Software ATS: come digitalizzare la selezione e ricerca del personale e qual’è il suo impatto

Ti sei sempre chiesto se un Software ATS potesse fare al caso tuo? Vuoi semplificare il processo di ricerca e assunzione dei talenti? Vuoi passare più tempo a crescere il capitale umano della tua azienda e meno in attività amministrative?

Il processo di ricerca del personale richiede molto tempo, specialmente in un mercato del lavoro come quello italiano con una disoccupazione dell’8,8%. Da responsabile delle risorse umane avrai notato che, per molti annunci di lavoro della tua azienda, ricevi una quantità spropositata di CV. 

Devi poi leggere questi CV, scartare quelli irrilevanti, e contattare i candidati che hai selezionato. Questo processo è lungo e tortuoso. Tuttavia, investendo in un software ATS puoi velocizzarlo e renderlo più efficiente. 

In questo articolo imparerai tutto quello che c’è da sapere sui software ATS. Cosa sono, come funzionano, e come scegliere quello più adatto alla tua azienda.

Cos’è un software ATS

Un software ATS (Applicant Tracking System) è un’applicazione che si occupa di gestire l’intero ciclo di vita dei dipendenti, dalla creazione dell’annuncio di lavoro all’assunzione del candidato. 

Lo scopo di un software ATS è quello di semplificare e velocizzare il lavoro del reparto risorse umane dell’azienda. Un software ATS ti aiuta ad automatizzare il frustrante compito di vagliare grossi volumi di curriculum, candidature e colloqui con i candidati. 

Inoltre, ti permette di analizzare l’andamento del tuo processo di reclutamento nel tempo. Ad esempio, puoi vedere quali sono le fonti di reclutamento più efficaci, quanto tempo ci vuole per assumere un nuovo dipendente, e il costo per assunzione. Con queste informazioni puoi ottimizzare il tuo processo di selezione.

Il risultato di implementare un software ATS è un aumento dell’efficienza nel processo di selezione dei candidati, che porta diversi vantaggi all’azienda:

• Snellisce il processo di assunzione
• Migliora la qualità del pool di candidati
• Semplifica la creazione e pubblicazione degli annunci di lavoro
• Risparmio di tempo e denaro

Un software ATS non è progettato per prendere una decisione finale su chi viene assunto. Questo compito spetta ancora al responsabile delle assunzioni. Tuttavia, un ATS può rendere il suo compito molto più semplice, raccogliendo e ordinando automaticamente i curriculum in base ai criteri da loro stabiliti.

Ma non solo, l’aggiunta di un software ATS rientra anche nella strategia di digitalizzazione aziendale. Oggi i talenti crescono in un ambiente completamente digitale, e questo si riflette anche nel modo in cui cercano lavoro. Offrendo ai candidati una piattaforma che combina identità e valori dell’azienda con un processo per candidarsi facilmente, diventi più attraente per i giovani lavoratori.

Come funziona un software ATS

Prima di cominciare, una piccola premessa. Ci sono software ATS per aziende di ogni dimensione, non sono esclusivi per il mercato enterprise. Questo significa che non tutti i software ATS offrono le stesse funzionalità. In questa sezione ci concentreremo su quelle più comuni. 

Il funzionamento di un software ATS può essere suddiviso in questi passaggi:

Creazione dell’offerta di lavoro

Quando un’azienda decide che è arrivato il momento di assumere un nuovo dipendente, la prima cosa da fare è quella di rendere pubblica la sua ricerca. Il gestore delle risorse umane inserirà nel software tutti i parametri di cui ha bisogno, che includono:

• Titolo professionale: Il titolo del posto vacante.

• Descrizione delle mansioni: Una descrizione dettagliata delle mansioni che il candidato dovrà svolgere. 
• Qualifiche e competenze richieste: Le qualifiche, ad esempio titoli di studio o certificazioni professionali; e le competenze che cerchi, includendo sia hard che soft skills.
• Canali di reclutamento: Dove vuoi che l’annuncio venga pubblicato. Ad esempio, sul sito web aziendale, su LinkedIn, o su altri portali dedicati alla ricerca del personale. 

Una volta impostati questi parametri il software pubblicherà automaticamente l’annuncio di lavoro in tutti i canali scelti.

Raccolta e analisi dei CV

Una volta pubblicato l’annuncio di lavoro, il software ATS inizia a raccogliere tutti i curriculum che arrivano e li analizza utilizzando l’intelligenza artificiale. Ciò significa che cercherà le parole chiave relative alla descrizione del lavoro in ogni curriculum. 

Dopo aver analizzato tutti i curriculum ricevuti, l’ATS li ordina per attinenza ai parametri che hai impostato nel passaggio precedente. Puoi accedere al database dei CV e ordinarli in base a svariati parametri come anni di esperienza, qualifiche, o competenze specifiche. 

Nota che in questo passaggio si palesa la più grande debolezza dei software ATS: siccome usano dei criteri di selezione ben specifici e non c’è alcuna supervisione da parte di un essere umano, a volte scartano CV di candidati che potrebbero essere qualificati per il posto di lavoro. 

Organizzazione e valutazione dei colloqui

La natura centralizzata del software ATS semplifica anche l’organizzazione dei colloqui. Puoi selezionare i candidati che ritieni più interessanti ed inviare loro un’email automatica per organizzare un colloquio di lavoro.

Grazie all’integrazione degli ATS con servizi come Google Calendar puoi tenere traccia di tutti i colloqui ed evitare di organizzare accidentalmente due colloqui in contemporanea.

Una volta effettuati i colloqui, l’ATS ti consente di scegliere i candidati che ritieni più preparati. Puoi così confrontare i loro profili e qualifiche per selezionare i migliori per ogni posizione.

Generazione dei report

Il software ATS può generare report automatici su tutte le fasi del processo di reclutamento. Questi report includono un riepilogo di quanti curriculum sono stati ricevuti, quanti hanno sostenuto un colloquio e quanti sono stati assunti. 

Potrai utilizzare questi dati per affinare il tuo processo decisionale e assicurarvi di assumere il personale giusto per il lavoro, ridurre al minimo i tempi di assunzione e ottimizzare il processo di reclutamento.

I vantaggi dei software ATS

L’implementazione di un software ATS nella tua azienda è uno dei modi migliori per restare al passo con la digitalizzazione. 

Ecco una lista dei principali vantaggi che ottieni scegliendo un software ATS:

• Semplifica e velocizza il processo di assunzione: Un ATS ti permette di automatizzare l’acquisizione e archiviazione dei dati dei candidati, velocizzando notevolmente il processo di assunzione.
• Aumenta l’efficienza del team HR: Un ATS sfoltisce molti processi legati al reclutamento e all’onboarding. L’automazione di attività come la selezione dei curriculum, l’invio dei programmi dei colloqui, e la raccolta delle referenze fa risparmiare molto tempo al reparto risorse umane.
• Migliora l’employer branding: Un ATS aumenta la visibilità delle posizioni per i potenziali candidati e li coinvolge nel processo fornendo un’esperienza più personalizzata. L’ATS aiuta anche a creare e tenere traccia di eventi come valutazioni online, video colloqui e follow-up automatici ai candidati.
• Organizza le candidature in un hub centrale: Senza un ATS le candidature che ricevi vengono sparpagliate tra svariate mail, col rischio di perderne o saltarne alcune. Un software ATS ti aiuta a centralizzare le candidature in una posizione centrale, rendendone più facile la gestione.
• Ti aiuta a misurare il ROI dei tuoi sforzi di reclutamento: Con un software ATS puoi creare report che tengono traccia di dati quali il costo per assunzione, il tempo necessario per occupare una posizione e l’efficacia della fonte dei candidati. Questi dati ti aiutano a capire quali parti del processo migliorare e quali invece funzionano ottimamente.

Vediamo ora come scegliere il software ATS che fa al caso tuo.

Come scegliere il software ATS più adatto alla tua azienda

Fino a qualche anno fa, il software ATS era prerogativa delle grandi aziende, ma ora, con la digitalizzazione che sta prendendo sempre più piede nel mondo delle imprese, è diventato uno strumento essenziale per le aziende di qualsiasi dimensione.

Oggigiorno l’offerta è molto ampia e spazia da applicazioni complesse adatte a grosse multinazionali a strumenti semplici ma efficaci per le aziende più piccole.

Ecco i fattori da considerare quando cerchi la soluzione ideale per la tua azienda:

• Il tuo budget: Esistono software ATS con prezzi e contratti diversi, quindi è importante definire in anticipo il proprio budget e restringere la scelta delle possibili soluzioni in base a questo criterio.
• Le dimensioni della tua azienda: Se sei una grossa azienda, potresti aver bisogno di un software ATS con funzioni complesse come l’onboarding o la gestione del flusso di lavoro. Se sei un’azienda più piccola invece ti potrebbero bastare funzionalità di base come la pubblicazione di annunci di lavoro e il monitoraggio delle assunzioni.
• Il tuo workflow: Ogni azienda è diversa e segue un iter di selezione del personale diverso. Per questo è importante determinare quali task è necessario automatizzare e cercare un software ATS che si adatti al tuo processo.
• Semplicità d’uso: Un software ATS deve essere facile da usare sia per i selezionatori che per i candidati. Assicurati che la soluzione scelta sia intuitiva, facile da usare e che permetta al tuo team di lavorare in modo rapido ed efficiente. 
• Personalizzazione: Cerca una soluzione che ti permetta di personalizzare l’interfaccia utente e di aggiungere funzioni in base alla crescita della tua azienda. Questo ti aiuterà a rimanere aggiornato sulle nuove tendenze di reclutamento.
• Integrazione con la tua tech stack: Scegli un software ATS che si integri facilmente con gli strumenti che stai già usando, come Slack o Google Calendar. Così puoi centralizzare tutte le attività di risorse umane in un unico luogo.
• Sicurezza: La sicurezza è fondamentale quando si ha a che fare con dati sensibili e informazioni personali come nel mondo del recruiting. Scegli un software ATS che rispetti tutte le normative del trattamento dati e con un elevato livello di sicurezza.

Come digitalizzare il processo di recruiting con un Software HR e ATS

La trasformazione digitale è ormai inarrestabile, anche nel mondo del recruiting. Per sfruttare al meglio il software ATS e digitalizzare il processo di recruiting devi seguire alcuni accorgimenti.

Crea un template per gli annunci di lavoro

La precisione negli annunci di lavoro è cruciale quando usi un software ATS, molto più di quando stai cercando candidati manualmente. Crea un template per i tuoi annunci con posizione, requisiti, e mansioni per ogni posizione nella tua azienda. Una volta stabilito un template, puoi replicarlo rapidamente per ogni annuncio di lavoro.

Definisci le parole chiave che descrivono la posizione

Quando usi un sistema di tracciamento dei candidati è importante includere nella pagina della descrizione del lavoro parole e frasi chiave pertinenti alla posizione. Pensa alle competenze, agli strumenti, e qualifiche che hanno il tuo candidato ideale. Ad esempio, se stai cercando un web designer, potete includere termini come “HTML/CSS” e “UX design”.

Fate un elenco dei portali di ricerca di lavoro che vuoi usare

Esistono numerosi portali di ricerca di lavoro, da Linkedin e Indeed, a Glassdoor e ZipRecruiter. Quando digitalizzi il tuo processo di reclutamento, puoi scegliere su quali siti web far apparire i tuoi annunci di lavoro. 

Ad esempio, un portale di ricerca di lavoro specializzato in ruoli tech è l’opzione migliore quando si cercano sviluppatori di software.  Se, invece, sei alla ricerca di professionisti del marketing, concentrati su un portale di ricerca di lavoro incentrato sulle industrie creative.

Crea un processo di candidatura semplice

Quando usi un software ATS è importante creare un processo di candidatura facile e intuitivo per i candidati. Ciò include istruzioni chiare sui documenti necessari (CV, lettere di referenza, ecc.), in che formato li accetti (gli ATS faticano con tabelle e immagini),  e indicazioni chiare su come inviare la candidatura. 

Puoi anche prendere in considerazione la possibilità di consentire ai candidati di candidarsi tramite dispositivi mobili per agevolarli.

Imposta una dashboard di reclutamento

Una dashboard di reclutamento è una parte importante della digitalizzazione del processo di reclutamento. Questa dashboard fornisce dati in tempo reale su candidati, annunci di lavoro, e metriche di performance. 

Puoi usare questi dati per monitorare i tuoi progressi e misurare il successo dei tuoi sforzi di reclutamento.

Crea un sistema di messaggi automatico per i candidati

Quanti candidati perdono interesse in aziende che non rispondono mai? Puoi evitare questo problema creando una sequenza di email automatiche per i candidati. 

Le e-mail ti aiutano a restare in contatto con i candidati e a informarli di aggiornamenti importanti, come colloqui o cambi nel processo di reclutamento. Puoi impostare una sequenza di e-mail automatiche nel tuo software ATS in modo che ogni candidato riceva un’e-mail ogni volta che avanza nel processo. 

Così puoi tenere traccia di chi si è candidato e della sua posizione nella pipeline di reclutamento.

Factorial, il software HR e ATS per la gestione dei nuovi talenti

Tante aziende sono ancora scettiche nei confronti degli ATS, e le capiamo. Il rischio di perdere un diamante grezzo perché un’intelligenza artificiale non può comprenderne il potenziale spaventa molti recruiter. 

Tuttavia, in un mondo che corre sempre più veloce come il nostro, è importante agire con tempestività, o rischi di perdere i talenti migliori da aziende che invece agiscono con rapidità. La digitalizzazione poteva essere vista come un lusso fino a pochi anni fa, ma ormai è una necessità.

Qui è dove entra in gioco Factorial, il software HR e ATS per la gestione del personale e dei nuovi talenti.

Factorial ti permette di automatizzare e rendere più efficiente il processo di reclutamento, con funzionalità come:

• Selezione del personale
• Generazione di pagine dedicate alle offerte di lavoro sul tuo sito web aziendale
• Onboarding dei dipendenti
• Sequenze automatiche di risposta alle candidature
• Valutazione delle performance del personale

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