Orario di lavoro e presenze dipendenti: guida alla gestione [+ Modello]

Il monitoraggio dell’orario di lavoro dei dipendenti è una delle funzioni più basilari del reparto risorse umane. In questo post, condivideremo con te i dettagli su come tenere facilmente traccia delle ore dei dipendenti, utilizzando un sistema completo che semplifica il monitoraggio del tempo e delle presenze dei dipendenti per te e la tua azienda.

Se hai avuto problemi con altri strumenti o sei stanco di utilizzare fogli di calcolo Excel per tenere traccia di tutto, guarda qui. Ti offriremo una soluzione che ti libererà dal peso del monitoraggio dell’orario di lavoro e condivideremo con te un modello gratuito di software per il monitoraggio dell’orario di lavoro dei dipendenti di Factorial.

I tempi stanno cambiando; stai usando gli strumenti migliori per tenere il passo con i competitor?

Monitoraggio dell’orario di lavoro e delle presenze: tieniti aggiornato!

In passato, la gestione del monitoraggio dell’orario per i dipendenti era considerata un’attività semplice. I lavoratori arrivavano ogni mattina e timbravano il cartellino. Alla fine della giornata lavorativa, ripetevano la stessa azione e poi tornavano a casa.

Tuttavia, i tempi sono cambiati. Al giorno d’oggi, le persone cercano un equilibrio tra lavoro e vita privata più soddisfacente e, di conseguenza, i loro programmi stanno diventando più flessibili. Queste modalità di lavoro flessibili sono più comuni che mai. Pertanto, vi è una maggiore richiesta di software di monitoraggio dell’orario in grado di soddisfare queste nuove condizioni di lavoro.

Perché è importante utilizzare gli strumenti giusti per il monitoraggio dell’orario e la rilevazione delle presenze?

La risposta a questa domanda è semplice. Per poter essere precisi e ottenere una migliore registrazione delle ore lavorate. Una delle domande più comuni dei responsabili delle risorse umane è: “Come faccio a monitorare la presenza dei dipendenti in modo più flessibile e automatizzato per ottenere un’accurata registrazione delle ore?”

Con il nuovo concetto di orario di lavoro flessibile, è diventato fondamentale trovare il sistema giusto per avere una registrazione accurata delle ore di lavoro dei dipendenti. Trovare le giuste soluzioni per orari e presenze è fondamentale.

Tuttavia, il più delle volte, il compito di inserire le proprie ore viene trascurato. Il risultato di ciò è che le ore lavorate non vengono tracciate e spesso non vengono registrate nei sistemi. I lavoratori fanno affidamento su appunti, schede attività cartacee, cronologia e-mail e agenda per tenere traccia dell’orario.

Sappiamo tutti quanto siano affidabili questi sistemi, ovvero non molto. Inoltre, questo tipo di monitoraggio dell’orario di lavoro è noto per non essere all’altezza quando si tratta di essere precisi. Gli errori umani possono capitare spesso, e la compilazione dell’orario di lavoro di certo non fa eccezione.

Registrazione accurata dell’orario di lavoro

Per ridurre l’errore umano è essenziale investire in strumenti che automatizzano il monitoraggio dell’orario di lavoro per migliorare l’archiviazione e la gestione dell’orario dei dipendenti. Utilizzare gli strumenti adeguati è il modo migliore per garantire l’accuratezza nella registrazione dei dati. Sono finiti i giorni degli enormi raccoglitori pieni di cartellini, fogli di calcolo Excel e per non parlare delle ore di noioso tempo necessarie per calcolare le ore dei dipendenti prima del giorno di paga.

Migliora la tua azienda, l’accuratezza della registrazione dell’orario e altro ancora. Con Factorial, ti mostreremo come creare un sistema di monitoraggio degli orari e delle presenze per i dipendenti.

Crea un modello di monitoraggio dell’orario in Excel (passo dopo passo)

Microsoft Excel è un programma che può essere utilizzato per creare un foglio di calcolo degli orari e delle presenze per i tuoi dipendenti. Per iniziare, dovrai installare il software Microsoft Excel sul tuo computer. Tieni presente che questo è un programma a pagamento che può essere utilizzato solo per un periodo di tempo limitato a meno che la tua azienda non acquisti la licenza corrispondente. Se non hai accesso a questo software, puoi utilizzare un programma alternativo come Fogli Google.

1. Crea un nuovo file Excel e dagli un nome pertinente in modo che possa essere facilmente trovato e riconosciuto. Un esempio potrebbe essere Orari e presenze [nome del dipendente] [nome del mese].
2. Immetti le informazioni pertinenti come il nome del dipendente, il numero del dipendente, il reparto e il manager.
3. Crea cinque colonne sotto le informazioni che hai inserito nel foglio di lavoro. Queste colonne possono essere utilizzate per la data, l’ora di inizio e di fine e il numero totale di ore lavorate. L’ultima colonna può essere utilizzata per il tempo libero, commenti o altre informazioni pertinenti che vorresti includere.
4. Infine, puoi aggiungere una formula che conti il numero di ore immesse nel foglio di calcolo.

Se la procedura è stata eseguita correttamente, si otterrà un modello simile a quello riportato di seguito:

Vuoi risparmiare tempo con il monitoraggio dell’orario dei dipendenti?

Siamo sinceri, l’inserimento dei dati in Excel può diventare un compito noioso e può richiedere molto tempo prezioso. Sia che tu stia cercando un software affidabile e automatizzato di rilevazione presenze o sia che desideri accelerare il processo di monitoraggio del tempo, c’è una soluzione per te.

La nostra funzione di rilevazione delle presenze basata su cloud rivoluziona il modo in cui opera il personale e ti aiuta a migliorare la gestione della tua forza lavoro. I dipendenti possono inserire le ore lavorate con un semplice clic. Alla fine del mese, i manager possono rivedere e approvare le schede attività.

C’è anche la possibilità di scaricare un report mensile. Questo report riassume i dati più significativi. In modo da poter tenere traccia in maniera efficiente delle ore dei dipendenti e controllare i costi del lavoro. Il rischio di calcoli errati viene eliminato e si risparmia tempo.

Modello di controllo dell’orario di lavoro e delle presenze

Risparmia il mal di testa di gestire le ore di monitoraggio dei dipendenti per il lavoro e lascia che Factorial ti mantenga in pista con il suo software di rilevazione presenze.

Scarica il modello per la gestione dell’orario gratuito su Excel per le medie o piccole imprese. Gestisci le ore dei tuoi dipendenti con facilità da un desktop o da un dispositivo mobile; tutto in tempo reale con la migliore app di monitoraggio dell’orario.

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