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Tutto sul software di valutazione delle prestazioni lavorative [+modello gratis]

Vi siete mai chiesti come alcune aziende riescono ad accelerare la loro crescita o come gestiscono i loro team per raggiungere gli obiettivi aziendali? Ciò si ottiene grazie alla valutazione delle prestazioni lavorative dei dipendenti. Ma cos’è esattamente un software di valutazione delle prestazioni lavorative e come può esserci d’aiuto?

Di seguito descriveremo come condurre una buona gestione delle prestazioni aziendali e come migliorarla attraverso il software di valutazione delle prestazioni lavorative.

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Cosa significa “valutazione delle prestazioni lavorative”?

L’obiettivo della valutazione delle prestazioni lavorative è aumentare la performance dell’azienda. Questa pratica aiuta a rilevare i punti di forza e di debolezza in un’azienda e a rimediare ai problemi che ne derivano.

Per qualsiasi project leader, conoscere le prestazioni dei propri dipendenti è fondamentale per essere in grado di prendere decisioni specifiche e raggiungere gli obiettivi prefissati.

Inoltre, è importante che i dipendenti siano consapevoli della loro produttività sul lavoro. Pertanto, dobbiamo essere in grado di comunicare ciò che viene eseguito bene, per motivare i lavoratori, e ciò che viene eseguito male, per guidarli e formarli.

3 principi base che di ogni valutazione delle prestazioni lavorative

  • #1 – I dipendenti devono essere consapevoli degli obiettivi da misurare.
  • #2 – Gli  gli obiettivi da analizzare devono essere correlati alle funzioni del ruolo di lavoro.
  • #3 – Il monitoraggio deve essere regolare.

Differenze tra FTE e valutazioni delle prestazioni lavorative

Le valutazioni delle prestazioni lavorative vengono eseguite regolarmente nelle aziende con l’obiettivo di identificare il livello di adempimento degli obiettivi di ciascun dipendente.

Invece, l’FTE (Full Time Equivalent) è un indicatore HR che ci mostra il numero di lavoratori a tempo pieno di cui abbiamo bisogno per eseguire un compito.

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Vantaggi di lavorare sulla gestione delle prestazioni lavorative

Misurare le prestazioni dei lavoratori è fondamentale per un’azienda, perché le consente di essere gestire le risorse in modo più efficiente e di distinguersi dalla concorrenza.

Ecco i principali vantaggi della valutazione delle prestazioni lavorative:

Migliora la produttività

Un team con una buona strategia e che misura il lavoro dei suoi dipendenti sarà più produttivo di uno che non lo fa.

Se ci prendiamo cura dei nostri dipendenti e ci preoccupiamo di come svolgono il loro lavoro, saremo in grado di identificare possibili errori e correggerli per tempo.

Stabilisci criteri di ricompensa delle prestazione lavorative

Attraverso la valutazione delle prestazioni lavorative possiamo anche congratularci con il team stabilendo politiche di retribuzione specifiche del reparto. Saremo così in grado di contribuire a raggiungere gli obiettivi.

Esempi di ricompensa possono essere la promozione, un aumento degli stipendi o l’applicazione dello stipendio emotivo.

Secondo uno studio condotto dell’iOpener Institute for People & Performance, i dipendenti che sono felici nel loro posto di lavoro decidono di rimanere due volte più a lungo, hanno il 65% di energia in più e sono più legati all’azienda.

Rileva gli errori nella posizione di un dipendente

Può accadere, in qualche occasione, di trovare lavoratori che non hanno le competenze che il lavoro richiede. In questi casi, può essere dovuto a un errore nella progettazione di quella particolare posizione.

È di vitale importanza per l’azienda essere a conoscenza di queste situazioni, in quanto può aiutare a gestire meglio i compiti e, forse, assegnarli ad altri dipendenti. Grazie alla gestione delle prestazioni lavorative possiamo comprendere meglio le capacità dei nostri dipendenti.

Elimina i fattori esterni

Ci sono momenti in cui il lavoro di un dipendente può essere influenzato da fattori esterni come la salute, la famiglia o il denaro. Durante questo periodo la produttività può diminuire e, quindi, possiamo aiutarli rilevando le loro esigenze e offrendo loro il sostegno necessario.

Un esempio potrebbe essere un dipendente che ha appena avuto un figlio; in questo caso un assegno per l’asilo nido potrebbe essere d’aiuto.

Vantaggi nell’utilizzo del software HR di valutazione delle prestazioni lavorative 

Un software delle risorse umane può aiutarti a investire meglio il tuo tempo ed evitare le attività amministrative, e non solo. Infatti, è inoltre possibile gestire la produttività dei dipendenti tramite un sistema di valutazione delle prestazioni lavorative.

Ecco tutto ciò che puoi ottenere nelle risorse umane con software come Factorial:

Adatta il modello delle prestazione lavorative alla tua attività

Non tutte le aziende sono uguali e perciò non tutti i modi di gestire le prestazioni aziendali dovrebbero essere uguali.

Il vantaggio di utilizzare un software è che puoi personalizzare il programma di valutazione delle prestazioni lavorative, adattandolo alle esigenze della tua azienda e applicando il metodo che più ti piace: autovalutazioni, valutazioni a 360°, ecc.

Se si desidera avviare rapidamente una valutazione delle prestazioni, è possibile utilizzare gli esempi predefiniti sulla piattaforma oppure personalizzare le domande e crearne di nuove.

Gestisci in modo automatico le prestazioni lavorative dei dipendenti

Attraverso lo stesso software HR è possibile determinare chi si sta per valutare, chi sarà il supervisore, i suoi manager e i colleghi. Dopodiché, tutti i partecipanti riceveranno un messaggio automatico per compilare le valutazioni direttamente dallo stesso programma.

Rivedi le valutazioni delle prestazioni lavorative dallo stesso programma HR

La cosa migliore del software di valutazione delle prestazioni lavorative di Factorial è che tutto è disponibile con un solo clic. Pertanto, è possibile rivedere le valutazioni, dalla loro versione bozza a quella definitiva, dallo stesso programma con cui si gestiscono i dipendenti dalle Risorse Umane.

Ottieni report personalizzati sulle prestazioni lavorative

Dopo ogni azione è necessario misurare i dati. Pertanto, una volta completate le valutazioni, il programma crea report automatici personalizzati.

Puoi raggruppare i dati per ufficio o in base ai diversi team che compongono la tua azienda. Con i dati alla mano, avrai più argomenti per essere in grado di prendere decisioni e vedere se stai raggiungendo gli obiettivi stabiliti.

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Motivi per digitalizzare la gestione dei dipendenti con un software HR

Spesso ci chiediamo come si possa misurare la produttività dei dipendenti, ma non sempre usiamo gli strumenti giusti per scoprirlo.

La valutazione delle prestazioni lavorative può essere eseguita in tre modi diversi:

  • #1 – Modelli cartacei con domande
  • #2 – Moduli creati con editor di testo o fogli di calcolo
  • #3 – Software automatizzati con moduli personalizzabili

👉 Non sai come misurare correttamente le prestazioni lavorative dei dipendenti? Scarica il nostro modello per la valutazione delle prestazioni dei tuoi lavoratori (è completamente gratuito).

Quando si gestisce un’azienda di molti lavoratori o si vuole semplificare le attività legate alle risorse umane, la cosa più conveniente è utilizzare un software HR che consenta di automatizzare tutte le attività.

Ecco quali sono i motivi per cui dovresti optare per un software di gestione dei dipendenti:

Meno errori

Con il software HR di valutazione delle prestazioni lavorative ridurremo al minimo gli errori che potrebbero essere fatti utilizzando un modello Excel o un foglio di carta. Tutti i dati che appariranno saranno le risposte inserite dal team di valutazione.

Maggiore sicurezza

Con un software HR è possibile conservare le valutazioni in modo sicuro, senza paura che qualcuno non autorizzato sia in grado di consultarle. Con moduli cartacei o file come fogli Excel non possiamo garantire la stessa privacy.

Maggiore trasparenza

Quando elaboriamo i dati manualmente, non possiamo mai essere sicuri al 100% delle informazioni, ma se lo facciamo tramite il software HR possiamo contare sulla sua veridicità.

Informazioni sempre aggiornate

Come discusso in precedenza, le valutazioni delle prestazioni lavorative saranno sempre disponibili per la consultazione, dalla loro versione bozza a quella definitiva.

Disponibilità da qualsiasi dispositivo

Sia che stiamo lavorando in smart working o siamo in viaggio di lavoro, saremo in grado di avere le informazioni dei nostri dipendenti, tra cui le valutazioni, da qualsiasi dispositivo e quando vogliamo. Ciò è dovuto al fatto che tutte le informazioni vengono archiviate nel cloud e non vengono mantenute in un computer locale.

Migliore organizzazione

La valutazione delle prestazioni è un lavoro faticoso, in cui si devono investire molte ore e in cui sono coinvolte molte persone. Pertanto, è meglio avere un supporto per non perdersi e facilitare il lavoro attraverso un software HR.

Monitoraggio dei processi

Avere il software HR è molto conveniente perché non dobbiamo monitorare o pianificare manualmente le date delle valutazioni. Dobbiamo semplicemente aprire il programma e possiamo vedere lo stato di ogni processo in tempo reale.

Indicatori per valutare le prestazioni lavorative o KPI

Una buona valutazione delle prestazioni lavorative richiede indicatori o KPI (Key Performance Indicator), in quanto si concentrano sulle modalità di esecuzione delle attività, misurandone le prestazioni per verificare se gli obiettivi vengono raggiunti.

Quindi, diamo un’occhiata ai diversi tipi di indicatori di prestazioni che possiamo utilizzare:

  • #1 – Indicatori di efficienza: è il risultato del lavoro svolto tenendo conto delle risorse utilizzate.
  • #2 – Indicatori di qualità: qui si tiene conto del risultato utile che è stato ottenuto in base alle ore lavorate.
  • #3 – Indicatori di efficacia: è il rapporto tra i risultati ottenuti e quelli desiderati.
  • #4 – Indicatori di produttività: misurare il numero di attività eseguite da un dipendente in un determinato periodo di tempo rispetto a un altro lavoratore.
  • #5 – Indicatori di capacità: mostra quante attività possono essere eseguite e in quanto tempo. Ad esempio, un designer è in grado di creare 10 creatività alla settimana.
  • #6 – Indicatori di profitto: questi ci dicono quali vantaggi l’azienda può ottenere con le attività svolte. Se sai quanto tempo ci vuole per completare un compito, forse puoi chiedere al cliente più soldi giustificando le ore che il lavoro comporta.
  • #7 – Indicatori di redditività: sono il rapporto che si stabilisce tra i profitti che una società fa e l’investimento che è stato fatto.

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7 metodi per valutare le prestazioni lavorative

1. Valutazione delle prestazioni lavorative da parte di un supervisore

Questo processo di valutazione viene eseguito da un dipendente che si trova in una posizione senior o dal capo, che conosce il dipendente, nonché le funzioni che deve svolgere.

2. Autovalutazione delle prestazioni lavorative del dipendente

Il dipendente svolge un compito di autovalutazione in cui mette in evidenza i suoi punti di forza e di debolezza, e propone anche nuovi modi per migliorare.

3. Valutazione delle prestazioni lavorative tra pari con lo stesso ruolo

Questo metodo prevede che tutti i dipendenti, con gli stessi ruoli, debbano occuparsi del proprio lavoro, del modo in cui eseguono le attività e dei punti da migliorare.

4. Valutazione lavorativa da parte dei dipendenti

Qui sono i dipendenti che valutano le prestazioni dei loro superiori. Alcuni degli argomenti da trattare possono essere la capacità di problem-solving o il livello di leadership all’interno dell’azienda.

5. Valutazione da parte del cliente

In questo caso sono i clienti che valutano il lavoro dei dipendenti della società con cui hanno avuto contatti.

6. Valutazione a 360º

Questa opzione è la più completa, in quanto include quelle elencate sopra. Si tratta di uno strumento di gestione dei talenti, per valutare i lavoratori, in cui partecipano i colleghi, capi, supervisori, clienti interni ed esterni.

Si dice che il 90% delle 1.000 aziende di Fortune abbia utilizzato in qualche modo questo tipo di valutazione a 360°, tanto per lo sviluppo e quanto per le prestazioni del personale.

7. Valutazione automatizzata

Si tratta di valutare il dipendente tramite un sistema di monitoraggio informatico. Per mettere in pratica questo metodo è importante avere l’autorizzazione del lavoratore, dal momento che è in qualche modo invadente.

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Errori da evitare nella valutazione delle prestazioni lavorative

Ci sono molte discussioni sulla nuova tendenza di valutare le prestazioni dei dipendenti. Tuttavia, coloro che riescono a farlo a volte incorrono in alcuni errori che impediscono loro di andare avanti.

Vediamo quali sono questi errori:

Non avere obiettivi chiari

Prima di iniziare qualsiasi progetto, è necessario impostare gli obiettivi. In questo modo, una volta completato il nostro compito, saremo in grado di analizzarlo e vedere se gli obiettivi sono stati raggiunti.

Se parliamo di valutazione delle prestazioni e cerchiamo esempi pratici di obiettivi, eccone elencati alcuni:

  • Incoraggiare la comunicazione tra i team
  • Stimolare la creatività
  • Migliorare la produttività
  • Aumentare lo stipendio

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Non conoscere il dipendente

A volte può accadere che quando si valuta qualcuno non abbiamo tutte le conoscenze per essere in grado di avere un’opinione del lavoro svolto.

Pertanto, la valutazione è un lavoro che, oltre ad analizzare le prestazioni lavorative, cerca anche di creare sinergie tra colleghi per conoscersi meglio.

Non offrire soluzioni

Una volta completate le valutazioni, le informazioni devono essere estratte per risolvere gli errori rilevati. Cioè, dobbiamo offrire soluzioni per migliorare.

Valutare il lavoro recente

Si può commettere l’errore di valutare qualcuno per il lavoro più recente che ha svolto, ma il risultato finale non sarà significativo. Pertanto, è importante rivedere tutte le attività eseguite dal dipendente durante la permanenza in azienda.

Centrare le valutazioni sui punti negativi

Quando creiamo le nostre domande che formeranno la valutazione delle prestazioni lavorative, dobbiamo affrontare sia gli aspetti negativi che quelli positivi. Ovvero, dobbiamo andare a cercare quello che l’impiegato fa di sbagliato, ma anche ciò che fa bene. Entrambe le informazioni ci saranno utili.

Mancanza di obiettività

Dobbiamo iniziare il lavoro di valutazione in maniera totalmente obiettiva, senza perderci nelle valutazioni personali. L’importante è analizzare le prestazioni di un dipendente all’interno dell’azienda.

Confronto fra dipendenti

Può essere difficile non cadere nei confronti, ma non sarebbe giusto per qualsiasi dipendente. Ogni persona è diversa e il loro sviluppo in azienda non deve essere lo stesso. I confronti fra dipendenti potrebbe portare a un ambiente di lavoro negativo.

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Isotta è Content Marketing Specialist in Factorial ed è appassionata di comunicazione, copywriting, social media e HR. Ama la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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