Chi si occupa della valutazione del personale in azienda? Quali strumenti utilizzi? Ogni dipendente dovrebbe sapere se sta lavorando nel modo giusto, se sei soddisfatto di lui e cosa può fare per migliorarsi.
Disporre di uno o più sistemi per valutare le performance ti permette di acquisire informazioni utili per raggiungere gli obiettivi aziendali.
Come scoprirai leggendo questo articolo, ci sono diversi sistemi per valutare il personale ma non tutti sono efficienti. È per questo che dovresti, prima di ogni altra cosa, individuare gli strumenti giusti, quelli, cioè, in grado di fornirti risultati quanto più oggettivi possibile.
Sommario
Cos'è la valutazione del personale
Per valutazione del personale si intendono l’insieme di strumenti che utilizzi in azienda per misurare la qualità del lavoro svolto dai dipendenti.
La valutazione quando ben realizzata, ti fornisce informazioni chiare sulla produttività dei lavoratori e sulla loro capacità di raggiungere gli obiettivi. Le informazioni rilevate dall’analisi vengono poi riportate nella scheda di valutazione del personale.
Le schede di valutazione del personale possono aiutarti a identificare chi sono i migliori talenti in azienda e a scoprire chi, diversamente, ha bisogno di acquisire nuove competenze per raggiungere il livello dei lavoratori più performanti.
Spetta a te o ai valutatori, guidare poi i lavoratori, motivandoli e suggerendo loro quali azioni intraprendere per colmare le lacune e i punti di debolezza emersi dalla revisione.
Valutazione del personale: perché è importante
Prima di vedere alcuni esempi di valutazione del personale, ricordiamo brevemente cosa si intende e perché è importante preparare alcune schede di valutazione del personale da utilizzare all’occorrenza.
Le schede di valutazione sono uno strumento essenziale per misurare l’attuale livello di preparazione e le prestazioni di un lavoratore. I risultati emersi ti aiutano a prendere importanti decisioni che coinvolgono sia la tua azienda sia i lavoratori stessi.
Per fare alcuni esempi, potresti aver bisogno di sapere perché alcuni reparti in azienda hanno difficoltà a raggiungere i risultati stabiliti, o il perché stai ricevendo alcuni feedback e recensioni negative.
O ancora potrebbe interessarti sapere se tutti i lavoratori dispongono delle giuste competenze digitali per iniziare a utilizzare software e strumenti innovativi, oppure stai pensando di premiare alcuni lavoratori che si sono particolarmente distinti, o semplicemente vuoi che ogni dipendente sappia esattamente in quali aree migliorare.
A seconda delle tue esigenze, la valutazione dei dipendenti ti aiuta a prendere decisioni migliori e sempre orientate alla crescita del personale e di conseguenza dell’intera organizzazione.
Riassumendo, un questionario di valutazione del personale è uno strumento che ti permette di:
- Prendere decisioni migliori
- Identificare i bisogni dei lavoratori
- Gestire al meglio i cambiamenti
Valutazione del personale: tutti i vantaggi
Una delle prime cose da dire è che i sistemi di valutazione del personale sono vantaggiosi e utili solo se fatti bene. Per fatti bene si intende:
- Scegliere con cura chi si occuperà delle valutazioni
- Valutare le performance a cadenza costante
- Utilizzare sistemi in grado di acquisire dati oggettivi
Queste tre attenzioni sono basilari. Come prima cosa ti suggeriamo di decidere chi si occuperà dei test di valutazione del personale. Puoi occupartene in prima persona, oppure nominare uno (o più) addetti alla valutazione delle performance.
In secondo luogo, è fondamentale effettuare le valutazioni a intervalli di tempo definiti, ad esempio: una volta all’anno, due volte l’anno, od ogni sei mesi. E infine, ti consigliamo di utilizzare software di valutazione del personale che possano aiutarti ad acquisire dati qualitativi e quantitativi.
Questi ultimi sono fondamentali per beneficiare di schede valutative oggettive, non influenzate cioè dalle opinioni personali o dei valutatori. Seguire queste prime regole generali porta a vantaggi tangibili tra cui:
- Migliori prestazioni
- Minori tassi di turn over
- Facilità nell’acquisire e trattenere i talenti
- Consolidamento della cultura aziendale
- Semplice e rapida individuazione dei punti di debolezza
I responsabili della valutazione del personale
Come accennato nel paragrafo precedente, la valutazione del personale aziendale è un’operazioni di cui puoi occuparti in prima persona o che puoi delegare a uno o più valutatori.
Generalmente si opta per questa seconda soluzione quando l’azienda conta molti dipendenti e risulta impossibile per il titolare valutare le performance di ogni singolo lavoratore. Nominare i responsabili della valutazione del personale è un processo molto delicato. Queste figure sono lavoratori interni all’azienda che per esperienza e posizione aziendale hanno le competenze necessarie per valutare le prestazioni dei colleghi.
Il nostro consiglio è di scegliere i valutatori tra i manager e i responsabili di reparto. Chiaramente non tutti hanno le medesime capacità valutative ed è per questo che dovresti stabilire dei criteri per selezionare i valutatori. Un valutatore:
- Occupa una posizione gerarchica superiore rispetto a chi deve valutare
- Conosce a fondo i processi e gli obiettivi del dipartimento
- Ha dimostrato ottime capacità comunicative e analitiche
Chi possiede tali caratteristiche ha le carte in regola per valutare le prestazioni dei lavoratori. Sarà lui quindi a elaborare report e dopo essersi confrontato con te, a invitare i dipendenti a colmare le lacune e i punti di debolezza emersi.
Sistemi di valutazione del personale
Vediamo ora i tre comuni sistemi che puoi utilizzare per la valutazione delle performance del personale. Spetta solo decidere quello che più ritieni utile considerato il settore in cui operi, gli obiettivi che desideri raggiunti e gli aspetti che vuoi valutare.
Sistema Performance Appraisal
Questo modello Performance Appraisal conosciuto anche come sistema di valutazione diretta, è utilizzato quando l’obiettivo è mettere a confronto le prestazioni dei lavoratori. Il valutatore deve quindi stilare una classifica. Al primo posto troviamo il miglior dipendente di un dipartimento e via via a scalare tutti gli altri.
La classifica è determinata unendo i dati delle performance rivelate da un software con le considerazioni fatte dal valutatore. Queste ultime si concentrano sulle soft skills del dipendente, ad esempio: capacità comunicative, problem solving, leadership.
Sistema Management by Objective
Un secondo sistema per la valutazione del personale è conosciuto con il nome di Management by Objective. In questo caso la valutazione è fornita prendendo come riferimento gli obiettivi da raggiungere.
Il dipendente riceve un feedback positivo quando riesce a completare un progetto entro i tempi previsti, oppure quando completa un corso di formazione o di aggiornamento.
Più obiettivi il lavoratore riesce a raggiungere migliore sarà la valutazione ottenuta. Il modello è molto utilizzato poiché fornisce risultati oggettivi, tuttavia si tralasciano alcuni punti di debolezza che potrebbero emergere dalle considerazioni del valutatore.
Sistema BARS
Il metodo BARS, dall’inglese Behaviorally Anchored Rating Scales, anche conosciuto come scala di valutazione comportamentale, è un esempio di valutazione focalizzata sugli atteggiamenti e sui comportamenti del personale in azienda. È considerato come uno dei metodi più precisi e oggettivi per valutare il personale.
A differenza dei metodi precedenti, quindi, ti focalizzi su un solo aspetto. Similmente ai metodi precedenti per ogni aspetto che desideri valutare devi utilizzare una scala di valutazione divisa in 3 – 5 o 7 differenti livelli.
Grazie al metodo BARS, puoi individuare tutti quei comportamenti in azienda potenzialmente nocivi evidenziando tratti caratteriali e della personalità inadeguati, contro cioè la cultura e i valori dell’organizzazione.
Ogni dipendente così viene a conoscenza di quali tratti della personalità migliorare. Ad esempio, alcuni potrebbero essere più propensi a creare un clima di tensione in azienda, altri potrebbero rapportarsi in modo errato con i clienti, altri ancora potrebbero avere difficoltà a relazionarsi con colleghi e superiori.
Questo metodo è spesso utilizzato per pianificare futuri corsi e attività formative, per migliorare la cultura aziendale e per individuare i tutti i talenti che soddisfano i requisiti comportamentali da te individuati.
Le scale grafiche
Il primo metodo per la valutazione dei dipendenti che ti presentiamo è quello delle scale grafiche, in inglese Graphic Rating Scale Method. Questo metodo puoi utilizzarlo prima di prendere decisioni quali:
- Promuovere un lavoratore
- Aumentare lo stipendio
- Affidare nuove mansioni
Si tratta di una valutazione che puoi condurre personalmente oppure affidarla ai manager o ai responsabili di ogni reparto. Nella pratica il metodo consiste nell’attribuire un punteggio, generalmente da 1 a 10, riguardo:
- Il livello di competenze del lavoratore
- La capacità di raggiungere gli obiettivi
- La personalità del lavoratore
La valutazione, come anticipato, può essere condotta attribuendo un punteggio, o in alternativa puoi pensare di utilizzare una scala di giudizi: scarso, sufficiente, discreto, buono, eccellente.
L’importante è inserire anche un commento, così che il lavoratore possa comprendere in che modo migliorare nelle aree in cui non ha raggiunto un risultato da te, o dai manager, ritenuto accettabile.
🎡 Prova a fare un’analisi delle performance con il nostro modello gratuito della Ruota delle competenze.
Le checklist
Uno dei più semplici esempi di valutazione del personale che puoi utilizzare è conosciuto con il nome di: liste di controllo o checklist. In questo caso, valuti le competenze, le capacità e le motivazioni del dipendente, creando domande specifiche a cui è possibile rispondere semplicemente con un “sì” o con un “no”.
Il metodo è utile perché fornisce una risposta oggettiva. Ad esempio, puoi verificare se il lavoratore è in grado di utilizzare un software o un macchinario, se è impegnato anche in programmi di formazione, se è soddisfatto delle attuali mansioni e così via.
La semplicità di questo metodo torna utile nel momento in cui preferisci sottoporre ai lavoratori un test auto valutativo, così che possano in autonomia stabilire il loro grado di preparazione riguardo i temi da te evidenziati nella scheda.
👉 Leggi l’articolo “Le tappe della valutazione delle prestazioni lavorative”.
Quiz e test
Se stai cercando un metodo quanto più oggettivo possibile per valutare i dipendenti in azienda, dovresti pensare di utilizzare le classiche schede composte da test e quiz a cui rispondere. Puoi quindi preparare alcune schede da sottoporre ai tuoi lavoratori includendo:
- Domande a risposta multipla
- Domande vero o falso
- Domande aperte
- Esercizi da svolgere
Si tratta, in altre parole, di creare dei veri e propri test. Così facendo elimini gli eventuali bias che potrebbero influenzare la capacità valutative del manager incaricato. I risultati raccolti possono esserti utili per pianificare quali corsi di formazione far seguire e per impostare azioni di reskilling o upskilling.
Per fare alcuni esempi, potresti preparare dei test specifici a seconda del reparto che hai intenzione di valutare, tenendo presente che l’importante è raccogliere tutte quelle nozioni che ritieni necessario il lavoratore conosca per svolgere al meglio i compiti e le mansioni a lui affidate.
Le criticità di questo metodo sono due. La prima è che richiede tempo. Preparare test specifici per ogni reparto e per ogni posizione ricoperta dal lavoratore all’interno dello stesso non è né semplice né immediato. La seconda è che proporre tale tipologia di test potrebbe richiedere ai lavoratori diverse ore del proprio tempo per rispondere a tutte le domande contenute.
Analisi soft skills
Un ultimo esempio di scheda di valutazione del personale consiste nel focalizzarsi sull’analisi delle soft skills. Come ben sai, le soft skills o competenze trasversali, sono sempre più importanti, equiparabili, per importanza, alle competenze acquisite sui banchi di scuola e universitari. Sapere quali lavoratori si distinguono per leadership, problem solving, public speaking, empatia, può aiutarti a prendere decisioni con maggiore consapevolezza.
Ad esempio, un lavoratore dotato di innate capacità in public speaking potrebbe essere la persona giusta per presentare un nuovo prodotto a una platea di potenziali acquirenti. Sapere quali lavoratori sono in grado più di altri di individuare e risolvere tempestivamente i problemi, potrebbero essere i profili giusti per migliorare il reparto vendite e le relazioni con i clienti.
Insomma, una valutazione a 360° del personale non può oggi prescindere da un’attenta analisi delle soft skills. Sono queste ultime infatti, che possono essere determinanti prima di prendere un’importante decisione.
Come può aiutarti la tecnologia?
Esistono diversi metodi per valutare i dipendenti in azienda, tuttavia, molti di questi sono dispendiosi in termini di tempo, altri difficilmente implementabili. La tecnologia oggi ti permette di valutare il personale e le performance in maniera semplice, oggettiva, aiutandoti a prendere decisioni determinanti per il futuro della tua organizzazione.
Il software all in one factorial, tra le numerose funzionalità, include anche la possibilità di valutare le competenze e le performance aziendali di ogni singolo dipendente. In poi click puoi:
Così facendo ogni singolo lavoratore ha chiaro cosa ti aspetti da lui e cosa deve fare per migliorarsi. Con Factorial la valutazione dei dipendenti diventa semplice e trasparente. In qualsiasi momento puoi monitorare l’attuale livello di performance dei lavoratori, oltre che elaborare report personalizzati, inviare feedback in tempo reale, verificare l’attuale efficacia dei corsi di formazione proposti e le eventuali modifiche da apportare.
👉 Leggi l’articolo “Performance review: come migliorare le prestazioni di lavoro”.
👉 Oppure “Come migliorare il piano della performance dei dipendenti”.
👉 O infine “Indicatori di performance dei dipendenti: la guida completa”.
Come compilare una scheda di valutazione del personale
Compilare la scheda di valutazione è un’altra operazione molto delicata. L’obiettivo diventa ora quello di trovare e adottare un modello standard da inviare a tempo debito ai lavoratori.
L’importante è che la scheda sia sintetica, che contenga le opinioni del valutatore e soprattutto che fornisca ai dipendenti informazioni chiare e precise riguardo le azioni da intraprendere per migliorarsi. Ti invitiamo quindi a servirti di un modello di scheda di valutazione che:
- Riassume l’insieme di compiti e mansioni del dipendente
- Mette in evidenza le aree in cui il lavoratore deve migliorare
- Riporta sia i punti di forza sia i punti di debolezza
Inoltre, è necessario che la scheda contenga una sezione in cui il valutatore può fornire un feedback sull’operato del dipendente. Il feedback è bene sia costruttivo, deve quindi contenere consigli:
- Pratici
- Diretti
- Realistici
Infine, ti consigliamo di inserire una sezione che il lavoratore può utilizzare per chiedere ulteriori chiarimenti. La scheda di valutazione, in altri termini, non ha solo una funzione valutativa, ma dovrebbe anche fare da base per un confronto costruttivo e trasparente tra i lavoratori e i valutatori.
Esempi di valutazione del personale
I commenti inseriti dal valutatore possono essere molto utili per i dipendenti. Questi ultimi, consultando la scheda dovrebbero riuscire a farsi un’idea precisa riguardo cosa fare per migliorarsi e allinearsi agli obiettivi aziendali.
Il nostro consiglio è di utilizzare un sistema a griglia dove riportare in alto il giudizio, ad esempio da non sufficiente a eccellente e in verticale la dimensione della valutazione. Ecco alcuni esempi di valutazioni positive, neutre e negative:
Valutazioni positive
- Si fa carico delle responsabilità, opera in autonomia e rispetta gli orari di lavoro.
- Ascolta attivamente, agisce nell’interesse dell’azienda ed è un punto di riferimento per i colleghi.
- Partecipa, coinvolge il gruppo e si dimostra capace di prendere decisioni tempestive anche in periodi di forte stress lavorativo.
Valutazioni neutre
- Raggiunge gli obiettivi ma non si dimostra costante nelle prestazioni
- Si limita allo svolgimento dei compiti assegnati ma si dimostra poco propenso a prendere iniziative
- Partecipa ad attività di gruppo e formative solo su diretta richiesta da parte dei superiori
Valutazioni negative
- Non si prende carico dei compiti e delle responsabilità previste dalla posizione aziendale occupata
- Fatica a seguire i suggerimenti dei superiori e non sempre ottiene feedback positivi dai clienti
- Dimostra difficoltà nel prendere decisioni e si dimostra poco propenso ad accettare nuove situazioni lavorative
💡 Può interessarti l’approfondimento “Esempi di feedback efficaci per i tuoi dipendenti: nuovi approcci e strumenti per la performance review”.
I migliori strumenti per valutare i tuoi dipendenti
Fino a pochi decenni fa, titolari d’azienda e valutatori avevano solo uno strumento a disposizione: carta e penna. A cadenza regolare, le figure incaricate, erano solite effettuare vari test di valutazione. Al termine inviavano l’analisi ai dipendenti, suggerendo loro le azioni da intraprendere per migliorare le performance e i comportamenti in azienda.
Oggi, la tecnologia ti permette di svolgere molto più rapidamente la valutazione del personale aziendale aiutandoti anche ad acquisire dati impossibili da rilevare fino a poco tempo fa. Puoi ad esempio:
- Utilizzare modelli in Excel: i fogli di calcolo elettronici (come ad esempio questa griglia a 9 caselle) e le relative formule sono molto utili per effettuare un’analisi rapida delle prestazioni senza il rischio che alcuni indicatori vengano ignorati o tralasciati.
- Utilizzare software HR: avvalersi di un software ti semplifica e automatizza ulteriormente le operazioni. Molti dati vengono acquisiti in automatico e le tante funzionalità presenti ti permettono di inviare feedback in tempo reale e di agire tempestivamente ogni qual volta noti un calo delle prestazioni.
Come utilizzare un software di valutazione del personale
Il processo di valutazione del personale, oltre che complesso è anche molto dispendioso in termini di tempo. In particolare, se ancora utilizzi carta e penna o modelli in Excel, i valutatori potrebbero perdere molti giorni di lavoro ogni anno nel valutare le prestazioni e i comportamenti del personale in azienda.
Utilizzare un software HR in tal senso ti permette di risolvere molteplici problemi aiutandoti a: snellire il processo, automatizzare molteplici operazioni e soprattutto colleziona per te importanti dati da utilizzare per valutare ancor meglio i lavoratori.
I migliori software per la valutazione del personale si distinguono dagli altri perché sono semplici e intuitivi da utilizzare.
Questo permette a tutte le risorse umane di trovarsi subito a loro agio con il nuovo applicativo. Inoltre, ti consigliamo di verificare la presenza di un servizio clienti, utile per risolvere ogni problema o difficoltà. Dopo aver selezionato alcuni dei possibili software da installare in azienda, concentrati su quelli che:
- Permettono d’inviare feedback immediati
- Forniscono un quadro completo sulle prestazioni del lavoratore
- Garantiscono un tracciamento continuo delle performance
- Permettono di stabilire KPI
- Elaborano in automatico report HR
I software disponibili in commercio con tutte queste caratteristiche non sono molti. Alcuni offrono funzionalità di base che non portano a un sostanziale miglioramento del processo.
L'importanza di un Software HR per valutare i dipendenti
A questo punto converrai con noi che un software HR può realmente rivoluzionare il modo in cui valuti i dipendenti. Software all in one come Factorial rappresentano, oggi, la soluzione ideale per tutte le PMI impegnate nei processi di digitalizzazione e automazione dei processi.
Relativamente ai sistemi di valutazione del personale Factorial ti mette a disposizione tutto ciò di cui hai bisogno per misurare, gestire e monitorare in tempo reale le performance dei dipendenti.
Il software ti permette di fare un passo in avanti verso una gestione aziendale sempre più digitalizzata e automatizzata. Con Factorial puoi: creare obiettivi da raggiungere, stabilire KPI e inviare feedback a 360° sulle prestazioni ottenute dei dipendenti. Puoi gestire tutte queste operazioni dal PC o dall’app Factorial.
In conclusione, con Factorial hai finalmente uno strumento pensato per definire, valutare e semplificare il raggiungimento degli obiettivi. Puoi assegnare uno o più valutatori per ogni dipendente, definire le metriche che ritieni più utili per la tua azienda e seguire l’andamento delle performance da un unico applicativo.
Le funzionalità del software non finiscono qui. Con Factorial digitalizzi tutti i processi HR. Da un unico strumento gestisci:
- I turni di lavoro
- Le richieste di ferie e i permessi
- I documenti aziendali
- Le spese aziendali
- E tanto altro
Valutazione del personale in azienda: le conclusioni
Valutare periodicamente i lavoratori, come abbiamo visto, è essenziale sia per mantenere il dialogo e il confronto costante tra te e i lavoratori sia per garantire a tutti i dipendenti uno sviluppo e una crescita in linea con le tue aspettative.
Le risorse umane in azienda è essenziale sappiano cosa ti aspetti da loro e come possono migliorarsi. Le revisioni, mensili, trimestrali o annuali, in tal senso, rappresentano uno degli strumenti più efficaci da utilizzare oggi per migliorare la produttività, far crescere l’attività e aumentare la trasparenza in azienda.
In questo articolo abbiamo visto come si siano evoluti i sistemi per la valutazione del personale aziendale. Puoi finalmente dire addio a complessi e poco trasparenti sistemi per la valutazione delle performance.
Oggi, la tecnologia ti permette di fare un passo in avanti. Puoi facilmente definire gli obiettivi, valutare a 360° gradi i lavoratori, avvalerti di report qualitativi e quantitativi. Tutto questo ti porta a individuare chi sono le risorse migliori in azienda. Infatti, sono loro i migliori talenti sui quali investire e assolutamente da trattenere.
In conclusione, non puoi più ignorare le nuove ed efficienti soluzioni portate dalla digital transformation, queste rappresentano l’unica strada da percorrere se desideri avvalerti di lavoratori sempre preparati e pronti ad affrontare le tante sfide che ti attendono.
👉 Leggi l’articolo “Produttività del lavoro: 12 tecniche per misurarla e aumentarla”.
