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Guida alla digitalizzazione dei processi aziendali

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7 minuti di lettura
digitalizzazione processi aziendali

Hai già iniziato la digitalizzazione dei processi aziendali? Ti stai ancora chiedendo cos’è e da dove iniziare?

Le opportunità offerte oggi dalla digital transformation sono da cogliere. La tua azienda ha un’occasione unica per risparmiare sui costi, snellire i processi, eliminare buona parte delle operazioni manuali. 

I vantaggi derivanti dalla digitalizzazione dei processi aziendali sono innumerevoli e li vedremo insieme in questo approfondimento, nel quale ti guideremo passo dopo passo alla definizione di una corretta strategia che riesca a portare la tua azienda a innovarsi rapidamente. 

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Digitalizzazione dei processi aziendali: cos’è e come implementarla

Per digitalizzazione dei processi aziendali si intende il processo che sfruttando la tecnologia porta la tua azienda a trovare una soluzione a problemi di tipo gestionale, logistico e organizzativo.

L’obiettivo è utilizzare la tecnologia per raccogliere dati. Questi vengono poi utilizzati per individuare l’insieme delle tecnologie che possono aiutarti ad avere un miglior controllo e monitoraggio di ogni processo. 

Ti bastano pochi minuti di ricerca sul web per capire che puoi digitalizzare numerosi processi. Dai più semplici: 

  • Digitalizzare i documenti in formato cartaceo 
  • Archiviare i documenti in un cloud 
  • Inviare feedback in tempo reale ai lavoratori 

Ai più complessi che prevedono una vera e propria trasformazione digitale (o digital transformation) in azienda. Puoi ad esempio pensare di avvalerti di sistemi gestire: 

  • Marketing e contenuti 
  • Contabilità 
  • Logistica 

La digitalizzazione dei processi aziendali è pertanto un’operazione che interessa più livelli. Può voler dire automatizzare una semplice e ripetitiva operazione, come anche intervenire su un intero reparto aziendale e trasformarlo completamente. 

Come vedremo in dettaglio nei prossimi paragrafi implementare la digitalizzazione in azienda richiede una fase preliminare di studio e analisi. Questa fase divide te e i lavoratori coinvolti in prima persona.

L’obiettivo è: 

  • Scoprire come la digitalizzazione può aiutare l’azienda
  • Identificare da quali cambiamenti partire 
  • Valutare attentamente i costi e i benefici

💡 In questo articolo vediamo i 6 pilastri fondamentali della digital transformation aziendale.

👉 Leggi l’articolo “Trasformazione Digitale: come sta cambiando i processi HR?”.

Cos’è un processo di digitalizzazione aziendale

Un processo di digitalizzazione aziendale si può definire l’insieme dei processi da compiere per identificare e implementare la nuova tecnologia in azienda nel minor tempo possibile. Si chiama processo perché si articola in diverse fasi. 

Come accennato in precedenza, il processo inizia dal momento in cui decidi di riunire un team di lavoro. Confrontandoti con ogni team individui quali nuove tecnologie implementare oltre che stimare i costi e i benefici che l’innovazione porterà all’azienda. 

Il processo continua poi con la fase di test. Durantdie questa fase devi sincerarti che tutto proceda per il meglio. La nuova tecnologia dovrebbe sì funzionare al meglio ma anche i lavoratori hanno bisogno di prendere confidenza e di imparare a utilizzare al meglio il nuovo componente o software.

In questa fase probabilmente avrai bisogno di pianificare alcuni corsi di formazione e aggiornamento. 

Ora che tutti i coinvolti in azienda sanno come utilizzare e sfruttare al meglio l’innovazione introdotta, puoi effettivamente notare i primi vantaggi per la tua attività.

Vantaggi che possono tradursi in termini di: 

  • Riduzione dei costi 
  • Riduzione del tempo 
  • Maggiore efficienza e produttività 
  • Possibilità di prendere decisioni migliori
  • Riduzione o eliminazione degli errori 

Se la nuova tecnologia ti permette di raggiungere almeno uno dei suddetti obiettivi allora l’innovazione introdotta ha effettivamente raggiunto lo scopo. Il processo di digitalizzazione aziendale si può dire che non termina mai. Sei tenuto infatti a monitorare sempre la situazione. A raccogliere nuovi dati e a identificare sempre nuove implementazioni che possono portare la tua azienda a migliorare ancor di più.

👉 Leggi l’articolo “Digitalizzazione Aziendale: la guida definitiva alla trasformazione dei processi [+Guida]”.

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Digital transformation: come implementarla in azienda

A questo punto ti starai chiedendo come effettivamente implementare la digital transformation in azienda. Abbiamo visto finora che è importante coinvolgere i lavoratori. Confrontarti con loro ti permette di identificare i primi processi da digitalizzare

Ogni azienda è diversa ma ci sono alcuni processi che interessano trasversalmente tutte le PMI: 

Gestire meglio il tempo

rilevazione presenze factorial

Una gestione ottimale del tempo vuol dire ottimizzare al meglio le ore che ogni dipendente trascorre in azienda. Ad esempio, potresti renderti conto che i lavoratori spendono ore del proprio tempo in attività quali: 

Queste operazioni di tipo burocratico tolgono tempo ai lavoratori. Tempo che non viene utilizzato in attività che influiscono sulla produttività e di conseguenza sui guadagni dell’organizzazione.

La buona notizia è che un software HR può facilmente automatizzarle. La tecnologia oggi permette di svolgere tutte le operazioni sopra elencate direttamente dallo smartphone e portarle a termine in pochissimi minuti. 

Valorizzare i talenti 

Valutazione del personale Factorial

La digitalizzazione dei processi aziendali ti porta anche a sfruttare la tecnologia per individuare, gestire e mantenere in azienda i migliori talenti. Dopo aver implementato un sistema per gestire al meglio il tempo, il secondo punto sul quale dovresti concentrarti è quindi: la valorizzazione dei talenti. 

Come ben sai, i lavoratori sono una risorsa. Investi del tempo nel selezionarli e nel formarli. Perderli è un insuccesso, così come lo è non riuscire a sfruttare appieno le loro potenzialità. 

Anche in questo caso un software HR può aiutarti. Il software ti aiuta a identificare e risolvere comuni problemi quotidiani che molto probabilmente stai fronteggiando: 

  • Difficoltà a valutare le performance dei lavoratori 
  • Comunicazione tra i reparti inefficace 
  • Scarso monitoraggio dei progetti in corso 

La possibilità di elaborare report basati sui risultati raggiunti dai lavoratori, d’inviare feedback e richieste in tempo reale, di valutare le performance dei dipendenti sono tutte operazioni che possono essere rapidamente digitalizzate

Puoi così gestire con maggior efficienza tutti i processi di performance management e valutazione del personale e di facilmente premiare i lavoratori migliori e guidare la crescita dei lavoratori che hanno bisogno di apprendere nuove abilità e competenze. 

Migliore gestione dei documenti 

software documenti azienda

La digitalizzazione dei processi aziendali infine passa anche per una migliore gestione dei documenti in azienda. Scrivanie piene di fogli e di moduli, stampanti sempre in funzione, continue richieste di firme e scansioni. Queste operazioni non solo fanno perdere molto tempo ma creano anche problemi di sicurezza. 

Un software HR può rapidamente risolvere il problema. Le PMI innovative oggi gestiscono e condividono le documentazioni direttamente in digitale, si avvalgono della firma digitale e dispongono di sistemi per l’archiviazione criptata delle documentazioni. 

Implementare un sistema per digitalizzare i documenti in azienda ti permetterà non solo di far risparmiare ore ai lavoratori ma anche di aumentare la sicurezza. I documenti non rischiano così di perdersi o di finire nelle mani sbagliate. 

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione aziendale?

Dovresti iniziare subito con la digitalizzazione dei processi aziendali. Non si tratta di seguire una moda. I vantaggi sono tangibili e permettono alla tua organizzazione di mantenere alta la competitività. Quest’ultima necessaria per emergere in mercati sempre più globalizzati. Un corretto processo di digitalizzazione ti porterà i seguenti vantaggi: 

  • Risparmio sui costi: più processi automatizzati vuol dire che i lavoratori perderanno meno ore in operazioni ripetitive e manuali. 
  • Maggiore efficienza: i lavoratori si concentrano nelle sole operazioni che richiedono l’abilità, la creatività e l’intelletto umano. 
  • Miglior controllo aziendale: monitorare le presenze, gestire le ferie e i permessi, permettere di timbrare il cartellino dallo smartphone, sono tutti processi che ti facilitano il controllo di tutta la forza lavoro in azienda. 
  • Decisioni basate sui dati: elaborare report sui dati raccolti dai software facilita i processi decisionali. Puoi così prendere importanti decisioni strategiche basate su dati qualitativi e quantitativi. 
  • Sviluppo dei talenti: digitalizzazione vuol dire anche ottimizzare le fasi di ricerca, selezione, onboarding e crescita dei lavoratori. Disporre di tutti gli strumenti per valorizzare il talento porta vantaggi notevoli per l’organizzazione. 
  • Riduzione dell’errore: affidare alla tecnologia le operazioni ripetitive è il miglior modo per evitare l’errore umano. Meno errori umani significa beneficiare di una migliore organizzazione aziendale. 
  • Dati al sicuro: tutti i dati e i documenti sono conservati in un cloud criptato. Puoi decidere chi può accedervi e scaricarli ovunque ti trovi. 

Da una maggiore facilità nel prendere le decisioni, a una sostanziale riduzione dei costi. Da un maggior controllo aziendale a un’ottimale valutazione delle performance dei lavoratori.

Il percorso verso una completa digitalizzazione aziendale, in definitiva, dovresti pensare d’intraprenderlo al più presto. Beneficiare sin da ora del progresso tecnologico ti permetterà di acquisire un vantaggio competitivo che ti metterà nella miglior posizione possibile per affrontare tutte le sfide che attendono te e i dipendenti. 

👉 Può interessarti l’approfondimento “Digital Workplace: cos’è, vantaggi e come crearlo [+ Guida]”.

Strumenti per la digitalizzazione aziendale

Sono tanti gli strumenti che puoi implementare in azienda. La digitalizzazione aziendale può ritenersi conclusa solo quando ogni reparto riesce a sfruttare al meglio le tecnologie esistenti e di conseguenza a beneficiare di uno o più dei vantaggi riportati in precedenza. 

Come abbiamo visto, partire da un software HR è la scelta migliore che puoi fare. Iniziare da tutti quei processi che direttamente e indirettamente coinvolgono i lavoratori ti permette di agire su quelli più impattanti per l’organizzazione. Successivamente puoi pensare ad altri strumenti. Ne sono un esempio: 

  • Suite per migliorare la collaborazione tra i lavoratori 
  • Strumenti per agevolare la comunicazione tra i team di lavoro 
  • Software per la gestione del marketing e dei contenuti 
  • Piattaforme specifiche per la gestione dei progetti 
  • Strumenti per digitalizzare la contabilità in azienda 

Come presto scoprirai studiando e valutando le varie possibilità ogni reparto può fare affidamento ad applicativi e software specifici. Ne sono un esempio i software: 

  • CMS (Content Management System) 
  • CRM (Customer Relationship Management) 
  • ERP (Enterprise Resource Planning)

Software HR all-in-one per la digitalizzazione dei processi aziendali

Uno dei migliori software HR all in one per la digitalizzazione dei processi aziendali è Factorial. Con Factorial hai la possibilità di automatizzare e digitalizzare tutte le operazioni davvero importanti per la tua azienda. Puoi provare il software gratuitamente per 14 giorni. 

Con Factorial rivoluzioni completamente la gestione delle risorse umane. Il software è intuitivo, facile da utilizzare e da installare. Ti permette di: 

Queste sono solo alcune delle tante operazioni in ambito HR che puoi finalmente digitalizzare, risparmiando tempo e risorse. Inoltre, grazie ai dati ottenuti puoi definire importanti OKR (Objectives and Key Results) che ti aiuteranno a prendere migliori decisioni per la tua azienda, elaborando, ogni volta che ne hai bisogno, report personalizzati. 

💡 Leggi l’articolo “Software gestione aziendale: i migliori software per la digitalizzazione”.

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Digitalizzazione dei processi aziendali: le conclusioni

In questo approfondimento siamo partiti dal significato di digitalizzazione processi aziendali, per poi passare ai vantaggi e a come effettivamente definire e iniziare il lavoro di digitalizzazione in azienda. 

Come abbiamo visto puoi utilizzare tante tecnologie, software e applicativi differenti, tuttavia dovresti partire da quelle tecnologie in grado di risolvere i più grandi problemi che tutte la tua azienda sta affrontando

Factorial è il software e l’app all in one che fa per te. Le tante funzionalità e la semplicità d’utilizzo ti stupiranno portando la tua azienda a una rapida ed efficace digitalizzazione dei processi.

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Nata a Firenze e laureata in Scienze Politiche (in particolare Comunicazione e Giornalismo) all’Università di Firenze. In Italia ha lavorato come giornalista ed ha collaborato con diversi siti web dedicati al mondo dell’attualità. Adesso vive a Barcellona ed è Content Marketing Specialist in Factorial e si occupa della creazione dei contenuti del mercato italiano. Il suo obiettivo è dare supporto, ispirazione e strumenti per far conoscere il mondo delle Risorse Umane e far crescere la community HR. Ama l’avventura, la natura, viaggiare e giocare a pallavolo.

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