Performance management software: che cos’è e perché porta valore in azienda

Utilizzi già un performance management software? Sai cos’è, come funziona e come aiutarti a monitorare e migliorare le prestazioni dei dipendenti?

In questo articolo troverai tutte le informazioni di cui hai bisogno sui software di valutazione delle performance e delle competenze ed evitare così di utilizzare delle schede di valutazione in Excel.

Leggendo l’approfondimento scoprirai come la tecnologia sia diventata fondamentale per qualsiasi azienda ma soprattutto per i lavoratori i quali riusciranno con maggior facilità ad allinearsi agli obiettivi della tua organizzazione e di conseguenza a garantirti il livello di prestazioni che ti aspetti da loro.

Che cos’è un performance management software

Un software di performance management HR è un’applicazione sviluppata per migliorare le prestazioni dei dipendenti, nonché dei team di lavoro e dei dipartimenti, all’interno di un’azienda.L’obiettivo di questi software e app è fornire un maggiore controllo sulle risorse umane.

I software di digital performance management consentono di definire in modo accurato gli obiettivi da raggiungere e comunicare le aspettative.

Questi software mettono a disposizione metriche di valutazione e forniscono risultati oggettivi che possono essere utilizzati per prendere decisioni strategiche migliori.

Utilizzarli ti aiuta a gestire il personale in modo più preciso ed efficiente, offrendo anche ai lavoratori uno spazio utile per la loro crescita professionale.

La scelta del software giusto porta numerosi benefici. In breve tempo, si osserva un miglioramento delle prestazioni individuali e di squadra. Inoltre, l’app semplifica il lavoro degli addetti alla valutazione delle prestazioni, che possono contare su un sistema che facilita l’individuazione delle aree in cui le risorse umane devono migliorare.

I vantaggi di un performance management software

Ogni PMI orientata all’innovazione e impegnata nell’implementazione della digitalizzazione non può prescindere oggi dai software di performance management.

Questi sistemi di gestione delle prestazioni, come accennato in precedenza, apportano benefici in primis ai lavoratori, il cui miglioramento delle performance si riflette direttamente sulla qualità e sulla quantità dei prodotti o dei servizi prodotti e commercializzati dalla tua organizzazione.

Vediamo più da vicino i vantaggi che i software di valutazione delle competenze e delle performance apportano:

• Miglioramento della produttività: Dal lato aziendale, avere la possibilità di monitorare costantemente le performance dei dipendenti permette di identificare eventuali lacune e intervenire tempestivamente per correggerle.
• Allineamento con gli obiettivi aziendali: Più un dipendente sa quali sono gli obiettivi da raggiungere nella giornata, nel mese, nel trimestre e nell’anno, più sarà facile per lui organizzare il lavoro e impegnarsi nel raggiungerli.
• Individuazione dei migliori talenti: I software di performance management aiutano a identificare i migliori talenti all’interno dell’azienda, fornendo dati oggettivi che facilitano la selezione delle risorse più promettenti.
• Miglior processo decisionale: I risultati forniti dai software di performance management si rivelano utilissimi per prendere decisioni cruciali per il business. Ad esempio, è possibile basarsi su questi dati per valutare quale dipendente merita una promozione o chi invece necessita di seguire un corso di formazione.
• Miglioramento della comunicazione: Inviare feedback regolari e in tempo reale permette ai lavoratori di rimanere sempre allineati agli obiettivi aziendali e di migliorare il dialogo con i propri superiori.
• Dipendenti più autonomi: Avere la certezza che un dipendente sia in grado di lavorare in autonomia, senza necessità di essere costantemente supervisionato, è un grande vantaggio reso possibile dai performance management software. Il lavoratore, grazie a questi software, sa perfettamente cosa fare, quali decisioni può prendere in autonomia e quali aspettative l’organizzazione ha nei suoi confronti.
• Percorsi di carriera definiti: Rimanendo sui vantaggi per il lavoratore, i software di performance management aiutano a definire piani di carriera coerenti con le competenze soft e hard di ciascun dipendente. Ciò consente di assegnare a ogni compito e mansione il lavoratore più adatto.
• Tassi di permanenza più alti: Grazie a questi software, si riesce a contrastare meglio spiacevoli episodi come l’assenteismo. I software di performance management aumentano i tassi di permanenza in azienda. I dipendenti, infatti, si sentono maggiormente seguiti e apprezzati e tendono a rimanere a lungo al tuo fianco.
• Valorizzazione del lavoro in team: I software di valutazione delle performance sono progettati anche per sviluppare le attività di team building e condivisione delle competenze tra i lavoratori. Questo porta a instaurare un ambiente di lavoro più collaborativo e stimolante.

Come funziona un performance management software

Sebbene non tutti i software di performance management siano perfettamente uguali tra loro, il funzionamento, o meglio gli obiettivi che consentono di raggiungere, sono pressoché gli stessi. Tra le caratteristiche che non possono proprio mancare in questi software evidenziamo:

Pianificazione del lavoro

Il software dovrebbe permetterti di pianificare il lavoro che i lavoratori sono tenuti a svolgere. Le organizzazioni ben organizzate, infatti, sono quelle che riescono a pianificare con il giusto anticipo le attività da svolgere e a definire obiettivi di performance che il singolo, il team e il dipartimento devono raggiungere in distinti archi temporali.

Definizione degli obiettivi

È importante che il software permetta di definire gli obiettivi stabilendo degli standard oggettivi per valutare il successo o l’insuccesso. Questi standard, che dovrebbero essere misurabili, verificabili e raggiungibili, costituiscono la base del funzionamento di qualsiasi software di performance management.

Monitoraggio del lavoro

Un’altra caratteristica del software di valutazione delle performance è data dalla possibilità di monitorare in tempo reale l’operato del singolo lavoratore, del team di lavoro o dell’intero dipartimento.

Questa caratteristica permette di inviare feedback costruttivi e tempestivi e di intervenire prontamente nel caso in cui ci siano difficoltà nel raggiungere gli obiettivi, così come di inviare note di elogio o di merito al singolo o al gruppo di lavoro che sta raggiungendo gli obiettivi prestabiliti.

Sviluppo e crescita dei lavoratori

Infine, un software di performance management dovrebbe essere sviluppato tenendo conto delle reali esigenze di crescita professionale dei dipendenti.

Questo significa che dovrebbe mettere a disposizione anche funzionalità utili per identificare i punti di forza e di debolezza dei lavoratori, nonché essere in grado di pianificare attività di formazione e di acquisizione di nuove competenze. Tale funzionalità agevola lo sviluppo di percorsi di carriera coerenti e trasparenti, basati sui reali punti di forza e peculiarità emerse.

Quali funzionalità deve avere un performance management software

Concentriamoci ora sulle funzionalità specifiche che un performance management software deve necessariamente avere. Tutte le funzionalità elencate in questo paragrafo ti permetteranno di ottenere informazioni utili e oggettive sulla tua forza lavoro, che saranno utili sia per migliorare la qualità del lavoro svolto, sia per supportare la crescita e il miglioramento dei dipendenti.

Ecco le principali funzionalità:

• Personalizzazione della valutazione delle prestazioni: assicurati che il software scelto sia altamente personalizzabile. In particolare, dovrebbe fornirti vari strumenti per valutare le prestazioni dei dipendenti. Ad esempio, possono essere utili template personalizzabili da utilizzare per porre domande e effettuare valutazioni oggettive sulle prestazioni.
• Fornire informazioni dettagliate: come datore di lavoro o revisore delle prestazioni, hai bisogno di un’applicazione che possa fornirti informazioni chiare e oggettive sulle performance. Accertati che sia possibile valutare sia un singolo dipendente sia l’operato di un intero gruppo, e assicurati anche di poter gestire le valutazioni in tempo reale, magari anche da smartphone.
• Automazione: il software scelto dovrebbe inoltre disporre di funzionalità che permettano di automatizzare alcune operazioni. Questa caratteristica è fondamentale perché rende il processo di valutazione delle performance rapido e il più oggettivo possibile. Ad esempio, valuta la presenza di funzionalità come notifiche automatiche, cicli di gestione delle revisioni automatizzati, possibilità di gestire l’intero processo da una singola piattaforma, e archiviazione automatica dei dati.
• Reportistica: è fondamentale che il software ti permetta di generare grafici e report basati sui dati raccolti. Raggruppare i dati in pratici report non solo semplifica il tuo lavoro, ma ti permette anche di esaminare quanto emerso con maggior chiarezza. In questo modo, hai la possibilità di monitorare facilmente lo sviluppo e le competenze dei dipendenti, rendendo più semplice il processo di individuazione delle esigenze di formazione e valutando l’efficacia reale dei corsi proposti.

L’impatto di un performance management in azienda

Il reale impatto di un software di performance management in azienda, nella maggior parte dei casi, non viene notato fino a quando non si inizia a utilizzare l’app.

Tuttavia, una volta iniziato, ci si rende presto conto di quanto sia fondamentale disporre di un sistema efficiente che consenta di valutare le prestazioni dei lavoratori e dei team sulla base di metriche oggettive.

L’impatto positivo sull’organizzazione di questi software è stato evidenziato in numerosi studi. Tutti mettono l’accento sull’importanza di utilizzare tali sistemi per individuare:

• come migliorare l’organizzazione
• quali lavoratori meritano di essere premiati
• quali misure adottare per migliorare la qualità e la quantità del lavoro.

Un software HR di performance management ha quindi un impatto rilevante in diversi ambiti:

• Scelta degli obiettivi da raggiungere: Il software aiuta a definire gli obiettivi da raggiungere, permettendo ai dipendenti di comprendere le aspettative e lavorare verso il raggiungimento degli obiettivi.
• Trasparenza nelle decisioni prese: Il sistema rende chiaro a tutti il perché delle decisioni prese creando fiducia e trasparenza all’interno dell’organizzazione.
• Individuazione delle giuste metriche: Il software facilità l’identificazione delle metriche giusta da utilizzare per valutare le prestazioni, consentendo di misurare in modo accurato e obiettivo i risultati raggiunti dai dipendenti.
• Miglioramento della comunicazione: Il sistema facilita la comunicazione tra dipendenti di diversa posizione gerarchiche grazie a funzionalità quali condivisione dei feedback. Questo promuove una comunicazione aperta e continua.

L’impatto di questi software è stato oggetto di numerosi studi. Ad esempio, lo studio “The Effects of Performance Measurement and Compensation on Motivation” ha evidenziato come i sistemi di valutazione dei dipendenti migliorano il morale e la motivazione dei dipendenti.

Similmente, lo studio “The Impact of Performance Management” ha dimostrato che l’adozione di sistemi trasparenti basati su valutazioni continue ha un impatto positivo sui lavoratori che apprezzano di essere valutati sulla base di dati oggettivi.

Ci sono molti altri studi che giungono alle stesse conclusioni, indicando che l’utilizzo di un sistema per valutare le performance dei lavoratori ha un impatto positivo non solo sulla qualità della prestazione, ma anche sul morale dei dipendenti e sulle prestazioni individuali e collettive.

Factorial: il software di performance management che ti aiuta a risparmiare tempo

Factorial è il software ideale per valutare le prestazioni del personale dipendente. Questo software HR offre tutte le funzionalità e le caratteristiche fondamentali per digitalizzare e automatizzare il processo di valutazione delle performance.

Puoi provare gratuitamente Factorial per 14 giorni e scoprire di persona le potenzialità reali del software.

Tra le funzionalità di performance management, apprezzerai la possibilità di:

• Valutare il personale utilizzando la metodologia OKR e relativi KPI
• Inviare feedback a 360 gradi
• Personalizzare i modelli di valutazione delle performance
• Generare utili report HR

Tutte queste funzionalità, gestibili sia dal software che dall’app, ti consentiranno di prendere decisioni migliori basate su parametri oggettivi stabiliti da te. A beneficiarne sarà la tua organizzazione, e i tuoi dipendenti si sentiranno seguiti al meglio durante l’intera durata della loro carriera professionale nella tua organizzazione.

Le funzionalità di Factorial non si limitano alla valutazione del personale. Si tratta infatti di un software completo che ti permette di rivoluzionare la gestione delle risorse umane in azienda.

Provalo e inizia subito a utilizzarlo anche per digitalizzare e automatizzare altri importanti processi, come:

• Rilevazione delle presenze
• Pianificazione e gestione dei turni di lavoro
• Gestione delle ferie e dei permessi
• Digitalizzazione dei documenti
• E molto altro!

Performance Management Software: le conclusioni

In conclusione, con Factorial hai finalmente a disposizione un’app completa. Da un’unica piattaforma puoi gestire tutto ciò che riguarda le risorse umane, digitalizzando numerosi processi e risparmiando ore preziose di lavoro, sia per te che per tutti i dipendenti.

I software di performance management sono un vero e proprio asset per le PMI desiderose di aumentare la competitività.

Come abbiamo visto, questi software offrono funzionalità essenziali per migliorare la produttività e la qualità del lavoro svolto. Inoltre, sono sviluppati in modo da facilitare i percorsi di formazione e crescita dei lavoratori.

L’impatto sulla tua organizzazione è tangibile, soprattutto in questo periodo di forti cambiamenti in cui è sempre più importante trovare e trattenere i migliori talenti, definire percorsi di carriera basati sui punti di forza di ciascuno sin dai primi giorni di lavoro e prendere decisioni strategiche basate su dati e metriche utili per la crescita dell’organizzazione.

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Domande frequenti relative al performance management software

Che cos’è un performance management software?

Un performance management software è uno strumento utilizzato dalle aziende per valutare, monitorare e migliorare le prestazioni dei dipendenti. Aiuta a stabilire obiettivi, fornire feedback, tracciare progressi e valutare le performance individuali e di gruppo.

Quali sono i vantaggi di un performance management software?

I vantaggi di un performance management software includono una migliore trasparenza nelle aspettative di lavoro, una comunicazione più efficace tra dipendenti e manager, un miglioramento delle prestazioni individuali e di squadra, un’identificazione più rapida dei problemi e un’automazione delle attività legate alla valutazione delle performance.

Quali caratteristiche dovrebbe avere un buon performance management software?

Un buon performance management software dovrebbe offrire funzionalità come la creazione di obiettivi e piani di sviluppo, la raccolta continua di feedback, il monitoraggio delle prestazioni in tempo reale, la generazione di report e analisi, l’integrazione con altri sistemi aziendali e una facile usabilità.

Come aiuta un performance management software nella valutazione dei dipendenti?

Un performance management software semplifica il processo di valutazione dei dipendenti fornendo strumenti per registrare e valutare le prestazioni, raccogliere feedback, impostare obiettivi e tenere traccia dei progressi nel tempo. Questo rende le valutazioni più oggettive, basate su dati e meno soggette a bias.

Come un performance management software può migliorare l’engagement dei dipendenti?

Un performance management software favorisce l’engagement dei dipendenti fornendo loro una maggiore chiarezza sugli obiettivi e le aspettative, facilitando la comunicazione e il feedback regolare, riconoscendo e premiando le buone performance e identificando opportunità di sviluppo e crescita professionale.