Come puoi effettuare un’ottima performance review? Quali sono le domande giuste da porre ai dipendenti e quali strumenti dovresti utilizzare?
Valutare le prestazioni è un processo cruciale per lo sviluppo dell’organizzazione e per la crescita dei dipendenti. È un processo continuo che parte con la definizione degli obiettivi e si conclude con la valutazione vera e propria delle performance.
Durante questo processo, sei tenuto a fornire feedback utili e tempestivi ai dipendenti, a guidarli, a fare di tutto affinché possano affrontare e superare le sfide.
Si tratta di un compito non semplice, sono necessarie ottime capacità valutative e ormai è essenziale avvalersi di software in grado di raccogliere dati da utilizzare per una valutazione delle prestazioni il quanto più oggettiva possibile.
In questo articolo ci focalizziamo sull’intero processo di performance review. Vedremo cos’è, come prepararla, alcuni esempi e quali strumenti possono aiutarti a creare in azienda un ambiente più produttivo, costruttivo e collaborativo.
Sommario
Cos'è la prestazione lavorativa?
La prestazione lavorativa può essere intesa come la qualità del lavoro che ciascun dipendente dimostra nelle proprie attività quotidiane, durante un determinato periodo di tempo. È un concetto che nelle risorse umane serve a capire come una persona svolge il suo ruolo.
Qui entrano in gioco vari fattori, come l’efficienza e l’efficacia con cui una persona svolge il proprio lavoro nella propria posizione, tenendo conto degli obblighi, delle aspettative e delle responsabilità che le corrispondono.
Per avere una visione chiara dello stato di funzionamento di un’azienda, è necessario misurare le prestazioni lavorative individuali e di gruppo, a tutti i livelli, dai lavoratori ai supervisori e persino alle posizioni dirigenziali con una performance review.
Affinché ciò avvenga, ogni azienda metterà in atto criteri diversi in merito a quali caratteristiche verranno prese in considerazione per calcolare o meno la prestazione del lavoratore, nonché la periodicità con cui verrà effettuato questo tipo di procedura, la metodologia e le persone coinvolte.
Che cos'è la performance review
La performance review è una valutazione formale che mira a fornire una panoramica dettagliata sulla qualità del lavoro svolto dai dipendenti. Della valutazione puoi occupartene in prima persona oppure affidare il compito a uno o più valutatori da te selezionati.
La performance review, in italiano valutazione delle prestazioni, ti permette di identificare i punti di forza e di debolezza dei dipendenti e di appurare come questi limitano o favoriscono il raggiungimento degli obiettivi.
Come vedremo, esistono diversi modelli di performance review così come sono presenti diverse metodologie utili per creare un efficiente sistema di valutazione delle performance.
È importante inoltre, effettuare le valutazioni a cadenza regolare, ad esempio ogni trimestre od ogni sei mesi. Così facendo hai la possibilità di confrontare i risultati e di verificare gli effettivi progressi del lavoratore.
Infine, dovresti sempre tener presente che come datore o valutatore giochi un ruolo fondamentale. Sono i feedback da te forniti e le riunioni formali e informali organizzate a risultare di grande aiuto perché ti permettono di intervenire tempestivamente prima che le criticità e i problemi diventino troppo grandi da gestire.
A cosa serve fare una performance review?
Oltre a poter prevenire e comunque porre rimedio ai possibili problemi che riguardano la prestazione lavorativa, come tutti i processi nelle risorse umane, le performance review o valutazioni delle prestazioni sono uno strumento fondamentale che aiuta principalmente ad ottenere informazioni chiave per il processo decisionale quali:
- Promuovere / far salire di ruolo un dipendente.
- Concedere un aumento di stipendio al lavoratore.
- Incorporare o licenziare personale.
- Comprendere le dinamiche di gruppo tra team o capi e subordinati.
- Fornire feedback.
- Rilevare la necessità di formazione dei dipendenti.
D’altra parte, e come grande vantaggio che deriva dell’implementazione di questo tipo di pratica, la performance review dei lavoratori serve a capire come funziona ogni ruolo, se è necessario modificare i compiti e / o le responsabilità associate o generare nuove posizioni da ricoprire in base alle esigenze dell’azienda.
Allo stesso modo, poter avere valutazioni scritte e tangibili sulle prestazioni lavorative di uno o più dipendenti, è uno strumento fondamentale per poter verificare la loro evoluzione e decidere come premiare quella persona, contribuendo al miglioramento del benessere lavorativo.
👉 Leggi anche “Valutazione delle performance dei dipendenti, esempi e tecniche efficaci [+ Modello]”
Cosa deve includere una buona performance review
Ora che hai deciso di iniziare a valutare le prestazioni in azienda, non ti resta che scegliere tra i diversi modelli di performance review esistenti. Una buona performance review è necessario sia oggettiva. Per oggettiva s’intende che il modello si basi su:
OKR (Objective and Key Results)
Gli OKR altro non sono che gli obiettivi che vuoi raggiungere in un definito arco di tempo. Ti permettono quindi di allineare la performance al risultato. Ad esempio potresti avere l’obiettivo di:
- Aumentare il fatturato del 20% nei prossimi 12 mesi
- Migliorare i tassi di conversione delle campagne pubblicitarie del 15% nei prossimi 6 mesi
- Ridurre i costi operativi del 10% nei prossimi 3 mesi
Spetta a te e ai manager di reparto stabilire gli OKR e successivamente renderli noti ai lavoratori, i quali è necessario siano consapevoli della direzione strategica decisa dall’azienda.
KPI (Key Performance Indicators)
Stabilire gli OKR non è sufficiente senza i KPI. Gli indicatori di performance sono definiti come l’insieme di metriche specifiche e misurabili scelte per valutare le prestazioni di un lavoratore, di un team di lavoro o di un intero dipartimento.
I KPI sono essenziali nell’ambito della performance review. È grazie a questi infatti che puoi monitorare oggettivamente la qualità del lavoro svolto dalle risorse umane.
Alcuni tipici esempi di KPI sono:
- Tasso di conversione delle campagne pubblicitarie
- Tasso di soddisfazione dei clienti
- Costi per acquisizione di un nuovo cliente
- Tasso di turnover/assenteismo
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Feedback a 360°
Infine, qualsiasi sia il modello di performance review per i dipendenti adottato, è bene preveda un sistema di feedback a 360°. Questo vuol dire fare in modo che siano diverse le figure incaricate della valutazione, tra cui anche il lavoratore stesso. Il feedback a 360° è tale quando include:
- L’autovalutazione
- La valutazione di manager o superiori
- La valutazione tra i lavoratori
- La valutazione dei clienti
Disporre di più valutazioni fornite da diversi soggetti aiuta ad avere una panoramica realistica e oggettiva riguardo i punti di forza e di debolezza di ogni lavoratore.
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Come prepararsi alla performance review
Metti ora tutto insieme quanto riportato nei paragrafi precedenti e realizza il tuo modello di performance review.
Riepilogando i passaggi da compiere sono:
- Definire gli obiettivi: individua i punti di debolezza dell’azienda, chiediti se tutti i reparti hanno le competenze giuste per svolgere i compiti e le mansioni assegnate e definisci gli obiettivi che desideri raggiungere nei prossimi 3, 6 e 12 mesi.
- Informare i lavoratori: fai sapere ai dipendenti che hai intenzione di valutare le prestazioni in azienda. Specifica che la valutazione è finalizzata a ottenere un miglioramento e a favorire la crescita professionale delle risorse umane.
- Stabilire OKR e relativi KPI: stabilisci quali sono gli indicatori di performance che vuoi valutare e quali metriche utilizzare.
- Nominare i valutatori: per ogni dipartimento nomina uno o più figure che si occuperanno di valutare le risorse umane del medesimo dipartimento.
- Prepararsi a fornire feedback: scopri ogni quanto e con quali modalità inviare feedback positivi e negativi alle risorse umane.
Una volta definiti gli obiettivi, informati i lavoratori, nominati i valutatori, stabiliti OKR, KPI e le modalità in cui verranno forniti i feedback puoi iniziare effettivamente a preparare un modello di performance review da proporre ai lavoratori annualmente od ogni qual volta hai deciso di valutare le prestazioni.
Quali domande porre durante una performance review?
Come abbiamo visto finora, come titolare, People Manager o valutatore, ricopri un ruolo fondamentale per la buona riuscita della valutazione. In particolare, il tuo compito non termina dopo aver stabilito gli obiettivi, determinato OKR e KPI e inviato i feedback.
Spesso infatti sentirai l’esigenza di avere un confronto face to face con il dipendente. Dovrai fargli notare dove sta sbagliando e cosa può fare per migliorarsi.
Si tratta di un momento delicato, in cui dovrai fare affidamento a tutte le tue abilità comunicative e di ascolto. In particolare, al fine di rendere la performance review dei dipendenti efficace, puoi pensare ad alcune domande da porre al dipendente.
Porre domande rende costruttivo il confronto con il lavoratore e ti aiuta a comprendere se il dipendente è consapevole o meno sui suoi punti di forza, di debolezza e sulla direzione strategica presa dall’azienda.
Ecco alcune domande strategiche che puoi porre durante una performance review:
- Quali pensi siano le competenze necessarie per svolgere meglio il tuo lavoro?
- Chi pensi siano i lavoratori più produttivi nel tuo reparto?
- Hai compreso appieno gli ultimi feedback inviati dal valutatore?
- Quali ostacoli ti impediscono di raggiungere gli obiettivi?
- Quali pensi siano stati gli errori più grandi da te commessi?
- Come vorresti che l’azienda ti aiutasse a crescere professionalmente?
- Quale posizione in azienda vorresti ricoprire?
Le domande da porre sono molteplici. L’importante è includere nei processi di performance review. In definitiva, porre domande favorisce il dialogo, migliora lo scambio di informazioni tra te e le risorse umane, ti aiuta a comprendere meglio la persona che hai fronte.
Esempi di performance review
Puoi valutare le performance di un lavoratore da diverse angolature. Può interessarti valutare le sue attuali competenze, oppure potresti avere l’esigenza di mettere a confronto le sue prestazioni con quelle di un collega.
Oppure ancora, potrebbe essere interessante valutare le soft skills e il comportamento in azienda del lavoratore. In questo caso la valutazione si sposta quindi sui tratti della personalità. I risultati ottenuti potrebbero essere ben diversi rispetto a quelli emersi dall’analisi precedente.
Il nostro consiglio è di valutare un lavoratore sotto tutti i punti di vista così da avere un quadro quanto più completo.
Ecco alcuni esempi di performance review:
- Valutazione dei risultati: qui la valutazione è oggettiva. Semplicemente valuti il lavoratore o il team di lavoro sugli effettivi risultati raggiunti. Ne sono un esempio: il numero di vendite generate, il numero di progetti consegnati o di lavori portati a termine.
- Valutazione delle competenze: la valutazione delle competenze mira a fornirti un quadro sull’attuale preparazione del lavoratore. Puoi quindi confrontare le risorse umane a seconda dei titoli di studio conseguiti, dei corsi frequentati e così via.
- Valutazione comportamentale: in questo caso ti concentri sui comportamenti del lavoratore. Valuti quindi la sua puntualità, se è cordiale, la sua etica del lavoro e il suo allineamento con i valori promossi dall’azienda.
- Valutazione potenziale: con la valutazione del potenziale determini le capacità di crescita e di sviluppo futuro del lavoratore. Qui dovrai analizzare il percorso, i miglioramenti e i progressi fatti. L’obiettivo è mettere il dipendente nelle migliori condizioni possibili affinché possa far emergere tutto il suo talento.
Come migliorare le prestazioni lavorative nelle aziende
Come prima cosa e per una questione logica, per migliorare le prestazioni, prima di tutto dobbiamo avere una visione completa di ciò che non sta funzionando nel caso in cui gli obiettivi aziendali o le aspettative di determinate aree o di alcuni dipendenti non vengano raggiunti.
Fatto ciò, cioè una volta che una o più performance review sono state attuate, dobbiamo analizzare i risultati e da lì prendere decisioni rilevanti per la funzione delle risorse umane, che contribuiscono a invertire una tendenza negativa.
Ci sono almeno cinque azioni che possono essere intraprese immediatamente, con strumenti pertinenti come un software HR, per aiutarci in questo:
- Comunica aspettative chiare.
Nella stragrande maggioranza dei casi, una comunicazione inefficiente è la causa di molti problemi aziendali. I lavoratori devono sapere esattamente cosa ci si aspetta da loro, come dovrebbero lavorare e qual è il funzionamento, quali sono i valori e la cultura dell’azienda. Per questo, scaricare tutte le informazioni su un portale dei dipendenti o una piattaforma di comunicazione interna è fondamentale. - Sii coerente con le revisioni delle prestazioni.
I risultati misurabili sono efficaci finché esiste un parametro su cui confrontare l’evoluzione di ogni reparto, squadra e lavoratore. Questo è il motivo per cui richiedere questo tipo di informazioni ai lavoratori dovrebbe essere fatto regolarmente e in modo rigoroso, idealmente, utilizzando un programma specializzato per questo scopo. - Usa la tecnologia appropriata.
Affidati all’implementazione di piattaforme che aiutano a migliorare le prestazioni e il coinvolgimento dei lavoratori. Ciò significa utilizzare una tecnologia che consente di automatizzare i processi quotidianicome la gestione dei documenti, le firme dei documenti e persino l’ottimizzazione dei metodi di timbratura e la rilevazione delle presenze.
Strumenti utili per l'analisi delle performance
In passato non si aveva molta scelta. Le performance review potevano essere svolte solo con carta e penna. Il valutatore alla data stabilita contenuta nella scheda di valutazione della performance compilava delle schede preimpostate cercando di analizzare al meglio le prestazioni di ogni singolo dipendente.
Oggi la tecnologia mette a disposizione tanti strumenti, alcuni di questi dotati di funzionalità avanzate, che ti permettono sia di effettuare le performance review con rapidità, sia di disporre di un’analisi completa e oggettiva. Tra i tanti strumenti che puoi utilizzare segnaliamo:
Performance review modello semplice
Il modello più semplice di performance review si base sull’utilizzo dei fogli calcolo Excel. I fogli di calcolo possono rappresentare un buon modello di performance review dei dipendenti poiché sono facili fa utilizzare e in automatico permettono di effettuare calcoli, creare tabelle e inserire grandi quantitativi di dati.
Il modello in Excel di contro va sempre aggiornato manualmente e diventa complicato da gestire quando in azienda sono presenti molti dipendenti e dipartimenti.
Software e app per la gestione delle prestazioni
In alternativa, se desideri gestire al meglio i processi di performance review e al contempo automatizzare il più possibile i processi, dovresti utilizzare app e software per il monitoraggio e la gestione delle performance.
Come vedremo nel prossimo paragrafo, questi strumenti sono davvero completi e semplici da utilizzare. Ti permettono di analizzare le performance, di inviare feedback in tempo reale, di porre domande, raccolgono dati in modo strutturato, elaborano grafici, semplificando enormemente il lavoro.
Utilizzo di un Software di performance Management
Le PMI più innovative hanno ormai implementato in azienda un software di performance management. Questi applicativi vengono incontro alle attuali esigenze delle aziende, le quali stanno ormai digitalizzando e automatizzando tutti i principali processi in azienda, in ambito HR e non solo.
Un software di performance management è oggi la risposta se cerchi un applicativo che ti permetta di monitorare, valutare e gestire le prestazioni in azienda. Questi applicativi:
- Automatizzano i processi
- Ti aiutano a valutare in maniera trasparente e obiettiva
- Migliorano la comunicazione tra te e le risorse umane
- Aumentano la trasparenza in azienda
Inoltre, la possibilità di raccogliere dati e generare report torna estremamente utile ogni qual volta sei chiamato a prendere importanti decisioni per il futuro della tua azienda e dei lavoratori.
In definitiva, la tecnologia oggi ti mette a disposizione software e applicativi facilmente implementabili in azienda e a costi contenuti che ti permettono di individuare e risolvere tempestivamente tutte le criticità e punti di debolezza.
A risentirne positivamente è la produttività, ma anche i lavoratori, ti saranno grati dell’attenzione che dimostri verso di loro e il loro sviluppo.
Factorial: il software HR che ti affianca nella performance review
Se stai cercando un software che possa aiutarti nella performance review ti consigliamo di provare Factorial. Factorial è un software all in one che ti permette di digitalizzare i processi di valutazione delle prestazioni dei dipendenti.
Il software è molto semplice da utilizzare. Potrai sin da subito iniziare a monitorare e misurare le performance dei tuoi dipendenti. Factorial ti permette di svolgere tutte le operazioni che abbiamo visto in questo articolo.
Puoi ad esempio:
- Valutare il personale stabilendo OKR e relativi KPI
- Inviare feedback a 360°
- Scegliere tra diverse tipologie di valutazione
- Generare report analitici
- Monitorare i progressi dei lavoratori
- Assegnare uno o più valutatori
Performance Review: le conclusioni
Come spesso amiamo ripetere: i dipendenti sono la risorsa più preziosa della tua azienda. Servirsi delle ultime tecnologie può oggi realmente aiutarti a farli crescere ed emergere.
Più i tuoi dipendenti sono preparati, più si sentono seguiti e apprezzati, più ti garantiranno prestazioni eccellenti in linea con gli elevati standard imposti dai mercati competitivi in cui viviamo.
Software come Factorial, in conclusione, sono oggi la miglior scelta che puoi fare se desideri sfruttare appieno l’impatto positivo portato dalle nuove tecnologie nell’ambito di una gestione aziendale sempre più efficiente, automatizzata e digitalizzata.
