Ti stai chiedendo come pianificare al meglio le ferie? Non sai ancora quali strumenti utilizzare? Vuoi sapere quali sono le attuali normative vigenti in Italia? La pianificazione ferie è di vitale importanza per qualsiasi attività commerciale, soprattutto con l’avvicinarsi delle vacanze.
Per organizzare al meglio l’attività dell’azienda, il dipartimento HR deve prevedere un’attenta pianificazione ferie. La pianificazione delle ferie in azienda è un processo che vede coinvolte più figure. Come scoprirai leggendo questo articolo, le norme ti autorizzano a decidere quando programmare la chiusura aziendale e a individuare quei periodi dell’anno in cui i lavoratori possono chiedere le ferie. Tuttavia, anche le esigenze dei lavoratori contano.
Devi quindi coniugare perfettamente le necessità aziendali con le esigenze dei dipendenti trovando un compromesso che possa venire incontro a tutte le parti coinvolte. Prosegui la lettura per saperne di più.
Ma come gestisci efficacemente la pianificazione ferie aziendali dei dipendenti? Qual è la soluzione più adatta per le aziende? Utilizzare una tabella Excel o uno strumento online per richiedere ferie? Questo tipo di problema, al centro delle preoccupazioni delle risorse umane, richiede una panoramica del problema.
Sommario
Chi decide la pianificazione delle ferie
Partiamo dalla prima domanda che molti datori e People Manager sono soliti porsi prima di pianificare le ferie estive, natalizie o annuali: chi decide le ferie?
La risposta la fornisce il Codice Civile, precisamente all’articolo 2109. Leggendolo si apprende che è il datore di lavoro a stabilire i periodi in cui i dipendenti possono godere delle ferie. Questi periodi però devono essere determinati:
- In anticipo
- Considerando le esigenze dell’azienda
- Valutando le esigenze dei lavoratori
Pertanto, ciò che ti aspetta è un lavoro più complesso del previsto. In linea generale il miglior modo di procedere consiste nel preparare un piano ferie, in cui riporti tutti i periodi di chiusura aziendale e i periodi in cui possono essere chieste le ferie individuali.
Successivamente, dopo esserti confrontato con i lavoratori, puoi elaborare un documento definitivo, chiamato: piano ferie.
Come vedremo i passaggi appena riportati li puoi portare a termine in molti modi. Puoi avvalerti di carta e penna, di file Excel oppure di appositi software HR per la pianificazione delle ferie.
Questi ultimi si rivelano oggi la miglior soluzione per rendere la gestione dell’intero processo il quanto più semplice e automatizzata possibile.
Pianificazione ferie: come gestire facilmente le assenze dei dipendenti?
Innanzitutto, per gestire facilmente la pianificazione ferie dei dipendenti, è necessario fare affidamento sull’anticipazione delle vacanze. Pertanto, a partire da gennaio, è necessario fare il punto sul saldo delle ferie di ciascun dipendente dell’azienda.
Per evitare overflow dell’ultimo minuto, è meglio incoraggiare i dipendenti con giorni di ferie rimanenti a richiederli all’inizio dell’anno. Una volta completato questo passaggio, sarà più facile avere una visibilità generale dell’organizzazione.
Quindi, anche la pianificazione ferie deve rispettare alcune regole, a seconda degli interessi del servizio e dei limiti di lavoro. Ad esempio, dare la priorità a consentire ai dipendenti che hanno figli a scuola di richiedere giorni durante i periodi scolastici.
La cosa più importante quando si tratta di stabilire regole è assicurarsi che siano giuste e accettate dalla maggioranza. E perché ciò accada, la cosa più importante è sviluppare politiche aziendali progettate in tal senso.
Un altro punto su cui lavorare è stabilire un ordine, soprattutto durante il periodo estiva. È necessario garantire una rotazione tra i dipendenti delle risorse umane, se ciascuno di loro va in vacanza a turno. Inoltre, è necessaria un’informazione trasparente per tutti e una comunicazione interna efficace che mantenga all’ordine del giorno le parti interessate.
In questo modo, le informazioni sul rientro del dipendente dalla data delle ferie possono essere comunicate via e-mail.
👉 Scopri qui cosa sono le ferie forzate e quando possono essere applicate.
Obiettivi della pianificazione ferie
Gli obiettivi principali della pianificazione ferie sono:
- Evitare errori (accettare la richiesta di un giorno libero da parte di un dipendente quando il saldo è zero);
- Semplificare il processo di richiesta delle ferie;
- Condividere un programma delle vacanze che dovrebbe essere disponibile per tutti;
- Offrire maggiore visibilità sul saldo delle ferie dei dipendenti;
- In generale, garantire l’affidabilità delle informazioni che verranno inviate ai dipendenti.
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Pianificazione ferie: cosa dice la normativa in Italia
Prima di proseguire, soffermiamoci su cosa dice la normativa riguardo la pianificazione delle ferie in Italia. Le regole che devi assolutamente seguire sono contenute nella Costituzione, articolo 36, nel Codice Civile, articolo 2109 e nel D.lgs. n. 66 /2003.
L’insieme di tutte queste norme sancisce l’obbligo di pianificazione delle ferie in anticipo, così da dare ai dipendenti la possibilità di organizzarsi per tempo. Inoltre:
- Ogni dipendente ha diritto almeno a 4 settimane di ferie retribuite ogni anno
- Almeno 2 settimane di ferie vanno fruite in maniera continuata
- I CCNL possono estendere la durata delle ferie ma mai diminuirla
- In generale vige il divieto di monetizzazione delle ferie
I lavoratori hanno quindi diritto ad almeno 2 settimane di ferie da fruire in maniera continuata durante l’anno. Il miglior modo per garantire questo diritto è quello di programmare e concordare la chiusura aziendale, ad esempio nel mese di agosto. Questo permette a tutte le risorse umane di fruire delle ferie maturate.
In più è buona norma pianificare un piano ferie, riportando i giorni dell’anno in cui i dipendenti hanno la possibilità di chiedere le ferie individuali.
Come datore puoi anche rifiutare la richiesta delle ferie, tuttavia devi sempre permetterne il godimento, avendo cura di non creare la situazione di ferie maturate e non godute. In particolare bisogna evitare che i lavoratori non fruiscano delle ferie entro i 18 mesi successivi all’anno di maturazione.
Un altro principio stabilito dalle norme riguarda la monetizzazione delle ferie. Queste sono sempre retribuite, eccezion fatta per i casi in cui il lavoratore è oggettivamente impossibilitato a fruirne per via dell’interruzione del rapporto di lavoro.
Inoltre, è possibile indennizzarle, se il lavoratore lo richiede e quando previsto dal CCNL, i giorni di ferie eccedenti alle 4 settimane previste dalla legge.
Strumenti per ottimizzare la pianificazione ferie
Se stai cercando nuovi strumenti per la pianificazione delle ferie che possano una volta per tutte farti abbandonare carta, penna e poco pratici moduli cartacei, allora questo è il paragrafo che fa per te.
La tecnologia oggi mette a disposizione tanti strumenti che possono aiutarti a gestire le ferie con rapidità, senza errori, stress e inutili perdite di tempo:
- App per la pianificazione delle ferie: in rete puoi trovare diverse app specifiche per gestire le ferie in azienda. Queste ti permettono di creare e condividere un calendario e di approvare le richieste direttamente dallo smartphone.
- Calendari condivisi: in alternativa puoi utilizzare i classici calendari online. Potrebbero essere poco pratici nel caso tu abbia molti dipendenti, tuttavia, rappresentano un utile soluzione per spostare in digitale il calendario ferie e comunicare rapidamente con le risorse umane.
- Fogli di calcolo in Excel: rappresentano una buona soluzione per digitalizzare parzialmente la pianificazione delle ferie. Il calendario ferie in Excel e le relative richieste possono essere gestite interamente dai fogli elettronici. Puoi chiedere al software di automatizzare alcuni calcoli e condividere i fogli rapidamente.
Software HR all in one: sono la miglior soluzione attualmente disponibile sul mercato. Permettono di digitalizzare e automatizzare l’intera gestione delle ferie in azienda e offrono altre funzionalità utili per una gestione a 360° di tutti i processi HR.
Come creare un calendario Excel per la pianificazione ferie?
Lo strumento di pianificazione ferie a cui oggi molte aziende si rivolgono è Excel. Questo strumento è molto utilizzato perché è abbastanza facile per imparare a gestire le assenze ed è accessibile a tutti.
Nella tabella Excel possiamo elencare le date delle vacanze, le loro accettazioni e le loro ragioni. Anche se molti i professionisti che preferiscono utilizzare le tabelle Excel, Excel mostra rapidamente i suoi limiti, soprattutto a lungo termine.
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I limiti dei calendari Excel per la pianificazione ferie
Excel sembra essere uno strumento ovvio per la pianificazione ferie, soprattutto nelle piccole e medie imprese. Ma questi sono i suoi principali limiti:
- Accumula troppi documenti.
- Rischi di errori che sono legati a più voci.
- Lunghe attese a causa degli scambi tra manager, dipendenti e responsabili delle risorse umane per fare una richiesta.
- Il processo di convalida può richiedere diversi giorni.
- La mancanza di un programma di ferie aggiornato che contenga informazioni affidabili.
Chiaramente, impostare un nuovo strumento per le risorse umane non è facile. Ciò implicherebbe molti cambiamenti nel meccanismo di funzionamento di ciascuno. Tuttavia, è necessario pensarci per facilitare una migliore gestione dei permessi di lavoro.
Pianificazione ferie con Excel: vantaggi e svantaggi
Comunemente la pianificazione delle ferie è un processo gestito con Excel. Con Excel puoi elaborare un piano ferie, condividerlo, automatizzare i calcoli e visionare da PC o da smartphone lo stato delle richieste pervenute dai lavoratori, nonché l’ammontare di ferie:
Utilizzare i file Excel per la pianificazione delle ferie significa optare per una soluzione ibrida. In parte digitalizzi il processo, in parte, devi comunque impegnarti in numerose operazioni noiose e manuali. Excel è vantaggioso perché:
- Tieni traccia della situazione ferie in un unico foglio di calcolo
- Puoi inserire utili formule automatizzando i calcoli
- I fogli possono essere facilmente condivisi
Tuttavia, la pianificazione delle ferie con Excel si rivela anche svantaggiosa. Ad esempio:
- È necessaria un’ottima conoscenza dell’applicativo
- Un minimo errore può compromettere tutti i calcoli
- Non puoi automatizzare l’approvazione delle richieste
Pianificazione ferie su carta: vantaggi e svantaggi
Utilizzare carta e penna per pianificare le ferie è ormai una pratica in disuso. Le aziende prediligono altre soluzioni, non solo più snelle e pratiche ma anche pensate per ridurre l’utilizzo della carta e dell’inchiostro.
Le uniche realtà che ancora possono pensare di pianificare le ferie con carta e penna sono quelle con pochissimi dipendenti. A ogni modo, lo strumento presenta comunque dei vantaggi di cui tenere conto:
- È facile da utilizzare
- Non c’è bisogno di alcun dispositivo elettronico
Come anticipato, sconsigliamo di procedere con la pianificazione delle ferie avvalendosi di carta e penna. Man mano che i dipendenti aumentano questo modo di procedere diventa sempre più scomodo.
Considera che devi:
- Svolgere tutti i calcoli a mano
- Stampare continuamente nuovi moduli
- Assicurarti che tutti abbiano preso visione del documento
Software HR per la pianificazione ferie
La pianificazione delle ferie è un lavoro da svolgere ogni anno. Talvolta anche più volte all’anno, quando cioè preferisci stabilire i giorni di ferie a cadenza semestrale.
Come abbiamo visto sono tante le cose da considerare: le esigenze dell’azienda e dei lavoratori; i calcoli da fare e le norme da rispettare. Un minimo errore può portare spiacevoli conseguenze:
- I lavoratori potrebbero non fruire di tutte le ferie spettanti
- Rischi d’incorrere in sanzioni
- Una cattiva comunicazione crea malumori e tensioni in azienda
La miglior soluzione per ovviare a tutti i problemi e che permette anche di risparmiare tempo consiste nell’installare un software HR che possa occuparsi dell’intero processo di pianificazione delle ferie.
Scegliendo il giusto software HR puoi così snellire, automatizzare e digitalizzare l’intero processo. Questi software permettono di:
- Calcolare i giorni di ferie maturati, residui e fruiti
- Elaborare un piano ferie
- Comunicare in tempo reale ogni variazione
- Aumentare la trasparenza in azienda
Non ti resta che scegliere il software giusto, quello davvero pensato per le tue esigenze e per quelle dei lavoratori. Per scoprire quale software ha tutte le funzionalità elencate finora non ti resta che leggere il prossimo paragrafo.
Semplifica la pianificazione ferie con un software online
Diverse soluzioni possono essere presentate ai reparti che vogliono fare il grande passo e staccarsi da Excel, optando ad esempio per la pianificazione ferie online gratuita. Tuttavia, è importante scegliere il software HR giusto in modo da non fare lo stesso lavoro due volte, perché causerà più problemi di quanti ne risolverà.
Esistono software online comodi e facili da usare disponibili per i professionisti. Permettono di eliminare tutti gli svantaggi che abbiamo appena menzionato. Offrono inoltre alle aziende un supporto su misura nel loro processo di trasformazione digitale. Il software specializzato ha molti vantaggi.
Semplifica la richiesta delle ferie
Contrariamente a quanto accade con un calendario Excel, un buon software per pianificare ferie consentirà all’azienda di rendere più semplice per i propri dipendenti la richiesta di assenza. Non sarà più necessario presentare una domanda cartacea, sarà sufficiente inviare un’e-mail al proprio responsabile, che riceverà un avviso tramite il software. Quindi, grazie alla pianificazione e visualizzazione del saldo ferie di ciascuno, puoi decidere rapidamente se accettare o meno la richiesta.
- Maggiore indipendenza per i lavoratori.
Con un calendario Excel, il dipendente deve fare numerose richieste per conoscere il suo saldo e quindi sapere se può richiedere o meno un congedo durante un determinato periodo. L’utilizzo di un software dedicato risolverà questo tipo di problema. Ogni utente avrà un accesso personalizzato allo strumento in modo da poter consultare le informazioni di cui ha bisogno. - Un grande risparmio di tempo.
Con gli strumenti giusti, i dipendenti possono risparmiare tempo prezioso nel processo di gestione delle ferie. Il software consente ai manager di monitorare e gestire le ferie di tutti i dipendenti in pochi clic. Grazie a loro i responsabili delle risorse umane potranno anche gestire le assenze e i dipendenti potranno conoscere il bilancio dei giorni di riposo. - Una significativa riduzione dei costi.
Un HRIS (Sistema Informativo Risorse Umane) consentirà all’azienda di anticipare la propria attività e allo stesso tempo monitorare le esigenze dei propri dipendenti in base a periodi. Di conseguenza, l’azienda ridurrà notevolmente il ricorso allo straordinario e sarà in grado di anticipare il proprio carico di attività durante tutto l’anno, avendo una visione semplice e chiara di tutte le informazioni utili sotto forma di dashboard.
👉 Come avviene lo smaltimento delle ferie arretrate? Te lo spieghiamo nell’articolo dedicato.
Pianificare le ferie con Factorial
Factorial è il software HR all in one che ti permette di digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda. Il software e la relativa app gestiscono per te l’intero processo. Il risparmio di tempo è notevole, stimato in almeno 8 ore di lavoro ogni settimana.
Ti basta scaricare il software e usufruire della prova gratuita di 14 giorni per scoprire subito tutte le funzionalità di Factorial. Relativamente alla pianificazione delle ferie, con Factorial puoi:
- Creare e condividere il piano ferie
- Impostare politiche personalizzate
- Gestire le richieste e approvarle con un click
- Elaborare pratici report
Factorial calcola per te le ferie e i permessi fruiti, maturati e residui. Puoi così finalmente gestire il tutto da un’unica schermata, senza più il timore che un lavoratore non goda delle ferie spettanti. Il software in più dispone di tante altre funzionalità che sicuramente apprezzerai.
Utilizzalo anche per:
- Gestire le spese in azienda
- Digitalizzare la gestione documentale
- Rilevare le presenze
- Misurare le performance dei lavoratori
- E tanto altro!
Migliora la produttività con il software Factorial
Il software HR all-in-one di Factorial consente ai dipendenti dell’azienda di gestire le loro richieste di ferie, senza dover passare attraverso il dipartimento delle risorse umane. I calcoli delle assenze vengono eseguiti automaticamente secondo le convenzioni e le politiche attuate all’interno dell’organizzazione.
Attraverso la piattaforma Factorial è possibile ricevere istantaneamente documenti giustificativi e richieste da parte dei dipendenti, registrarle e validarle in poche operazioni.
La produttività del lavoro delle risorse umane può essere notevolmente migliorata con lo strumento di pianificazione ferie e l’azienda sarà in grado di:
- Automatizzare le richieste di ferie e assenze;
- Stabilire e informare in maniera chiara circa il numero di giorni utilizzati e disponibili;
- Visualizzare le informazioni su ferie e assenze, con aggiornamenti in tempo reale.
A differenza della gestione tramite un calendario Excel, Factorial dispone di una funzione che aggiorna automaticamente i giorni di ferie rimanenti dei dipendenti.
È inoltre disponibile un calendario unico in modo che i manager possano vedere le assenze dei propri dipendenti a colpo d’occhio. Una pratica opzione per controllare velocemente chi è in ufficio e chi è in ferie per ogni team in un dato momento.
Nel software è anche possibile creare policy di ferie e poi assegnarle ai dipendenti. Per fare ciò, il team HR dovrà semplicemente definire il numero di giorni liberi che i dipendenti possono trasferire da un anno all’altro.
Puoi creare tutte le polizze per le ferie che desideri per il buon funzionamento dell’attività. Inoltre, è possibile assegnare un supervisore a ciascun dipendente ed elaborare le richieste di ferie attraverso la piattaforma. Questo aiuta a distribuire la responsabilità del monitoraggio delle ferie all’interno dell’azienda.
Le tipologie di ferie di Factorial sono personalizzabili, le opzioni sono numerose e ognuno è libero di aggiungere una categoria: trasloco, malattia, telelavoro, ferie, ecc.
Anche il monitoraggio delle assenze in Factorial è molto semplice. È possibile creare report personalizzati per ottenere tutti i dati necessari per monitorare da vicino le singole assenze.
Così, la gestione dei permessi può essere fatta in brevissimo tempo con un’applicazione dedicata che si sincronizza in tempo reale con la versione desktop.
La gestione delle ferie e dell’assenteismo nella nostra azienda è fondamentale per mantenere l’equilibrio organizzativo e anche per fare un uso consapevole delle risorse chiave come tempo e denaro.
Pianificazione ferie dei dipendenti: le conclusioni
In conclusione è grazie a software evoluti come Factorial che puoi oggi migliorare notevolmente la gestione delle ferie e dei permessi in azienda.
Il software è stato progettato dopo un’attenta analisi delle attuali esigenze delle PMI, sempre più impegnate a sfruttare tutti i vantaggi portati dalla digital transformation.
Introduci in azienda Factorial e fai un passo in avanti. A ringraziarti saranno i tuoi dipendenti e gli addetti HR, che potranno finalmente abbandonare i poco pratici moduli cartacei o in Excel, risparmiando tantissime ore di lavoro che potranno utilizzare per aumentare la produttività e la competitività della tua organizzazione.
Delega le tue attività quotidiane delle risorse umane a un software sviluppato per soddisfare le tue esigenze. Prova Factorial e senti la differenza!
