Vorresti semplificare il lavoro nella tua azienda attraverso la digitalizzazione dei documenti? Spesso ti capita di fare confusione a causa di fogli sparsi? Non sei l’unico.

Per ovviare a questo problema ti consigliamo di cominciare il prima possibile una digitalizzazione dei documenti. Infatti, attraverso questo processo avrai modo di eliminare tutti quei fastidiosi documenti cartacei che ti creano diversi disagi.

Inoltre, puoi ispirare fiducia nei tuoi clienti e lavoratori che hanno a cuore la questione climatica. Infatti, questo processo ti permette di adottare una politica paperless in azienda e a custodire tutti i documenti in un luogo sicuro e facile da trovare.

Leggi l’articolo per scoprire come digitalizzare i tuoi documenti cartacei!

Sommario

Scarica QUI la guida alla digitalizzazione dei processi aziendali

Digitalizzazione documenti: che cos'è

In questo paragrafo scoprirai di che cosa si tratta nello specifico la digitalizzazione dei documenti cartacei.

Definizione di digitalizzazione documenti

La digitalizzazione dei documenti è il processo di conversione dei documenti cartacei in formato digitale, rendendoli accessibili e facilmente gestibili attraverso dispositivi elettronici.

Questo processo può includere la scansione dei documenti, la loro archiviazione in formato elettronico e la creazione di un sistema di gestione documentale.

La digitalizzazione dei documenti può offrire numerosi vantaggi, li vedremo meglio nel prossimo paragrafo, ma di seguito ne trovi qualcuno.

Riduzione del tempo e dei costi associati alla gestione dei documenti cartacei
Maggiore efficienza nella condivisione e nella ricerca dei documenti
Maggiore sicurezza nella protezione dei dati.

Inoltre, la digitalizzazione dei documenti può contribuire a ridurre l’impatto ambientale della conservazione di documenti cartacei.

Digitalizzazione documenti: i vantaggi

A questo punto vediamo insieme quali sono i principali vantaggi che puoi ottenere dalla digitalizzazione dei documenti cartacei.

Vantaggi della digitalizzazione documenti

La gestione documentale digitale può fare la differenza: ti consente di fare di più, in meno tempo, in modo più preciso e con meno costi.

In che modo?

Ecco a te una serie di vantaggi dovuti alla digitalizzazione dei documenti:

Maggiore velocità: i software di gestione documentale permettono di velocizzare i processi di creazione, condivisione, archiviazione, ricerca e consultazione dei documenti, riducendo al minimo l’impegno necessario per portare a termine le attività ed assicurando la massima precisione.
Risparmio sulle spese grazie ai documenti digitali: la digitalizzazione dei documenti consente di ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, come la stampa, la spedizione e l’archiviazione. Inoltre, i documenti digitalizzati possono essere archiviati in modo più efficiente e occupare meno spazio rispetto ai documenti cartacei.
Maggiore redditività e crescita: l’efficienza generata da un ufficio paperless può essere massimizzata se combinata con altri strumenti, come quelli per la gestione dei flussi di lavoro (workflow management). Vedrai ridurre notevolmente costi, tempi di esecuzione delle operazioni, rischi di errore o di smarrimento dei documenti e durata dei periodi di formazione, oltre ad avere migliori performance.
Risparmio di tempo e spazio: i software di gestione documentale permettono di accedere più velocemente ed in modo maggiormente accurato alle informazioni, grazie alle funzionalità integrate di ricerca e di classificazione dei documenti.
Possibilità di condividere facilmente i documenti con altri: i documenti digitalizzati possono essere condivisi facilmente con altri utenti, migliorando la collaborazione tra i membri del team e consentendo di lavorare insieme su documenti in tempo reale.
Accesso rapido alle informazioni: questo significa che i documenti possono essere facilmente cercati, trovati e visualizzati da qualsiasi posizione, senza doverli cercare fisicamente in una cartella o in un archivio.

Quali documenti sono più adatti alla digitalizzazione

Dedichiamoci adesso ai documenti che risultano più adatti al processo di digitalizzazione e scopriamone i motivi.

Tipologie di documenti adatti alla digitalizzazione

La digitalizzazione dei documenti porta ad una maggiore efficienza e organizzazione nell’ambito lavorativo.

I documenti più adatti alla digitalizzazione includono:

Documenti amministrativi: come documenti fiscali e tributari, documenti di identità e permessi di lavoro.
Contratti: inclusi contratti di lavoro, contratti di affitto e contratti di vendita.
Fatture e documenti contabili: come registri contabili e documenti di spesa.
Curriculum e documenti di selezione: come CV, lettere di raccomandazione e documenti di formazione.
Documenti legali: come sentenze, atti notarili e documenti giudiziari.

La digitalizzazione di questi documenti porta a una riduzione dei costi di archiviazione, una maggiore accessibilità e sicurezza dei dati, nonché una maggiore rapidità nella ricerca e nella gestione dei documenti.

Tuttavia, è importante assicurarsi che la digitalizzazione sia effettuata in modo sicuro e in linea con le normative sulla privacy.

Documenti non adatti alla digitalizzazione

Ci sono alcuni documenti che non sono adatti alla digitalizzazione.

Ecco alcuni esempi:

Documenti originali di valore storico o artistico che potrebbero subire danni irreparabili durante il processo di scansione o digitalizzazione.
Documenti di archivio che richiedono una conservazione permanente e che non possono essere distrutti o sostituiti.
Documenti che contengono informazioni sensibili o riservate, come i dati personali dei dipendenti o dei clienti, che potrebbero essere compromessi se digitalizzati.

È importante che tu prenda in considerazione questi fattori quando decidi di digitalizzare i documenti.

Ti consigliamo di effettuare una valutazione caso per caso e di consultare un esperto in materia di conservazione dei documenti per assicurarti che i documenti originali non vengano compromessi.

Dematerializzazione e digitalizzazione: quali sono le differenze

Ora soffermiamoci sulle principali differenze che separano la dematerializzazione dalla digitalizzazione.

Definizione di dematerializzazione

La dematerializzazione è il processo di trasformazione dei documenti cartacei in documenti digitali, rendendoli accessibili in modo elettronico.

La dematerializzazione permette di ridurre i costi di archiviazione e di gestione dei documenti, semplificando i processi di ricerca e condivisione delle informazioni.

La copia cartacea dei documenti mantenila per motivi legali, ma la gestione dei documenti spostala su un sistema digitale, che offre maggiore efficienza e sicurezza.

Inoltre, la dematerializzazione consente di ridurre l’impatto ambientale legato alla produzione di carta e all’archiviazione cartacea.

Il passaggio alla dematerializzazione richiede una pianificazione accurata e una formazione adeguata del personale coinvolto.

Differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione

Ecco le differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione:

La dematerializzazione si riferisce al processo di conversione dei documenti cartacei in formato digitale, mantenendo però la copia cartacea originale come prova legale. In questo caso, la copia digitale può essere utilizzata per il lavoro quotidiano, ma la copia cartacea deve essere conservata come documento ufficiale.
La digitalizzazione, d’altra parte, comporta la trasformazione completa del documento cartaceo in formato digitale. In questo caso, la copia cartacea viene distrutta e la copia digitale viene utilizzata come unica fonte di riferimento.

In sintesi, la dematerializzazione prevede la conservazione della copia cartacea, mentre la digitalizzazione comporta la trasformazione completa del documento in formato digitale.

Firma elettronica e processi digitalizzazione documenti

L’utilizzo della firma elettronica e la digitalizzazione dei documenti possono migliorare l’efficienza dei processi aziendali e ridurre i costi.

La firma elettronica ha lo stesso valore legale di quella cartacea e i documenti digitalizzati possono essere facilmente archiviati e gestiti in modo sicuro.

Firma elettronica: cos’è

La firma elettronica è una modalità di firma dei documenti che utilizza strumenti informatici per confermare l’autenticità della firma stessa.

Questo tipo di firma è legalmente riconosciuta e ha lo stesso valore legale di una firma autografa.

La firma elettronica può essere utilizzata per la sottoscrizione di contratti, accordi, fatture, e altri documenti.

La firma elettronica può essere realizzata tramite diverse tecnologie, come:

La firma digitale
La firma grafometrica
La firma biometrica
La firma basata su codice a barre

Tuttavia, tutte le tecniche di firma elettronica hanno in comune il fatto di garantire l’integrità del documento e l’identità del firmatario.

In breve, la firma elettronica è una soluzione moderna e sicura per la gestione e la sottoscrizione dei documenti, che consente di risparmiare tempo e denaro, e di semplificare le attività aziendali.

Firma elettronica e processi di digitalizzazione dei documenti

La firma elettronica è una tecnologia fondamentale per la digitalizzazione dei documenti.

Rispetto alla firma tradizionale, la firma elettronica offre numerosi vantaggi, come la rapidità nell’esecuzione dei documenti e la tracciabilità delle operazioni effettuate.

Ecco alcuni esempi di vantaggi della firma elettronica:

Riduzione dei tempi di elaborazione dei documenti
Semplificazione dei processi di firma e distribuzione dei documenti
Risparmio di tempo e denaro nell’invio di documenti cartacei
Maggiore sicurezza e autenticità dei documenti firmati digitalmente
Possibilità di monitorare e tracciare tutte le attività legate alla firma

La firma elettronica è inoltre legalmente riconosciuta e accettata in molti paesi del mondo, rendendo i documenti firmati digitalmente validi e legalmente vincolanti.

Ti consigliamo di considerare l’utilizzo della firma elettronica nella tua azienda, poiché può migliorare l’efficienza dei processi aziendali e ridurre i costi operativi.

Digitalizzazione documenti e legge sulla privacy

Entriamo nello specifico e vediamo quali sono le leggi sulla privacy legate alla digitalizzazione dei documenti.

Regolamentazione europea e italiana sulla privacy

Sia la normativa europea GDPR che quella italiana Codice Privacy impongono la protezione dei dati personali e la digitalizzazione dei documenti sensibili.

Alcuni dei principali requisiti richiesti sono:

Obbligo di ottenere il consenso esplicito dei titolari dei dati per la loro raccolta e utilizzo
Trasparenza nella gestione dei dati personali
Obbligo di notifica di eventuali violazioni della sicurezza dei dati
Diritto all’oblio e alla portabilità dei dati
Adozione di adeguate misure di sicurezza tecniche e organizzative per proteggere i dati personali

Per garantire la protezione dei dati personali, è importante adottare le seguenti misure di sicurezza:

Crittografia dei dati
Limitazione dell’accesso ai dati solo al personale autorizzato
Regolamentazione dei permessi di accesso e del controllo degli accessi
Backup regolari e sicuri dei dati
Protezione fisica degli spazi in cui sono conservati i dati
Adozione di politiche di sicurezza della rete e di gestione dei dispositivi

Ricorda che la violazione della normativa sulla privacy può comportare sanzioni pecuniarie elevate, quindi ti consigliamo di essere sempre informato e attento alla protezione dei dati personali.

Responsabile del trattamento e dei dati personali

Il responsabile del trattamento dei dati personali è colui che ha il compito di gestire e proteggere i dati personali dei dipendenti, dei clienti e di altre persone che interagiscono con l’azienda.

Le sue responsabilità riguardano la raccolta, l’archiviazione e la gestione dei dati personali, nonché la loro sicurezza e riservatezza.

In merito alla digitalizzazione dei documenti, il responsabile del trattamento deve assicurarsi che i dati personali siano protetti da accessi non autorizzati, perdite e danni.

Inoltre, deve garantire che i dati personali siano gestiti in conformità alle leggi sulla protezione dei dati personali, come il GDPR.

Le informazioni che devono essere fornite agli interessati in merito alla raccolta e al trattamento dei loro dati personali includono:

l’identità del responsabile del trattamento
lo scopo per cui i dati personali sono raccolti e trattati
le categorie di dati personali che saranno trattati
il periodo di conservazione dei dati
i diritti dell’interessato e come esercitarli
le modalità per contattare il responsabile del trattamento dei dati.

È importante che ti assicuri che queste informazioni siano fornite in modo chiaro e trasparente agli interessati, sia attraverso una privacy policy adeguata, sia tramite comunicazioni specifiche in occasione della raccolta dei dati personali.

Rischi legati alla violazione della privacy

La violazione della privacy e il trattamento illegittimo dei dati personali possono comportare gravi conseguenze per la tua attività.

Ecco alcuni rischi che devi considerare:

Sanzioni amministrative e penali: la normativa prevede multe fino a 20 milioni di euro o il 4% del fatturato annuo globale dell’azienda per le violazioni più gravi.
Danneggiamento dell’immagine dell’azienda: la violazione della privacy può creare un’impressione negativa sui tuoi clienti e potenziali partner commerciali.
Perdita di clienti: se i clienti non si sentono sicuri a condividere i loro dati personali con la tua azienda, potrebbero cercare alternative.
Perdita di competitività: le aziende che non rispettano la privacy dei dati personali rischiano di perdere competitività e credibilità sul mercato.

Per evitare queste conseguenze, assicurati di rispettare la normativa sulla privacy e di proteggere i dati personali dei tuoi dipendenti e dei tuoi clienti.

In caso di violazione, ricorda che sei tenuto a notificare l’incidente all’autorità di controllo competente e ai soggetti interessati entro 72 ore dalla scoperta dell’incidente.

Strumenti per la gestione della privacy

Garantire la sicurezza dei dati personali è importante sia per rispettare la normativa sulla privacy, sia per proteggere la reputazione della tua azienda.

Ecco alcuni strumenti che possono aiutare nella gestione sicura dei dati personali:

Crittografia: utilizzare uno strumento di crittografia come VeraCrypt, GnuPG, AxCrypt, BitLocker o 7-Zip può proteggere i dati sensibili da accessi non autorizzati.
Autenticazione: l’autenticazione a due fattori è un’ulteriore misura di sicurezza che richiede un codice generato da un’app o un dispositivo esterno oltre alla password per accedere ai dati. Esempi di strumenti di autenticazione includono YubiKey, Google Authenticator, Microsoft Authenticator e Authy.
Backup dei dati: il backup regolare dei dati importanti è fondamentale per proteggere i dati contro perdite accidentali o attacchi informatici. Strumenti di backup come Google Drive, Dropbox, OneDrive, iCloud e Factorial possono aiutare a mantenere i dati al sicuro e disponibili in caso di necessità.

Ricorda di informare tutti i dipendenti dell’importanza della gestione sicura dei dati personali e di fornire formazione sul corretto utilizzo degli strumenti di sicurezza.

Digitalizzazione documenti: quali strumenti utilizzare

Quali sono gli strumenti migliori da utilizzare per la digitalizzazione dei documenti?

Scopriamolo in questo paragrafo.

Scanner e fotocamere: differenze e vantaggi di entrambi

Vediamo le differenze tra scanner e fotocamere per la digitalizzazione dei documenti e i vantaggi di entrambi.

Differenze tra Scanner e Fotocamere:

Scanner: è uno strumento specifico per la digitalizzazione di documenti. Funziona scansionando l’immagine del documento e convertendola in un file digitale, utilizzando un sensore di immagine. Di solito, gli scanner producono immagini ad alta risoluzione e con un buon livello di dettaglio.
Fotocamere: possono essere utilizzate anche per digitalizzare documenti, tuttavia, non sono progettate specificamente per questo scopo. Le fotocamere funzionano catturando l’immagine del documento utilizzando una lente e un sensore di immagine, ma la qualità dell’immagine può variare in base alla risoluzione e alla qualità dell’obiettivo.

Vantaggi dell’utilizzo di scanner e fotocamere:

Scanner:
- Producono immagini di alta qualità ad alta risoluzione, adatte per la stampa.
- Hanno la capacità di scansionare documenti di grandi dimensioni.
- Possono essere utilizzati per digitalizzare documenti in grandi quantità.
Fotocamere:
- Sono portatili e possono essere utilizzate in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.
- Sono relativamente economiche rispetto agli scanner di alta qualità.
- Possono essere utilizzate per acquisire immagini di documenti in modo rapido e facile, senza la necessità di installare alcun software.

Quando scegliere uno strumento piuttosto che un altro:

Utilizzare uno scanner quando si desidera una qualità dell’immagine elevata e quando si deve digitalizzare grandi quantità di documenti.
Utilizzare una fotocamera quando si deve digitalizzare solo pochi documenti o quando si è fuori ufficio o in viaggio.

OCR: cos’è e come funziona

OCR (Optical Character Recognition) è una tecnologia che consente di convertire testo scritto su supporto cartaceo in formato digitale.

Funziona attraverso l’analisi dell’immagine di un documento tramite scanner o fotocamera e riconosce i caratteri stampati o scritti a mano.

Il testo viene quindi elaborato e trasformato in formato digitale, consentendo di gestire, modificare o archiviare documenti e informazioni in modo più efficiente.

I vantaggi dell’utilizzo dell’OCR includono:

La possibilità di ridurre i costi e i tempi necessari per la digitalizzazione dei documenti
L’aumento della produttività grazie alla ricerca e al recupero di informazioni più rapidi
La possibilità di condividere e accedere ai documenti in modo remoto

L’OCR può essere particolarmente utile in situazioni in cui è necessario gestire grandi quantità di documenti cartacei, come in studi legali, biblioteche o archivi.

Inoltre, può essere utilizzato per acquisire informazioni da fatture, contratti, formulari e altri documenti aziendali.

Alternative all’OCR includono la digitalizzazione manuale e la trascrizione del testo, ma queste opzioni possono richiedere molto più tempo e costi maggiori.

Digitalizzazione documenti e firma elettronica con Factorial

Perché prendere 5 software diversi per documenti, firme, valutazioni e comunicazioni quando puoi averne uno solo?

Centralizzare e semplificare l’organizzazione è fondamentale per le aziende al giorno d’oggi.

Nei prossimi paragrafi vediamo un paio di funzionalità che ti aiuteranno in questo, incluse nel software HR all-in-one di Factorial.

Firma elettronica: cos’è e come funziona

La firma elettronica è una modalità per apporre una firma digitale su documenti elettronici.

Ecco come funziona: quando si firma un documento elettronico con firma digitale, si utilizza un sistema crittografico per creare un codice univoco, chiamato “hash”, che identifica in modo univoco il documento.

Successivamente, si usa una coppia di chiavi crittografiche per apporre una firma digitale sul documento, che certifica l’autenticità dell’hash creato in precedenza.

Ecco alcuni vantaggi dell’utilizzo della firma elettronica:

Efficienza: l’utilizzo della firma elettronica consente di firmare i documenti in modo rapido ed efficiente, senza la necessità di stampare e inviare documenti cartacei.
Sicurezza: la firma elettronica offre un elevato livello di sicurezza grazie alla crittografia utilizzata per creare la firma digitale.
Validità giuridica: la firma elettronica ha lo stesso valore legale della firma autografa, a patto che si rispettino alcune regole previste dalla legge.
Risparmio di spazio: l’archiviazione dei documenti firmati elettronicamente occupa meno spazio fisico rispetto all’archiviazione di documenti cartacei.

Ecco alcune situazioni in cui l’utilizzo della firma elettronica può essere particolarmente utile:

Contratti di lavoro: i contratti di lavoro possono essere firmati digitalmente, senza la necessità di stampare e inviare copie cartacee.
Fatture elettroniche: le fatture elettroniche possono essere firmate digitalmente, garantendo l’autenticità e l’integrità del documento.
Richieste di permesso: i dipendenti possono inviare richieste di permesso firmate digitalmente, semplificando la gestione del personale.

Come utilizzare la firma elettronica con Factorial

Per utilizzare la firma elettronica con Factorial, segui questi passaggi:

Accedi al tuo account Factorial e vai alla sezione “Firma Elettronica”.
Carica il documento da firmare e seleziona il destinatario.
Inserisci la tua firma digitale o firma autografa tramite mouse o touchpad.
Invia il documento al destinatario per la firma.
Il destinatario riceverà una notifica via e-mail e potrà firmare il documento in modo sicuro.

Con Factorial puoi firmare documenti come contratti di lavoro, documenti fiscali e documenti legali in modo rapido e sicuro.

La firma elettronica ha la stessa validità legale di una firma autografa e risparmia un sacco di tempo e denaro a tutti i reparti aziendali – dall’amministrazione alle risorse umane, passando per C-level.

Gestione dei documenti in-cloud

Utilizzando Factorial in cloud, puoi facilmente digitalizzare i documenti aziendali, come contratti e documenti fiscali.

Inoltre, puoi anche gestire la firma digitale dei documenti, riducendo i tempi di elaborazione e migliorando l’efficienza dell’azienda.

Ma non finisce qui.

Factorial può digitalizzare anche molti altri processi, come la gestione del personale, la pianificazione delle ferie e l’elaborazione della busta paga.

Tutto questo può essere fatto online, senza la necessità di carta e documenti fisici, riducendo i costi di archiviazione e migliorando la sostenibilità dell’azienda.

Ecco altri vantaggi che otterrai utilizzando Factorial in cloud:

Digitalizzazione dei documenti
Gestione della firma digitale
Ottimizzazione dell’efficienza aziendale
Gestione del personale
Pianificazione delle ferie
Elaborazione della busta paga
Riduzione dei costi di archiviazione
Miglioramento della sostenibilità dell’azienda

Dopo i documenti: digitalizzazione dei processi

Se stai cercando un software HR completo ed efficiente per la tua azienda, Factorial potrebbe essere la soluzione giusta per te.

Ecco alcune delle caratteristiche uniche che distinguono il software di Factorial:

Digitalizzazione dei processi HR: grazie alla nostra piattaforma, puoi gestire tutti i processi HR in modo digitale, eliminando la carta e semplificando il lavoro amministrativo. Potrai gestire facilmente la gestione delle presenze, la gestione delle ferie, le assunzioni e tutte le altre attività HR.
Accesso in cloud: Factorial è un software HR basato su cloud, il che significa che puoi accedere alla piattaforma da qualsiasi dispositivo con una connessione internet. In questo modo, puoi gestire le attività HR ovunque ti trovi, rendendo la tua vita lavorativa molto più facile.
Gestione del personale semplificata: con Factorial, puoi gestire facilmente tutti i dati del personale, come le informazioni di contatto, le assenze e le competenze. Inoltre, puoi creare organigrammi aziendali e monitorare le prestazioni dei dipendenti.
Collaborazione immediata: grazie alle funzionalità di collaborazione di Factorial, puoi coinvolgere i tuoi dipendenti in modo più efficace. Ad esempio, puoi gestire facilmente i feedback dei dipendenti, promuovere la formazione aziendale e condividere documenti e informazioni – tutto da un’unica piattaforma.
Sicurezza dei dati: Factorial è un software HR sicuro e affidabile. Tutti i dati sono crittografati a 256 bit e archiviati nel cloud protetto della piattaforma. Rispettiamo sempre i più alti standard di sicurezza per proteggere i dati dei nostri clienti.

In conclusione, digitalizzare i documenti e quanti più processi aziendali è essenziale al giorno d’oggi. Grazie a buone pratiche aziendali, formazione per i dipendenti e i software giusti, tutto ciò si velocizza.

Come hai letto, Factorial va ben oltre tutto ciò.

Infatti, si tratta di un software completo, pensato per snellire e automatizzare tutti quei processi noiosi e ripetitivi dei reparti HR (ma non solo) – riportando tempo e attenzione a ciò che conta di più per le risorse umane: le persone stesse.