Programmazione ferie estive: come ottimizzare il processo di gestione e risparmiare tempo

Sei un HR manager e hai bisogno di una guida pratica per la programmazione delle ferie estive dei tuoi dipendenti?

In questo articolo, imparerai come pianificare efficacemente le ferie estive per i tuoi dipendenti e come utilizzare al meglio gli strumenti a tua disposizione per risparmiare tempo e semplificare il processo.

La programmazione delle ferie estive può sembrare confusa quando le persone iniziano a richiedere giorni di vacanza o assenza per vari motivi quando inizia ad avvicinarsi la bella stagione. Il diritto alle ferie annuali consiste in giorni di ferie retribuite che il dipendente può prendersi durante l’anno e la maggior parte dei lavoratori italiani ha diritto legalmente a 26 giorni di ferie all’anno.

Una politica equa ed efficace può aiutare ad aumentare la produttività, la fidelizzazione e il morale dei dipendenti. Può anche aiutare ad attirare nuovi talenti in azienda.

Esamineremo i suggerimenti e le migliori pratiche per la gestione e la programmazione ferie estive. Analizzeremo cosa includere nella tua politica per le ferie e in che modo il monitoraggio delle richieste di ferie può essere utile per l’azienda. Vedremo anche come il software di gestione di ferie e assenze di Factorial può aiutarti a snellire e semplificare i processi.

Programmazione ferie estive

Le richieste di ferie possono essere complicate. Il modo in cui gestisci le ferie annuali nella tua azienda può avere un effetto sull’azienda e sulle persone che vi lavorano. È importante creare procedure e linee guida dettagliate ed eque in modo che tutti siano informati sulla loro situazione. Una buona politica e programmazione ferie estive dovrebbe essere organizzata, strutturata ed efficiente. La chiave è trovare il giusto equilibrio tra il prendersi cura dei dipendenti e la salvaguardia dell’attività aziendale. Questo ti aiuterà a evitare un’interruzione della produttività quando i dipendenti si prendono una vacanza. Migliorerà anche i livelli di fidelizzazione e attirerà il migliori talenti in cerca di lavoro.

Inizia considerando quanto segue:

• Le ferie sono retribuite o non retribuite presso la vostra azienda?
• Quanti giorni di ferie a disposizione avrà ogni dipendente?
• Vengono accumulati o assegnati all’inizio di ogni anno?
• Le richieste di ferie possono essere presentate in qualsiasi momento o dovrebbero essere pianificate all’inizio di ogni anno?
• Possono essere trasferite da un anno all’altro?
• In che modo i dipendenti dovrebbero richiedere permessi per ferie o assenze?
• C’è bisogno di compilare un modulo di richiesta di ferie?
• Con quanto anticipo bisogna richiedere le ferie?
• Ci sono periodi in cui i dipendenti non possono richiedere permessi per ferie? (come periodi di picco di lavoro)
• E le richieste di ferie che si sovrappongono? Seguirai un approccio “chi prima arriva, meglio alloggia” o una “richiesta di ferie per anzianità”?
• Come manterrai traccia delle ferie e delle assenze?

Tuttavia, se scegli di gestire le tue richieste di ferie e fare una programmazione ferie estive, dovrai assicurarti che il processo di richiesta di ferie sia chiaro, facile da gestire e applicato in modo coerente a tutti i dipendenti. È inoltre necessario assicurarsi di includere una politica delle ferie dettagliata nel manuale del dipendente. Deve essere comunicato al personale nuovo ed esistente e rivisto regolarmente.

👉 Potrebbe interessarti questo articolo in cui parliamo di come si calcolano e dove trovare in busta paga le ferie maturate.

Programmazione ferie estive: come avviene il processo

La programmazione delle ferie estive è cruciale per garantire il corretto funzionamento della tua azienda durante i periodi estivi, sempre più spesso carenti di capitale umano.

Per ovviare a questo problema, è necessario definire un calendario delle ferie che tenga conto dei picchi stagionali di lavoro, delle esigenze dei dipendenti e delle scadenze dei progetti importanti.

Inoltre, ti consigliamo di coinvolgere sempre i dipendenti in questo processo di pianificazione.

Pianificazione delle ferie estive

Per pianificare le ferie estive, devi considerare vari fattori, tra cui la disponibilità dei dipendenti, le esigenze del business e le scadenze dei progetti.

Se scegli di coinvolgere i dipendenti nella pianificazione, puoi individuare eventuali conflitti fra i calendari e garantire una pianificazione equa ed efficace.

Inoltre, definire scadenze per la presentazione delle richieste di ferie ti garantisce una corretta organizzazione del lavoro (e un processo più rapido per tutti).

Modelli di pianificazione ferie estive

Esistono vari modelli di pianificazione delle ferie estive, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi.

Ad esempio, il modello “first come, first served” prevede che le richieste di ferie vengano approvate in ordine di presentazione.

Il modello “a rotazione” prevede invece un turno per ogni dipendente.

Scegliere il modello giusto dipende ovviamente dalle esigenze dell’azienda e dei dipendenti.

Tuttavia, valuta nel dettaglio le opzioni e nel caso creare una struttura ad hoc per la tua azienda, così da mantenere produttività aziendale e soddisfazione dei dipendenti.

Best practices per programmazione ferie estive

• Utilizza un sistema di rotazione per determinare chi sceglie per primo i giorni liberi per mantenere un equilibrio. Questa è una componente cruciale della tua politica di programmazione ferie estive.
• Se lavori nel settore della produzione e hai tempi di inattività stagionali per la manutenzione, potresti prendere in considerazione l’idea di fermarti completamente e incoraggiare i dipendenti a utilizzare i loro giorni di ferie in quel momento.

Questo potrebbe migliorare la produttività e ridurre la possibilità che le persone sentano che ci sono “preferiti”, poiché tutti usano i giorni di ferie allo stesso tempo.

• Comunica le tue politiche di ferie ai dipendenti non appena vengono assunti, fin dalle prime fasi dell’onboarding. In questo modo, i limiti sono chiari e i tuoi dipendenti conoscono i loro diritti e doveri.
• Stabilisci un periodo di preavviso per richiedere le ferie e mantieniti coerente ad esso.
• Potresti introdurre l’utilizzo di programmi di riconoscimento dei dipendenti per incoraggiare i collaboratori a prendere le ferie durante i periodi più tranquilli. Ad esempio, potresti dare a qualcuno un giorno di ferie extra che copra costantemente i turni del fine settimana o i periodi di maggiore affluenza.
• Traccia le richieste di ferie dei tuoi dipendenti, indipendentemente dal fatto che siano approvate o rifiutate. Ti aiuterà a individuare eventuali problematiche e sarai in una posizione migliore per rifiutare una richiesta di ferie se qualcuno chiede troppo spesso un permesso.
• Assicurati di prendere in considerazione qualsiasi legge locale o nazionale che possa influire sui diritti dei lavoratori.
• Sii coerente e corretto. Assicurati che tutti i lavoratori seguano le procedure ed evita favoritismi.

👍 Leggi anche: Ferie estive: tutto quello che un datore di lavoro deve sapere per gestirle senza perdere tempo [+ Piano Ferie Excel]

Modulo per la richiesta di ferie e assenze

Che tu offra tempo libero retribuito o non retribuito per le ferie, devi elaborare una politica chiara e ben dettagliata in modo che i dipendenti possano pianificare il loro tempo libero e tu possa fare una corretta programmazione ferie estive. A volte può essere difficile trovare il giusto equilibrio.

Ovviamente farai il possibile perchè i tuoi dipendenti si sentano supportati e possano prendersi del tempo libero quando necessario. Ma devi anche assicurarti che le vacanze non influiscano sulla produzione o esercitino ulteriori pressioni sugli altri membri del dipartimento.

I moduli di richiesta di ferie e le norme per la richiesta di ferie dovrebbero rispondere alle seguenti domande:

• Come i dipendenti dovrebbero richiedere il permesso e qual è il periodo di preavviso
• Quanto tempo ha un manager per approvare o rifiutare una richiesta di ferie
• Quando le richieste di ferie non verranno concesse (come nei periodi di picco) e come gestire le ferie che si sovrappongono
• Se i dipendenti devono completare i moduli di richiesta di ferie
• Come vengono tracciate e monitorate le ferie dei dipendenti (excel vs. software)
• Se i dipendenti hanno accesso al software per gestire le proprie richieste e assenze.

Assicurati di comunicare la tua politica di ferie a tutto il nuovo personale durante il processo di onboarding. Tutte queste informazioni devono essere disponibili anche nel manuale del dipendente.

👉 Qui trovi una guida sul pagamento, godimento e obbligo di fruizione delle ferie arretrate.

Best practices per programmazione ferie estive

• Utilizza un sistema di rotazione per determinare chi sceglie per primo i giorni liberi per mantenere un equilibrio. Questa è una componente cruciale della tua politica di programmazione ferie estive.
• Se lavori nel settore della produzione e hai tempi di inattività stagionali per la manutenzione, potresti prendere in considerazione l’idea di fermarti completamente e incoraggiare i dipendenti a utilizzare i loro giorni di ferie in quel momento. Ciò potrebbe migliorare la produttività e ridurre la possibilità che le persone sentano che ci sono “preferiti”, poiché tutti usano i giorni di ferie allo stesso tempo.
• Comunica le tue politiche di ferie ai dipendenti non appena vengono assunti. In questo modo, i limiti sono chiari e i tuoi dipendenti conoscono i loro diritti e doveri.
• Stabilisci un periodo di preavviso per richiedere le ferie e mantieniti coerente ad esso.
• Potresti introdurre l’utilizzo di programmi di riconoscimento dei dipendenti per incoraggiare i collaboratori a prendere le ferie durante i periodi più tranquilli. Ad esempio, potresti dare a qualcuno un giorno di ferie extra che copra costantemente i turni del fine settimana o i periodi di maggiore affluenza.
• Non possiamo enfatizzarlo abbastanza: traccia le richieste di ferie dei tuoi dipendenti, indipendentemente dal fatto che siano approvate o rifiutate. Ti aiuterà a individuare eventuali problematiche e sarai in una posizione migliore per rifiutare una richiesta di ferie se qualcuno chiede troppo spesso un permesso.
• Assicurati di prendere in considerazione qualsiasi legge locale o nazionale che possa influire sui diritti dei lavoratori.
• Sii coerente e corretto. Assicurati che tutti i lavoratori seguano le procedure ed evita favoritismi.

Modello Excel per la programmazione ferie estive

È importante monitorare e analizzare le assenze e le richieste di ferie. Oltre ad aiutarti a gestire le ferie assegnate ai tuoi dipendenti, può aiutarti a rilevare eventuali problematiche. Riuscire a monitorare le ferie dei dipendenti ti aiuta a migliorare anche la programmazione ferie estive e semplifica notevolmente il calcolo della busta paga alla fine del mese.

Un modo per monitorare e calcolare le richieste di ferie della tua azienda è utilizzare un foglio di calcolo per il monitoraggio di ferie e assenze. Un buon modello di gestione delle ferie pagate ti aiuta a calcolare quanti giorni di ferie sono state prese da un dipendente e quanti giorni di ferie ha ancora a disposizione. Può anche aiutarti a vedere se altri dipendenti hanno già prenotato delle ferie quando ricevi una nuova richiesta di ferie.

Sebbene sia la soluzione più economica, un foglio di calcolo non è sempre uno strumento più efficiente per la programmazione ferie estive. Excel ha molte funzionalità e puoi sempre aggiungere formule extra, ma c’è il rischio di errore umano e ci vogliono tempo e pazienza per mantenerlo aggiornato. Se desideri avere un maggiore controllo sulle tue richieste di ferie, investire in una soluzione software di base per le ferie può essere più efficiente e redditizio a lungo termine.

Come comunicare la programmazione ferie estive

La comunicazione della programmazione delle ferie estive è un passaggio essenziale per garantire la corretta organizzazione del lavoro durante il periodo estivo.

Per evitare sorprese dell’ultimo minuto, fraintendimenti o situazioni noiose, devi comunicare le informazioni relative alle ferie estive ai tuoi dipendenti in modo chiaro ed efficace.

Comunicazione della pianificazione delle ferie estive

Per una comunicazione efficace della programmazione delle ferie estive, è importante che tu includa tutte le informazioni necessarie, fra cui:

• Date di inizio e fine delle ferie
• Periodi in cui è preferibile non prendere le ferie (per esigenze aziendali, come lanci di un prodotto o picchi nella gestione di clienti)
• Modalità di approvazione delle richieste
• Conseguenze in caso di mancato rispetto della pianificazione

In questo modo semplificherai la vita in caso di problemi all’avvicinarsi dell’estate.

Inoltre, ti suggeriamo di utilizzare diversi canali di comunicazione, come email, bacheca aziendale, app dedicate o software HR — così da garantire che tutti i dipendenti ricevano anche più volte le informazioni.

Per gestire eventuali richieste di modifica alla pianificazione, definisci un processo di revisione chiaro e flessibile che permetta di gestire le richieste anche per i cambiamenti last minute.

Coinvolgimento dei dipendenti nella pianificazione ferie estive

Coinvolgere i dipendenti nella pianificazione delle ferie estive può aumentare la motivazione e il senso di appartenenza all’azienda, oltre a facilitare il tuo lavoro da manager (come abbiamo accennato in precedenza, chiedi sempre ai dipendenti la loro opinione!).

Ecco alcune opzioni per coinvolgere i tuoi dipendenti:

• Chiedi ai dipendenti di compilare un questionario sulle loro preferenze di ferie estive
• Organizza riunioni con i team per discutere delle pianificazioni delle ferie estive
• Considera la creazione di un calendario condiviso che permetta ai dipendenti di vedere le date di ferie degli altri colleghi

Ricorda che il coinvolgimento dei dipendenti nella pianificazione delle ferie estive non solo aumenta la loro soddisfazione, ma migliora anche la produttività aziendale durante il periodo estivo.

In caso di richieste di ferie sovrapposte, applica un processo chiaro per gestirle, tenendo conto delle esigenze sia del dipendente singolo che del team a cui appartiene in azienda.

Ad esempio, potresti prevedere un sistema di priorità in base all’annualità di servizio o alle ferie “rinunciate”, oppure crea semplici processi più equi di turnazione alternata.

👍 Per approfondire: Comunicazione ferie: come snellire il processo senza perdere tempo [+modello].

Programmazione ferie estive ed invernali: un confronto

Se stai cercando di pianificare le ferie per il tuo team, potresti essere interessato a conoscere le differenze nella pianificazione tra ferie estive ed invernali.

Questi due periodi dell’anno presentano sfide e opportunità diverse, e una pianificazione efficace può aiutare a mantenere l’equilibrio tra gli obiettivi dell’azienda e le necessità dei dipendenti.

Differenze nella pianificazione delle ferie estive ed invernali

La pianificazione delle ferie estive ed invernali presenta differenze significative che devono essere prese in considerazione.

Ad esempio, durante l’estate alcune aziende potrebbero avere un aumento di lavoro e richiedono dunque una maggiore disponibilità dei dipendenti, mentre durante l’inverno il lavoro potrebbe diminuire e le ferie potrebbero essere più facilmente pianificabili.

D’altra parte, le preferenze dei dipendenti possono variare a seconda della stagione, con alcuni che preferiscono le vacanze invernali per le festività, mentre altri optano per le vacanze estive per il clima più caldo.

Come pianificare le ferie estive e invernali

Per pianificare in modo efficace le ferie estive ed invernali, ti consigliamo di definire un calendario delle ferie che tenga conto di questi fattori:

• Picchi stagionali di lavoro
• Esigenze dei singoli dipendenti (aggregate in team se possibile)
• Scadenze di progetti importanti.

Inoltre, considera l’opzione di offrire incentivi ai dipendenti che pianificano le ferie durante i periodi meno impegnativi per l’azienda.

Gestione delle richieste di ferie in periodi di alta stagione

In periodi di alta stagione, la gestione delle richieste di ferie può essere particolarmente complessa. Una buona norma da seguire è di definire chiaramente le regole per l’approvazione delle ferie e di garantire che siano applicate in modo equo e coerente.

Inoltre, considera l’opzione di offrire ferie alternative, e magari per più tempo, ai dipendenti che non riescono ad ottenere le ferie desiderate durante i periodi di alta stagione.

👍 Leggi anche: Piano ferie: entro quando comunicarlo e come prepararlo, guida completa.

Approvare la programmazione delle ferie estive

Non è mai facile approvare o rifiutare le richieste di ferie, perché spesso non si conosce in anticipo l’intero volume di lavoro e le risorse umane che serviranno davvero.

Tuttavia, questa è anche una della abilità manageriale più importanti: prendere decisioni efficaci.

Vediamo nel dettaglio il ruolo degli HR manager nei processi di approvazione delle ferie estive.

Ruolo del manager nella programmazione delle ferie estive

Insomma, se sei un manager, il tuo ruolo nella programmazione delle ferie estive è fondamentale per garantire il corretto funzionamento dell’azienda durante l’estate.

Ricordati sempre di bilanciare le esigenze del business con quelle dei dipendenti, assicurandoti che tutti abbiano la possibilità di godersi una pausa, ma senza far calare le prestazioni aziendali (anzi, se sei bravo trovi il modo di migliorarle).

Il manager deve anche gestire le richieste di ferie sovrapposte, prendere decisioni interne fra stakeholder e dipendenti, e comunicare il tutto in modo chiaro ed efficace.

Per aiutarti in questo puoi considerare l’utilizzo di diversi strumenti utili, dai classici calendari digitali alle app più avanzate per la gestione delle risorse umane (vedremo qualche esempio di strumenti a breve).

Processi di approvazione delle ferie estive

Il processo di approvazione delle ferie estive deve essere chiaro ed efficiente per evitare eventuali conflitti o malumori tra i dipendenti.

Una buona prassi è quella di definire una procedura di approvazione scritta e comunicarla a tutti i dipendenti, mettendo a disposizione un calendario aziendale sincronizzato per tutte le richieste.

In questo modo garantisci una maggiore trasparenza e riduci il rischio di errori o malintesi.

Strumenti per la programmazione delle ferie estive

La programmazione delle ferie estive è un’attività cruciale per i manager HR, ma può essere anche molto complessa.

Sebbene la maggior parte delle aziende abbia già sviluppato un metodo per la pianificazione delle ferie, questi processi possono ancora essere molto manuali, inefficienti e soggetti ad errori.

Ecco perché l’adozione di strumenti dedicati alla programmazione delle ferie estive può semplificare notevolmente la vita di manager e lavoratori.

Vantaggi dell’utilizzo di strumenti per la pianificazione delle ferie estive

L’utilizzo di strumenti per la pianificazione delle ferie estive presenta numerosi vantaggi. Innanzitutto, questi strumenti automatizzano gran parte del processo di programmazione delle ferie, eliminando la necessità di fare tutto manualmente.

Inoltre, i giusti tool consentono:

• Dalla parte dei dipendenti, di richiedere ferie in modo più semplice e veloce, fornendo loro informazioni in tempo reale sulle date disponibili e sui giorni di ferie rimanenti.
• Dalla parte dei manager, di visualizzare tutte le richieste di ferie in un unico luogo, semplificando la pianificazione e la gestione dei turni (con i software migliori puoi approvare o rifiutare le richieste letteralmente in un click!)

Come scegliere lo strumento per la programmazione delle ferie estive adatto alla tua azienda

La scelta dello strumento giusto per la pianificazione delle ferie estive dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda.

In primo luogo, è importante considerare la dimensione della tua azienda e il numero di dipendenti per cui hai bisogno di gestire le ferie.

In secondo luogo, dovresti considerare il budget disponibile per l’acquisto di un nuovo software di pianificazione delle ferie, anche perché spesso include più funzionalità.

In terzo luogo, è importante scegliere uno strumento facile da usare e da integrare con il sistema di gestione delle risorse umane esistente.

Infine, assicurati che lo strumento che scegli sia davvero in grado di soddisfare le tue esigenze specifiche, come la gestione delle richieste di ferie, la programmazione dei turni e la visualizzazione delle ferie rimanenti.

L’unico modo per farlo è valutare nel pratico l’utilizzo del tool, spesso possibile grazie a prove gratuite o demo a basso costo.

Come un Software HR può aiutarti a ottimizzare la programmazione delle ferie

Strumenti, software e tool vari sono tutti potenziali catalizzatori dell’innovazione aziendale.

È bene sottolineare la parola potenziali, perché non tutti i software sono d’impatto e sicuramente pochi sono quelli davvero adatti alla tua azienda.

Tuttavia, c’è una caratteristica comune ai buoni software: semplificano i processi e ti fanno risparmiare tempo.

Questo è proprio ciò che trovi all’interno di Factorial: un software HR che digitalizza e automatizza decine di procedure, facendoti risparmiare tempo e aumentando la produttività aziendale.

Ma non è tutto.

Infatti, risparmiare tempo è essenziale per essere competitivi sul mercato, così come è essenziale far crescere la propria forza lavoro.

Quindi, adesso vediamo alcune caratteristiche specifiche del software HR di Factorial che ti aiuteranno nella programmazione delle ferie estive.

Approvazione delle ferie in un click (ovunque)

Sembra banale, ma vuoi mettere la comodità (e la rapidità) di poter approvare o rifiutare le ferie dal tuo smartphone?

Oppure, se preferisci tenere il lavoro sul tuo PC, puoi sempre monitorare tutto da lì – che siano ferie, permessi a ore, malattie o assenze.

Factorial ti permette di digitalizzare ogni singola richiesta (addio email, fogli sparsi o post-it nel tuo ufficio!).

Calendari per tutti i team

È tempo di dire basta alle decine di calendari fra dipendenti, progetti dei clienti, partner e chissà chi altro.

Con Factorial hai una visibilità a 360° in un calendario integrato, che puoi scorporare nei diversi team in base a come vuoi.

Il dipendente, invece, potrà vedere una chiara situazione dell’azienda e delle proprie ferie disponibili – in aggiunta al resto della sua area privata con le perfomance, i reminder e molto altro.

In definitiva, con il calendario interno di Factorial puoi visualizzare la gestione di ferie, ROL e assenze per malattia in un’unica dashboard.

Crea politiche personalizzate per le ferie

Ci sono almeno 7 tipi di ferie o permessi differenti che ogni dipendente può chiederti.

Perché scambiare sempre quelle 4-6 email, decine di messaggi o addirittura fare un meeting di 15 minuti per spiegare le diverse politiche di gestione delle ferie?

Con Factorial puoi preparare in anticipo varie tipologie di assenze e permettere così ai tuoi dipendenti di scegliere l’opzione più opportuna al momento del bisogno.

Stop alle perdite di tempo!

Factorial: il software HR all-in-one

Factorial è ben più di una piattaforma per la gestione delle ferie.

Infatti, le funzionalità che hai visto sopra sono forse il 5% delle potenzialità del software HR che ricevi con uno dei piani disponibili.

Cosa trovi nel restante 95%?

Ecco (alcuni) benefici del software all-in-one di Factorial:

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• Recluta personale inviando offerte dalla piattaforma (e centralizzando tutti i parametri per il recruiting)
• Valuta le performance del tuo team e scarica report utili per gli stakeholder
• Conduci una mappatura delle competenze e sviluppa le aree carenti in azienda
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E forse così siamo al 50% delle potenzialità, ma non possiamo svelarti troppo.

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Software per la programmazione ferie estive per i dipendenti

Utilizzare la piattaforma giusta per gestire le assenze e le ferie può aiutarti a semplificare e snellire i tuoi processi di ferie. Ridurrà il lavoro di ufficio e i fogli di calcolo e aiuterà i tuoi dipendenti a gestire le proprie richieste di ferie e assenze. Puoi anche creare le politiche della tua azienda all’interno dell’applicazione, rendendo molto più facile per i tuoi dipendenti capire il tempo libero che hanno a disposizione.

Con il software di Factorial per la gestione di ferie e assenze puoi:

• Automatizzare l’intero processo.
• Visualizzare tutte le assenze a colpo d’occhio.
• Incoraggiare i dipendenti a richiedere giorni di ferie direttamente dall’applicazione. Possono anche utilizzare l’app per vedere quanti giorni hanno utilizzato e quanti giorni sono rimasti.
• Accettare e rifiutare le richieste, controllare quanti giorni ha utilizzato un dipendente e verificare se l’assenza potrebbe causare potenziali problemi di personale.
• Tenere traccia delle ferie in tempo reale e rilevare eventuali conflitti o problemi.
• Creare politiche e inviarle ai dipendenti.
• Creare report e raggruppare i dati sul tempo libero per ufficio o team.
• Scaricare i riepiloghi annuali e mensili delle assenze dei dipendenti.
• Organizzare e sincronizzare tutti i tuoi calendari in un unico posto con Google Calendar.
• Creare un ruolo per i manager per approvare le richieste di ferie dei dipendenti, risparmiando tempo per il reparto risorse umane.

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