Per calcolare quanto costa assumere un nuovo dipendente l’azienda non può tenere conto solo dell’ammontare dello stipendio che deve garantire, ma il calcolo del costo del personale include contributi, TFR, benefit, costi indiretti e spese organizzative. Solo una valutazione precisa e attenta di queste variabili permette a imprenditori, HR e consulenti di pianificare il budget con accuratezza e tutelare i margini aziendali.
Proviamo allora ad analizzare le singole voci di spesa, accompagnate da un esempio pratico, così da capire meglio come quantificare costi diretti e indiretti del personale.
- Costo del personale: differenza tra retribuzioni e costi connessi
- Quanto costa un dipendente? Gli elementi da considerare nel calcolo del costo del personale
- Calcolo del costo del personale: esempi
- Permessi non goduti a fine rapporto: costo da non sottovalutare
- Semplificati la vita con un software per la gestione delle spese
- Domande frequenti sul costo del personale
Costo del personale: differenza tra retribuzioni e costi connessi
Quando si parla di costo del lavoro è necessario fare un’importante divisione. Il costo del personale è dato dalla somma di tutti i salari pagati ai dipendenti, dei benefit aziendali loro corrisposti e delle tasse pagate dal datore di lavoro.
Per capire quanto costa un dipendente bisogna tenere conto di alcuni aspetti:
- Il costo del personale può essere diviso in due categorie principali che sono il costo diretto del lavoro (produzione) e il costo indiretto del lavoro (non legato alla produzione).
- Il costo diretto del personale include gli stipendi dei dipendenti che producono un prodotto o un servizio, mentre il costo indiretto del lavoro riguarda tutti gli elementi non legati alla produzione ma necessari allo svolgimento delle attività del personale
- Se il costo del personale è allocato o diviso in maniera sbagliata o sproporzionata, la tua azienda potrebbe veder ridurre il proprio margine di guadagno o la soddisfazione dei propri impiegati
Avere una chiara divisione contabile riguardo ai costi del personale ti aiuta a capire il funzionamento del tua azienda in modo da poter apportare le modifiche necessarie e ottimizzare i tuoi processi.
Il tuo bilancio aziendale dovrebbe essere organizzato in maniera tale da permetterti di distinguere tra i costi direttamente correlati alle prestazioni della tua azienda, e quelli che contribuiscono le fondamenta e permettono il mantenimento delle infrastrutture che danno la possibilità alla tua azienda di funzionare.
Quanto costa un dipendente? Gli elementi da considerare nel calcolo del costo del personale
Eccoci arrivati alla parte più “consistente” del nostro excursus su costo del personale. Come accennavamo poco fa, il costo di un dipendente è composto da vari elementi. Oltre alla chiara divisione tra costi diretti e indiretti è importante avere bene a mente tutte le voci di costo che concorrono a formare la spesa totale che l’azienda deve sostenere per i propri dipendenti. Vediamole insieme.
1. Lo stipendio (RAL)
Quando si parla di di costo del personale, la prima cosa che viene in sia lo stipendio che viene corrisposto ai dipendenti.
Lo stipendio rappresenta infatti la retribuzione diretta dei dipendenti, e può avvenire sotto forma di uno stipendio base (calcolato in base a vari fattori come esperienza, posizione e responsabilità) o di un salario orario (ovvero una paga ad ora, più comune nel settore produttivo). Quando si guarda al costo di un dipendente nel suo complesso, è molto probabile che la retribuzione di base costituisca la percentuale maggiore rispetto al costo totale che un azienda sostiene.
Per calcolare la RAL (Retribuzione Annua Lorda) di un dipendente, occorre moltiplicare l’importo lordo fisso e moltiplicarlo per il numero di mensilità previste dal CCNL applicato, che sono di solito 13 o 14.
Esempio pratico: Un dipendente con un lordo mensile fisso di 2.500€ e CCNL a 14 mensilità ha una RAL di 35.000€ (€2.500 x 14), con bonus e straordinari esclusi dal calcolo.
2. I costi per i processi di ricerca e selezione
Quando si assume un dipendente, si deve tenere conto anche dei costi sostenuti per assumerlo.
Il costo di una nuova assunzione è uno dei principali KPI del recruitment e può aumentare significativamente il costo del personale per la tua azienda, in quanto incide sull’efficienza dei tuoi processi di acquisizione dei dipendenti.
Possiamo dividere il costo ricerca, selezione e gestione del personale tra costi di assunzione interni ed esterni e costi di onboarding:
Costi di assunzione interni
Se gestisci il tuo recruitment internamente, ci sono una varietà di costi che la tua azienda può sostenere quando assumi un nuovo dipendente, tra cui:
- Software di ricerca e selezione: Per fare in modo che i tuoi recruiter siano efficienti, dovrai dotarli degli strumenti necessari a gestire i processi di assunzione nel modo migliore. Questo significa investire in un software per il recruiting e la selezione del personale (ATS).
- Tempo: I tuoi recruiter e il tuo dipartimento HR impiegheranno tempo, energia e risorse per cercare, selezionare e assumere il personale necessario, e questo tempo deve essere considerato nel calcolo di quanto costa un dipendente.
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Costi di assunzione esterni
Se decidi di affidarti ad un recruiter esterno, dovrai invece corrispondere una commissione per il servizio prestato. Questa commissione, solitamente, è rappresentata da una percentuale della retribuzione di base del nuovo assunto che, nella maggior parte dei casi, può variare tra il 15% e il 25%.
Costi di onboarding
L’onboarding aziendale non è solo un periodo di accoglienza del nuovo assunto, è un investimento operativo. Tra postazione di lavoro, strumenti di lavoro, formazione iniziale e ore di affiancamento tolte ai colleghi senior, il costo di inserimento di un dipendente non è da ignorare.
3. Tasse e contributi previdenziali: costi INPS e INAIL
Inizialmente abbiamo parlato dello stipendio dei dipendenti, definendolo come costo diretto del personale. Se è vero che nella RAL sono inclusi una dei contributi assicurativi e previdenziali, che sono a carico del dipendente, è altrettanto vero che la rimanente quota dev’essere versata dall’azienda.
I contributi assicurativi e previdenziali a carico del datore di lavoro sono essenzialmente:
- I contributi INPS, che permettono al dipendente di ottenere la pensione
- I contributi INAIL, relativi all’assicurazione dei dipendenti contro malattie e infortuni sul lavoro
L’ammontare totale dei contributi sociali e previdenziali a carico del datore di lavoro varia in base alla retribuzione annua lorda del dipendente ed altri elementi come:
- Tipo di azienda e dimensione
- Settore
- Qualifica del dipendente (responsabilità, e rischio)
Come abbiamo accennato, non è possibile fornire delle cifre precise ma si può tenere conto del fatto che, solitamente, questi costi corrispondono in media dal 30% della RAL di un lavoratore.
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4. Il trattamento di fine rapporto (TFR)
Il TFR (o “liquidazione”) è una somma di denaro che spetta di diritto al lavoratore dipendente nel momento in viene terminato il rapporto lavorativo (sia per licenziamento, che per dimissioni o pensionamento).
Si tratta di una compensazione che avviene in maniera differita rispetto alla cessazione del rapporto di lavoro, e viene determinato per quote annuali. Come si calcola il TFR?
Per calcolare l’ammontare del TFR da accantonare ogni anno si applica una formula stabilita dal Codice Civile (Art. 2120). Basta, infatti, prendere la retribuzione annua lorda e dividerla per 13,5. A questa somma va poi aggiornato annualmente in base all’indice di rivalutazione stabilito in misura pari al 75% dell’inflazione più un 1,5% di tasso fisso.
Ecco un esempio pratico: su una RAL di 30.000€, il calcolo per l’accantonamento del TFR si ottiene dividendo i 30.000€ per il valore fisso 13,5. Il risultato è pari a circa 2.222€ all’anno (ovvero circa il 6,89% della RAL), a cui andrà sommata la rivalutazione ISTAT negli anni successivi.
5. Welfare e benefit aziendali
Non sono parte della retribuzione diretta, ma i benefit aziendali sono assolutamente da considerare nel momento in cui si vuole considerare il costo totale del personale. Un sistema di welfare è fondamentale, non solo per attrarre i migliori talenti ma anche per mantenere quelli già presenti in azienda, evitando un eccessivo turnover del personale.
È bene considerare, però, che molti di questi costi possono essere poi dedotti dall’azienda. Vediamo i benefit aziendali più diffusi e quanto possono costare in media.
| Benefit | Costo medio per dipendente (indicativo) | Temi fiscali e operativi da considerare |
| Buoni Pasto | 5€ – 8€ al giorno (ca. 1.100€–1.750€/anno) | Esenti da contributi e IRPEF fino a 8€/giorno (se elettronici). Costo interamente deducibile dal reddito d’impresa. |
| Assistenza Sanitaria Integrativa | 150€ – 500€ / anno | Spesso obbligatoria nei CCNL (es. Metasalute, Est). I contributi versati al fondo sanitario non concorrono a formare reddito da lavoro. |
| Fringe Benefit e Rimborso Utenze | Fino alla soglia di esenzione di legge | Buoni acquisto, carburante o rimborso bollette. Deducibili al 100% per l’azienda entro le soglie annuali stabilite dalla normativa. |
| Mobilità e Trasporti | 300€ – 600€ / anno | Abbonamenti al trasporto pubblico o contributi per il pendolarismo. Esenti da tassazione per il dipendente e deducibili per l’azienda. |
| Wellness e Sport | 150€ – 400€ / anno | Convenzioni con palestre o piattaforme di benessere. Migliorano il clima aziendale e aumentano la retention. |
Calcolo del costo del personale: esempi
Dunque, considerato quanto detto, come si calcola veramente il costo di un dipendente?
Anche se è molto difficile dare una risposta univoca a questa domanda (perché, come abbiamo visto, le variabili sono molte), abbiamo voluto creare degli esempi che ti possano aiutare a capire quanto costa un dipendente in base a diversi scenari base.
Per semplificare, abbiamo tenuto conto solo dei costi direttamente imputabili al dipendente (stipendio e contributi). Ricorda di aggiungere ed imputare correttamente in proporzione le altre voci di costo di cui abbiamo parlato.
👉 Siamo sicuri che potrà esserti di aiuto soprattutto questo focus su come calcolare lo stipendio netto e lordo dei dipendenti.
Esempio: quanto costa un dipendente a tempo indeterminato full-time
Partiamo calcolando la RAL del dipendente. Ipotizziamo uno stipendio lordo mensile di 1.800 euro, più una tredicesima di 1.200 euro.
La RAL del dipendente sarà: 1.800 x 12 + 1.200= 22.800 euro
Poi, calcoliamo i contributi a tuo carico sulla retribuzione, ipotizzando una percentuale del 30%.
I contributi a carico dell’azienda saranno quindi: 22.800 x 30%= 6.840 euro
Dopodiché, passiamo al calcolo della quota di TFR da accantonare, calcolandola come abbiamo visto sopra.
La quota di TFR da accantonare sarà: 22.800 / 13,5 = 1.689 euro (arrotondato)
Per finire, sommiamo i dati ricavati per capire quanto costa un dipendente a tempo indeterminato full-time:
22.800 + 6.840 + 1.689 = 31.329 euro
Esempio: quanto costa un dipendente a tempo indeterminato part-time
Partiamo allo stesso modo calcolando la RAL del dipendente. Ipotizziamo un part-time a 30 ore settimanali e una tredicesima di 800 euro. Lo stipendio lordo mensile non sarà lo stesso bensi rapportato al numero minore di ore:
1.800 x 30 ore di part-time settimanali / 40 ore settimanali classiche = 1.350
La RAL del dipendente sarà: 1.350 x 12 + 800= 17.000 euro
Passiamo poi al calcolo dei contributi a tuo carico sulla retribuzione, ipotizzando una percentuale sempre del 30%.
I contributi a carico dell’azienda saranno quindi: 17.000 x 30%= 5.100 euro
Dopodiché, passiamo al calcolo della quota di TFR da accantonare, calcolandola come allo stesso modo.
La quota di TFR da accantonare sarà: 17.000 / 13,5 = 1.260 euro (arrotondato)
Per finire, sommiamo i dati ricavati per capire quanto costa un dipendente a tempo indeterminato full-time:
17.000 + 5.100 + 1.260 = 23.360 euro
Permessi non goduti a fine rapporto: costo da non sottovalutare
Un elemento spesso trascurato nel costo del personale riguarda i permessi e ferie non goduti. Alla cessazione del rapporto di lavoro, infatti, le ferie non godute devono essere sempre monetizzate, mentre i permessi (ROL/ex festività) monetizzati secondo il CCNL applicato.
Queste somme, incidono sul costo finale del dipendente e sono soggette a contribuzione e tassazione ordinaria.
Inoltre c’è da considerare:
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Tassazione e contribuzione ordinaria: L’indennità sostitutiva delle ferie e dei permessi non goduti è soggetta a piena contribuzione INPS (sia a carico azienda che dipendente) e alla tassazione IRPEF ordinaria.
-
La scorta contributiva a 18 mesi (Regola INPS): Anche se il rapporto di lavoro prosegue, l’azienda è tenuta a versare anticipatamente i contributi INPS sulle ferie maturate e non fruite entro 18 mesi dalla fine dell’anno di maturazione. Questo può generare quindi un’uscita di cassa inattesa nel budget aziendale.
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Rischio Sanzioni Amministrative: La mancata concessione delle 4 settimane minime di legge espone l’azienda a sanzioni pecuniarie da 120€ fino a oltre 5.000€ per ciascun lavoratore interessato.
Semplificati la vita con un software per la gestione delle spese
Tenere a mente tutte le componenti che entrano a far parte del costo del personale non è un compito affatto facile. Non si tratta solamente di calcolare con precisione le varie componenti della busta paga ma anche di poter categorizzare, aggiungere ed allocare correttamente le voci di spesa.
Factorial metta a disposizione un efficiente software di gestione delle spese aziendali che ti permette di semplificare notevolmente i tuoi processi contabili. Grazie a Factorial potrai:
- Unificare le spese dei tuoi dipendenti, caricandole tutte facilmente in un unico posto
- Aggiungere informazioni aggiuntive alle tue voci di spesa, per rendere la suddivisione più facile ed intuitiva
- Classificare ed analizzare le tue voci di costo, per monitorare ed avere sempre sotto controllo le tue spese le la loro tipologia
- Creare dei report personalizzati sull’andamento dei tuoi costi aziendali, in modo da avere sempre chiaro come stai spendendo il tuo budget
Speriamo che questo articolo riguardo al costo del personale ti sia stato utile. Per qualsiasi dubbio o domanda relativa alla gestione dei costi dei tuoi dipendenti non esitare a contattarci!
Domande frequenti sul costo del personale
Cosa si intende per costi del personale?
Per costo del personale si intende la somma complessiva sostenuta dall’azienda per i propri lavoratori. Comprende le retribuzioni lorde (salari e stipendi), gli oneri sociali e previdenziali (INPS e INAIL), il Trattamento di Fine Rapporto (TFR) e gli eventuali benefit.
Quanto deve incidere il costo del personale?
L’incidenza del costo del personale varia in base al settore e alla struttura aziendale, ma come regola generale dovrebbe attestarsi tra il 20% e il 30% del fatturato complessivo per garantire un equilibrio finanziario sostenibile.
I contributi quanto incidono sul costo del lavoro?
Circa il 28%-32% della retribuzione lorda, salvo agevolazioni.
Come calcolare il costo di un dipendente per l’azienda?
Il linea di massima, si effettua sommando la RAL del dipendente, i contributi a carico dell’azienda (~30%) e il TFR (RAL / 13,5). Se presenti, vanno aggiunti anche i costi di benefit e welfare aziendali.
Il TFR è un costo per l’azienda?
Sì, anche se differito. Va accantonato ogni anno.
I benefit aziendali aumentano il costo del personale?
Sì, ma possono essere fiscalmente vantaggiosi rispetto agli aumenti salariali, per via della loro frequente deducibilità.
I permessi non goduti vengono pagati?
Sì. Alla cessazione del rapporto, solo le ferie non godute sono sempre pagate, mentre i permessi lo sono se lo prevede il CCNL. E incidono sul costo finale del dipendente.
Quanto costa all’azienda un dipendente che prende 2000 euro netti?
Un dipendente con uno stipendio netto di 2.000 euro al mese comporta una RAL indicativa di circa 38.000–40.000 euro. Aggiungendo i contributi a carico dell’azienda (circa il 30%) e l’accantonamento del TFR, il costo totale aziendale è compreso indicativamente tra i 50.000 e i 55.000 euro all’anno.
