L’aspettativa non retribuita (spesso chiamata anche congedo non retribuito) consente al lavoratore di assentarsi per un periodo più o meno lungo, senza percepire retribuzione, mantenendo però il diritto alla conservazione del posto. È importante distinguere assenze retribuite (come ferie, malattia e congedi) e assenze non retribuite, tra cui rientra l’aspettativa. Questo perché non influenzano solo l’importo in busta paga, ma anche la gestione previdenziale.
La disciplina da applicare, in questi casi, è articolata e dipende sia dalla normativa vigente sia dai contratti collettivi applicati.
In questa guida vedremo nel dettaglio come funziona il congedo non retribuito, quali sono i requisiti e come gestire il periodo di aspettativa non retribuita senza rischi per l’azienda.
- Cos’è e come funziona l’aspettativa non retribuita
- Normativa di riferimento
- Aspettativa non retribuita: quando si può chiedere e quali sono i motivi?
- Aspettativa non retribuita per altro lavoro
- Come richiedere l’aspettativa non retribuita (+ Modello)
- Quando e come interrompere l’aspettativa non retribuita?
- Aspettativa non retribuita: puoi negare la richiesta?
- Aspettative non retribuite: cosa succede ai contributi
- Malattia durante l’aspettativa non retribuita
- Domande frequenti relative all’aspettativa non retribuita
Cos’è l’aspettativa non retribuita
L’aspettativa non retribuita è un periodo di sospensione del rapporto di lavoro durante il quale il dipendente conserva il proprio posto di lavoro, ma non percepisce lo stipendio né matura gli istituti contrattuali accessori (come ferie, tredicesima o anzianità di servizio).
A differenza dell’aspettativa retribuita, prevista solo per specifiche casistiche di legge (come i congedi di maternità o per gravi motivi familiari), questa misura consente di interrompere temporaneamente la prestazione lavorativa per ragioni personali o professionali diverse, garantendo al contempo che, al termine del periodo concordato, il lavoratore possa riprendere la propria attività nella stessa azienda.
Il datore di lavoro, in questo periodo, non può licenziare il dipendente a causa dell’assenza (salvo casi di giusta causa o cessazione dell’attività) ma non è tenuto a corrispondere uno stipendio e non versa i contributi previdenziali. In alcuni casi previsti dalla legge, il lavoratore può procedere al versamento volontario o al riscatto per evitare “buchi” pensionistici.
Normativa di riferimento
Il quadro normativo che regola l’aspettativa non retribuita è il risultato di un intreccio tra leggi dello Stato e accordi collettivi, ognuno con un ruolo specifico nel definire i diritti del lavoratore.
Al centro di questo sistema si colloca la legge n. 53/2000, che rappresenta il pilastro fondamentale per i congedi legati a eventi familiari o alla formazione. Questa norma è strettamente legata al decreto ministeriale n. 278/2000, il quale specifica i criteri tecnici e le casistiche concrete per cui è possibile richiedere la sospensione del lavoro per gravi motivi.
Un altro riferimento essenziale è lo Statuto dei Lavoratori (Legge n. 300/1970), che tutela la libertà e la dignità del dipendente, garantendo che il legame con l’azienda non si spezzi durante i periodi di assenza legittima.
Tuttavia, le leggi nazionali forniscono solo una cornice generale. Per conoscere i dettagli operativi, è necessario consultare i Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro (CCNL) di categoria. Sono proprio questi testi a stabilire la durata massima dell’assenza, le modalità per presentare la domanda e, in molti casi, a offrire condizioni più favorevoli o flessibili rispetto a quelle minime previste dalla legge.
Aspettativa non retribuita: quando si può chiedere e quali sono i motivi?
Ora scendiamo più nel dettaglio: in quali casi un dipendente può fare richiesta di aspettativa non retribuita? Quali sono i motivi leciti e quali, invece, non sono previsti dalla legge?
Molti HR si chiedono spesso: l’aspettativa quando si può chiedere davvero? Sebbene le motivazioni siano varie, è bene distinguere tra obblighi di legge e concessioni discrezionali del datore di lavoro. Capire come funziona il congedo non retribuito è fondamentale per evitare confusione, poiché la normativa prevede diversi scenari e, soprattutto, i CCNL di riferimento stabiliscono clausole e limiti temporali specifici da tenere in considerazione.
Analizziamo quindi, caso per caso, tutte le eventualità che potrebbero spingere un lavoratore a presentare una richiesta di congedo non retribuito e quali sono le regole per ciascuna di esse.
Le aspettative non retribuite possono essere richiesta per:
- Motivi personali
- Gravi motivi familiari
- Formazione
- Dottorato
- Cariche pubbliche elettive
- Volontariato
- Tossicodipendenza (anche per i familiari)
Differenze tra i due tipi di aspettativa
Aspettativa non retribuita per motivi personali
Il primo punto da analizzare riguarda proprio l’aspettativa non retribuita per motivi personali. In generale tutti i casi previsti della legge rientrano nel grande insieme dei motivi personali.
Per questo motivo si può affermare che qualsiasi altra motivazione non elencata qui di seguito non solo non è prevista dalla legge ma non è neanche valida per l’ottenimento dell’aspettativa non retribuita.
Ad esempio, un lavoratore chiede un permesso di lavoro o un ROL e non un’aspettativa se ha bisogno di alcuni giorni o alcune ore per ristrutturare casa, partecipare al matrimonio di un parente oppure seguire la recita del figlio.
Gravi motivi familiari
L’aspettativa per gravi motivi familiari può essere chiesta dal lavoratore quando ha necessità di assentarsi per motivi diversi da quelli previsti (e retribuiti):
- Ferie
- Malattia
- Maternità
- Assistenza ai familiari
Si tratta quindi di motivi eccezionali, da non confondere con i periodi di congedo retribuiti o con i congedi straordinari previsti dalla Legge 104, non sempre esplicitati nei contratti di lavoro che dovrai analizzare caso per caso.
Ad esempio, non è previsto un periodo di aspettativa non retribuita per accudire il figlio in caso di malattia. Tuttavia, i genitori alternandosi possono chiedere dei permessi non retribuiti. Oppure una persona può richiedere alcuni giorni di permesso aggiuntivi ai giorni concessi per superare un grave lutto.
L’aspettativa vera e propria per gravi motivi familiari, invece, può essere chiesta in caso d’infermità del coniuge (o convivente) o dei parenti fino al 2° grado.
In quest’ultimo scenario i tuoi dipendenti possono usufruire dell’aspettativa sia in maniera continuativa sia frazionata per un periodo comunque non superiore ai due anni. Nei due anni sono compresi anche i giorni festivi e non lavorativi.
Il periodo di assenza inoltre non permette al lavoratore né di maturare l’anzianità né è utile ai fini pensionistici.
Come datore di lavoro puoi concedere o non concedere l’aspettativa. Tuttavia, in caso di diniego dovrai motivare la decisione facendo leva su necessità aziendali e di forza maggiore tali da non permetterti di accettare la richiesta.
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Aspettativa non retribuita per formazione
Sia i lavoratori pubblici sia privati possono fare richiesta dell’aspettativa non retribuita per completare la propria formazione o per dedicarsi ad attività formative.
La legge stabilisce che il periodo di tempo può essere massimo di 11 mesi e può essere usufruito in maniera frazionata o continuata.
Per formazione si intende che il lavoratore ha diritto a un periodo di tempo per:
- Terminare la scuola dell’obbligo
- Conseguire la maturità
- Conseguire una laurea
- Svolgere altri corsi di formazione
Anche in questo caso dovrai garantire al lavoratore il mantenimento del posto. Hanno diritto a presentare la richiesta i soli dipendenti che hanno maturato almeno 5 anni di servizio nella tua azienda.
In caso di motivate esigenze produttive e organizzative puoi non accogliere la richiesta.
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Dottorato
Per quanto riguarda il dottorato il periodo di aspettativa è previsto per il solo settore pubblico, come previsto dalla legge 240/2010.
Pertanto, i tuoi dipendenti non possono chiedere l’aspettativa nel caso in cui risultino ammessi in un corso di dottorato, ma possono chiedere dei permessi studio pari a 120 ore l’anno non retribuite.
Cariche pubbliche
Per quanto riguarda l’aspettativa non retribuita chiesta da un lavoratore per svolgere una carica pubblica, devi sapere che i tuoi dipendenti ne hanno diritto per tutta la durata del mandato.
Ciò vale nel caso il lavoratore sia eletto come parlamentare italiano o europeo, oppure membro del consiglio regionale.
A differenza dei casi precedentemente analizzati, durante mandato il dipendente matura l’anzianità di servizio, ma ugualmente non matura:
- Ferie e permessi
- Tredicesima
- TFR
Differente è il caso in cui il lavoratore sia eletto presso un’amministrazione locale. L’aspettativa in questo caso non è prevista ma il dipendente neo eletto può chiedere dei permessi retribuiti fino a un massimo di 24 ore al mese, a condizione che queste ore siano utilizzate per lo svolgimento dell’attività politica.
Volontariato
Le aspettative non retribuite per volontariato sono disciplinate dai CCNL. Tendenzialmente sono previste sia per i lavoratori del settore pubblico, sia privato. La legge sul tema si esprime solo nel caso in cui l’attività di volontariato sia svolta presso un’organizzazione presente nell’elenco delle Agenzie della Protezione Civile.
In tal caso, dovrai concedere un periodo di aspettativa di 30 giorni continuativi e per un massimo di 90 giorni frazionati l’anno.
L’aspettativa per volontariato non è retribuita, salvo nel caso in cui il dipendente faccia parte di un’associazione inserita nell’elenco nazionale. La retribuzione è a carico del datore, il quale però può chiedere un rimborso alla Protezione Civile.
Tossicodipendenza
Nel caso un tuo lavoratore abbia problemi di tossicodipendenza ha diritto a chiedere un periodo di aspettativa non retribuito della durata pari al programma riabilitativo. Puoi concedere l’aspettativa e quindi garantire la conservazione del posto di lavoro nel solo caso in cui la tossicodipendenza sia accertata da un ente abilitato (i SERT).
L’aspettativa, che può essere fruita anche in modo frazionato, oltre a non essere retribuita non permette al lavoratore di maturare l’anzianità e la pensione.
Tale diritto può essere inoltre esercitato dal dipendente anche nel caso in cui debba prendersi cura di un familiare tossicodipendente, a condizione che il SERT ritenga necessaria l’assistenza di una figura esterna.
Aspettativa non retribuita per altro lavoro
Un altro punto sul quale focalizzarsi è quello relativo alla domanda: “Un dipendente può mettersi in aspettativa non retribuita per un altro lavoro?”.
La risposta è no. La legge, infatti, impedisce tale situazione: il lavoratore in aspettativa non può stipulare accordi con altri datori di lavoro. L’ultima ordinanza risale al giugno 2022, quando la Corte di Cassazione si è espressa con con l’ordinanza n.19321 per reiterare l’impossibilità di svolgere un secondo lavoro durante l’aspettativa.
Qualora dovessi trovarti a gestire una simile situazione, dovresti come sempre mostrarti cercare di mediare e trovare un accordo con il membro del tuo team prima d’intraprendere qualsiasi lunga e spinosa azione legale che in ultimo potrebbe comunque riconoscere il diritto di licenziare il dipendente per giusta causa.
Ti invito comunque a gestire la situazione con attenzione. Alcuni CCNL prevedono la possibilità che il lavoratore trovi impiego presso un’altra organizzazione durante l’aspettativa, altri contratti, invece, riportano espressamente il divieto di collaborare per attività concorrenti.
L’unica eccezione a questo caso riguarda i dipendenti pubblici, che godono della possibilità di sfruttare aspettative non retribuite per avviare attività imprenditoriali, per una durata massima di 12 mesi e senza decorrenza di anzianità.
Come richiedere l’aspettativa non retribuita (+ Modello)
Ma come va richiesta l’aspettativa al datore di lavoro?
Il dipendente non è tenuto né a contattare l’INPS né i sindacati, ma deve presentare tutte le documentazioni del caso al fine di giustificare il motivo della futura assenza. Pertanto, allegato alla richiesta, preferibilmente presentata in forma scritta, prima di accettare (o rifiutare) dovrai consultare la documentazione fornita.
Il dipendente può quindi scrivere una lettera A/R oppure inviare una PEC al datore di lavoro, accertandosi di riportare dati quali:
- Nome
- Posizione lavorativa
- Periodo di aspettativa richiesto
- Motivazioni
- Data
In allegato è necessario presentare la documentazione attestante le motivazioni riportate nella lettera.
Modello di richiesta aspettativa per dipendenti
Quando e come interrompere l'aspettativa non retribuita?
L’aspettativa non retribuita si interrompe nel momento in cui cessano le motivazioni che hanno spinto il lavoratore a farne richiesta.
Non è necessario compilare alcun documento formale, può essere sufficiente uno scambio di e-mail con il reparto HR o direttamente con il titolare. Fermo restando che la durata varia a seconda dei casi e comunque non è mai superiore ai due anni, un lavoratore può quindi liberamente accordarsi con il datore e può scegliere anche di tornare in azienda in modo frazionato.
Ad esempio, in caso di aspettativa per formazione questa si interrompe una volta terminato il corso di studi, in caso di volontariato è la fine dell’emergenza a determinare la fine dell’aspettativa, così come in caso di cariche elettive, la fine del mandato determina la fine del periodo di assenza.
Aspettativa non retribuita: puoi negare la richiesta?
Come anticipato, in quanto datore di lavoro, hai diritto a negare la domanda di aspettativa non retribuita qualora dovessi ritenere illegittime le motivazioni o qualora le esigenze aziendali non ti permettano di rinunciare alla risorsa.
Dovresti porre massima attenzione prima di decidere sul da farsi. Concedere l’aspettativa implica che il lavoratore ha diritto a conservare il posto di lavoro e quindi non è possibile licenziarlo per giusta causa.
Non concedere l’aspettativa è per alcuni aspetti ancor più rischioso. Oltre a essere una decisione che con ogni probabilità mina la serenità del lavoratore, qualora i motivi alla base siano ritenuti illegittimi potrebbero causare contenziosi e richieste di dimissioni per giusta causa.
In casi estremi, potresti anche essere costretto a rispondere davanti alla legge della tua decisione di negare la richiesta.
Aspettativa non retribuita: cosa succede ai contributi
È doveroso soffermarci su cosa succede ai contributi durante il periodo di aspettativa non retribuita. Considerato che il periodo di tempo fruito dai tuoi lavoratori non rientra né tra i permessi né tra i congedi retribuiti, non dovrai versare alcun contributo, anche se alla base vi sono motivi personali o familiari.
Tuttavia, bisogna fare alcune distinzioni. Nel caso in cui il periodo sia richiesto per motivi di studio, il lavoratore può facoltativamente decidere di versare i contributi ai fini pensionistici, mentre non ha alcun modo per maturare giorni di ferie o congedi.
Nel caso in cui l’aspettativa venga fruita per cariche pubbliche, il lavoratore può chiedere e ottenere il riconoscimento dei contributi figurativi.
Questi ultimi sono particolari contributi previdenziali che pur non comportando alcuna spesa al lavoratore o al datore di lavoro concorrono alla determinazione della pensione e all’ammontare del futuro assegno pensionistico. Questo particolare accredito è previsto in casi particolari tra cui rientra il periodo di aspettativa non retribuito per cariche elettive.
Malattia durante l’aspettativa non retribuita
Il tema delle aspettative non retribuite è talmente vasto che potrebbero sorgere diversi dubbi. Uno di questi è: “Cosa succede se un dipendente si ammala durante questo tipo di aspettativa?”.
A questa domanda risponde l’ARAN, la quale fornisce un orientamento che a buona ragione può essere seguito anche dal settore privato.
Secondo l’agenzia, poiché a livello giuridico l’aspettativa non retribuita rientra tra i casi di sospensione del lavoro, ne consegue che la malattia non interrompe il periodo di aspettativa.
In altri termini, il lavoratore non può chiedere la retribuzione o l’indennità prevista in caso di malattia se questa si verifica durante un periodo di aspettativa non retribuito.
Domande frequenti relative all'aspettativa non retribuita
Per cosa si può chiedere l’aspettativa non retribuita?
Ci sono diverse motivazioni per richiedere l’aspettativa non retribuita:
- Motivi personali
- Gravi motivi familiari
- Formazione
- Dottorato
- Cariche pubbliche elettive
- Volontariato
- Tossicodipendenza (anche per i familiari)
L’aspettativa non retribuita può essere negata?
Il datore di lavoro ha diritto a negare la richiesta di aspettativa non retribuita qualora dovesse ritenere illegittime le motivazioni o qualora le esigenze aziendali non permettano di rinunciare alla risorsa. È bene tenere presente, però, che i motivi alla base devono essere ritenuti legittimi e che il dipendente potrebbe appellarsi alla legge per far valere il proprio diritto.
Si può lavorare in aspettativa non retribuita?
No, secondo la legge non è consentito lavorare durante l’aspettativa, né stipulare accordi con altri datori di lavoro. L’ultima ordinanza risale al giugno 2022, quando la Corte di Cassazione si è espressa con con l’ordinanza n.19321 per reiterare l’impossibilità di svolgere un secondo lavoro durante l’aspettativa.
Come funziona il congedo non retribuito?
In sintesi, il congedo non retribuito funziona come una sospensione del rapporto: il dipendente non lavora e non viene pagato, ma l’azienda gli garantisce il ritorno alla sua posizione originaria al termine del periodo.
