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gestione delle performance

Come migliorare il piano della performance dei dipendenti

Ad un certo punto, tutti i manager si scontreranno con un dipendente che non soddisfa le aspettative. In che modo i manager possono incoraggiare questi dipendenti a fare meglio? Un piano della performance adeguato fornirà ai lavoratori in difficoltà una tabella di marcia per un maggiore successo.

Ma gli strumenti di valutazione del personale sono ancora controversi. Hanno una cattiva reputazione tra i dipendenti, che li vedono che un segno di essere a un passo dal licenziamento. In effetti, la ricerca mostra che alcuni dipendenti considerano le valutazioni delle prestazioni imprecise e non sono motivati a lavorare di più.

Ciò significa che i manager che utilizzano un piano della performance dovrebbero adottare misure per comunicare con i dipendenti in un modo che sia adeguato. Qui esploreremo i modi più efficaci per creare e implementare un piano della performance ottimale, senza creare frizione con i dipendenti.

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Cos’è un piano della performance?

Un piano della performance è un documento formale per aiutare i dipendenti a raggiungere le aspettative che potrebbero avere difficoltà a soddisfare.

Un tale piano offrirà una valutazione onesta delle prestazioni, fornendo ai dipendenti informazioni sulle aree in cui stanno fallendo. Successivamente, fornirà passaggi precisi su come possono fare meglio. Un piano della performance creerà una sequenza temporale specifica con obiettivi intermedi per guidare i dipendenti e migliorare le prestazioni.

Comprenderà anche chiare conseguenze per i dipendenti che non soddisfano le aspettative. Questi potrebbero variare dall’azione disciplinare alla cessazione del rapporto di lavoro. I dipendenti a cui è stato presentato un piano della performance devono fare i conti con le loro carenze per diventare i lavoratori di cui l’azienda ha bisogno.

Quando dovrebbe essere implementato un piano della performance?

I datori di lavoro possono personalizzare il piano della performance affinché si adatti a qualsiasi problema. Ad esempio, un piano della performance può concentrarsi sul miglioramento della qualità del lavoro, sulla definizione degli obiettivi o sul raggiungimento dei numeri di crescita. Implementato correttamente, un piano di miglioramento dei dipendenti può fare miracoli per coloro che si trovano in difficoltà. Fornirà ai dipendenti istruzioni precise su come migliorare e una metrica chiara per misurare il loro miglioramento.

Per essere efficaci, i piani delle performance devono essere motivati ​​da un sincero desiderio di aiutare i dipendenti a migliorare. A causa della loro reputazione, un piano della performance può innervosire i dipendenti. Ciò significa che i manager che introducono un piano della performance dovrebbero essere preparati a comunicare chiaramente le loro aspettative, a controllare regolarmente e a supportare i dipendenti. Tutto ciò contribuirà a rafforzare il morale e la motivazione dei dipendenti.

Detto questo, un piano della performance non serve solo per i dipendenti che stanno avendo difficoltà nei loro ruoli. Possono anche aiutare a strutturare una posizione per un dipendente che si sente insoddisfatto. Un piano della performance può preparare un dipendente a passare a un ruolo di livello superiore o a passare a un ruolo che si adatta meglio alle sue skill.

Quali sono i vantaggi di un piano di miglioramento delle prestazioni?

Un piano della performance consente la mobilità dei dipendenti e la crescita personale. Pertanto, può essere di aiuto sia al dipendente che al datore di lavoro. I vantaggi della valutazione delle prestazioni sono infiniti.

  • Cultura della responsabilità

Quando i datori di lavoro investono nel miglioramento dei propri dipendenti piuttosto che lasciarli andare per errori o prestazioni scadenti, i dipendenti si sentono più coinvolti con l’azienda. L’utilizzo di un modulo di revisione delle prestazioni consente ai dipendenti di apportare le modifiche necessarie al miglioramento.

  • Risparmia tempo e denaro

Affrontando e risolvendo i problemi grazie al tuo piano di miglioramento delle prestazioni e a un sistema di gestione delle prestazioni, i datori di lavoro possono aumentare la produttività sul posto di lavoro e mantenere il proprio personale in carreggiata. Un piano della performance può essere più efficace di una valutazione annuale delle prestazioni perché viene preso molto sul serio dai dipendenti.

Inoltre, un piano della performance offre ai dipendenti una seconda possibilità, riducendo il turnover. Ciò non solo farà risparmiare ai datori di lavoro i costi associati al licenziamento dei lavoratori e alla formazione dei nuovi assunti. Risparmierà anche loro anche quel momento difficile che non piace a nessuno associato ai licenziamenti.

  • Ridurre la responsabilità

I piani della performance forniscono un documento formale che dichiara l’insoddisfazione del datore di lavoro per le prestazioni di un dipendente. Ciò rende più difficile per un dipendente vincere una causa chiedendo una risoluzione ingiusta o illegale. Anche se questo protegge i datori di lavoro, è anche il motivo per cui i dipendenti si sentono a disagio quando ricevono un piano della performance per il miglioramento delle prestazioni.

Cosa può andare storto?

Parlare con un dipendente del miglioramento delle prestazioni non è mai facile. I dipendenti possono mettersi sulla difensiva sentendo che gli viene chiesto di raggiungere obiettivi impossibili. Soprattutto, molti potrebbero temere che il loro lavoro sia a rischio. Sebbene i buoni manager troveranno sempre un modo per essere gentili e rispettosi, la conversazione potrebbe comunque essere scomoda e non piacevole.

Ecco i nostri suggerimenti per assicurarti che l’interazione lasci il dipendente supportato invece che abbandonato.

  • Sii specifico

La valutazione di un dipendente deve fare riferimento a esempi di vita reale. Invece di dire a un dipendente che la qualità del suo lavoro è bassa, i datori di lavoro dovrebbero prepararsi a indicare casi specifici. Forse i rapporti del dipendente spesso mancano di dettagli chiave. Forse perdono costantemente scadenze importanti. Qualunque sia il problema, i datori di lavoro possono essere in grado di utilizzare il software di gestione delle prestazioni per identificare un modello comportamentale e non solo una singola occasione.

Al dipendente è già stato chiesto di risolvere questo problema? I datori di lavoro potrebbero non aver bisogno di un piano della performance se comunicano apertamente con il loro personale in merito alle prestazioni in corso. Se il dipendente è stato avvertito, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi di farlo presente.

  • Concentrati sulle prestazioni

Un piano della performance per il miglioramento è un’opportunità di crescita. I manager che tengono queste conversazioni difficili devono rimanere concentrati sugli obiettivi di performance. Gli attacchi personali in questo scenario, come sempre, sono fuori linea. I manager proattivi possono consultare esempi di valutazione delle prestazioni online per vedere come gli altri organizzano queste discussioni.

Considerazioni fondamentali per implementare un modulo di valutazione dei dipendenti

Uno degli aspetti più importanti di un piano della performance è il modulo di valutazione delle prestazioni. Questo è il documento scritto che i datori di lavoro creeranno con i dipendenti per registrare gli obiettivi e una tempistica per il miglioramento. Ecco alcune considerazioni chiave per i datori di lavoro che sviluppano un modulo di valutazione dei dipendenti.

Definisci prestazioni accettabili
Come completerebbe questo ruolo un dipendente ad alte prestazioni? Invece di concentrarsi su ciò che non vogliono, i datori di lavoro dovrebbero prima avere una solida comprensione di ciò che vogliono. Quindi, possono lavorare a ritroso per determinare dove il dipendente non è all’altezza e dove possono migliorare.

  • Definisci obiettivi misurabili

Fornisci al dipendente informazioni sul sistema di valutazione delle prestazioni dell’azienda. Cosa devono fare per migliorare? Utilizza il framework SMART (Smart, Measurable, Attainable, Relevant, Time-based) per creare obiettivi che i dipendenti possono ragionevolmente raggiungere. Prendi in considerazione il feedback dei dipendenti. Se dicono che le aspettative sono irragionevoli, potrebbe esserci una buona ragione.

  • Sottolinea le risorse a disposizione e il supporto

Quali risorse saranno disponibili per i dipendenti che hanno bisogno di sviluppare nuove competenze? I manager possono offrire supporto attraverso la formazione e il coaching. Allo stesso modo, possono incoraggiare i dipendenti a chiedere consiglio ai loro colleghi. Considera come affrontare la radice del problema.

  • Pianifica delle revisioni

Una delle parti più importanti del modulo di valutazione delle prestazioni è la pianificazione di riunioni regolari tra il manager e il dipendente. Il manager dovrebbe utilizzare questi incontri come un’opportunità per assicurarsi che il dipendente raggiunga obiettivi incrementali e si sviluppi secondo il piano della performance. I dipendenti potranno dar voce a dubbi o difficoltà.

  • Indica le conseguenze

Non c’è modo di aggirarlo. Sebbene i piani della performance dovrebbero idealmente aiutare un dipendente a raggiungere il proprio potenziale, esiste la possibilità che ciò non avvenga. Un modulo di valutazione delle prestazioni dei dipendenti dovrebbe includere le ripercussioni del mancato rispetto delle aspettative.

Con queste considerazioni in mente, un manager sarà in grado di redigere un piano della performance chiaro e ragionevole. Per ulteriore ispirazione, ci sono sempre modelli di valutazione delle prestazioni online.

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Suggerimenti per migliorare un piano della performance

È vero che i piani della performance possono aiutare i dipendenti a impegnarsi per migliorare le prestazioni ma è anche vero che il processo può causare stress. Come possono i datori di lavoro assicurarsi che il piano della performance venga eseguito nel modo più fluido possibile?

  • Creare un piano

Per prima cosa, crea un piano. Organizza una riunione sia con il manager del dipendente che con le risorse umane presenti. Nel frattempo, prepara cosa dire in anticipo e assicurati di avere pronto un modulo di valutazione dei dipendenti.

  • Ascolta il tuo dipendente

Dai al dipendente l’opportunità di rispondere con qualsiasi pensiero o commento. Il dipendente avrà sicuramente un feedback prezioso sulle esigenze della sua posizione o su cosa lo frena del migliorare la sua performance. Alcune aziende possono offrire un modulo di autovalutazione per vedere come i dipendenti percepiscono le proprie prestazioni recenti.

  • Trova la causa principale del problema

Se un dipendente mostra prestazioni scadenti, è probabile che ci sia una buona ragione. Questo dipendente è stato assunto per le sue capacità e per il suo atteggiamento, quindi probabilmente c’è qualcosa che non va. Il dipendente fatica a comprendere le aspettative del proprio ruolo? Ha problemi al di fuori del lavoro che influiscono sulle  prestazioni? Indaga su problemi specifici e offri supporto di conseguenza.

  • Enfatizza il positivo

Enfatizzare gli attributi positivi del dipendente e l’impatto che hanno avuto sull’azienda. Questa è un’opportunità per loro di creare un piano di miglioramento personale. Aiutali a trovare modi per espandere la loro influenza positiva.

  • Fornire una guida

La valutazione del supervisore aiuterà i dipendenti a comprendere meglio le aspettative dell’azienda. Una chiara definizione degli obiettivi darà ai dipendenti un chiaro percorso da seguire e li aiuterà a raggiungere gli obiettivi.

  • Revisioni regolari

Tieni traccia dei progressi del dipendente dopo le riunioni iniziali. Il miglioramento è in linea con gli obiettivi intermedi? Il confronto regolare con il punto di partenza aiuterà a mantenere i dipendenti motivati ​​e a muoversi nella giusta direzione. Offri un modulo di revisione dei dipendenti in modo che i dipendenti possano valutare i propri progressi.

Ad esempio: un piano di miglioramento delle presenze dei dipendenti

Un piano della performance potrebbe essere utilizzato per risolvere una serie di situazioni. Qui, esploreremo come utilizzare una valutazione delle prestazioni del personale per affrontare il record di presenze irregolare di un dipendente.

Il primo passo è spiegare che tipo di presenze ci si aspetta dal dipendente. Mostra al dipendente come il suo comportamento sta influenzando il resto del personale. I colleghi del dipendente devono coprire i turni con breve preavviso? Dimostra una cronologia delle assenze utilizzando un software di monitoraggio delle assenze.

In secondo luogo, crea obiettivi misurabili. In questo caso, potrebbe essere di non effettuare assenze o arrivi in ​​ritardo nel mese successivo.

In terzo luogo, cerca di capire se esiste un modo per supportare il dipendente. Ha bisogno di un turno diverso in modo che possa essere libero di andare a prendere i figli a scuola nel pomeriggio? Pianifica le revisioni per incontrarsi durante il mese e discutere i progressi del dipendente.

Infine, comunica al dipendente le conseguenze che dovrà affrontare se continua a perdere turni o arrivare un ritardo. Alla fine, il modulo per il piano della performance dovrebbe includere una versione di quanto segue:

Meta: ridurre l’assenteismo

Obiettivi: arrivare in tempo, niente assenze per un mese

Azione: saltare il lavoro solo se autorizzato per motivi medici o personali

Supporto: cambio di turno se necessario

Revisione: ogni venerdì alle 10:00 per il mese successivo

Una guida per i dipendenti: come rispondere a un piano della performance per il miglioramento

Per i dipendenti chiamati a discutere un piano della performance con il proprio manager, il processo può essere snervante. Forse il manager aveva già segnalato la necessità di miglioramento, ma il dipendente non si rendeva conto che fosse così serio. La buona notizia? Questa valutazione dei dipendenti è un’opportunità di intensificare il proprio lavoro e migliorare le proprie prestazioni. Il modo in cui reagiranno conquisterà la fiducia dei loro capi a lungo termine o la ridurrà ulteriormente.

  • Sii onesto con te stesso

Può dare fastidio quando il capo dice che il tuo lavoro non è all’altezza, ma è anche una preziosa opportunità di riflessione. Pensa attentamente alla tua performance. Ti sei occupato di altre cose di recente? Hai lasciato che le cose ti scivolassero addosso?

Se il tuo capo ti chiede di autovalutarti, prendi in considerazione la possibilità di controllare come scrivere recensioni sulle prestazioni per te stesso ed esempi in modo da poter presentare un’immagine più obiettiva.

  • Rendi il tuo lavoro una priorità

È ora di concentrarsi nuovamente sul lavoro. Assicurati di avere abbastanza tempo per dare ai tuoi progetti l’attenzione che meritano. Mostra al tuo manager cosa ti fa brillare.

  • Cerca aiuto quando ne hai bisogno

L’auto-miglioramento non è mai facile. Fortunatamente, un piano di miglioramento delle prestazioni probabilmente significa che la tua azienda è interessata ad aiutarti a crescere nella giusta direzione. Se ritieni di aver ricevuto un piano di miglioramento delle prestazioni ingiusto, assicurati di comunicare chiaramente con il tuo capo su come potrebbe essere regolato. Non litigare sui problemi passati. Invece, concentrati sul futuro e come raggiungi gli obiettivi che ti sei posto. Assicurati di sfruttare le risorse a tua disposizione.

  • Sii positivo

Sebbene il tuo ego possa aver subito un colpo, è più importante che mai mantenere un atteggiamento positivo. Mostra al tuo manager che sei disposto e desideroso di apportare le modifiche necessarie. Per riassumere, non lasciare che le piccole sfide ti fermino!

Sopravvivere a un piano della performance

Un piano della performance per il miglioramento è una brutta cosa? Certamente non deve esserlo. I datori di lavoro non dovrebbero mai utilizzare un piano della performance come passaggio superficiale prima del licenziamento. Invece, i datori di lavoro dovrebbero rispettare il piano della performance come una legittima opportunità di crescita. Se i manager entrano nella conversazione ascoltando le prospettive dei loro dipendenti e i dipendenti saranno aperti al cambiamento, entrambi potrebbero essere in grado di emergere dalla discussione in meglio.

Cercando esempi di valutazione dei dipendenti, i datori di lavoro saranno in grado di elaborare il miglior piano di miglioramento delle prestazioni possibile per portare un dipendente stimato sulla strada giusta.

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