Sai cos’è e cosa si intende per digital workplace? Disponi già di un ambiente di lavoro pronto ad accogliere le nuove tecnologie?
Il futuro è sempre più digitale. Tutte le risorse umane possono oggi accedere istantaneamente, da qualunque luogo e in qualsiasi momento, ai documenti aziendali, coordinarsi in tempo reale con gli altri team di lavoro, automatizzare operazioni che fino a pochi anni fa venivano svolte a mano.
Non puoi ignorare le trasformazioni in atto. La tecnologia continua a proporre soluzioni innovative che stanno profondamente cambiando gli ambienti di lavoro. Cos’è e come creare una smart digital workplace, in italiano bacheca aziendale, come la tecnologia sta trasformando gli ambienti di lavoro e cosa puoi fare per restare al passo con i tempi, sono le principali tematiche trattate in questo articolo.
Sommario
Digital workplace: significato e definizione
Le prime definizioni di digital workplace sono state fornite a partire dal 2009, da quando cioè la rete Internet ha iniziato a essere sufficientemente performante da consentire ingenti scambi di dati senza rallentamenti. Per digital workplace si fa riferimento al vasto ecosistema di tecnologie che puoi utilizzare sul posto di lavoro.
Queste tecnologie includono:
- Software e dispositivi
- Sistemi di gestione, archiviazione e protezione dei dati
- Piattaforme di cloud storage
- App per dispositivi mobili
Come sicuramente avrai notato, una qualsiasi azienda può oggi avvalersi di tante nuove tecnologie le quali permettono, ad esempio, di adottare forme di lavoro a distanza, quali il lavoro ibrido o lo smart working, di migliorare l’esperienza e il coinvolgimento dei lavoratori in azienda e di aumentare la produttività.
Digital Workplace: cos'è?
Come già parzialmente emerso dalla definizione, quando senti parlare di digital workplace, l’interlocutore fa riferimento alla trasformazione digitale in atto che coinvolge gli ambienti di lavoro, i quali, grazie alla combinazione di applicazioni, sistemi di cloud computing e altre innovazioni portate dalla tecnologia, permettono di creare una bacheca digitale aziendale.
Ogni azienda può creare l’ambiente di lavoro digitale che più risponde alle proprie esigenze. L’elemento che non può mancare è l’utilizzo della tecnologia che diventa un alleato fondamentale poiché permette di:
- Far comunicare tra loro le risorse umane
- Condividere informazioni e contenuti
- Automatizzare e digitalizzare molteplici mansioni
Oltre alla tecnologia c’è un altro aspetto caratterizzante dei moderni ambienti di lavoro: la volontà di mettere al centro i lavoratori. Non si tratta quindi della sola implementazione delle tecnologie, ma queste, hanno anche la funzione di migliorare l’ambiente di lavoro e di conseguenza le giornate in azienda dei dipendenti.
La direzione verso la quale si sta andando è quella di assicurare ai lavoratori una piena soddisfazione. Raggiungere questo obiettivo, significa avere lavoratori soddisfatti, orgogliosi del loro lavoro e di conseguenza produttivi e meno inclini a cercare nuove opportunità per la loro carriera.
Evoluzione del digital workplace
Ma perché le aziende oggi utilizzano la tecnologia? Perché le realtà più innovative si pongono l’obiettivo di avere lavoratori felici e soddisfatti della loro attuale carriera?
Si è arrivati all’adozione del digital workplace in circa tre decenni. Il processo non si è realizzato da un giorno all’altro. Sono tre le componenti che hanno spinto le organizzazioni prima a considerare e successivamente a implementare una bacheca digitale aziendale:
Nuove tecnologie
Le nuove tecnologie permettono oggi di rivedere completamente gli ambienti di lavoro. Per molte aziende non c’è più necessità di affittare o acquistare spazi fisici. Il lavoro può essere svolto interamente da remoto.
La digitalizzazione inoltre, permette di scambiare informazioni e ingenti quantitativi di dati quasi istantaneamente da una parte all’altra del globo. Un aspetto quest’ultimo assolutamente nuovo rispetto al passato.
Automazione e intelligenza artificiale
L’intelligenza artificiale è un’altra componente che ha dato il via alla creazione di ambienti di lavoro sempre più digitali. È possibile oggi automatizzare e far svolgere ai software e ai robot tantissime operazioni che fino a poco tempo fa era compito dell’uomo occuparsene.
Tale cambiamento da un lato allarma i lavoratori, che temono di essere presto sostituiti, dall’altro ha portato le aziende a concentrarsi su altre caratteristiche proprie dell’essere umano e difficilmente replicabili dalle macchine, su tutte l’insieme delle competenze trasversali.
I lavoratori
Infine, non puoi ignorare le nuove esigenze dei lavoratori, le quali sono cambiate di pari passo con il progresso tecnologico. Le nuove generazioni oggi attribuiscono grande importanza alle flessibilità lavorativa, alla possibilità cioè di gestire con una certa autonomia il proprio lavoro, sia negli orari sia nei luoghi da dove svolgere i compiti e le mansioni.
Garantire flessibilità lavorativa è possibile solo creando un ecosistema digitale che effettivamente permetta di lavorare da casa o da qualsiasi luogo il dipendente desideri lavorare.
Vantaggi e svantaggi del digital workplace
Potresti ora chiedere se spendere il tempo e le risorse necessarie per trasformare l’azienda convenga davvero o sia il frutto di una tendenza passeggera. Da un lato non puoi ignorare l’esistenza di nuove tecnologie, dall’altro però, come titolare, hai il compito di creare una digital workplace che sia funzionale alla tua attività evitando di introdurre tecnologie che non apportano alcun vantaggio né ai lavoratori né alla produttività dell’organizzazione. Quali sono i vantaggi e gli svantaggi di una bacheca digitale aziendale. Vediamo tre pro e tre contro o meglio criticità da considerare:
Non rischi brusche interruzioni dell’attività
Il ricordo di quanto accaduto durante il periodo del Covid-19 è ancora vivo. Molte attività furono costrette a chiudere e a trovare rapidamente nuovi sistemi per continuare a erogare servizi e prodotti senza poter accogliere i lavoratori in sede.
Utilizzare una digital workplace permette di far fronte a nuove esperienze simili e di fronteggiarle al meglio. Il passaggio dalle forme di lavoro classiche a forme di lavoro ibride o in smart work avviene così rapidamente e senza problemi di tipo logistico e organizzativo.
Riduci le spese
Una digital workplace è composta da un insieme di tecnologie che alla lunga promettono di ridurre i costi aziendali che la tua organizzazione sostiene ogni mese. Puoi oggi assumere nuovi dipendenti senza dover affittare o acquistare nuovi uffici, puoi evitare d’impiegare risorse per svolgere operazioni facilmente automatizzabili, puoi evitare costose spese per viaggi e trasferte e tanti altri costi che influiscono sul bilancio dell’impresa.
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Aumenti la trasparenza
Come abbiamo visto, le smart digital workplace vengono incontro anche alle più recenti esigenze dei lavoratori. Utilizzando specifici software HR puoi facilmente seguire tutte le risorse umane, accompagnarle nello sviluppo e nella crescita professionale, diffondere la cultura, la mission e la vision aziendale, condividere le attuali politiche inerenti all’ottenimento di benefit e promozioni.
In altre parole, la tecnologia oggi ti aiuta a comunicare meglio con tutti i dipendenti i quali possono beneficiare dei i vantaggi derivanti dal lavorare in un ambiente di lavoro trasparente, che promuove il merito, il benessere e altri fondamentali aspetti quali la parità di genere e l’inclusività.
Implementazione complessa
Passando agli svantaggi, è giusto considerare che soprattutto le PMI possono avere difficoltà nel realizzare un digital workplace efficiente in tempi brevi. Probabilmente dovrai avvalerti di un manager specializzato in trasformazione digitale che possa aiutarti a definire quali delle tante tecnologie oggi esistenti è giusto introdurre per prime e quali altre invece possono aspettare.
Formazione necessaria
Non tutti i dipendenti hanno la stessa età. In generale i più giovani, nati in piena era digitale, hanno meno problemi ad adattarsi alle nuove tecnologie, imparano più in fretta a utilizzare nuovi software e strumenti. Altri invece potrebbero aver bisogno di una formazione continua, come potrebbero non accogliere positivamente il cambiamento.
Ancora una volta è importante comunicare con trasparenza e sincerità offrendosi disponibili ad accompagnare le risorse umane meno inclini al cambiamento verso il progresso.
Rapporti interpersonali
Un ultimo aspetto da considerare riguarda ancora i lavoratori. Per molte aziende è oggi possibile lavorare esclusivamente da remoto. Tuttavia, quando tale forma di lavoro è portata all’estremo a soffrirne potrebbero essere i dipendenti, che potrebbero non gradire la mancanza d’interazione diretta con altri lavoratori.
È bene quindi fare in modo che di tanto in tanto i lavoratori possano incontrarsi tra loro o che comunque abbiano modo di uscire, d’interagire con i propri simili, oltre che garantire a loro tutti i diritti previsti, dal riposo settimanale al fondamentale diritto alla disconnessione.
Come puoi creare un digital workplace
La realizzazione di una bacheca virtuale aziendale richiede tempo e che i lavoratori dispongano di tutte le competenze digitali per utilizzarla. Non puoi pensare d’implementare il sistema dall’oggi al domani ma puoi procedere per gradi arrivando in pochi mesi a creare un sistema efficiente. Da dove partire:
Definisci di cosa hai bisogno per il tuo Digital Workplace
Confrontati con i lavoratori e con i manager e insieme individuate come la tecnologia può aiutare la tua azienda a evolversi. Ad esempio, puoi partire introducendo software per l’organizzazione e la pianificazione del lavoro da remoto.
Successivamente puoi implementare nuovi strumenti per automatizzare il lavoro specifico di ogni reparto, snellendo e facilitando le operazioni in carico al reparto HR, alla comunicazione e al marketing, alla logistica e così via.
Procedi per gradi
Ogni innovazione che introduci in azienda dovrebbe essere testata per un periodo tale di tempo da consentire a tutte le risorse umane d’imparare a utilizzare le nuove tecnologie. Introdurre sin da subito la novità potrebbe portare incomprensioni, rallentamenti e problemi di tipo organizzativo.
Implementa ogni soluzione gradualmente, raccogli feedback e assicurati che tutti i lavoratori abbiano a disposizione gli strumenti per apprendere il funzionamento del nuovo software o dispositivo introdotto.
Lavora sulla cultura aziendale
La digital transformation è destinata ad apportare anche un cambiamento nella cultura della tua azienda. L’organizzazione è pronta ad accogliere nuovi talenti, potenzialmente residenti in qualsiasi parte del mondo, si avvale di piattaforme che i dipendenti possono utilizzare per vari scopi: inviare richieste, firmare documenti, timbrare il cartellino, giusto per riportare alcuni esempi.
Tutte queste novità richiedono tempo per entrare nella quotidianità dei lavoratori e portano a un cambiamento nella cultura dell’organizzazione, la quale ora promuove l’utilizzo di nuove tecnologie, mira a valorizzare il talento e in generale sta cambiando il modo in cui vengono organizzati e gestiti i più importanti processi relativi all’organizzazione aziendale.
Misura i vantaggi
La tecnologia ti permette oggi di accedere a numerosi dati, statistiche e report che possono aiutarti a misurare le performance dei lavoratori, il numero di lead e vendite generate, i tassi d’assenteismo e turn over e tanti altri aspetti che regolano il corretto funzionamento di una qualsiasi attività economica.
Dall’analisi dei dati puoi evincere se le azioni finora adottate stanno effettivamente migliorando l’azienda oppure se ci sono alcune criticità che meritano di essere risolte.
Strumenti per il digital workplace: scopri le funzionalità di Factorial
Qual è il primo passo da compiere? Il nostro consiglio è di introdurre un sistema facile da implementare, semplice da utilizzare e soprattutto pensato per migliorare la quotidianità della risorsa più importante per la tua azienda: i lavoratori.
Ti invitiamo quindi a provare Factorial, il software per la gestione del personale. È uno strumento completo che ti permette di digitalizzare tutti i più importanti processi aziendali, di risparmiare tempo e risorse. Quali sono le funzionalità?
Crea la tua bacheca aziendale con Factorial
Con Factorial rivoluzioni la gestione delle risorse umane in azienda. Utilizzando il software e installando l’app Factorial, potrai in pochi passaggi disporre di una digital workplace funzionale. Qui di seguito i processi principali che puoi digitalizzare:
Ferie e i permessi
Crea un calendario per ogni team di lavoro, stabilisci una politica ferie e condividila con tutte le risorse umane. I lavoratori, direttamente dall’app possono inviare le richieste di ferie e permessi, verificare i giorni maturati e residui direttamente dal Portale Dipendenti.
Le presenze
Non hai bisogno di timbracartellini e badge aziendali. Con Factorial i tuoi lavoratori, anche in smart work, possono timbrare il cartellino direttamente dallo smartphone. In automatico il foglio presenze si aggiorna e se desideri puoi in qualsiasi momento geolocalizzare i dipendenti e verificare di cosa si stanno occupando.
I documenti aziendali
Factorial ti aiuta anche nel digitalizzare tutti i documenti aziendali: buste paga, certificati, contratti e tutto ciò che desideri. Puoi decidere con chi condividere i documenti e chiedere di firmarli digitalmente
Le performance dei lavoratori
Con Factorial puoi facilmente creare report sulle performance dei lavoratori, creare e aggiornare l’organigramma aziendale, fornire feedback, valutare le prestazioni e tutti gli obiettivi aziendali che preferisci. Grazie ai report generati potrai prendere decisioni migliori per la tua azienda basate su dati qualitativi e quantitativi.
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Digital workplace: le conclusioni
In questo articolo abbiamo visto cos’è e perché è importante disporre di una funzionale digital workplace. Stare al passo con i tempi oggi è fondamentale per non perdere terreno nei confronti della concorrenza e offrire ai lavoratori un ambiente pensato per esaltare il loro talento.
Creare una digital workplace, in conclusione, è ed è l’unica soluzione per sfruttare al massimo tutte le innovazioni esistenti e pensate per migliorare, automatizzare e digitalizzare tutti i processi aziendali.
