in cui le ha maturate o al massimo entro i successivi 18 mesi.
Come leggere le ferie in busta paga
Come accennato le ferie in busta paga sono riportate nella parte bassa del cedolino. È importante saper leggere la busta paga in quanto non sono tutte uguali, alcune riportano il numero di ore maturate dal lavoratore, altre invece riportano il numero di giorni espressi con diciture quali:
- Ferie
- Giorni di ferie
- Indennità ferie
Mentre la retribuzione che hai corrisposto dopo che il lavoratore ha fruito delle ferie retribuite è riportata in altri riquadri che possono prendere il nome di:
- Compensazioni accessorie
- Voci retributive aggiuntive
Oltre che alla busta paga, per semplificarti il compito e avere sempre la situazione a portata di mano, può tornarti utile avvalerti di fogli di calcolo in Excel o appositi software HR.
Entrambi gli strumenti si rivelano funzionali allo scopo perché mettono a disposizione dei dipendenti e dei responsabili HR un documento aggiornato in tempo reale da utilizzare per leggere le ferie in busta paga siano queste maturate, residue o fruite.
- Leggere le ferie in busta paga con Excel: puoi pensare di realizzare un foglio Excel in cui riportare il numero di giorni di ferie fruiti da ogni lavoratore in un anno. Ti basta inserire delle semplici formule e ricordarti di aggiornare il foglio per avere sempre a disposizione una panoramica delle ferie aggiornata e facilmente consultabile.
- Leggere le ferie in busta paga con un software HR: ancor meglio puoi pensare di utilizzare un software HR. Il vantaggio in questo caso è che tutti i calcoli sono automatizzati. L’applicativo può così fornirti in un’unica schermata tutte le informazioni relative alle ferie di cui hai bisogno.
Quante sono le ferie in busta paga maturate un dipendente in un anno?
Questo è uno dei punti fondamentali per capire meglio il calcolo delle ferie. Come abbiamo detto, le ferie sono un diritto che viene tutelato dalla legge, in 3 testi nello specifico:
- La Costituzione: che dispone che “Il lavoratore ha diritto al riposo settimanale e a ferie annuali retribuite e non può rinunziarvi”.
- Il Codice Civile: che stabilisce che “il lavoratore ha diritto ad un periodo annuale di ferie retribuito”.
- Il Dlgs. n.66/2003: che indica la quantità di ferie spettanti annualmente al lavoratore dipendente
Questo decreto legislativo, dispone che il lavoratore dipendente ha diritto ad un periodo annuale di ferie retribuite non inferiore a 4 settimane.
Nonostante questo sia il quadro legislativo generale, rimangono sempre i Contratti Collettivi Nazionali del Lavoro (CCNL) a determinare per ogni categoria professionale, qualifica e anzianità di servizio il numero esatto di ferie spettanti ad ogni lavoratore. Le ferie possono essere espresse in giorni oppure in ore.
Calcolo ferie maturate: come si fa?
Assieme alla rilevazione delle presenze, il calcolo delle ferie maturate in busta paga è forse la tematica più interessante in questo settore. Un responsabile delle risorse umane deve essere in grado, di fornire informazioni corrette, ed evitare errori nel calcolo delle ferie. Nonostante un decreto legislativo ne preveda un numero minimo, non c’è un numero di ferie annuali maturate uguale per tutti. Ogni CCNL fa storia a sé.
Cercando di semplificare però, possiamo prendere un caso d’esempio nel quale un lavoratore maturi annualmente 28 giorni di ferie. Come si calcola il numero di ferie maturate ogni mese?
È sufficiente prendere il numero di giorni o ore di ferie maturati annualmente e dividerlo per le 12 mensilità dell’anno. Nel nostro caso, il lavoratore matura 2,33 giorni di ferie al mese.
Nell’ipotesi teorica che il rapporto lavorativo sia iniziato il 1°gennaio, il lavoratore troverà all’interno della busta paga l’indicazione di 2,33 giorni di ferie maturate. A febbraio saranno 4,66 e così via di mese in mese. Le ferie, infatti, vengono maturate fin dall’inizio del rapporto di lavoro, anche se in prova. In caso di inizio del rapporto lavorativo durante il mese in corso, i periodi di almeno 15 giorni permettono di maturare una quota intera di ferie mensili.
Calcolo ferie in busta paga: dove leggerle?
La busta paga è il documento ufficiale in cui vengono indicate tutte le informazioni relative alla retribuzione, alla tassazione e ai diritti economici del lavoratore. Ed è quindi anche il documento in cui vengono riportate le ferie maturate.
Dove si leggono le ferie maturate in busta paga?
Le ferie maturate in busta paga si trovano solitamente nella parte inferiore del documento, divise in 3 categorie:
- Maturate
- Godute
- Residue (o non godute, scopri qui come calcolarle)
In base alla pratica aziendale di ogni imprese, l’ammontare di ferie può essere inserito in busta paga in due modalità differenti:
- Complessivamente al mese di gennaio: vengono inseriti direttamente tutti i giorni di ferie annuali spettanti al dipendente.
- Mese per mese: alla fine di ogni mese vengono aggiunti i giorni di ferie maturate durante il mese corrente, sommati ai precedenti.
A volte nelle buste paga si possono anche trovare due nomenclature particolari: Ferie AP e Ferie AC. Queste due voci corrispondono a due periodi diversi di ferie durante l’anno:
- Ferie AP è la voce che indica le ferie accumulate l’anno precedente
- Ferie AC è la voce che indica le ferie dell’anno in corso, ovvero quelle che si stanno accumulando
Ferie in busta paga maturate indicate complessivamente al mese di gennaio
Tornando al nostro esempio base, se tutte le ferie vengono inserite già al mese di gennaio per tutto l’anno, e al dipendente spettassero 28 giorni di ferie, la busta paga apparirebbe come segue nella parte relativa alle ferie:
- Maturate: 28
- Godute: 0
- Residue: 28 (o più, in base a quelle arretrate dall’anno precedente)
Ferie maturate indicate mese per mese
Nel caso in cui, invece, le ferie maturate vengono inserite mese per mese in busta paga (o nel piano ferie), e rimanendo sempre nello stesso esempio, al mese di gennaio il documento mostrerebbe nella parte delle ferie:
- Maturate: 2,33
- Godute: 0
- Residue: 2,33 (o più, in base a quelle arretrate dall’anno precedente)
👉 Leggi anche l’articolo “Ferie maturate: come si calcolano e dove in busta paga [+ Piano Excel]”.
Come si calcolano le festività in busta paga
Tutte le festività riconosciute dalla legge danno diritto al lavoratore non solo ad assentarsi dal lavoro ma anche a ricevere la normale retribuzione giornaliera prevista.
Quanto appena detto è una regola generale, nello specifico, tutto dipende dal CCNL applicato e di conseguenza da quanto è stato stabilito in sede di contrattazione collettiva. I giorni festivi sono tutti quelli riportati in rosso nel calendario. Ad esempio:
- 1° gennaio
- Lunedì di Pasqua
- 1° maggio
- 15 agosto
- 24 e 25 dicembre
- Le domeniche
Questi sono i principali giorni festivi. Per un elenco completo si può consultare tutte le festività civili e religiose riportate dalla legge 54/1977.
In generale, lavorare durante le festività permette al dipendente di ricevere un’indennità aggiuntiva alla normale retribuzione. La retribuzione è pari al 50% in più della normale paga giornaliera ottenuta dal lavoratore. In altre parole, lavorare durante le festività è considerato come lavoro straordinario.
Inoltre, qualora la festività coincida con il giorno di riposo spettante al lavoratore, la norma generale prevede che il dipendente ha diritto a un giorno di riposo in più che compensi la festività.
Ancora una volta ti inviamo a consultare il contratto di lavoro applicato, poiché sul tema delle festività le norme generali spesso si discostano di molto dagli accordi stipulati in sede di contrattazione collettiva.
ROL e permessi retribuiti in busta paga
Un altro punto che potrebbe causare più di un problema riguarda il calcolo dei ROL (riduzione orario di lavoro) e dei permessi retribuiti. Anche in questo caso, ci sono delle disposizioni generali da tener sempre ben presenti a cui si uniscono le disposizioni specifiche stabilite nel CCNL applicato.
In linea di massima i ROL e i permessi retribuiti concorrono entrambi alla retribuzione. I ROL sono delle ore di permesso che un lavoratore ha facoltà di richiedere.
Le ore fruibili sono molto variabili, basti pensare che il CCNL commercio consente, a seconda dei casi, la possibilità di chiedere da 32 a 104 ore di ROL in un anno a seconda della tipologia di contratto applicato.
La caratteristica principale dei ROL è che il lavoratore può decidere liberamente se fruirne o se ricevere in cambio un’indennità. Inoltre, i ROL scadono trascorsi 12 o 24 mesi e possono essere monetizzati.
I ROL possono essere considerati come un sottoinsieme dei permessi retribuiti. Quest ultimi sono invece dei permessi retribuiti ai quali il lavoratore può accedere in caso di necessità. Tra i permessi retribuiti rientrano:
- Motivi medici
- Lutto o grave infermità
- Donazione di sangue o midollo
- Matrimonio
L’insieme dei ROL e in generale dei permessi è bene calcolarli e riportarli nella busta paga, poiché concorrono alla determinazione del salario corrisposto al lavoratore, In altri termini i ROL e i permessi retribuiti non incidono sulla busta paga mensile del lavoratore.
In più, nei calcoli rientrano anche le cosiddette ex festività. Queste sono giornate in passato considerate festive, ma oggi considerate come normali giorni di lavoro. La caratteristica delle ex festività è che concorrono alla maturazione dei ROL. Sono esempi di ex festività:
- La festa del papà il 19 marzo
- Festa dell’Unità Nazionale il 4 novembre
- Corpus Domini 60 giorni dopo la domenica di Pasqua
Il miglior modo per calcolare il tutto, senza commettere errori, consiste nel rilevare le presenze in azienda, mediante badge o utilizzando appositi software. Così facendo, alla fine del mese, hai la possibilità di visionare senza fatica tutti i permessi fruiti dal lavoratore distinguendo tra quelli retribuiti e quelli non retribuiti.
Come calcolare le ferie in busta paga con un software HR
Come abbiamo visto il calcolo delle ferie e dei permessi maturati, fruiti e residui sono operazioni complesse.
Tra regole che variano a seconda del CCNL applicato, diverse tipologie di permessi, ferie a.p. (maturate nell’anno precedente) e giorni festivi da considerare, commettere un errore nei calcoli è molto semplice. Un semplice errore può portare un dipendente a ricevere una retribuzione diversa da quella spettante.
La buona notizia è che oggi tutti i calcoli puoi affidarli a un software HR, così da eliminare la possibilità di incorrere in errori. Ad esempio, software come Factorial rappresentano la soluzione migliore per una perfetta gestione delle ferie e dei permessi in azienda.
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Conclusioni
In questo articolo abbiamo fornito una panoramica riguardo quanto sia importante disporre di adeguati strumenti per calcolare l’esatto ammontare di ferie e permessi fruiti, maturati e residui di ogni lavoratore.
Come abbiamo visto esistono decine di diversi permessi, alcuni retribuiti altri non retribuiti. In più devi considerare che la busta paga subisce variazioni ogni qual volta chiedi a un dipendente di lavorare in un giorno festivo. Infine, bisogna rispettare le leggi in vigore, le quali ti impongono di garantire a tutti i lavoratori di fruire del diritto irrinunciabile alle ferie.
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