Sei alla ricerca di un software per la gestione delle ferie e dei permessi? Non ne puoi più dei poco pratici moduli cartacei?
La tecnologia oggi offre soluzioni innovative per digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda. Adottarle vuol dire liberare le scrivanie dalla carta, ridurre la possibilità di errore umano, rispettare con più facilità le norme e le leggi e automatizzare un lavoro notoriamente ripetitivo.
Affidarti a un software di gestione delle ferie per la tua azienda è la miglior scelta che tu possa fare.
In questo articolo esploreremo tutti i benefici e forniremo molte altre utili informazioni che ti aiuteranno a scegliere il giusto software da utilizzare, non solo per digitalizzare e automatizzare il processo di pianificazione e gestione delle ferie dei dipendenti, ma anche per digitalizzare l’intera gestione delle attività amministrative che, siamo sicuri, oggi causano la perdita di ore preziose di lavoro.
- Cos’è un software di gestione di ferie e permessi
- Come funziona la gestione di ferie e permessi con un software
- Vantaggi nell’utilizzo di un software per la gestione di ferie e permessi
- Come scegliere il software giusto
- Factorial molto più che un software per la gestione delle ferie
- Digitalizza la gestione di ferie e permessi con Factorial 🚀
Cos’è un software di gestione di ferie e permessi
Un software di gestione ferie e permessi è un applicativo digitale progettato per automatizzare e semplificare il processo di richiesta, approvazione e tracciamento delle ferie e dei permessi dei dipendenti all’interno di un’organizzazione.
Questi software sostituiscono i tradizionali metodi manuali basati su moduli cartacei o fogli di calcolo, offrendo una soluzione più efficiente, precisa e trasparente.
Spesso, le funzioni necessarie per la gestione del tempo libero dei dipendenti sono parte di gestionali HR All-in-one, oppure possono essere integrati con altre piattaforme aziendali.
È bene specificare, che sebbene le alternative sul mercato non manchino, non tutti i software sono uguali. Non tutti ti permettono una effettiva automatizzazione dei processi e un conseguente risparmio di tempo e di risorse.
Come funziona la gestione di ferie e permessi con un software
La gestione di ferie e permessi non è un lavoro semplice.
Da un lato ci sono le leggi da rispettare, come il Decreto Legislativo n. 66 del 2003, che stabilisce che ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie l’anno retribuite e ha diritto ad assentarsi, ad esempio, in caso di malattia, lutto, maternità.
Dall’altro lato i responsabili della gestione ferie e permessi devono tener conto delle esigenze dell’azienda, cercando di assicurare sempre la presenza di un numero adeguato di lavoratori per fare fronte ai carichi di lavoro.
Trovare la quadra tenendo conto di politiche interne, norme da rispettare, esigenze dei lavoratori ed esigenze dell’organizzazione, non è facile, soprattutto se l’intero processo è gestito manualmente.
La buona notizia è che il processo puoi digitalizzarlo implementando in azienda software specifici, che, come scoprirai, apportano solo benefici tanto all’azienda tanto ai lavoratori. Con un software dedicato, infatti, il processo di gestione ferie e permessi diventa molto più snello ed efficiente:
- Il dipendente invia la richiesta di ferie o permesso tramite il software
- Il responsabile riceve una notifica e può verificare rapidamente la situazione del dipendente
- Il responsabile approva o rifiuta la richiesta con un semplice click
- In caso di approvazione, il software aggiorna automaticamente i turni di lavoro e notifica il dipendente
- Tutte le informazioni vengono archiviate digitalmente e sono facilmente consultabili
Il software tiene traccia di tutti i giorni di ferie maturati, fruiti e residui per ogni dipendente, aggiornando i dati in tempo reale.
Errori da evitare nella gestione di ferie e permessi
Indipendentemente dallo strumento che decidi di utilizzare, è importante non commettere alcuni errori che potrebbero rendere la gestione delle ferie e dei permessi più difficile del previsto. In particolare, ti invitiamo a:
- Stabilire una politica aziendale
- Coinvolgere i lavoratori nelle decisioni
- Pianificare in anticipo il piano ferie
- Garantire un trattamento equo
Non sottovalutare questi punti. Considera che definire una politica trasparente riguardo le ferie e i permessi in azienda è fondamentale poiché evita l’insorgere d’incomprensioni e malumori.
Inoltre, limitatamente alle ferie, coinvolgere nelle decisioni i dipendenti, non solo fa di te un buon datore di lavoro ma è anche il Codice Civile all’art 2109 a stabilire che devi tenere conto degli interessi del lavoratore.
E infine, è un gesto sicuramente apprezzato informare i lavoratori con largo anticipo riguardo il periodo in cui possono andare in vacanza, sebbene la legge non riporti dei termini precisi entro i quali definire il piano ferie. Così facendo dai ai dipendenti il tempo di organizzarsi e di godere appieno del periodo di meritato riposo.
Vantaggi nell’utilizzo di un software per la gestione di ferie e permessi
A questo punto ti starai chiedendo quali vantaggi assicura l’utilizzo di un software per la gestione di ferie e permessi. I benefici sono numerosi sia per l’azienda sia per i lavoratori.
Il punto cruciale è che l’implementazione di un software HR deve necessariamente apportare vantaggi sia alla tua organizzazione sia ai lavoratori. Più in dettaglio:
Vantaggi per l’azienda
Come titolare d’azienda ti aspetti che la nuova tecnologia apporti un miglioramento della produttività. In concreto questo si traduce in:
- Risparmio di tempo: se noti che i responsabili HR elaborano rapidamente le richieste e c’è una riduzione effettiva nell’invio di queste, allora il software scelto è quello giusto.
- Meno errori umani: la tecnologia implementata deve necessariamente garantirti l’eliminazione di tutta una serie di errori umani, errori di calcolo, errori nella pianificazione dei turni di lavoro o nell’elaborazione delle buste paga.
- Miglior controllo: più volte ci siamo concentrati su quanto sia importante il management dell’azienda. Un innovativo software HR per la gestione delle ferie ti permette di avere un miglior controllo di tutte le richieste, che puoi verificare e approvare in tempo reale.
Vantaggi per i dipendenti
Un software per la gestione delle ferie in azienda migliora l’efficienza e la produttività, ma è anche importante per la vita e il benessere delle risorse umane sul posto di lavoro. Negli ultimi anni le PMI si sono molto concentrate su questo aspetto, poiché si sono rese conto che dipendenti felici sono più produttivi e di conseguenza meno propensi a valutare e accettare altre proposte di lavoro.
Questa attenzione porta vantaggi quali:
- Dipendenti motivati: come abbiamo visto, eliminare le operazioni ripetitive permette ai dipendenti di concentrarsi solo sugli aspetti davvero importanti per il tuo business e di valorizzare al massimo le loro capacità e punti di forza.
- Ambiente collaborativo e trasparente: un software HR migliora la comunicazione interna in azienda e lo scambio di informazioni. Tutti i lavoratori sanno quando possono chiedere le ferie e i permessi, possono consultare i piani ferie, avere la certezza che qualcuno controlli e risponda alle richieste.
- Miglior equilibrio tra vita privata e lavorativa: Un dipendente soddisfatto della propria carriera professionale e che allo stesso tempo ha la possibilità di stare con la propria famiglia e di coltivare i propri hobby e interessi, non solo è più motivato, ma tenderà anche ad impegnarsi al massimo.
Insomma, digitalizzare il processo è un vero e proprio investimento che non tarderà a dare indietro i suoi frutti. Pensa solo alle ore di lavoro risparmiate dai lavoratori e dai responsabili, ore preziose da dedicare interamente ai compiti e alle mansioni assegnate.
In più, ma non per ordine d’importanza, pensa anche alla reputazione che la tua azienda acquisisce. Le organizzazioni attente alle esigenze dei lavoratori, impegnate nel digitalizzare e automatizzare i processi, attirano i migliori talenti.
Come scegliere il software giusto
I software HR per la gestione delle ferie non sono tutti uguali. È per questo motivo che la scelta da fare è molto importante e può effettivamente portare vantaggi a te e ai tuoi dipendenti, a condizione che tu abbia valutato ogni dettaglio in anticipo.
Oltre a quanto già visto, ci sono alcuni ulteriori aspetti che ti invitiamo a considerare prima di provare e acquistare il giusto software:
Verifica la presenza di un app mobile
La possibilità di gestire le richieste di ferie e permessi anche tramite app è un vantaggio non da poco che dovresti accertarti sia presente nel software scelto.
In un mondo del lavoro dove sempre più dipendenti lavorano in smart working e dove c’è la continua esigenza di poter controllare l’organizzazione anche se non si è presenti fisicamente in azienda, è indispensabile oggi disporre della versione mobile dell’applicativo.
Controlla le recensioni
Prima di acquistare il software, verifica la presenza di recensioni online lasciate da chi ha già avuto l’occasione di provare l’applicativo. Sul web ci sono diversi siti che raccolgono recensioni verificate.
Accertati che il rating sia elevato e che il servizio clienti risponda e si renda disponibile a risolvere eventuali problematiche segnalate dai clienti.
Confrontati con il servizio clienti
Un’altra attenzione che ti aiuterà nella scelta è quella di contattare il servizio clienti. Avere un confronto via telefono, via live chat o e-mail può essere estremamente utile sia per chiarire i costi relativi all’utilizzo del software, sia per rendersi conto dell’effettiva efficienza e disponibilità del servizio.
Un servizio clienti efficiente può fare la differenza e soprattutto ti permette di risolvere con rapidità ogni problematica.
Opta per un software all in one
E infine, digitalizzare e automatizzare la gestione delle ferie è sicuramente importante, ma non è l’unico processo che puoi digitalizzare.
Il nostro consiglio è di sfruttare tutti i vantaggi portati dalla digital transformation, optando per un applicativo che ti permetta anche di automatizzare altri processi.
Ad esempio, rilevare le presenze, valutare le performance dei lavoratori, organizzare meglio le spese in azienda, sono solo alcune delle funzionalità che solo i migliori software HR ti garantiscono oggi.
Più funzionalità è in grado di gestire un unico software, meno sarai costretto a installarne anche altri e a dover gestire i vari problemi di compatibilità che potrebbero insorgere.
Factorial molto più che un software per la gestione delle ferie
Factorial è uno dei migliori software di gestione ferie e permessi. L’applicativo ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno e riportate in questo approfondimento, che ti permettono di risparmiare almeno 8 ore di lavoro ogni settimana. Factorial ti permette di:
- Approvare con un click le richieste di ferie e permessi
- Creare diverse tipologie di assenze e permessi
- Calcolare in automatico i giorni di ferie e permessi maturati e residui
Ogni dipendente può accedere alla sua scheda personale e verificare tutte le informazioni relative alle ferie e ai permessi aggiornate in tempo reale! Come responsabile delle risorse umane hai finalmente un applicativo per gestire senza difficoltà l’intero processo.
All’occorrenza puoi anche creare report personalizzati e scaricare documenti di riepilogo così da avere un controllo ancor migliore di ogni aspetto. Per quanto riguarda i dati sensibili, il software si avvale le ultime tecnologie. I dati sono crittografati. Terze parte non possono in alcun modo visionarli, né modificarli senza la tua autorizzazione.
Il software e la relativa app Factorial sono la risposta giusta per te che cerchi un software avanzato pensato per digitalizzare tutti i processi HR.
Non solo digitalizzi la gestione delle ferie e dei permessi ma puoi utilizzare l’applicativo anche per:
- Pianificare e gestire i turni di lavoro
- Rilevare le presenze
- Gestire le spese aziendali
- Archiviare e firmare digitalmente i documenti
- Valutare le performance del personale in azienda
- E tanto altro
👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.
