Costo del personale: quanto costa un dipendente alla tua azienda?

Quanto è realmente il costo del personale per un’azienda? Come si calcola e quali sono gli elementi da considerare?

Non ci stanchiamo mai di dirlo: i dipendenti sono la risorsa più preziosa che un’organizzazione possa avere. Per questo mettiamo così tanta enfasi sull’importanza di una corretta strategia people management che possa valorizzare il proprio capitale umano.

Ciononostante, oltre che una risorsa importante è inutile negare che, per un’azienda, i dipendenti rappresentino anche un costo. E non esattamente un costo irrilevante quando si vanno a guardare le principali voci di un bilancio aziendale.

Il costo del personale rappresenta qualcosa di inevitabile per ogni impresa e rappresenta quella parte di budget che è necessario investire per, come si suol dire, far “funzionare la macchina”. Non è pensabile, infatti, poter gestire e sviluppare un’azienda senza dover affrontare i costi relativi alle persone che vi lavorano.

Come abbiamo detto, i dipendenti di un’azienda sono la parte più importante. E non solo perché ne permettono il funzionamento e ne definiscono l’etica aziendale. Ma anche e soprattutto perché sono il loro talento e le loro competenze a permettere a qualsiasi azienda di raggiungere i propri obiettivi.

Detto questo, è importante per qualsiasi responsabile HR o dirigente avere un’idea chiara di qual è l’effettivo costo del personale e da cosa è determinato.

In questo articolo, cerchiamo di capire meglio quanto costa un dipendente, quali sono le principali voci di costo e come determinare con più precisione il proprio costo del personale.

Costo del personale: differenza tra retribuzioni e costi connessi

Quando si parla di costo del lavoro è necessario fare un’importante divisione. Il costo del personale è dato dalla somma di tutti i salari pagati ai dipendenti, dei benefit aziendali loro corrisposti e delle tasse pagate dal datore di lavoro.

Per capire quanto costa un dipendente bisogna tenere conto di alcuni aspetti:

• Il costo del personale può essere diviso in due categorie principali che sono il costo diretto del lavoro (produzione) e il costo indiretto del lavoro (non legato alla produzione).
• Il costo diretto del personale include gli stipendi dei dipendenti che producono un prodotto o un servizio, mentre il costo indiretto del lavoro riguarda tutti gli elementi non legati alla produzione ma necessari allo svolgimento delle attività del personale
• Se il costo del personale è allocato o diviso in maniera sbagliata o sproporzionata, la tua azienda potrebbe veder ridurre il proprio margine di guadagno o la soddisfazione dei propri impiegati

Avere una chiara divisione contabile riguardo ai costi del personale ti aiuta a capire il funzionamento del tua azienda in modo da poter apportare le modifiche necessarie e ottimizzare i tuoi processi.

Il tuo bilancio aziendale dovrebbe essere organizzato in maniera tale da permetterti di distinguere tra i costi direttamente correlati alle prestazioni della tua azienda, e quelli che contribuiscono le fondamenta e permettono il mantenimento delle infrastrutture che danno la possibilità alla tua azienda di funzionare.

Quanto costa un dipendente? Gli elementi da considerare nel calcolo del costo del personale

Eccoci arrivati alla parte più “consistente” del nostro excursus su costo del personale. Come accennavamo poco fa, il costo di un dipendente è composto da vari elementi. Oltre alla chiara divisione tra costi diretti e indiretti è importante avere bene a mente tutte le voci di costo che concorrono a formare la spesa totale che l’azienda deve sostenere per i propri dipendenti. Vediamole insieme.

Costo di un dipendente: lo stipendio

È abbastanza ovvio che, quando si parla di di costo del personale, la prima cosa che viene in sia lo stipendio che viene corrisposto ai dipendenti.

Lo stipendio rappresenta infatti la retribuzione diretta dei dipendenti, e può avvenire sotto forma di uno stipendio base (calcolato in base a vari fattori come esperienza, posizione e responsabilità) o di un salario orario (ovvero una paga ad ora, più comune nel settore produttivo). Quando si guarda al costo di un dipendente nel suo complesso, è molto probabile che la retribuzione di base costituisca la percentuale maggiore rispetto al costo totale che un azienda sostiene.

In Italia, la somma di tutti gli stipendi lordi ricevuti da un dipendente viene definita Retribuzione Annua Lorda (abbreviato in RAL).

La RAL potrà anche essere la parte più rilevante del costo del personale, ma non è affatto l’unica. Ed è proprio qui che molte aziende rischiano di sforare il proprio budget, non tenendo conto delle componenti aggiuntive che costituiscono questa voce di spesa. Quali sono? Scopriamole insieme.

Costo di un dipendente: i processi di ricerca e selezione

Quando si assume un dipendente, tocca (come è normale che sia) pagarlo. E quello ovviamente è un costo. Non bisogna, però, dimenticarsi di quali costi abbiamo sostenuto per assumerlo.

Il costo di una nuova assunzione è uno dei principali KPI del recruitment e può aumentare significativamente il costo del personale per la tua azienda, in quanto incide sull’efficienza dei tuoi processi di acquisizione dei dipendenti.

Possiamo dividere il costo ricerca, selezione e gestione del personale tra costi di assunzione interni ed esterni e costi di onboarding:

Costo del personale: costi di assunzione interni

Se gestisci il tuo recruitment internamente, ci sono una varietà di costi che la tua azienda può sostenere quando assumi un nuovo dipendente, tra cui:

• Software di ricerca e selezione: Se vuoi che i tuoi recruiter siano efficienti, dovrai dotarti degli strumenti necessari a gestire i processi di assunzione nel modo migliore. Questo significa investire in un software per il recruiting e la selezione del personale (ATS).
• Tempo: I tuoi recruiter e il tuo dipartimento HR impiegheranno tempo, energia e risorse per cercare, selezionare ed assumere il personale necessario, e questo tempo deve essere messo in conto per calcolare quanto costa un dipendente.
• Costi per la pubblicazione di annunci: per riuscire ad assumere nuovi talenti avrai bisogno di pubblicare degli annunci di lavoro (tramite LinkedIn, Indeed e le altre piattaforme di recruitment). La pubblicazione, per ovvie ragioni, non è gratuita e i costi necessari a permetterla vanno chiaramente ad incidere sul costo del personale.

👉 Qui un approfondimento su come implementare un efficiente processo di recruiting e selezione del personale.

Costo del personale: costi di assunzione esterni

Se decidi di affidarti ad un recruiter esterno, dovrai chiaramente corrispondere una commissione per il servizio prestato. Questa commissione, solitamente, è rappresentata da una percentuale della retribuzione di base del nuovo assunto che, nella maggior parte dei casi, può variare tra il 15% e il 25%.

Costi di onboarding

Una volta che un nuovo dipendente è stato assunto, dovrai necessariamente provvedere ad intergrarlo in azienda attraverso un processo di onboarding. L’onboarding aziendale è una parte fondamentale nel processo di familiarizzazione di un dipendente ad una nuova realtà lavorativa. Tenere in considerazione il suo costo, è importante per avere un’idea chiara delle spese totali relative al personale.

Costo di un dipendente: spese di gestione

Indipendentemente quale sia il tuo settore o il tuo tipo di business, i tuoi dipendenti avranno necessariamente bisogno di alcune infrastrutture di base per poter svolgere il proprio lavoro. Per questo motivo, anche le spese generali concorrono a formare quello che è l’effettivo costo del personale.

Parlare di quanto costa un dipendente riferendosi alle spese di gestione non è facile, ma generalmente vengono considerati costi come:

• L’affitto: Se i tuoi dipendenti a tempo indeterminato, part-time o ad ore lavorano nel tuo ufficio, avrai bisogno di affittare un locale. Oltretutto, man mano che il tuo team cresce, potresti aver bisogno di un ufficio più grande, il che comporterà dei costi più elevati.

• Le utenze: sempre parlando di ufficio, non puoi non tenere in considerazione le utenze, come l’elettricità, acqua e riscaldamento. Ovviamente, più personale avrai, più alte saranno le tue bollette.
• I mobili e le attrezzature da ufficio: devi considerare anche il costo sostenuto per fornire ai tuoi dipendenti gli strumenti necessari per svolgere il loro lavoro, dai computer alla cancelleria, passando per i mobili d’ufficio e la strumentazione tecnica.
• I costi operativi: come datore di lavoro e sostituto d’imposta, dovrai necessariamente sostenere alcuni costi operativi ricorrenti legati, ad esempio, al calcolo delle buste paga e al loro pagamento.
• Spese di gestione per dipendenti in smart working: anche se non disponi di un ufficio, potresti dover sostenere delle spese di gestione: ad esempio, una somma aggiuntiva per coprire l’affitto di un co-working o pagare una parte delle loro utenze se lavorano direttamente da casa.

Costo del personale: tasse e contributi previdenziali

Inizialmente abbiamo parlato dello stipendio dei dipendenti, definendolo come costo diretto del personale. Se è vero che la cosiddetta RAL sono inclusi una dei contributi assicurativi e previdenziali, che sono a carico del dipendente, è altrettanto vero che la rimanente parte dev’essere versata dall’azienda.

I contributi assicurativi e previdenziali a carico del datore di lavoro sono essenzialmente:

• I contributi INPS, che permettono al dipendente di ottenere la pensione
• I contributi INAIL, relativi all’assicurazione dei dipendenti contro malattie ed infortuni sul lavoro

L’ammontare totale dei contributi sociali e previdenziali a carico del datore di lavoro varia in base alla retribuzione annua lorda del dipendente ed altri elementi come:

• Tipo di azienda e dimensione
• Settore
• Qualifica del dipendente (responsabilità, e rischio)

Come abbiamo accennato, non è possibile fornire delle cifre precise ma si può tenere conto del fatto che, solitamente, questi costi corrispondono in media dal 30% della RAL di un lavoratore.

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Costo di un dipendente: trattamento di fine rapporto (TFR)

Questo è un costo che viene facile dimenticare. Si tratta del trattamento di fine rapporto, più comunemente conosciuto i termini “TFR” o “liquidazione”. Rappresenta una somma di denaro che spetta di diritto al lavoratore dipendente nel momento in viene terminato il rapporto lavorativo (sia per licenziamento, che per dimissioni o pensionamento).

Si tratta di una compensazione che avviene in maniera differita rispetto alla cessazione del rapporto di lavoro, e viene determinato per quote annuali. Come si calcola il TFR?

Per calcolare l’ammontare del TFR da accantonare ogni anno, per poterlo corrispondere al dipendente al momento della conclusione del rapporto lavorativo è sufficiente fare calcolo molto semplice. Basta, infatti, prendere la retribuzione annua lorda e dividerla per 13,5. A questa somma va poi aggiornato annualmente in base all’indice di rivalutazione stabilito in misura pari al 75% dell’inflazione più un 1,5% di tasso fisso.

Costo di un dipendente: benefit aziendali

Non entrano a far parte della retribuzione diretta, ma i benefit aziendali sono assolutamente da considerare nel momento in cui si vuole considerare il costo totale del personale. Un sistema di welfare è fondamentale, non solo per attrarre i migliori talenti ma anche per mantenere quelli già presenti in azienda, evitando un eccessivo turnover del personale.

Tra i principali benefit aziendali, anche per diminuire il turnover, solitamente troviamo:

• Assicurazione medica privata: uno dei benefit più comuni è l’assicurazione sanitaria privata, ma non è economico. I costi variano in base ai piani sanitari e ai trattamenti inclusi che sceglierai di offrire ai tuoi dipendenti (dentista, fisioterapia, psicologo ecc.).
• Cibo: buoni pasto, mense aziendali, snack e bevande sono benefit che qualsiasi impiegato si aspetta e rappresentano chiaramente un costo aggiuntivo.
• Contributo per i trasporti: molte aziende, soprattutto quelle nelle grandi città, decidono di offrire un contributo ai propri dipendenti per coprire, in tutto o in parte, i costi sostenuti per raggiungere l’ufficio.
• Incentivi per sport e wellness: dimostrare di essere interessati alla salute e alla forma fisica dei propri dipendenti è importante. Ecco perché sempre più aziende investono in abbonamenti a palestre o corsi di yoga gratuiti per i propri dipendenti.

Calcolo del costo del personale: esempi

È arrivato il momento della pratica! Come si calcola veramente il costo di un dipendente? Anche se è molto difficile dare una risposta univoca a questa domanda (perché, come abbiamo visto, le variabili sono molte), abbiamo voluto creare degli esempi che ti possano aiutare a capire quanto costa un dipendente in base a diversi scenari base.

Per semplificare, abbiamo tenuto conto solo dei costi direttamente imputabili al dipendente (stipendio e contributi). Ricorda di aggiungere ed imputare correttamente in proporzione le altre voci di costo di cui abbiamo parlato.

👉  Siamo sicuri che potrà esserti di aiuto soprattutto questo focus su come calcolare lo stipendio netto e lordo dei dipendenti.

Esempio: quanto costa un dipendente a tempo indeterminato full-time

Partiamo calcolando la RAL del dipendente. Ipotizziamo uno stipendio lordo mensile di 1.800 euro, più una tredicesima di 1.200 euro.

La RAL del dipendente sarà: 1.800 x 12 + 1.200= 22.800 euro

Poi, calcoliamo i contributi a tuo carico sulla retribuzione, ipotizzando una percentuale del 30%.

I contributi a carico dell’azienda saranno quindi: 22.800 x 30%= 6.840 euro

Dopodiché, passiamo al calcolo della quota di TFR da accantonare, calcolandola come abbiamo visto sopra.

La quota di TFR da accantonare sarà: 22.800 / 13,5 = 1.689 euro (arrotondato)

Per finire, sommiamo i dati ricavati per capire quanto costa un dipendente a tempo indeterminato full-time:

22.800 + 6.840 + 1.689 = 31.329 euro

Esempio: quanto costa un dipendente a tempo indeterminato part-time

Partiamo allo stesso modo calcolando la RAL del dipendente. Ipotizziamo un part-time a 30 ore settimanali e una tredicesima di 800 euro. Lo stipendio lordo mensile non sarà lo stesso bensi rapportato al numero minore di ore:

1.800 x 30 ore di part-time settimanali / 40 ore settimanali classiche = 1.350

La RAL del dipendente sarà: 1.350 x 12 + 800= 17.000 euro

Passiamo poi al calcolo dei contributi a tuo carico sulla retribuzione, ipotizzando una percentuale sempre del 30%.

I contributi a carico dell’azienda saranno quindi: 17.000 x 30%= 5.100 euro

Dopodiché, passiamo al calcolo della quota di TFR da accantonare, calcolandola come allo stesso modo.

La quota di TFR da accantonare sarà: 17.000 / 13,5 = 1.260 euro (arrotondato)

Per finire, sommiamo i dati ricavati per capire quanto costa un dipendente a tempo indeterminato full-time:

17.000 + 5.100 + 1.260 = 23.360 euro

Semplificati la vita con un software per la gestione delle spese

Tenere a mente tutte le componenti che entrano a far parte del costo del personale non è un compito affatto facile. Non si tratta solamente di calcolare con precisione le varie componenti della busta paga ma anche di poter categorizzare, aggiungere ed allocare correttamente le voci di spesa.

Factorial metta a disposizione un efficiente software di gestione delle spese aziendali che ti permette di semplificare notevolmente i tuoi processi contabili. Grazie al suo software HR potrai:

• Unificare le spese dei tuoi dipendenti, caricandole tutte facilmente in un unico posto
• Aggiungere informazioni aggiuntive alle tue voci di spesa, per rendere la suddivisione più facile ed intuitiva
• Classificare ed analizzare le tue voci di costo, per monitorare ed avere sempre sotto controllo le tue spese le la loro tipologia
• Creare dei report personalizzati sull’andamento dei tuoi costi aziendali, in modo da avere sempre chiaro come stai spendendo il tuo budget

Speriamo che questo articolo riguardo al costo del personale ti sia stato utile. Per qualsiasi dubbio o domanda relativa alla gestione dei costi dei tuoi dipendenti non esitare a contattarci!

Scritto da Matteo Pizzinato

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