Cosa intendiamo quando parliamo di indennità sostitutiva di preavviso? In quali casi va applicata? Come funziona in busta paga?
Una delle domande più frequenti di dipendenti e datori di lavoro riguarda la fine del rapporto lavorativo e il relativo periodo di preavviso. Sapevi che, nel caso in cui non rispetti il preavviso, potresti vederti costretto a pagare un indennizzo?
In questa guida, approfondiremo tutti i casi relativi all’indennità sostitutiva di preavviso, come funziona e come effettuare il calcolo dell’importo dovuto.
- Cos’è l’indennità sostitutiva di preavviso
- Come funziona l’indennità sostitutiva di preavviso
- Casi specifici in cui ricorre l’obbligo
- Indennità sostitutiva e TFR
- Come si calcola l’indennità sostitutiva
- Esempio indennità sostitutiva in busta paga
- Domande frequenti sull’indennità sostitutiva di preavviso
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Cos'è l'indennità sostitutiva del preavviso
Partiamo dalle basi: cos’è l’indennità sostitutiva del preavviso?
Questo indennizzo è una somma di denaro che il datore di lavoro o il lavoratore devono corrispondere all’altra parte nel caso in cui il rapporto di lavoro venga interrotto senza che ci sia stata una preventiva comunicazione, entro i termini previsti dal contratto collettivo nazionale (CCNL), dalla legge o dagli accordi individuali. La legge regola sia i licenziamenti, sia le dimissioni.
La disciplina di riferimento è l’art. 2118 del Codice Civile, che stabilisce: “Ciascuno dei contraenti può recedere dal contratto a tempo indeterminato, dando preavviso nel termine e nei modi stabiliti dalle norme corporative, dagli usi o secondo equità. In mancanza di preavviso, il recedente è tenuto a corrispondere un’indennità equivalente all’importo della retribuzione che sarebbe spettata per il periodo di preavviso“.
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Come funziona l'indennità sostitutiva di preavviso
Nel momento in cui una delle due parti (datore o lavoratore) decide di interrompere il rapporto di lavoro senza rispettare i giorni di preavviso previsti, l’altra parte ha diritto a ricevere l’equivalente economico di tale periodo non lavorato.
L’indennità ha infatti lo scopo risarcitorio, poiché serve a compensare la parte lesa dalla mancata possibilità di organizzarsi per tempo in caso di cessazione del rapporto. Per questo si parla di indennità “sostitutiva” del preavviso.
Il periodo di preavviso varia quindi in base a:
- Livello e qualifica del dipendente, infatti i lavori con responsabilità più elevate o i ruoli apicali (es. quadri, dirigenti) richiedono solitamente tempi più lunghi per essere sostituiti rispetto a quelli di lavoratori con mansioni operative o esecutive;
- Anzianità di servizio, per cui maggiore è l’esperienza maturata in azienda e più lungo è il periodo di preavviso previsto. Questo perché un lavoratore con lunga esperienza rappresenta spesso un valore significativo per l’organizzazione e richiede più tempo per essere rimpiazzato, mentre per il lavoratore stesso un cambio di impiego può essere più complesso;
- CCNL applicato, che funge da fonte regolatore principale di uno specifico comparto, specificando la durata esatta del preavviso in funzione di livello e anzianità, sia per il datore che per il lavoratore, anche tenendo conto di quelle che sono le esigenze e le tutele tipiche di quel settore.
Il preavviso, infatti, è necessario sia al datore di lavoro per avviare i processi di selezione per sostituire il lavoratore, sia al dipendente per trovare un nuovo lavoro in caso di licenziamento.
Sospensione del periodo di preavviso
Un aspetto spesso trascurato riguarda la sospensione del decorso del preavviso. Qualora durante il periodo di preavviso lavorato si verifichino eventi tutelati dall’ordinamento, come malattia, infortunio sul lavoro, congedo di maternità obbligatoria o ferie già programmate e concordate, il decorso del termine di preavviso si sospende e riprende al cessare dell’evento sospensivo, con conseguente posticipazione della data di cessazione effettiva del rapporto.
Questo meccanismo garantisce che il preavviso sia effettivamente lavorato o, in alternativa, integralmente indennizzato.
Preavviso e dimissioni telematiche
Dal 12 marzo 2016, ai sensi dell‘art. 26 del D.Lgs. 151/2015, le dimissioni volontarie nel settore privato devono essere presentate esclusivamente in modalità telematica tramite il portale del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (cliclavoro.gov.it), con accesso tramite SPID, CIE o CNS.
Il lavoratore ha 7 giorni di tempo per revocare le dimissioni con le stesse modalità. La data di decorrenza indicata nel modulo telematico determina l’inizio del periodo di preavviso. Se il lavoratore non lo rispetta, scatta l’obbligo dell’indennità sostitutiva.
Recesso del datore di lavoro
Nel caso in cui sia il datore di lavoro a recedere il contratto senza rispettare il preavviso, è obbligato a erogare l’indennità sostitutiva sia nel caso in cui l’azienda impone il recesso immediato al lavoratore, che non si dichiara d’accordo, sia nel caso in cui, invece, il lavoratore si dichiara d’accordo.
Recesso del lavoratore
Nel caso in cui sia il lavoratore a recedere dal contratto (dimissioni) senza rispettare il periodo di preavviso previsto, il datore di lavoro ha due possibilità:
- Trattenere l’indennità sostitutiva del preavviso sull’ultima busta paga, in quanto il dipendente ha interrotto il rapporto in anticipo rispetto ai termini pattuiti;
- Rinunciare formalmente al preavviso, esonerando il lavoratore dall’obbligo di lavorarlo e non trattenendo alcuna somma a titolo di indennità sostitutiva.
Il datore di lavoro non può “non accettare” le dimissioni, ma può richiedere al dipendente di rispettare il preavviso. In caso di rifiuto da parte del lavoratore, sarà legittimo procedere alla trattenuta dell’importo corrispondente all’indennità sostitutiva. In materia di dimissioni, infatti, l’azienda non ha potere di accettazione o rifiuto del recesso: può solo prenderne atto e comportarsi di conseguenza.
Casi specifici in cui ricorre l'obbligo di indennità sostitutiva di preavviso
Ci sono alcune situazioni, molto comuni, in cui pagare l’indennità sostitutiva di preavviso è obbligatoria. Ovvero:
- Dimissioni senza preavviso, in questo caso il lavoratore è tenuto a pagare l’indennità al datore (di solito viene trattenuta dall’ultima busta paga);
- Licenziamento senza preavviso, qui è invece il datore a dover corrispondere l’indennità al lavoratore.
Casi in cui non viene corrisposta l’indennità
Non è previsto invece il pagamento dell’indennità nei casi in cui la legge ammette il mancato preavviso, ovvero per le dimissioni e i licenziamenti per giusta causa.
Le dimissioni per giusta causa si verificano quando il lavoratore è costretto a lasciare il lavoro senza preavviso per comportamenti gravi del datore di lavoro che rendono impossibile la prosecuzione anche temporanea del rapporto (es. mancato pagamento dello stipendio, molestie, demansionamento).
In questi casi, la legge (art. 2119 c.c.) riconosce la legittimità dell’interruzione immediata, proprio perché il dipendente subisce un pregiudizio. Il lavoratore, dunque, non ha l’obbligo di rispettare il preavviso e non deve alcuna indennità all’azienda.
Il licenziamento per giusta causa è quello motivato da comportamenti del lavoratore talmente gravi (es. furto, insubordinazione, abbandono del posto di lavoro) da rompere irrimediabilmente il vincolo fiduciario tra le parti.
Anche in questo caso, l’interruzione è immediata e il datore di lavoro non è tenuto a corrispondere l’indennità sostitutiva di preavviso, perché la gravità della condotta del dipendente giustifica la cessazione immediata del contratto.
Casi particolari: rinuncia al preavviso da parte del datore
Quando è il datore di lavoro a rinunciare al preavviso del lavoratore dimissionario, cioè quando accetta che il dipendente cessi immediatamente il rapporto senza lavorare i giorni previsti, il lavoratore non ha diritto all’indennità sostitutiva.
Il preavviso è un obbligo reciproco: la scelta del datore di non richiederlo esonera il dipendente dall’obbligo di lavorarlo, ma non genera alcun diritto a un compenso aggiuntivo (Cass. n. 6782/2026). Diverso è il caso in cui sia il datore a recedere senza preavviso: in quel caso l’indennità è sempre dovuta al lavoratore.
Indennità sostitutiva e TFR
Qual è la correlazione tra indennità sostitutiva del preavviso e TFR? La domanda è più ricorrente di quanto si possa pensare, tanto che si è reso necessario l’intervento della Corte di Cassazione, nel gennaio 2023.
La sentenza n. 1581/2023, infatti, ha stabilito che l’indennità sostitutiva di preavviso non incide sul TFR. Questo vuol dire che la cifra dell’indennità non sarà inclusa nella base di computo del TFR, com’è anche esclusa dal calcolo delle ferie, dei permessi e delle mensilità aggiuntive.
Tuttavia, anche se l’indennità sostitutiva è distinta, viene liquidata insieme al TFR nel cedolino di fine rapporto e, a livello fiscale:
- Se è erogata dal datore di lavoro (licenziamento): è soggetta a tassazione separata ai sensi dell’art. 17 del TUIR, calcolata con la stessa aliquota applicata al TFR (e non con l’aliquota ordinaria IRPEF);
- Se è trattenuta al lavoratore (dimissioni senza preavviso): l’importo trattenuto riduce l’imponibile fiscale del dipendente, che pagherà quindi meno tasse sui redditi da lavoro di quell’anno.
Come si calcola l'indennità sostitutiva di preavviso
Vuoi calcolare a quanto ammonterà l’indennità sostitutiva del preavviso di un dipendente e non sai come fare? Il calcolo dell’indennità, in realtà, è molto semplice: la cifra da corrispondere sarà pari all’importo della retribuzione che sarebbe spettata al dipendente per il periodo di preavviso.
Quindi, il calcolo si basa sulla retribuzione globale di fatto, che comprende la paga base, indennità di contingenza, l’EDR (eventuale elemento distinto della retribuzione), il superminimo e tutti gli altri elementi fissi e continuativi della retribuzione.
Quindi, per sapere quanto spetta, va moltiplicata la durata del preavviso (espressa in giorni, settimane o mesi) stabilita dal CCNL per il valore della retribuzione (giornaliera, settimanale o mensile, secondo il caso).
Formula di base:
Indennità = (Retribuzione lorda mensile / giorni del mese) × giorni di preavviso non lavorati
Facciamo un esempio per capire meglio.
Immaginiamo un dipendente assunto con un contratto del CCNL Commercio, 4° livello, con un’anzianità di circa 5 anni. La sua retribuzione lorda mensile è pari a 1.800 euro, e il periodo di preavviso previsto dal contratto è di 30 giorni.
Se questo lavoratore decide di lasciare l’azienda senza rispettare il preavviso, cioè senza lavorare i 30 giorni previsti, il datore di lavoro potrà richiedere il pagamento dell’indennità sostitutiva per l’intero periodo.
Per calcolarla si prende la retribuzione mensile lorda e la si divide per i 30 giorni del mese, ottenendo così la retribuzione giornaliera: in questo caso, 1.800 euro diviso 30 fa 60 euro al giorno. Moltiplicando questa cifra per i 30 giorni di preavviso non lavorati, si ottiene un’indennità sostitutiva lorda pari a 1.800 euro.
Nel caso opposto, in cui è il datore di lavoro a decidere di interrompere il rapporto di lavoro senza rispettare il periodo di preavviso previsto dal contratto, il procedimento è lo stesso: si divide la retribuzione mensile per i 30 giorni, ottenendo 60 euro al giorno, e si moltiplica per i 30 giorni di preavviso non lavorati, arrivando così a un importo lordo di 1.800 euro.
La differenza è che la somma verrà corrisposta dall’azienda al dipendente insieme alle altre spettanze di fine rapporto.
Esempio indennità sostitutiva in busta paga
In ogni caso, l’indennità sostitutiva andrà sempre indicata in busta paga.
Questo vuol dire che il datore di lavoro, nella generazione della busta paga, dovrà assicurarsi di aggiungere la voce “indennità sostitutiva preavviso” nella colonna delle entrate o delle deduzioni, a seconda di chi dovrà corrispondere l’indennità.
Tenere sempre sotto controllo la generazione delle buste paga e la loro revisione, nello specifico quando in azienda si verificano casi come questi, può essere un compito complesso e commettere un errore può portare a complesse questioni legali.
Per questo motivo consigliamo di valutare l’utilizzo di un software HR, come Factorial, che terrà sotto traccia tutte le questioni relative alle buste paga dei dipendenti e conserverà in maniera digitale e 100% sicura tutti i documenti relativi alla vita lavorativa della tua azienda.
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FAQ: indennità sostitutiva di preavviso
Come si calcola l’indennità sostitutiva di preavviso?
Si prende la retribuzione lorda mensile del lavoratore, la si rapporta ai giorni di calendario e si moltiplica per i giorni di preavviso non lavorati. È importante considerare tutti gli elementi fissi della retribuzione.
Quando spetta l’indennità sostitutiva di preavviso?
Spetta quando il rapporto di lavoro viene interrotto senza rispettare il periodo di preavviso previsto. Se il lavoratore si dimette senza dare preavviso, deve corrispondere l’indennità al datore. Se è il datore a licenziare senza preavviso, deve pagarla al dipendente.
Come viene tassata l’indennità di preavviso?
Quando viene corrisposta dal datore di lavoro in caso di licenziamento, l’indennità sostitutiva di preavviso è soggetta a tassazione separata (art. 17 del TUIR), applicando la medesima aliquota del TFR e non l’aliquota ordinaria IRPEF. Resta invece soggetta alla normale contribuzione previdenziale INPS. Se invece viene trattenuta al dipendente per dimissioni repentine, la somma va a dedursi direttamente dal suo imponibile fiscale fiscale ordinario.
Cosa ti viene pagato dopo le dimissioni?
Generalmente, il lavoratore riceve il TFR maturato, l’equivalente economico delle ferie e permessi non goduti, l’ultimo stipendio maturato e l’eventuale indennità sostitutiva (se dovuta).
Quanto perdo se non faccio tutto il preavviso?
La somma corrispondente ai giorni mancanti di preavviso viene trattenuta dall’ultima busta paga, con calcolo proporzionale alla retribuzione lorda. Quindi si può perdere anche un intero mese di stipendio, se non si lavora il preavviso completo.
