La legge italiana permette al dipendente di assentarsi dal lavoro per un periodo di tempo limitato attraverso l’uso dei permessi di lavoro. Alcuni di questi permessi non danno diritto al lavoratore di percepire alcuna retribuzione, ma garantiscono al lavoratore la conservazione del posto di lavoro al termine del periodo concordato.
In generale, l’accesso ai permessi non retribuiti per motivi personali è subordinato alla valutazione e all’accordo con il datore di lavoro, salvo specifiche tutele garantite dalla legge o dai Contratti Collettivi Nazionali per gravi motivi familiari o di salute.
In questo articolo, scopriamo insieme cosa sono i permessi non retribuiti, come funzionano, se possono essere negati e quali sono le informazioni principali da tenere a mente su questo tipo di congedo lavorativo.
- Che cosa sono i permessi non retribuiti?
- Quali sono i permessi non retribuiti?
- Il modulo di richiesta per i permessi non retribuiti
- I permessi non goduti sono retribuiti?
- Permessi non retribuiti e trattenute
- Permessi non retribuiti imposti dal datore di lavoro
- Gestione dei permessi, dei congedi, delle aspettative e delle ferie
Che cosa sono i permessi non retribuiti?
A differenza dei permessi retribuiti, i permessi non retribuiti, come suggerisce il termine, sono un periodo di tempo in cui il dipendente non si reca al lavoro e durante il quale non percepisce lo stipendio.
I permessi non retribuiti, è bene specificare, prendono il nome di congedo quando il periodo di assenza del lavoratore è limitato nel tempo. Ad esempio, per frequentare un corso di formazione. Diversamente, quando la richiesta di permesso ha una lunga durata diventa una vera e propria aspettativa sul lavoro.
Puoi quindi trovarti a dover gestire diverse situazioni. Un lavoratore può chiedere uno o due giorni in più di permesso per motivi familiari, come anche optare per un periodo di aspettativa lungo, la cui durata massima varia a seconda della normativa di riferimento o del CCNL applicato (ad esempio, fino a un massimo di due anni per i gravi motivi familiari disciplinati dalla Legge n. 53/2000).
Chiaramente, in questo secondo caso dovrai intervenire, trovando un sostituto o comunque riorganizzando il lavoro al fine di sopperire alla sua assenza.
Come datore di lavoro, in ogni caso, hai facoltà di rifiutare la richiesta di permesso non retribuito quando sussistono comprovate esigenze organizzative e produttive dell’azienda, valutando ogni singola richiesta in base alla discrezionalità concessa dalla legge o dai contratti collettivi.
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Quali sono i permessi non retribuiti?
Dopo aver specificato cosa sono e come si categorizzano i permessi non retribuiti, andiamo a vedere, nel dettaglio, tutti i tipi di permessi di lavoro non retribuiti.
In linea generale, lo spettro è abbastanza ampio, essendo che il datore di lavoro non è tenuto a pagare le ore di assenza del dipendente.
Permessi familiari
Secondo quanto riportato dalla legge n. 53 dell’8 marzo 2000, ogni lavoratore – sia impiegato nel pubblico sia nel privato- ha la facoltà di assentarsi per gravi motivi familiari continuativi o frazionati fino a un massimo di due anni nel corso della vita lavorativa.
Sono diverse, però, le motivazioni che possono spingere un dipendente ad assentarsi dal lavoro ad esempio in caso di:
- Decesso di un familiare
- Necessità di prendersi cura di un familiare
- Disagi personali (separazione o divorzio).
La legge, ad esempio, assicura fino a tre giorni lavorativi all’anno di permesso retribuito in caso di decesso o di documentata grave malattia del coniuge, di un parente entro il secondo grado o del convivente. Il lavoratore però, per esigenze ulteriori o diverse rispetto a quelle di particolare gravità previste dalla normativa specifica, può comunque chiedere altri giorni di congedo, i quali, salvo diverse disposizioni contenute nel CCNL, non sono retribuiti e richiedono l’accordo dell’azienda.
Permessi per motivi personali
La definizione “motivi personali” è molto ampia e può ricoprire diverse categorie, incluse alcune di quelle citate.
Tra queste, per esempio, ci sono questioni legali che non potevano essere pianificate in anticipo.
La loro approvazione da parte del datore di lavoro è soggetta soprattutto alle necessità dell’azienda, che deve essere in grado di mantenere le proprie operazioni senza il dipendente assente. Anche la durata è soggettiva e legata al consenso del manager e del datore di lavoro, poiché non esiste un diritto soggettivo incondizionato della legge a ottenere permessi retribuiti o non retribuiti per generici motivi personali non rientranti nelle tutele specifiche.
Permessi per attività sindacale
I lavoratori impegnati in attività di rappresentanza sindacale usufruiscono sia di permessi retribuiti per alcune attività e garantiti dallo Statuto dei Lavoratori, sia, nelle misure previste dai CCNL di categoria (come ad esempio l’articolo 30 della disciplina del commercio), di permessi non retribuiti (in genere non inferiori a otto giorni all’anno) per partecipare a trattative sindacali, congressi o convegni, oltre alla possibilità di richiedere l’aspettativa non retribuita per tutta la durata del mandato provinciale o nazionale.
Permessi per studio
Una tipologia di permesso non retribuito che si verifica quando il lavoratore invia una richiesta di aspettativa per completare un percorso di studi (come previsto dall’articolo 5 della Legge n. 53/2000 per la formazione professionale, distinta dai classici permessi retribuiti per diritto allo studio o dalle 150 ore):
- Finire la scuola dell’obbligo
- Conseguire il diploma
- Conseguire una laurea
- Altre attività formative aventi i requisiti di legge (es. almeno 5 anni di anzianità aziendale e un limite massimo di 11 mesi).
In questo caso, dovrai verificare quanto previsto nel contratto di lavoro, il quale a sua volta tiene conto delle norme vigenti e relative al diritto allo studio.
Permessi per volontariato
Queste assenze sono alcune tra le più regolamentate nella categoria dei permessi non retribuiti.
La legge, infatti, prevede che siano retribuiti i permessi relativi alla donazione di sangue o midollo osseo e i permessi per il volontariato con la Protezione Civile e le organizzazioni di soccorso iscritte negli appositi elenchi, secondo specifici limiti normativi.
Non sono retribuiti, invece, i permessi per il cosiddetto “volontariato privo di qualifiche” o per attività svolte autonomamente al di fuori degli enti riconosciuti dal Codice del Terzo Settore o dalle leggi speciali; in questo caso, il dipendente potrà sfruttare le ferie o i permessi ROL se previsti dal contratto
Permessi per cariche elettive
È diritto di un lavoratore chiedere un permesso o un’aspettativa non retribuita nel caso in cui sia eletto alle elezioni comunali, regionali, nazionali o europee, in base alle specifiche leggi sull’aspettativa per funzioni pubbliche elettive. In caso di cariche locali (es. consigliere comunale), il lavoratore può altresì richiedere permessi retribuiti orari o giornalieri per partecipare alle sedute istituzionali.
Il congedo, in ogni caso, ha una durata pari al mandato. Al termine dell’incarico, dovrai garantire al lavoratore il posto di lavoro.
Il permesso non retribuito anche in questo caso non permette al lavoratore di maturare ferie, TFR o altri giorni di permesso, salvo diversa disposizione di legge o di contratto.
Permessi in qualità di Consigliere di Parità
Coloro che in azienda ricoprono il ruolo di Consigliere di Parità hanno diritto sia a giorni di permesso retribuiti, sia non retribuiti.
Questi ultimi, previa comunicazione, possono essere richiesti per corsi di formazione e di studio.
Permessi per tossicodipendenza
I lavoratori dipendenti (solitamente a tempo indeterminato, in virtù della disciplina del periodo di conservazione del posto o comporto e delle specifiche normative sui programmi di recupero) hanno facoltà di chiedere un periodo di aspettativa non retribuita per attenzioni terapeutiche e di riabilitazione.
La richiesta implica che il dipendente partecipi a programmi riabilitativi presso i servizi di tossicodipendenza o strutture autorizzate.
Il permesso in questo caso è più lungo e può arrivare fino a un massimo di tre anni.
Permessi per periodi sabbatici
Infine, per i dipendenti c’è anche la possibilità di usufruire di periodi sabbatici non retribuiti. È bene specificare, però, che queste concessioni non derivano da un generale diritto di legge universale, ma sono regolate in modo specifico da alcuni CCNL o da accordi aziendali di secondo livello.
Normalmente, i periodi sabbatici possono essere richiesti da dipendenti con specifici requisiti di anzianità in azienda, previa presentazione della domanda con largo anticipo (spesso definito dai contratti collettivi).
I periodi di assenza variano a seconda delle intese collettive o individuali sottoscritte.
Il modulo di richiesta per i permessi non retribuiti
Indipendentemente dalla motivazione, il dipendente è tenuto ad avvisare con adeguato preavviso della propria intenzione di richiedere un permesso non retribuito.
In caso di gravi problemi familiari per i quali la legge o i contratti prevedono specifiche tutele, il datore di lavoro può richiedere idonea documentazione attestante il problema unita a una dichiarazione sostitutiva dell’interessato. Talvolta, e quando richiesto dalle circostanze, potrebbe essere necessario allegare alla richiesta anche la documentazione rilasciata da una struttura sanitaria pubblica o privata o da un medico competente.
Il lavoratore è tenuto a compilare un modulo inserendo informazioni quali:
- Dati anagrafici
- N° giorni di permesso
- Periodo
- Motivazione
- Data
- Firma.
Il modulo può essere preparato in formato cartaceo oppure elettronico. Generalmente, è buona prassi inviare la richiesta con un congruo anticipo stabilito dai regolamenti aziendali o dai CCNL (che spesso prevedono dai 10 ai 30 giorni di preavviso per le aspettative o i congedi non brevi), tuttavia in caso di eventi imprevedibili o di gravi urgenze, il modulo può essere inviato tempestivamente o comunque al verificarsi dell’evento.
I permessi non goduti sono retribuiti?
Sussiste una netta distinzione tra permessi retribuiti e permessi non retribuiti. I primi, qualora non goduti e sempre verificando quanto contenuto nel CCNL, vengono accumulati (come ad esempio i permessi ROL) ed entro determinate scadenze contrattuali o legali (spesso i 18 o 24 mesi successivi all’anno di maturazione) devono essere retribuiti con un’indennità sostitutiva se non fruiti, oppure scadono perdendo validità a seconda di quanto stabilito dalla contrattualistica di categoria.
Qualora non dovessero comunque essere spesi, il lavoratore ha diritto a ricevere un compenso (indennità sostitutiva). L’indennità dev’essere corrisposta anche nel caso in cui il contratto di lavoro dovesse cessare.
Ovviamente ben diverso è il discorso per quanto concerne i permessi non retribuiti che, anche se non fruiti, non comportano alcuna indennità per il lavoratore.
Permessi non retribuiti e trattenute
Quando un lavoratore fruisce di un permesso non retribuito, dovrai operarti affinché sulla busta paga si realizzi la cosiddetta “Trattenuta per mancanza di prestazione”.
Anche in questo caso le condizioni specifiche sono riportate nel CCNL, tuttavia il riferimento da tener presente è al principio della corrispettività delle prestazioni. In altri termini, sei autorizzato a trattenere parte dello stipendio del lavoratore, pari al numero di ore o di giorni non lavorati, applicando i divisori orari e giornalieri previsti dal contratto collettivo di riferimento.
Il calcolo è meno semplice di quanto possa sembrare, poiché, nel computo bisogna altresì considerare che l’assenza non retribuita riduce proporzionalmente la maturazione della quota di TFR, della tredicesima (e dell’eventuale quattordicesima) e dei ratei di ferie e permessi, incidendo sui relativi accantonamenti.
Inoltre, dovrai ricordarti che durante il permesso non retribuito il lavoratore non matura giorni di ferie, salvo diverse e più favorevoli previsioni dei contratti collettivi o aziendali.
Permessi non retribuiti imposti dal datore di lavoro
Come avrai intuito leggendo l’approfondimento finora, la facoltà di richiedere un permesso non retribuito, sia questo di poche ore, o esteso nel tempo, rientra generalmente tra le richieste avanzate dal lavoratore o concordate tra le parti.
Né la legge, né i CCNL, contengono indicazioni riguardo la possibilità di imporre un permesso non retribuito ai propri lavoratori.
Pertanto, al contrario di quanto avviene per le ferie, le quali in taluni casi possono essere “forzate” o gestite unilateralmente dall’azienda in determinati periodi di chiusura, come datore di lavoro non puoi costringere un dipendente a usufruire di un’assenza non retribuita, poiché ciò comporterebbe una decurtazione unilaterale dello stipendio e una sospensione non autorizzata del rapporto di lavoro, configurando una situazione di inadempimento datoriale.
Gestione dei permessi, dei congedi, delle aspettative e delle ferie
La gestione delle ore lavorate dei propri dipendenti può essere molto complessa.
In questo articolo abbiamo evidenziato solo i casi in cui un lavoratore può richiedere un permesso non retribuito, evidenziando alcune conseguenze sul TFR in busta paga e sulla tredicesima.
Per poter gestire al meglio tutti gli aspetti, bisogna anche considerare il lungo elenco di permessi retribuiti, tra cui:
- ROL
- Congedo di maternità
- Legge 104
- Volontariato qualificato (es. Protezione Civile o donazione di sangue/midollo osseo).
E non è tutto, alcuni permessi sono retribuiti dall’azienda, altri sono in parte o totalmente a carico dell’INPS.
I permessi non retribuiti, inoltre, modificano i giorni di ferie che un dipendente matura durante l’anno, un aspetto da non sottovalutare e che rende complesso creare un piano ferie e di conseguenza organizzare al meglio la chiusura aziendale.
La gestione di questi processi, fortunatamente, può essere automatizzata grazie all’utilizzo di un software HR per la gestione di ferie e permessi con il quale gestire in modo facile e veloce assenze, permessi, congedi e aspettative.
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Domande frequenti sui permessi retribuiti
Ci sono diversi motivi per cui può essere richiesto un permesso non retribuito: motivi personali, motivi familiari (anche gravi), cariche elettive, per attività sindacale, per studio, per tossicodipendenza o in qualità di Consigliere di Parità.
Normalmente, i permessi di lavoro retribuiti non possono essere negati.
Per quanto riguarda i permessi di lavoro non retribuiti, invece, il datore di lavoro può rifiutare la richiesta di permesso non retribuito quando: il rapporto di lavoro è breve o il lavoratore è stato chiamato per sostituire un altro lavoratore in congedo.
Non essendo retribuiti, il datore di lavoro non pagherà le ore di permesso. Questo vuol dire che il calcolo dello stipendio mensile verrà effettuato senza includere le ore di permesso di cui ha usufruito il dipendente.
Questo discorso esclude i permessi che invece sono retribuiti per legge.
La loro approvazione da parte del datore di lavoro è soggetta soprattutto alle necessità dell’azienda, che deve essere in grado di mantenere le proprie operazioni senza il dipendente assente. Anche la durata è soggettiva e legata al consenso del manager e del datore di lavoro.
