Certificato di malattia: quando è necessario? Come va richiesto? Quali sono le responsabilità dei datori di lavoro e dei lavoratori nei confronti dell’INPS?
Perdere qualche giorno di lavoro a causa di un problema di salute è un evento molto comune nel corso della vita aziendale di un dipendente: sono pochissime, infatti, le persone che concludono la propria carriera senza aver chiesto almeno un giorno di malattia.
I giorni di malattia sono retribuiti e possono variare molto a seconda delle problematiche del lavoratore: da permessi di uno o due giorni, nel caso di un problema di poco conto come un virus o un’influenza, a periodi di degenza più lunghi, che possono raggiungere i 180 giorni annuali.
Queste assenze vanno regolate tramite un certificato di malattia, uno strumento utile sia al datore di lavoro sia al dipendente per tracciare e giustificare la malattia.
Scopriamo insieme tutto ciò che c’è da sapere a riguardo.
- Che cos’è il certificato di malattia
- Quando deve essere presentato il certificato di malattia
- I tipi di certificato medico e come trasmetterli all’INPS
- Quali sono i diritti e i doveri del lavoratore in caso di malattia
- Come il datore di lavoro deve gestire le richieste di malattia
- Cosa fare in caso di continuazione di malattia
- Digitalizza la gestione dei giorni di malattia dei tuoi dipendenti
- Domande frequenti sul certificato di malattia
Che cos’è il certificato di malattia
Partiamo dalle basi: cosa sono i certificati di malattia e a cosa servono?
Tutti i lavoratori dipendenti che, a causa di problemi di salute, si trovano nell’impossibilità di prestare servizio, sono tenuti per legge a giustificare l’assenza mediante un apposito certificato medico.
Il certificato di malattia non è nient’altro che un documento che attesta la certificazione dell’impossibilità del lavoratore di svolgere le proprie funzioni, e fornisce una giustificazione all’assenza dal luogo di lavoro riconosciuta da un medico del Servizio Sanitario Nazionale.
Trasmesso telematicamente all’INPS dal medico curante, il documento riporta:
- i dati identificativi del paziente e del medico;
- la prognosi (ossia i giorni di prognosi prescritti per la guarigione);
- il recapito per eventuali visite fiscali e la data di rilascio, che coincide con l’inizio della malattia.
Per tutelare la privacy del lavoratore, la diagnosi dettagliata viene inviata esclusivamente all’INPS e non è visibile al datore di lavoro.
Quando deve essere presentato il certificato di malattia
La gestione dell’assenza per malattia prevede due passaggi:
- la comunicazione tempestiva all’azienda;
- la redazione del certificato medico.
Per far attestare l’incapacità lavorativa, è necessario rivolgersi a un medico abilitato (come il proprio medico di base o un medico ospedaliero), sarà lui a inviare il certificato in via telematica direttamente all’INPS il giorno stesso della visita. Grazie a questa procedura digitale, il datore di lavoro può visualizzare l’attestazione direttamente tramite i canali messi a disposizione dall’Istituto, senza che il dipendente debba consegnare alcun documento cartaceo.
Allo stesso tempo, però, il lavoratore ha l’obbligo di comunicare l’assenza direttamente alla propria azienda. Questa notifica è regolata dal Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) di riferimento o dai regolamenti interni, ma in genere deve essere effettuata tramite telefono, e-mail o modalità digitali aziendali prima dell’inizio dell’orario di lavoro o comunque entro la prima giornata di assenza.
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Certificato e assenza dal lavoro per indisposizione
Ma il certificato medico per il lavoro è sempre necessario? La risposta breve è sì, la regola generale prevede che l’assenza per motivi di salute debba essere sempre giustificata.
Tuttavia, per indisposizioni di breve durata – come un singolo giorno dovuto a un malessere passeggero – le modalità variano in base alle disposizioni del proprio Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL) e ai regolamenti aziendali.
Ad esempio, molti contratti prevedono che i primi giorni di malattia (periodo di carenza) non siano retribuiti o lo siano solo parzialmente: per questo motivo, pur restando fermo l’obbligo di avvisare tempestivamente l’azienda, per i malanni di un solo giorno le prassi possono differire sensibilmente rispetto ai periodi di degenza più lunghi, rendendo opportuno verificare sempre quanto stabilito dal proprio contratto di lavoro.
I tipi di certificato medico e come trasmetterli all'INPS
I certificati di malattia possono essere di due tipi:
- telematico;
- cartaceo.
La modalità di trasmissione all’INPS varia a seconda del documento. Dal momento della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, il canale cartaceo è diventato del tutto residuale, trovando applicazione solo in circostanze eccezionali.
Il certificato telematico
Il certificato telematico rappresenta la procedura standard e obbligatoria. È direttamente il medico curante o la struttura sanitaria (inclusi i medici di pronto soccorso e ospedalieri) a compilare e inviare il documento per via telematica all’INPS nel corso della visita.
Una volta completato l’invio, il sistema genera un numero di protocollo (identificativo del certificato) che il medico consegna al dipendente. L’attestazione di malattia e la prognosi sono consultabili online sia dal lavoratore sia dal datore di lavoro accedendo ai servizi dedicati del portale INPS.
Il certificato cartaceo
Il certificato medico cartaceo costituisce un’eccezione alla regola ed è ammesso esclusivamente in caso di oggettiva impossibilità tecnica temporanea del medico ad accedere al sistema telematico dell’INPS (ad esempio per prolungati guasti di rete o del portale).
Qualora venga rilasciato un certificato cartaceo per tali motivi straordinari, il lavoratore è tenuto a trasmetterlo all’INPS (e a consegnare copia cartacea o digitale al datore di lavoro, a seconda delle disposizioni aziendali) secondo le tempistiche previste dalla normativa
Quali sono i diritti e i doveri del lavoratore in caso di malattia
Nel caso di malattia, il lavoratore si vedrà riconoscere una serie di tutele, ma dovrà rispettare anche una serie di regole. Andiamo a vedere insieme i diritti e i doveri del dipendente in malattia:
Diritti del dipendente in caso di malattie
I dipendenti avranno diritto a:
-
Indennità di malattia:
I giorni di malattia dei dipendenti saranno retribuiti secondo le modalità previste dalla normativa o dalla contrattazione collettiva di riferimento. -
Periodo di comporto:
Il periodo di comporto è un lasso di tempo (generalmente definito dai CCNL) in cui il dipendente ha diritto alla conservazione del posto di lavoro.
Doveri del dipendente in caso di malattia
I dipendenti avranno diritto a:
-
Comunicazione dell’assenza:
Il dipendente dovrà comunicare al datore di lavoro della sua assenza in maniera tempestiva, secondo le modalità definite dal contratto o dai CCNL. -
Visita medica
Il dipendente, tramite una visita medica, certificherà il proprio stato di salute e si impegnerà all’invio al datore di lavoro del numero di protocollo del certificato (o codice identificativo), che il lavoratore può comunicare al datore di lavoro insieme all’attestazione telematica, anche se l’azienda può già visualizzare il documento direttamente sul portale INPS. -
Reperibilità:
Il lavoratore dovrà rispettare le fasce orarie di reperibilità previste dal proprio CCNL ed essere presente al momento dell’eventuale visita fiscale.
Come il datore di lavoro deve gestire le richieste di malattia
Una volta ricevuta la notifica della malattia di un dipendente, il datore di lavoro dovrà attivare una serie di procedure.
Non appena il medico effettua l’invio telematico, l’attestazione di malattia è immediatamente consultabile dall’azienda. Accedendo al portale dell’INPS tramite i canali telematici dedicati, il datore di lavoro o il consulente incaricato può visualizzare il documento inserendo il codice fiscale del lavoratore (e il numero di protocollo identificativo). Come previsto dalla normativa sulla privacy, l’attestazione visibile al datore di lavoro non contiene la diagnosi, ma esclusivamente la prognosi (i giorni di riposo prescritti).
Le informazioni relative all’assenza vengono quindi trasmesse all’ufficio paghe o al consulente del lavoro, che le utilizzerà per elaborare la busta paga, calcolando la corretta retribuzione e individuando la quota a carico dell’INPS e quella a carico dell’azienda, ovvero chi paga la malattia in base alle regole stabilite dalla legge e dal CCNL applicato.
Infine, il datore di lavoro – pur non potendo compiere accertamenti sanitari diretti sul dipendente – ha la facoltà di richiedere tempestivamente all’INPS l’invio di una visita fiscale di controllo (visita medico-legale domiciliare) fin dal primo giorno di malattia, uno strumento utile per verificare l’effettivo stato di infermità e garantire la regolare continuità dell’attività lavorativa.
Cosa fare in caso di continuazione di malattia
Infine, vediamo un ultimo punto che spesso genera confusione: la continuazione di malattia.
A volte, infatti, i giorni stabiliti dal medico per recuperare dalla malattia non sono sufficienti e, quindi, è necessario chiedere dei giorni aggiuntivi per prolungare il periodo di degenza.
Come funziona, allora, con il certificato medico? Quali sono le procedure da seguire?
In questo caso, oltre a rinnovare tempestivamente la comunicazione dell’assenza al datore di lavoro, è necessario rivolgersi nuovamente al medico per farsi rilasciare un certificato di prosecuzione (o continuazione). Questo documento serve a collegare il nuovo periodo di prognosi al precedente, garantendo la continuità dell’evento protetto dall’INPS.
La visita per il rinnovo e l’invio del certificato di prosecuzione devono avvenire entro l’ultimo giorno di validità del certificato precedente (o tempestivamente alla scadenza), evitando interruzioni temporali che potrebbero compromettere la copertura previdenziale o risultare in un’assenza non giustificata.
Infine, la normativa prevede il concetto di recidiva o ricaduta: se un nuovo episodio morboso della stessa natura si manifesta entro 30 giorni dalla fine del precedente, i periodi di malattia possono essere sommati (ad esempio ai fini del calcolo del periodo di comporto), richiedendo comunque una nuova certificazione medica collegata alla patologia originaria.
Digitalizza la gestione dei giorni di malattia dei tuoi dipendenti
Richiedere i giorni di malattia o di ferie, stabilire le regole per la comunicazione delle assenze, automatizzare il calcolo dei giorni di malattia e creare procedure per la presentazione di certificati medici. Tutti questi processi sono time-consuming e possono rivelarsi complessi da gestire, per quanto siano fondamentali nella vita quotidiana dell’azienda.
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FAQ: certificato di malattia
Come funziona il certificato di malattia?
Il certificato di malattia è un documento ufficiale che attesta l’incapacità temporanea al lavoro del dipendente, rilasciato da un medico abilitato. Il medico provvede a trasmetterlo per via telematica direttamente all’INPS il giorno stesso della visita, esonerando il lavoratore dalla consegna di documenti cartacei all’azienda.
Come scaricare il certificato di malattia?
I datori di lavoro o i consulenti autorizzati possono consultare gli attestati di malattia dei dipendenti accedendo all’apposita sezione del portale INPS tramite le proprie credenziali digitali (SPID, CIE o CNS), inserendo il codice fiscale del lavoratore. L’attestazione visibile all’azienda riporta unicamente la prognosi, tutelando la privacy del dipendente (la diagnosi resta visibile solo all’INPS).
Entro quanto tempo va mandato il certificato medico al datore di lavoro?
Il certificato di malattia deve essere compilato e inviato per via telematica dal medico il giorno stesso della visita (o al massimo il giorno successivo in casi eccezionali). Parallelamente, il lavoratore ha l’obbligo di avvisare tempestivamente il datore di lavoro della propria assenza secondo le modalità previste dal proprio contratto (CCNL).
