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Onboarding app: come digitalizzare il processo e renderlo semplice e veloce, i consigli per fare una buona impressione sui nuovi talenti

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8 minuti di lettura

Sai come funziona un app per l’onboarding? Hai già impostato un processo di onboarding aziendale? Riesci a far ambientare in fretta i nuovi dipendenti? 

L’onboarding è il processo di integrazione del dipendente in azienda; va dalla firma del contratto fino al completo inserimento della risorsa. È un momento delicato perché un processo di onboarding arrangiato rallenterà l’entrata a regime del dipendente, o addirittura lo porterà a licenziarsi nei primi mesi. Di conseguenza dovrai ripetere il processo di ricerca del personale, spendendo altro tempo sia per la selezione che per il nuovo onboarding.

Lo scopo dell’onboarding è quello di mettere a proprio agio la nuova risorsa, aiutandola a stabilire un buon rapporto coi suoi nuovi colleghi e a capire la cultura aziendale.

Con l’avvento della digital transformation il processo di onboarding dei neoassunti è mutato. Oggi possiamo affidarci alla tecnologia per l’onboarding. Con una onboarding app puoi creare un processo di onboarding a misura di dipendente, aiutando le nuove risorsa ad ambientarsi seguendo i loro ritmi.

Una volta letto questo articolo saprai come funzionano le app per onboarding e come possono aiutarti a creare un processo efficiente.

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Scarica qui la checklist per l’Onboarding app dei dipendenti

Software e App per onboarding: cosa sono

Software e app per onboarding sono soluzioni digitali che ti aiutano ad automatizzare parte del processo di onboarding

L’onboarding manuale è lungo e macchinoso, inoltre non è scalabile. In un periodo di forte crescita aziendale, i processi manuali richiedono troppe risorse. Grazie alle onboarding app invece che passare 10 ore per fare l’onboarding di un dipendente, un rappresentante HR dovrà spenderne solo 2.

Queste app ti permettono di archiviare e rendere facilmente accessibili le risorse per i nuovi dipendenti. Creano un centro in cui tutti i dipendenti possono consultare materiali utili al loro lavoro, come corsi di formazione, documenti, e policy aziendali.

Ti permettono di automatizzare check-in e feedback, così puoi seguire e monitorare i progressi di ciascun dipendente. Puoi personalizzare i moduli da inviare ai nuovi dipendenti per assicurarti che ricevano i documenti necessari.

Per esempio Factorial ti permette di creare workflow personalizzati per ogni dipendente. Non appena una risorsa viene inserita nel sistema, è possibile inviarle una e-mail automatica con un link al software di onboarding. Il dipendente può quindi compilare tutte le informazioni necessarie, come i dati di contatto e le firme per i documenti, ed iniziare subito ad ambientarsi.

👉 Leggi la nostra guida sui processi di onboarding

Onboarding app: significato

Possiamo tradurre onboarding come imbarcare. Come i capitano istruiscono i nuovi membri della ciurma sul come affrontare il mare in caso di tempesta o onde alte, così dovrai istruire i nuovi dipendenti a navigare le situazioni lavorative che affronteranno.

Lo scopo principale dell’onboarding è quello di creare un legame solido tra dipendente ed azienda. Siccome la tua azienda è composta da persone, ti serve un sistema che possa favorire le relazioni interpersonali tra dipendenti nuovi e vecchi. Un sistema in cui ogni risorsa riceve istruzioni e supporto fin da subito ed è incoraggiato a lavorare col resto del team.

Come scrive Riccardo Bubbio, Vicepresidente dell’Associazione per la Direzione del Personale Piemonte e Valle d’Aosta, nel suo libro Il cervello al lavoro:

Il mancato sviluppo di solide relazioni interpersonali può essere l’indicatore più eloquente della mancata integrazione in azienda; per questo, il progetto relazione continua anche durante la fase dell’onboarding aziendale.

Un dipendente che fatica ad acclimatarsi è un dipendente con alte probabilità di licenziarsi. Aumentando il turnover, aumentano le risorse che la tua azienda spende nella ricerca del personale. Risorse che avresti potuto investire per far crescere la tua azienda o nella crescita del personale.

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App per onboarding: i vantaggi

I vantaggi per le aziende che si affidano ad una app per onboarding sono molteplici. Un’azienda che investe nella trasformazione digitale è un’azienda che guarda al futuro, e che è pronta ai cambiamenti che il progresso inevitabilmente porta con se.

Vediamo i vantaggi principali delle app per onboarding:

  • Aumento della produttività: Fornendo ai dipendenti un accesso rapido alle risorse e ai materiali di formazione, le app di onboarding riducono il tempo necessario per renderli produttivi.
  • Fidelizza i dipendenti: Un’alta employee retention è essenziale per il successo dell’azienda. Il processo di ricerca e selezione del personale è costoso. Un’app di onboarding facilita la creazione un legame tra il dipendente e l’azienda.
  • Maggiore precisione: Può capitare di dimenticarsi di inviare tutta la documentazione necessaria a un nuovo dipendente. Con un software di onboarding eviti ogni dimenticanza.
  • Riduzione dei costi: Le app di onboarding sono soluzioni economicamente vantaggiose che ti consentono di risparmiare tempo e denaro.
  • Danno al dipendente tutte le informazioni di cui ha bisogno per la vita in azienda: Domande che a un dipendente navigato sembrano banali come “dove posso mangiare a pranzo” e “dove parcheggio?” sono informazioni preziose per i neoassunti. Possono trovare risposte a queste ed altre domande simili in una sezione apposita dell’app di onboarding.
  • Forniscono dati per migliorare l’onboarding: Le app di onboarding forniscono ai manager visibilità sui progressi di ogni nuovo assunto. Questo aiuta il reparto HR a perfezionare il processo di onboarding nel tempo.
  • Migliorano la cultura aziendale: Le app di onboarding creano un’esperienza di onboarding più positiva e coinvolgente. Ciò contribuisce a coltivare una migliore cultura aziendale, favorendo relazioni più strette tra dipendenti e datori di lavoro.

Ma come funziona un’app per onboarding? Scopriamolo insieme.

Come funziona una app per onboarding

Innanzitutto, ogni app di onboarding ha un database di dipendenti. Questo database contiene informazioni su ciascun dipendente, tra cui il nome, la qualifica e i dettagli di contatto. Idealmente, dovrebbe integrarsi col tuo software HR per ricevere automaticamente i dati di ogni neoassunto.

L’app di onboarding dispone di una libreria di risorse e materiali di formazione per ogni nuovo assunto. Questi materiali possono includere video, file audio, documenti e quiz interattivi per verificare le conoscenze dei nuovi assunti. È possibile creare elenchi di materiali formativi e classificarli in base al ruolo. 

Ad esempio, se hai appena assunto uno sviluppatore, puoi fargli inviare dall’app un elenco di tutorial e altro materiale formativo specifico per il suo lavoro. Magari la tua azienda ha delle best practices specifiche per i commenti, o per gestire le richieste dei clienti.

L’app di onboarding può anche essere integrata con altri sistemi, come il software per le risorse umane o quello per le buste paga. Ciò consente il trasferimento automatico dei dati tra i diversi sistemi e rende più facile per i manager tenere traccia dei progressi e valutare le prestazioni.

Infine, l’app di onboarding dovrebbe includere un portale che consenta ai nuovi assunti di connettersi con i propri colleghi e manager. In questo modo si crea una linea di comunicazione aperta che contribuisce a migliorare le relazioni tra i dipendenti. Idealmente, l’app dovrebbe avere canali di comunicazione sia pubblici che privati. I canali privati sono perfetti per le conversazioni più delicate, mentre quelli pubblici sono ideali per condividere informazioni generali e aggiornamenti.

Un’app di onboarding ti aiuta a creare un’esperienza di onboarding più fluida sia per i dipendenti che per i manager, con conseguente aumento della produttività e migliori prestazioni. In più contribuisce a creare una forte dinamica di squadra in cui tutti lavorano insieme per raggiungere obiettivi comuni.

Tutti i passaggi per un onboarding perfetto

L’onboarding è parte integrante di qualsiasi azienda di successo. 

Ecco i passaggi per creare un processo di onboarding perfetto tramite app:

1. Prepara tutta la documentazione necessaria

Fai un elenco di tutti i documenti che servono per l’onboarding: contratto e modulistica varia (ad esempio i moduli fiscali). Con un software puoi far sì che tutti questi documenti arrivino direttamente al dipendente che potrà firmarli digitalmente, velocizzando il processo.

Dovrai anche creare moduli dove chiedi ai dipendenti informazioni come le loro informazioni di contatto e l’accettazione delle policy aziendali. Con una app per onboarding questo processo va fatto solo una volta per ogni ruolo/dipartimento della tua azienda.

2. Crea un modello standardizzato di onboarding

Una volta pronta la documentazione, crea un flusso di lavoro standardizzato per l’onboarding. Questo flusso dovrebbe includere tutti i passaggi necessari per rendere un dipendente operativo nella tua azienda; dalla firma di contratti e documenti al completamento della formazione. 

L’applicazione che scegli dovrebbe anche consentirti di personalizzare i promemoria, in modo che i dipendenti ricevano notifiche quando devono completare un task.

Scarica qui la checklist per l’ Onboarding app dei dipendenti

3. Segui la formazione e le performance dei dipendenti

Una volta creato il processo di onboarding, è importante fornire ai dipendenti formazione e performance review per renderli produttivi al 100% il prima possibile. L’applicazione dovrebbe fornire collegamenti a video tutorial, documenti, e altri materiali che aiutino i nuovi assunti a mettersi in pari coi loro colleghi.

Questo passaggio è dove implementi il performance management nel tuo onboarding. Un neoassunto ha bisogno di essere seguito più da vicino agli inizi. L’app che scegli deve fornirti dati per monitorare i progressi di ciascun dipendente. Così puoi aiutare quelli che ti sembrano in difficoltà.

Scarica il KIT performance management

4. Monitora i progressi dei dipendenti

Per finire, l’app deve consentirti di monitorare i progressi di ogni neoassunto in tempo reale. Quanto tempo dura il tuo onboarding dalla firma del contratto al raggiungimento della piena operatività del neoassunto? Ci sono task particolari che creano difficoltà ai nuovi dipendenti?

Con le funzionalità di analisi e monitoraggio dati, puoi perfezionare il processo di onboarding per renderlo sempre più efficiente. 

Scarica qui Modello Valutazione Prestazioni dipendenti

Esempio di onboarding con app

Poniamo il caso tu abbia appena assunto una nuova persona nella tua azienda. Ecco come funzionerebbe il processo di onboarding con una app.

Per prima cosa, l‘applicazione invia un messaggio di benvenuto automatico al nuovo assunto. Questo messaggio contiene istruzioni su come impostare il profilo e accedere a strumenti quali tour virtuali e materiali di formazione. 

In seguito, l’app consente al manager di assegnare compiti al neoassunto e di impostare valutazioni delle prestazioni. Il sistema può anche inviare promemoria quando i documenti o le task sono in ritardo.

L’app tiene traccia dei progressi di ogni nuovo assunto e fornisce dati in tempo reale sulle sue prestazioni. In questo modo, i manager hanno la possibilità di vedere quanto stanno facendo i loro nuovi assunti e di intervenire se necessario.

Ognuno di questi passaggi è personalizzabile. Puoi creare flussi di lavoro strutturati e assegnarli a tutti i dipendenti in un determinato ruolo nella tua azienda. Puoi assegnare task ai dipendenti e notificarli dei nuovi compiti. Puoi anche comunicare direttamente con ogni dipendente.

Factorial ti permette di fare tutto questo centralizzando il processo di onboarding. Quello che una volta richiedeva sequenze di email o di post-it che andavano perse, ora è tutto controllabile da un singolo hub. 

👉 Potrebbe interessarti anche “Onboarding digitale: come farlo e con quali strumenti digitale il processo [+ Checklist]”

Digitalizzazione onboarding con un Software HR

onboarding app

Le app di onboarding sono solo una parte della digitalizzazione dei processi HR. Un software per le risorse umane completo è ciò che unisce il tutto e consente di gestire ogni aspetto del ciclo di vita dei dipendenti. Un software HR fornisce una piattaforma centralizzata per l’inserimento, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti. 

Può anche aiutarti ad automatizzare attività come l’inserimento dei documenti, la programmazione dei dipendenti e il monitoraggio delle presenze. Inoltre ti dà indicazioni preziose sul funzionamento del processo di assunzione e sulle aree in cui il processo potrebbe essere migliorato.

Un software HR ti aiuterà a creare un luogo di lavoro più efficiente ed adatto alla forza lavoro moderna. Con un’app di onboarding integrata in un software HR, la tua azienda sarà in grado di inserire facilmente i nuovi assunti e di garantire loro il supporto e la formazione di cui hanno bisogno.  

Questo approccio ti aiuterà a ridurre il tasso di turnover, ad aumentare la soddisfazione dei dipendenti e a migliorare la produttività.

Onboarding con app di Factorial

Factorial è un software HR all-in-one che semplifica l’onboarding dei nuovi assunti. Con la nostra applicazione, puoi creare facilmente un programma di onboarding completo e adatto alle esigenze della tua azienda da un’unica piattaforma semplice da usare e sicura. 

Ecco alcune cose che puoi fare con Factorial:

Vuoi creare un processo di onboarding che aiuti la tua azienda a fidelizzare i neoassunti? Richiedi ora una prova gratuita di Factorial per 14 giorni. Se invece non sei sicuro che la nostra piattaforma possa fare al caso tuo richiedi una demo. Ti mostreremo come puoi adottare una strategia di onboarding che renda la tua azienda un luogo in cui ogni dipendente si senta apprezzato.

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Content Writer specializzato nella scrittura di contenuti per le aziende software. Ha collaborato con aziende Italiane ed internazionali per dar loro una voce che si distinguesse nel chiasso di internet. Vive a Morbegno, un paese in provincia di Sondrio. La lettura è la sua più grande passione; economia, filosofia, e storia sono i suoi principali campi di interesse, ma c'è sempre anche un romanzo aperto sul suo Kindle.

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