La gestione dei documenti può generare molti grattacapi. E tu che lavori nelle risorse umane lo sai bene, giusto? Se immaginassimo un’ipotetica competizione per il reparto che utilizza più carta in un’azienda, le risorse umane vincerebbero sicuramente. È possibile trovare un sistema di document management che non dipenda da documenti fisici e fogli di carta? Se sei interessato a questo argomento, continua a leggere, abbiamo lavorato alla soluzione che stai cercando!
Sommario
Il dipartimento delle risorse umane di qualsiasi organizzazione genera quotidianamente un grande volume di documenti. Tra questi ci sono documenti come:
- Contratti.
- Curriculum/applications.
- Modelli assicurativi.
- Registri di interviste.
- Moduli fiscali.
- Gestione delle performance dei dipendenti, certificati e formazione.
- Moduli governativi.
- Documenti contenziosi.
- Moduli di benefit, ecc.
👉 Vuoi essere un esperto di document management e migliorare la gestione documentale della tua azienda anche a distanza? Qui puoi leggere la nostra guida su come migliorare la gestione documentale durante il telelavoro
Tutto ciò può potenzialmente ostacolare il funzionamento del dipartimento delle risorse umane e persino creare grandi pericoli in caso di smarrimento di un documento importante. Oggi, molti reparti delle risorse umane in tutto il mondo stanno valutando la transizione dai documenti fisici a un sistema di document management per la gestione elettronica dei documenti, per risparmiare tempo e risorse coinvolte nello smistamento di documenti in tutto l’ufficio. E non solo, eseguono anche una serie di pratiche che riducono la gestione dei documenti, che puoi iniziare a implementare ora. Di seguito andiamo al vivo della questione per capire come ottimizzare in maniera pratica il document management della tua azienda.
Suggerimenti per un document management efficiente
Il cambiamento non è mai facile per nessuno. Ma rinunciare alla carta è un modo per sopravvivere e prosperare negli scenari di reclutamento competitivo di oggi e futuri. L’uso della carta non è solo dannoso per l’ambiente, ma è anche costoso e richiede tempo. Ma la gestione documentale della tua azienda non deve per forza essere così! Qui ti diamo alcuni ottimi suggerimenti in modo che, come responsabile delle risorse umane, tu possa creare un reparto senza carta più efficiente e più facile da controllare.
1. Passa alla firma elettronica
Abbiamo tutti seguito la folle procedura di compilare un modulo sul computer solo per scoprire che dobbiamo stamparlo, firmarlo, quindi scansionarlo e caricarlo di nuovo. In un’azienda c’è un’enorme quantità di documentazione che deve essere firmata da più persone; dal contratto di lavoro alle valutazioni delle prestazioni e persino la busta paga. Ci sono molti documenti che devono essere firmati su carta e inchiostro convenzionali, ma la realtà è che si tratta di un processo che richiede tempo e fa perdere moltissimo tempo.
Ecco perché le firme elettroniche sono il modo nuovo e avanzato non solo per risparmiare molto tempo e denaro speso per la procedura di firma convenzionale, ma anche per migliorare la sicurezza delle informazioni quando parliamo di document management.
👉 Firmare i documenti a distanza è ormai diventata una necessità per tutte le aziende. Qui ti proponiamo una guida pratica e semplice per la firma digitale dei documenti.
2. Insegna ai collaboratori l’importanza di essere ecologici
Poiché il reparto Risorse umane è il reparto in cui viene utilizzata più carta, una buona gestione dei documenti farà la differenza e costituirà un esempio per il resto dell’azienda. E questo ha a che fare anche con la filosofia di detta azienda, il suo marchio e la sua immagine sia davanti ai clienti che ai lavoratori. È dimostrato; Avere valori aziendali positivi (come essere più ecologici) migliorerà l’employer branding e la sua cultura, facendo sì che i dipendenti desiderino farne parte e si sentano identificati e impegnati.
Assicurati di condividere l’importanza della sostenibilità e dell’assenza di carta in ogni reparto. Per renderlo più interessante, l’intero processo può essere trasformato in un gioco in cui il tasso di stampa pro capite più basso vincerà una sorta di premio.
3. Sostituisci la carta con uno strumento di document management automatizzato
Senza dubbio, i documenti cartacei sono parte integrante di un’azienda. Ma per smettere di usare questo sistema sempre più obsoleto, i documenti importanti devono essere convertiti in formato digitale.
Tutti i moduli, come valutazioni, domande, rimborsi … possono essere digitalizzati. Esistono strumenti per la creazione di moduli online, come Google Forms, e documenti cartacei più lunghi possono essere digitalizzati utilizzando i file PDF in uso.
Quindi tutti i documenti che includono l’archiviazione di informazioni su dipendenti, progetti o qualsiasi altra questione possono essere archiviati nel cloud. DropBox può essere davvero utile per mantenere i tuoi dati di archiviazione sicuri e protetti.
Vantaggi dell'utilizzo di un software di document management
È possibile ridurre il lavoro cartaceo senza un software di gestione documentale cert, ma è proprio grazie a quest’ultimo che verrà eliminerà la carta e, inoltre, automatizzerà completamente i processi che ne derivano. Alcuni dei vantaggi del passaggio a un sistema di gestione elettronica dei documenti includono:
1. Automatizzazione
Le app digitali automatizzano e semplificano la raccolta dei dati da potenziali candidati. Una domanda di lavoro online consente al reparto risorse umane di raccogliere rapidamente e facilmente informazioni e documenti rilevanti; inclusi curriculum e lettere di presentazione di un numero anche molto elevato di candidati da una fonte centralizzata.
2. Flessibilità
L’onboarding senza supporto cartaceo consente ai nuovi assunti di rivedere i documenti richiesti e completare i moduli elettronicamente al proprio tempo e ritmo. L’integrazione del software di document management consente ai dipendenti di aggiornare e sincronizzare le proprie informazioni personali dai propri dispositivi. O anche firmare contratti e altri documenti obbligatori tramite firma elettronica.
3. Guadagno di tempo
I processi di gestione delle buste paga in forma digitale aiutano a risparmiare ore di lavoro per il dipartimento finanziario. L’ottimizzazione del sistema di pagamento con soluzioni digitali rende la gestione delle buste paga più redditizia, fa risparmiare tempo, garantisce la conformità ed è sicura.
4. Maggiore sicurezza
Sia per i documenti stessi che per il contenuto e le informazioni sensibili che possono essere presenti. Se un documento importante esiste solo in una versione fisica, può essere perso o danneggiato. Inoltre, come controllare chi ha accesso ai file, se si trovano in una semplice cartella? Quando le tue informazioni sono nel cloud, puoi dare il permesso solo a quelle persone che hanno davvero bisogno di consultarle.
Trova la piattaforma di document management ideale per il tuo dipartimento HR
Trovare il giusto sistema di document management è essenziale, motivo per cui è importante ricercare e confrontare le opzioni prima di prendere una decisione. Come? Segui i passaggi che ti consigliamo di seguito:
- Crea un elenco delle cose di cui hai bisogno da un sistema di document management.
- Calcola il budget per il nuovo software.
- Inizia a confrontare diverse soluzioni. Prova a trovare un software che soddisfi tutte le tue esigenze e si adatti alla tua azienda e ai suoi lavoratori.
- Per vedere come funziona il software, assicurati di effettuare una demo e una prova gratuita.
- Consenti ad altri dipendenti di testare il software per assicurarsi che sia utile e facile da utilizzare.
Arrivati a questo punto avrai capito che la gestione dei documenti senza carta è possibile. Ora tutto dipende da te e dal tuo desiderio di risparmiare tempo, denaro ed essere un esempio ambientale per il resto dei dipartimenti. Documenti cartacei? No grazie!
