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Smart working e controllo dell’orario di lavoro: cosa dice la normativa e perché è importante

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5 minuti di lettura
Smart working e controllo dell’orario di lavoro: cosa dice la normativa e perché è importante

Vorresti migliorare il modo in cui controlli gli orari di lavoro dei dipendenti in smart working? Ti piacerebbe capire più nel dettaglio quali sono le norme da rispettare in merito? 

In questo articolo dedicato al mondo dello smart working, ci concentreremo sulla gestione del tempo in azienda

Esamineremo le ultime normative italiane ed europee, illustreremo perché è indispensabile monitorare gli orari di inizio e fine giornata lavorativa dei collaboratori da remoto e, soprattutto, esploreremo tutte le varie alternative offerte dalla tecnologia. 

Una volta completata la lettura dell’articolo, ti garantiamo che avrai accesso a tutte le informazioni e agli strumenti necessari per gestire in modo ottimale gli orari di lavoro, non solo dei dipendenti in remoto, ma anche di coloro che lavorano in sede o sono impegnati in trasferta per conto dell’azienda.

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Smart working e controllo orario di lavoro: cosa dice la normativa 

Lo smart working, o lavoro agile, è definito in generale dalla legge n. 81/2017. Ricordiamo che si tratta di una prestazione lavorativa svolta dal dipendente totalmente o parzialmente all’esterno dei locali aziendali.

In ogni caso, come datore di lavoro:

  • Devi definire le modalità del lavoro agile mediante accordo scritto con la controparte
  • Sei responsabile della sicurezza dei lavoratori
  • Devi garantire il funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al dipendente

Per quanto riguarda gli orari di lavoro, nonostante la legge affermi che lo smart working si caratterizza per una modalità di lavoro agile senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro, è comunque richiesto di riportare nero su bianco quante ore al giorno il dipendente è tenuto a lavorare, sia in modalità full-time che part-time.

Per il controllo vero e proprio degli orari di lavoro, puoi fare riferimento al dlgs.15 giugno 2015, n. 81, che ti autorizza a utilizzare strumenti elettronici (app, software) per gestire la rilevazione delle presenze e controllare così al meglio l’orario di inizio e fine giornata lavorativa del dipendente in modalità di lavoro agile.

Inoltre, ti ricordiamo che proprio come in un normale contratto di lavoro, sei tenuto a garantire:

Infine, segnaliamo ulteriori tutele garantite ai lavoratori fragili e ai lavoratori genitori di figli under 14, i quali, come stabilito dalla legge del 15 dicembre 2023, n. 191, hanno diritto a richiedere il lavoro in smart working fino al 31 marzo 2024, a condizione che il lavoro sia ovviamente possibile svolgerlo anche a distanza.

Perché è importante il controllo dell’orario di lavoro durante lo smart working 

Controllare l’orario di lavoro dei dipendenti in smart working è importante per diversi motivi. 

Diversamente da quanto si possa pensare, si tratta di un’attenzione che garantisce maggiori tutele proprio ai dipendenti. Sono questi ultimi, infatti, che lavorando per aziende che si preoccupano di registrare le ore di inizio e fine giornata lavorativa di tutti i lavoratori, possono così beneficiare di un documento scritto che attesti:

  • Le ore lavorate
  • Le ferie maturate
  • I giorni di permesso maturati
  • Le eventuali ore di straordinario

Insomma, sebbene in generale il dipendente in smart working sia libero di organizzare la sua giornata, è giusto, da un lato, che lavori le ore previste nel contratto di lavoro e, dall’altro, che riceva le giuste tutele. 

Infine, ma questo vale per ogni modalità di lavoro, bisogna anche considerare la direttiva europea DIRETTIVA 2003/88, la quale invita tutte le aziende a dotarsi di sistemi oggettivi, affidabili e accessibili per la rilevazione delle presenze e degli orari di lavoro, proprio nell’ottica di una maggiore tutela dei lavoratori.

Flessibilità lavorativa e controllo orario durante lo smart working 

I dati lo confermano, sebbene siano indubbi i vantaggi, ma anche i contro dello smart working, questa modalità di lavoro è ormai adottata da migliaia di imprese in Italia. 

Ultime ricerche sul tema riportano che oltre 3,5 milioni di lavoratori italiani lavorano in smart working. Si tratta di oltre il 541% in più rispetto al periodo pre-Covid. Si prevede, inoltre, che questi numeri continueranno a crescere nei prossimi anni.

Di fronte a questi numeri, il tema dello smart working e dell’orario di lavoro non può che rimanere attuale. 

Da un lato, la flessibilità oraria durante lo smart working si rivela vantaggiosa per molte aziende, permettendo di risparmiare su manutenzione, utenze e canoni d’affitto. 

Dall’altro, è una modalità di lavoro apprezzata anche da molti lavoratori, i quali ritengono di poter conciliare meglio la vita lavorativa con quella privata potendosi anche concedere, senza abbassare il livello di produttività, delle piccole workation durante l’anno.

È quindi essenziale dotarsi di strumenti che mettano i lavoratori in smart working nelle migliori condizioni possibili. Tra questi, sistemi trasparenti per il controllo degli orari di lavoro sono imprescindibili.

A tal fine, ricordiamo che, per evitare contenziosi e malumori in azienda, è importante stipulare un accordo scritto che specifichi:

  • I tempi di riposo del lavoratore
  • Lo strumento utilizzato per la rilevazione delle presenze
  • Gli orari in cui il dipendente ha diritto alla disconnessione
  • Gli orari di reperibilità

Rimanendo nell’ambito del controllo a distanza e dello smart working, è fondamentale utilizzare strumenti conformi a quanto stabilito dal Garante della Privacy, evitando, ad esempio, strumenti invasivi per registrare l’orario di lavoro quali ad esempio strumenti basati sulla rilevazione dell’impronta digitale, il riconoscimento vocale o dell’iride. 

È importante, infine, ribadire che lo smart working, a livello di retribuzioni e mansioni, è equiparato alle modalità di lavoro tradizionale.

Come controllare l’orario di lavoro durante lo smart working 

Come facilmente intuibile, per i dipendenti in smart working non è possibile utilizzare i più tradizionali sistemi per controllare l’accesso dei dipendenti.

Ad esempio, se si utilizzano i badge aziendali e le obliteratrici, non è possibile chiedere al dipendente di recarsi in sede solo per la timbratura del cartellino. 

Fortunatamente, la soluzione a questo piccolo problema esiste ed è chiamata timbratura virtuale

Attualmente, la tecnologia mette a disposizione numerosi applicativi software e app adatti per questo scopo. Da sistemi molto semplici che richiedono solo l’installazione su uno smartphone di un’app per la rilevazione delle presenze, a software più avanzati che, ad esempio, non solo permettono di segnalare l’inizio e la fine della giornata lavorativa semplicemente inquadrando un QR code ma registrano anche le informazioni utilizzandole per altri processi HR. 

Utilizzare i suddetti strumenti può rivelarsi un’ottima soluzione per digitalizzare il processo di rilevazione presenze e iniziare a beneficiare di tutti i vantaggi derivanti da questa decisione. Pensa solo ai vantaggi che ti garantisce un sistema che in automatico:

  • Registra gli orari di lavoro
  • Conteggia le ore lavorate nella giornata, settimana e mese
  • Elabora in automatico la busta paga
  • Conteggia ferie e permessi maturati

Iniziare ad adottare il giusto software o app per controllare e registrare gli orari di lavoro dei dipendenti in smart working e in sede ti permette di raggiungere diversi obiettivi. 

In primis, trovi soluzione al problema su come rilevare le presenze di chi è in modalità lavoro agile o impegnato in attività per conto dell’azienda fuori sede. 

In secondo luogo, la soluzione risulta congeniale anche per i dipendenti in sede, i quali possono ugualmente adottarla. 

Tutto ciò si traduce in enormi risparmi di tempo, sia per i lavoratori che in pochi secondi timbrano elettronicamente il cartellino, sia per gli addetti HR che si avvalgono di un software che in automatico conteggia presenze, orari di lavoro e tante altre operazioni che normalmente oggi sono costretti a svolgere manualmente.

I vantaggi nell’utilizzo di un software HR come Factorial per lo smart working

Ma quale software HR può garantirti un perfetto controllo degli orari di lavoro dei dipendenti in smart working e tutti gli altri vantaggi che abbiamo visto in questo approfondimento? 

La risposta è Factorial, il software per le risorse umane sviluppato sulle reali esigenze di aziende e lavoratori.

Nell’ambito della rilevazione delle presenze e controllo orario, il controllo degli accessi dei dipendenti non con Factorial è mai stato così facile. Ti basterà chiedere ai dipendenti di installare Factorial sullo smartphone o sul PC e così potranno facilmente timbrare il cartellino digitale sia in sede sia in smart working o in trasferta.

In automatico, il software elabora il foglio presenze, conteggia le ore lavorate, le ferie e i permessi maturati, e una notifica avviserà ogni volta che i dipendenti timbrano fuori dall’ufficio. Inoltre, se desideri, puoi anche elaborare pratici report HR per avere ancora più facilmente la situazione sotto controllo.

I vantaggi sono tanti e garantiscono un risparmio notevole di ore perse nella rilevazione presenze manuale e nei processi collegati, che abbiamo stimato essere pari a oltre 30 ore ogni mese.

E non è tutto. Factorial è un software veramente completo, puoi utilizzarlo per gestire e digitalizzare tutti i processi HR da un’unica piattaforma. Ad esempio, con il software, puoi misurare le performance, gestire i documenti in digitale, pianificare i turni di lavoro e tanto altro.

👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.

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