Time sheet: cos’è e come automatizzare la rilevazione presenze

Cos’è il time sheet? Perché è importante nella gestione dei dipendenti? Sai come compilarlo? Sai che un time sheet software ti permette di avere il pieno controllo sulle ore lavorate dai dipendenti?

Time sheet, in italiano possiamo tradurlo con registro del tempo. Il significato del concetto inglese di time sheet può essere preso alla lettera. Il primo termine tempo e il secondo sheet fanno riferimento a un registro, cartaceo e digitale, che raccoglie le informazioni fondamentali sulle attività svolte all’interno di un’azienda.

Come vedremo, si tratta di compilare un documento molto importante che ti permette di avere sempre sotto controllo il numero di ore lavorate dai dipendenti nell’arco della giornata, del mese, o dell’anno. 

Hai molti modi per rilevare le presenze e le ore di lavoro svolte dai lavoratori. Puoi utilizzare i classici fogli di carta, i fogli elettronici in Excel oppure pensare di digitalizzare l’intero processo. 

Optare per quest’ultima soluzione, non solo ti permette una migliore gestione dei lavoratori da remoto e in sede, ma anche di beneficiare di tutta una serie di vantaggi che scoprirai continuando la lettura di questo articolo.

Dunque, chi gestisce un’azienda deve tener conto di questo strumento per poter seguire l’andamento, sia da un punto di vista cronologico che qualitativo, dei propri processi produttivi. 

Attraverso la compilazione corretta del time sheet potrai orientarti rispetto alla produttività del lavoro, alle ore impiegate, fino alla performance complessiva da parte di tutta l’azienda. Un esempio dei contenuti che andranno inseriti in questo documento sono la gestione dei costi e la pianificazione dei contenuti.

Vedremo nel dettaglio come deve essere compilato il modello per la presentazione di un valido registro orario. 

In questo articolo, partiamo dalla stesura più classica del timesheet in Excel, vedendo poi come può essere gestito in diversi modi.

Cosa significa time sheet

Come sempre partiamo dalla definizione e dal significato. L’espressione “Time sheet” è composta da due termini inglesi che possiamo tradurre con “tempo” e “registro”. Il timesheet in ambito aziendale è quello strumento (cartaceo o digitale) che si utilizza per tenere traccia del tempo effettivamente trascorso al lavoro dai dipendenti. 

Disporre di uno strumento efficiente e pensato per rilevare le presenze e le attività svolte dai lavoratori, come puoi immaginare, è molto importante sia per la tua organizzazione sia per le risorse umane. 

Come manager o responsabile HR hai la possibilità di acquisire informazioni utili per migliorare e gestire al meglio i tuoi flussi di lavoro. I lavoratori, invece, possono usufruire di un sistema che rileva in modo concreto tutte le ore lavorate, ordinarie e straordinarie, e di conseguenza hanno la certezza di ricevere il giusto compenso. 

Time sheet è dunque un termine ampio, che sottintende le attività HR nell’ambito della rilevazione delle presenze, di controllo degli orari d’ingresso e di uscita e in generale dei flussi di lavoro.

Avere a disposizione tutte queste informazioni si traduce nella possibilità di calcolare correttamente gli stipendi oltre che: 

• Giorni di ferie e permessi   
• Trattamento di fine rapporto (TFR)
• Assenze retribuite e non retribuite 

Come si compila un modello time sheet in Excel?

Non esiste un time sheet unico al mondo. Esistono diversi modelli per ogni grado di precisione, ma anche per ogni tipologia di servizio a cui dobbiamo rispondere. Tuttavia, possiamo considerare che ogni modello di un time sheet condivide le stesse informazioni basilari:

• Ora e data della compilazione
• Tipologia delle attività svolte
• Dati di chi ha eseguito l’attività
• Cliente destinatario di tale lavoro

Ovviamente a queste informazioni dovresti aggiungere anche altri dettagli fondamentali, che possono variare in base anche a quelle che sono le nostre risorse a disposizione. Un consiglio valido è quello di non integrare, al contrario, troppi dati. 

La strada giusta per usare questo strumento è l’equilibrio. Molte persone, in qualsiasi altro contesto, hanno la tendenza a inserire troppi dati su molte persone. Se siete in possesso dei dati delle persone con cui state lavorando, potete integrare quelli, ma solo le nozioni più interessanti e importanti. Tuttavia, il nostro bagaglio di conoscenze deve essere depositato nel posto giusto: ti consigliamo un programma come Excel per un accesso rapido e più accessibile. 

Ma come si compila un documento come il Timesheet su un programma come Excel?

Prima di tutto dovrai aprire un foglio, che consigliamo di chiamare banalmente Excel Timesheet, almeno per questa prova. Di conseguenza l’ideale sarebbe impostare la prima colonna orizzontale di caselle ed evidenziare tutto di un unico colore, magari un iconico giallo fluorescente.

Il passo successivo è quello di riempire in ogni spazio un differente contenuto, che volendo puoi dividere a piacere in base alle tue necessità. Qualcuno potrebbe dare più importanza alle date, qualcuno al tipo di progetto, qualcun altro al cliente. 

Questo report di attività sarà poi utilizzabile solo nel momento in cui avrai creato il valido numero di colonne verticali e spazi in cui andranno inseriti i dati del cliente. Per comodità ti consigliamo anche di formattare il foglio presenze Excel per poter dividere meglio i contenuti.

Sia che tu decida di utilizzare un time sheet software o un time sheet template in Excel le informazioni da inserire (o rilevate dal programma) sono le medesime. 

L’unica vera differenza è che digitalizzando il processo, informazioni quali: la rilevazione delle presenze, delle ore di lavoro e dello stipendio finale sono calcolate in automatico da un apposito programma. Diversamente dovrai inserire manualmente i dati.

A ogni modo, per compilare il time sheet, dovrai inserire informazioni quali: 

Dati del dipendente 

Ogni lavoratore dispone di una scheda attività personale. Questo vuol dire disporre di un time sheet per ogni dipendente in cui riportare nome, cognome, numero di matricola, tipologia di contratto applicato e posizione lavorativa ricoperta. 

Intervallo di date 

La parte principale del time sheet è composta da una sezione utile per inserire gli orari d’ingresso e di uscita, i giorni lavorati ed eventualmente le attività svolte dal lavoratore. Generalmente è compito del dipendente inserire questi dati, manualmente o servendosi del software che hai deciso di implementare in azienda. 

Dettagli del progetto 

Puoi utilizzare template di time sheet solo per rilevare gli orari e i giorni di lavoro, oppure puoi pensare di svolgere un lavoro più articolato, inserendo ad esempio a quali progetti sta lavorando il dipendente. Così facendo ottieni informazioni più dettagliate utili per allocare al meglio la forza lavoro. 

Riepilogo 

Infine, un classico modello di time sheet contiene una sezione di riepilogo. Questa riporta in un’unica pagina tutte le informazioni che hai deciso di rilevare. Il riepilogo è bene sia scaricabile in formato PDF, così da essere facilmente inviato al supervisore che si occuperà di firmarlo.

Template time sheet in Excel

Se sei alla ricerca di un template di time sheet scaricabile puoi provare il nostro modello gratuito e modificabile in Excel. Il documento ti permette di rilevare le ore di lavoro effettuate da ogni dipendente. 

Utilizzandolo riuscirai a digitalizzare una serie di processi che probabilmente, finora, hai svolto a mano. Il template proposto contiene: un foglio presenze in Excel editabile e una scheda dove inserire le timbrature dei dipendenti.

Inoltre, le formule Excel contenute nel foglio, sono pensate per calcolare in automatico le ore lavorate. In più, ti mettiamo a disposizione un riepilogo mensile, così puoi facilmente disporre di una panoramica sulle ore lavorate e sulle presenze dei lavoratori, in sede e da remoto. 

Ovviamente, se hai dimestichezza con Excel puoi anche creare da zero il tuo time sheet, ricordandoti di inserire le sezioni riportate nel paragrafo precedente. Puoi aggiungere anche altre pagine e altre formule ottenendo così un foglio Excel basato sulle tue esigenze. 

Il nostro consiglio è di non inserire troppi dati ma di limitarsi agli essenziali. Trattandosi di un foglio da compilare di volta in volta infatti, più dati decidi di rilevare più diventa lungo e complesso il lavoro di compilazione del modello. 

Un time sheet in Excel può essere uno strumento di grande aiuto se gestisci pochi dipendenti. Se diversamente gestisci più dipendenti allora ti consigliamo di digitalizzare completamente il processo, utilizzando un software completo, in grado di: 

• Rilevare le presenze
• Monitorare le attività
• Permettere di timbrare digitalmente il cartellino

I vantaggi della digitalizzazione del timesheet

Come accennato la digitalizzazione del timesheet ti permette di beneficiare di diversi vantaggi. Puoi finalmente rilevare le ore di lavoro, le presenze e in generale monitorare le prestazioni dei dipendenti, senza più compilare fogli cartacei o elettronici. 

Inoltre, digitalizzare il processo significa migliorare complessivamente il modo in cui gestisci la rilevazione delle presenze.

Ad esempio:

Nessun errore umano 

Più dati inserisci manualmente più corri il rischio di commettere errori. Utilizzare un software significa avere la certezza che le ore e le presenze rilevate siano effettivamente quelle. Non devi perdere più tempo in noiosi riconteggi.

Semplifichi il lavoro da remoto 

Lo smart working è ormai una realtà per molte organizzazioni. Se ti avvali di uno o più dipendenti da remoto, perché non dare loro la possibilità di digitalizzare operazioni quali: timbrare il cartellino, segnare le ore di lavoro straordinario e inviare richieste di ferie e permessi?  

Individui i punti deboli in azienda

Digitalizzare i processi in azienda si rivela anche utile per individuare i punti deboli. Ad esempio, potresti renderti conto che alcuni progetti hanno bisogno di più lavoratori per essere portati al termine, come anche del contrario. 

Oppure, grazie alle schede riepilogative, puoi facilmente individuare i lavoratori più coscienziosi e quelli che invece tendono ad assentarsi più spesso degli altri.

Quale software posso usare al posto di un file Excel?

Per un’azienda scegliere gli strumenti digitali più validi è importante. Un software specifico e più utilizzabile diventa una risorsa che anticipa lo stesso time sheet, facendo risparmiare notevole tempo nella sua compilazione. Com’è normale, un software che ti permetta di creare un time sheet in maniera facile e veloce (magari in modo che sia già precompilato o preimpostato) rappresenta sicuramente una soluzione più comoda e vantaggiosa.

Ma quali sono i software migliori nella creazione e compilazione di un time sheet? Quali si possono usare e cosa li contraddistingue?

Factorial: il tuo software per time sheet tutto in uno

Con così tanti programmi e soluzioni disponibili, l’unico dubbio può derivare dalla difficoltà nella scelta del software più adatto per la tua azienda. Questo tipo di decisione va presa con molta attenzione e assicurandosi sempre di trovare una soluzione che comprenda tutte le caratteristiche che stai cercando.

È anche per questo che vorremmo parlarti di uno strumento che potrebbe dare la svolta alla gestione amministrativa della tua azienda e al mondo in cui rilevi presenze ed orari per i tuoi dipendenti.

Factorial è una soluzione tutto in uno per la gestione delle risorse umane che, tra le varie funzionalità per le risorse umane, comprende un innovativo software di rilevazione delle presenze in cloud. Questo strumento è stato pensato per ottimizzare la gestione del controllo orario e far sì che creare il tuo time sheet si trasformi in un processo rapido ed efficiente.

Il software per la rilevazione di orari e presenze di Factorial potrai:

• Rilevare con efficienza le ore lavorate: potrai visualizzare gli orari dei tuoi dipendenti in pochi click, monitorare i diversi turni, pianificare ferie, controllare eventuali assenze e inserire i tuoi commenti
• Monitorare tutte le attività: potrai approvare o rifiutare le schede attività dei dipendenti e gestire turni extra e straordinari
• Ridurre il tasso di assenteismo: potrai ricevere notifiche per le timbrature in entrata e uscita e controllare eventuali assenze ingiustificate
• Permettere le timbrature tramite app: i tuoi dipendenti potranno timbrare senza bisogno di cartellini o timbratrici fisiche e in maniera geolocalizzata
• Firmare e approvare le ore dei dipendenti: confermare l’orario dei dipendenti sarà facile grazie alla firma digitale per velocizzare l’invio delle buste paga
• Permettere le timbrature tramite codice QR: con un semplice codice a barre i tuoi dipendenti potranno timbrare in entrata e in uscita in pochissimi secondi e senza rischio di sbagliare
• Visualizzare report e dati su orari e presenze: potrai scaricare report personalizzati settimanali e tenere sempre sott’occhio la produttività oraria dei dipendenti

Che ci si rivolga a team organizzati in maniera precisa o dipendenti in smart working, è fondamentale considerare la scelta di un software valido per ogni esigenza.

Esiste un modo corretto di usare il time sheet a prescindere dal programma?

Ogni team dietro un software lavora costantemente per soddisfare le aspettative di tutti i suoi clienti. Software come Factorial rispondono a esigenze di centinaia di migliaia di clienti diversi, che ogni giorno, come noi, si alzano la mattina presto per poter lavorare su una scrivania davanti al proprio computer.

E come noi, questi clienti si aspettano un software che funzioni in maniera soddisfacente: deve essere innovativo, semplice, intuitivo e soprattutto utilizzabile.

Così come le ricerche nel campo cognitivo, informatico e linguistico fanno i loro progressi per contribuire allo sviluppo di programmi sempre più nuovi, allo stesso modo i servizi per aziende e dipendenti fanno i loro passi avanti. Per questo motivo possiamo garantirti che non esiste un unico modo corretto di utilizzare il time sheet, perché la sua gestione sarà sempre diversa da cliente a cliente e da azienda ad azienda. 

Le differenze si possono trovare soprattutto nelle dimensioni delle varie aziende: un’azienda non è mai come tutte le altre. Ci sono imprese con un numero di dipendenti che si conta sulle dita d’una mano, altre il cui organico supera le dimensioni di un intero paesino, per cui monitorare le loro attività diventa tutto un altro aspetto da approfondire. Di conseguenza, chi sarà incaricato di compilare questi registri, potrebbe essere lo stesso dipendente così come il suo responsabile. 

Ti invitiamo a considerare sempre più aspetti e particolarità del tuo settore prima di organizzare effettivamente un qualsiasi registro, perché prima ancora di considerare la creazione di questi documenti bisogna avere ben chiaro in testa quale sia la dinamica che accompagna ogni giorno la propria realtà lavorativa. 

Il time sheet per la gestione di freelance e lavoratori in remoto

Lo smart working, insieme all’avvento della digital trasformation, è un concetto che ha rivoluzionato il modo di gestire la rilevazione delle presenze. Coordinare la rilevazione presenze in smart working non è facile, ma è molto importante per monitorare la produttività di ognuno, in modo da avere un’idea chiara sulla direzione del tuo team. Controllo delle presenze e lavoro flessibile possono andare d’accordo: grazie ai software HR come Factorial, per esempio, si mette a disposizione a manager e dipendenti uno strumento che consente di fare clock-in/clock-out ed effettuare un controllo delle presenze che sia trasparente per entrambe le parti. 

Stiamo parlando di uno strumento che migliora non solo la divisione del lavoro, ma che permette di riconoscere anche i punti deboli di una dinamica di lavoro. Chiedersi “Perché questa settimana il team non è riuscito a portare a termine il progetto prefissato” è il primo passo per riconoscere la necessità di un’organizzazione.

La classificazione di progetti, clienti, tempistiche e risultati serve anche e soprattutto al dipendente, più che al datore di lavoro o al richiedente del servizio. In questo modo sarà possibile intervenire meglio sull’operato dei dipendenti e soddisfare non solo le aspettative di terze parti, ma anche le proprie. All’opposto sarà possibile anche individuare ostacoli e progetti che limitano un lavoro di qualità, in maniera tale da dividere con precisione i compiti e individuare le ancore che impediscono il progresso dei propri risultati. 

Non solo i team presenti in ufficio dovrebbero godere dei servizi di un software per i time sheet. Più qualcosa è utilizzabile nel quotidiano e meglio sarà possibile gestire in maniera più semplice la giornata lavorativa.

Come compilare automaticamente il time sheet con un software HR 

A questo punto rimane solo da scoprire quale software puoi utilizzare per automatizzare i processi di compilazione dei tuoi time sheet aziendale. Il software più adatto si chiama Factorial. 

Factorial è un software HR all in one. Le numerose funzionalità di cui dispone ti permettono di automatizzare e digitalizzare tutte le principali operazioni in ambito HR. Puoi provare Factorial gratis per 14 giorni e verificare l’utilità dello strumento.

Il suo software per la rilevazione delle presenze ti permette di: 

• Creare time sheet personalizzati 
• Rilevare e visualizzare gli orari di lavoro in pochi click 
• Monitorare i turni di lavoro 
• Approvare o rifiutare le richieste di ferie e permessi
• Timbrare il cartellino elettronicamente tramite QR code 
• Ridurre i tassi di assenteismo in azienda 
• Visualizzare e scaricare report sulle presenze dei lavoratori 

Factorial è un software semplice da utilizzare, intuitivo e pensato per le esigenze delle PMI, le quali sono impegnate oggi nel digitalizzare e automatizzare tutte le operazioni manuali e ripetitive in azienda. Con il software infatti, non solo disporrai di uno strumento per creare time sheet ma potrai anche utilizzare tante altre utili funzionalità.

Ad esempio: 

• Gestisce per te i documenti in digitale riducendo l’uso della carta in azienda 
• Crea e aggiorna in automatico l’organigramma aziendale 
• Elabora report qualitativi e quantitativi sulle prestazioni dei lavoratori 
• Facilita la rendicontazione delle note spese in azienda 
• E molto altro!

Time sheet: le conclusioni 

In questo approfondimento abbiamo visto quanto è importante per la tua azienda utilizzare software per la rilevazione delle presenze e delle ore di lavoro effettuate dai dipendenti. Queste due semplici informazioni raccolte nei time sheet aziendali si rivelano utilissime per migliorare l’organizzazione sotto più punti di vista. 

Puoi decidere con criterio quanta forza lavoro destinare a un determinato progetto, puoi sapere in qualsiasi momento chi è a lavoro (in sede o da remoto) e chi in ferie o in permesso, puoi ridurre l’assenteismo in azienda e non da ultimo alleggerire gli intensi carichi di lavoro sostenuti dagli addetti HR. Tutti questi e altri vantaggi puoi ottenerli da subito, grazie alla presenza di software all in one, semplici e intuitivi da utilizzare.

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