Cos’è una scheda di valutazione del personale? Perché è importante per manager e responsabili HR?
Elaborare e compilare una scheda del personale può fornirti numerose e utili indicazioni per effettuare un’adeguata valutazione dei tuoi dipendenti. Probabilmente ne hai già sentito parlare ma ancora non hai ben chiaro come elaborarne una, quali sono i vantaggi e in quali contesti può essere utilizzata.
In questo articolo vedremo: cos’è e perché è importante valutare a cadenza regolare i dipendenti. Vedremo anche che esistono diversi modelli in Excel o in Word, utili perché forniscono delle linee guida essenziali per una corretta preparazione della scheda di valutazione.
- Scheda di valutazione del personale: cos’è?
- A cosa serve una scheda di valutazione del personale
- Come preparare una scheda valutazione dei dipendenti
- Scheda di valutazione: cosa analizzare
- Come fare una scheda di valutazione del personale: esempio
- Come compilare una scheda di valutazione del personale
- Scheda valutazione personale: vantaggi e svantaggi
- Digitalizzare la valutazione del personale con un Software HR
- Factorial, il software per digitalizzare la valutazione del personale
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Scheda di valutazione del personale: cos’è?
Per scheda di valutazione del personale si intende lo strumento utilizzato da molteplici organizzazioni, dalle micro alle grandi, per valutare se gli obiettivi di sviluppo e crescita sono in linea con le caratteristiche dei dipendenti, quali:
- capacità
- competenze
- motivazione lavorativa
- personalità
Si tratta di un documento molto flessibile che può essere utilizzato sia per valutare il personale già presente in azienda, sia durante i colloqui. Ovviamente a seconda dei casi, il documento è elaborato in maniera differente.
Inoltre, risultano diverse anche le modalità di somministrazione della scheda di valutazione. Puoi affidarti a un collaboratore esterno, incaricato di intervistare i lavoratori, come anche chiedere ai dipendenti stessi di compilare la scheda in formato cartaceo o elettronico. In questo secondo caso, il processo è detto di autovalutazione del personale.
A cosa serve una scheda di valutazione del personale
Indipendentemente dai casi e dalle diverse tipologie di schede di valutazione, è importante sottolineare lo scopo dello strumento.
Che si tratti di una valutazione a 360 gradi o più specifica, diciamo subito che l’utilizzo delle schede di valutazione dev’essere considerato attentamente. Si tratta di un processo delicato, poiché i tuoi dipendenti potrebbero sentirsi costantemente sotto osservazione e analisi e ciò potrebbe non essere benefico per la tua attività.
Come datore di lavoro o responsabile HR dovresti informare i tuoi dipendenti e collaboratori riguardo le finalità ultime del documento: allineare gli obiettivi aziendali con le capacità, le aspettative e le ambizioni dei lavoratori.
In altre parole, la scheda di valutazione del personale ha la funzione principale di informare il lavoratore, riguardo l’impegno dell’organizzazione nel seguire e far crescere le risorse presenti sulla base anche dei risultati evidenziati dalle schede compilate.
Come preparare una scheda valutazione dei dipendenti
Un classico modello di scheda di valutazione in Excel o in Word mira a fornire tutta una serie d’informazioni relative ai tuoi dipendenti.
Dovrai in primo luogo individuare quali aspetti valutare. Successivamente il consiglio è di selezionare una figura che si occuperà della valutazione individuale o collettiva.
Generalmente gli incaricati sono scelti dal reparto HR, ma non è raro assegnare il compito a una figura esterna. Ad esempio, business coach e talvolta psicologi. Questi ultimi sono indicati quando la valutazione mira a determinare alcuni tratti della personalità.
Riassumendo tutti i passaggi finora elencati, ti lasciamo questi consigli di seguito.
Informare i dipendenti sullo scopo della scheda
È importante che i tuoi dipendenti non si sentano valutati perché la tua intenzione è controllarli o, peggio, punirli e licenziarli. È bene far passare il messaggio che verranno valutati per organizzare al meglio le attività da svolgere.
Individuare cosa valutare
Puoi personalizzare il documento scegliendo di valutare in generale i lavoratori, oppure puoi concentrarti solo su punti specifici.
Selezionare un valutatore
Come anticipato, il valutatore può essere selezionato all’interno dell’HR, puoi occupartene in prima persona, come anche affidarti a una figura esterna. L’importante è valutare i dipendenti con professionalità e oggettività.
Analizzare i risultati
E infine non resta che analizzare i risultati ottenuti e preparare tutta una serie di azioni mirate a risolvere le criticità emerse.
Scheda di valutazione: cosa analizzare
Tendenzialmente il documento ha la funzione di definire alcuni importanti aspetti che, una volta riportati nero su bianco, possono essere utili per avere un quadro definito riguardo lo sviluppo e la crescita della propria attività. Come accennato puoi analizzare e valutare uno o più dei seguenti punti:
Capacità
Una buona parte di domande può incentrarsi sulla valutazione delle capacità del lavoratore, considerando anche le competenze trasversali. L’obiettivo dovrebbe essere riuscire a determinare se i dipendenti riescono a svolgere al meglio le mansioni richieste.
Conoscenze
Talvolta alcuni lavoratori possono non disporre delle conoscenze necessarie per svolgere ciò che gli è richiesto. Avere ben chiaro quali sono le mancanze è utile per pianificare corsi di formazione e aggiornamento. Per farlo puoi affidarti anche ad un bilancio delle competenze.
Motivazioni
Sai bene che disporre di personale motivato è fondamentale per la tua attività. Una scheda di valutazione punta a misurare anche questo parametro evidenziando eventuali cali nelle motivazioni e aiutandoti a riflettere sulle cause e su cosa si potrebbe fare per risolverle.
Personalità
In ultimo, potrai valutare anche le varie personalità e le soft skills presenti in azienda. Tale aspetto è utile perché potrai assegnare con criterio alcuni compiti e mansioni.
Ad esempio, riuscirai meglio a formare gruppi di lavoro eterogenei, come anche assegnare ruoli sulla base dei punti di forza dei tuoi dipendenti e collaboratori.
Come fare una scheda di valutazione del personale: esempio
Ora che hai tutti gli elementi a disposizione, non resta che aprire un foglio in Word o in Excel e preparare il documento.
Un tipico esempio di scheda di valutazione contiene le seguenti informazioni preliminari:
- Generalità del candidato
- Posizione in azienda
- Titolo di studio
- Data ultima valutazione
- Data di valutazione attuale
Occorre ora stabilire cosa valutare. Puoi prendere spunto dai punti elencati nel paragrafo precedente. Puoi pensare di attribuire un punteggio da 1 a 5 o da 1 a 10, per ogni campo oggetto di analisi.
Potresti preparare un modello di scheda contenente le seguenti aree di valutazione:
Responsabilità
In questo punto attribuirai un punteggio basso nel caso in cui il lavoratore abbia difficoltà: a rispettare gli orari, a risolvere in autonomia gli imprevisti o, in generale, a organizzare al meglio il lavoro.
Competenze
Qui assegnerai un punteggio basso quando il lavoratore dimostra di non avere le giuste competenze per affrontare il lavoro richiesto. Al contrario, i lavoratori con i punteggi più alti sono anche i più indicati per una promozione.
Impegno
Misurare i livelli d’impegno non è semplice. Tuttavia, potresti valutare la crescita del lavoratore nell’ultimo periodo, verificare le sue motivazioni e il modo in cui si relaziona con gli altri dipendenti.
Flessibilità
Disporre di lavoratori flessibili è allo stesso modo importante. Un lavoratore flessibile lo si riconosce perché è disposto ad accettare nuove sfide e mansioni o perché è disponibile a lavorare anche fuori orario di lavoro in caso di urgenze e imprevisti.
Lavoro di gruppo
Spesso la scheda di valutazione include una sezione dedicata alle capacità del lavoratore di gestire i rapporti all’interno di un gruppo di lavoro. Punteggi bassi in questo campo non sono necessariamente da condannare, semplicemente il lavoratore potrebbe esprimersi meglio lavorando da solo o con gruppi ristretti di persone.
Rapporti interpersonali
In ultimo, valutare le capacità relazionali può essere determinante per assegnare correttamente i compiti in azienda.
Ad esempio, coloro che ottengono elevati punteggi potrebbero essere assegnati alla gestione dei rapporti con i clienti e i fornitori.
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Come compilare una scheda di valutazione del personale
Quando si tratta di progettare un modulo di valutazione del personale, l’elemento più importante è la chiarezza. Vuoi che i dipendenti e i dirigenti comprendano le domande e forniscano un feedback significativo.
Inoltre, il modulo deve essere strutturato in modo tale che i dati possano essere analizzati facilmente. Ad esempio, puoi utilizzare una scala Likert o semplici scale numeriche. Assicurati di scegliere metriche efficaci per la valutazione.
Ecco i passaggi da seguire per compilare una scheda di valutazione del personale efficace:
Informa i dipendenti sullo scopo della scheda
Venire valutati in azienda è un po’ come fare un’esame di maturità o all’università. È normale per i dipendenti sentirsi ansiosi quando annunci una valutazione, e un dipendente ansioso è un dipendente che non performa al massimo.
Sii trasparente sugli obiettivi della valutazione. Spiega perché è importante che i dipendenti si sottopongano a una valutazione e come il feedback verrà utilizzato per migliorare il loro lavoro. Inoltre, rassicurali che non ci saranno conseguenze negative per un feedback onesto o una valutazione negativa — a patto che non diventi endemica.
Così facendo contribuisci ad alleviare lo stress inutile e a garantire che i dipendenti forniscano valutazioni accurate.
Individua cosa valutare
Abbiamo già discusso come scegliere le metriche da valutare. Ricorda: specifiche e significative. Ore lavorate è una metrica specifica, ma non significativa. Obiettivi raggiunti è specifica e significativa.
Ad esempio, se stai valutando un rappresentante del servizio clienti, includi criteri specifici come i tempi di risposta e la qualità del servizio.
Seleziona un valutatore
Il valutatore deve essere una persona che abbia una buona conoscenza del ruolo e sia in grado di fornire un feedback significativo. Potrebbe essere un supervisore, un manager o un coach del servizio clienti. Puoi anche chiedere ad altri dipendenti di fornire un feedback in una valutazione tra eguali.
Attenzione, è difficile ignorare i nostri bias. Tieni conto di questa possibilità quando scegli chi dovrà effettuare la valutazione.
Analizza i risultati
Una volta raccolti i dati, occorre analizzarli per vedere quali tendenze o modelli emergono. Questo aiuterà a identificare le aree di successo e quelle in cui è possibile apportare miglioramenti.
Utilizza i risultati della valutazione per prendere decisioni su formazione e promozioni, oltre che a cercare soluzioni ai problemi emersi dai dati che hai raccolto.
Scheda valutazione personale: vantaggi e svantaggi
La scheda di valutazione del personale è uno strumento che, come abbiamo visto, quando utilizzato nel modo giusto può essere utile per i dipendenti e la tua attività.
Tra i vantaggi sottolineiamo due aspetti.
- I lavoratori sono costantemente informati riguardo gli ambiti in cui devono migliorare e la visione dell’organizzazione.
- Come titolare d’azienda, puoi disporre di un documento per controllare ancor meglio ogni aspetto del tuo business. È importante in tal senso occuparsi della valutazione a intervalli regolari – ogni sei mesi, od ogni anno, così da confrontare i risultati.
Ci sono però anche alcuni svantaggi, o meglio delle attenzioni, assolutamente da considerare.
- La scelta del valutatore è estremamente importante. Giudicare non è mai facile. Per questo motivo dovresti scegliere una persona fidata e qualificata che possa effettivamente attribuire punteggi veritieri.
- Secondariamente, ma non per importanza, ribadiamo l’assoluta necessità di informare i lavoratori riguardo il vero scopo della scheda di valutazione. A nessuno piace la sensazione di essere tornati tra i banchi di scuola e vedersi attribuito un voto alle proprie conoscenze e capacità.
Digitalizzare la valutazione del personale con un Software HR
La digitalizzazione delle valutazioni del personale rende il processo più fluido ed efficiente. Un software per le risorse umane automatizza la raccolta e l’analisi dei dati, così i manager possono facilmente monitorare le prestazioni nel tempo e identificare rapidamente le aree di miglioramento.
Inoltre, consente una maggiore flessibilità quando si conducono colloqui online o si forniscono feedback da remoto. Con una piattaforma digitale, i manager possono facilmente condividere i moduli di valutazione, monitorare i progressi e fornire feedback in tempo reale. In questo modo è più facile confrontare le prestazioni dei vari team o reparti e sviluppare piani di miglioramento personalizzati.
Factorial è la nostra soluzione HR all-in-one che ti aiuta a digitalizzare le valutazioni del personale. La nostra piattaforma consente ai manager di creare facilmente moduli di valutazione personalizzati, creare report su misura, e definire KPI ed obiettivi aziendali.
Factorial, il software per digitalizzare la valutazione del personale
Una scheda di valutazione della performance scritta su Excel è sicuramente un ottimo alleato per la gestione della performance in azienda. Tuttavia l’utilizzo di uno strumento come Excel risulta spesso difficile, macchinoso e poco fruibile, senza contare la possibilità di fare qualche errore nell’inserimento manuale dei dati che porta ad avere risultati completamente sfalsati.
Un software HR come Factorial ti permette di digitalizzare tutti i processi di performance management e di rendere l’attività di valutazione delle performance dei dipendenti più rapida e precisa, eliminando il rischio d’errore. L’utilizzo di una piattaforma di valutazione delle performance ti permette di centralizzare tutte le valutazioni in corso, di avere una visione sullo storico delle valutazioni passate e di programmare quelle future.
Inoltre garantisce una condivisione rapida e simultanea dei dati, in modo tale che tutti, manager e dipendenti, abbiano sotto controllo il raggiungimento dei propri obiettivi e di quelli aziendali.
Con Factorial potrai:
- Creare schede di valutazione con modelli predefiniti o personalizzate
- Valutare il personale con la metodologia OKR e KPI
- Lasciare feedback anonimi sui dipendenti, manager e colleghi
- Gestire la valutazione in maniera automatica e ricorrente
- Definire e monitorare il raggiungimento degli obiettivi
- Creare report personalizzati basati sulla valutazione del personale e le performance aziendali.
I vantaggi nell’utilizzo di un software sono molteplici e ti permette fin da subito di avere un grande impatto sui rendimenti aziendali. Avere un modello excel ed infiniti documenti salvati sul dekstop del computer non è un metodo efficiente di lavoro, per questo la soluzione di un Software HR all in one fa davvero la differenza.
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