SaaS HR: quali sono le funzionalità fondamentali?

Hai mai sentito parlare di SaaS?

Il mondo evolve giorno dopo giorno e le aziende devono correre per stare al passo con i cambiamenti. Soprattutto, l’avvento della pandemia, ha introdotto una serie di novità che hanno trasformato il mondo del lavoro. Un esempio lampante: dalla presenza fisica in azienda si è passati al lavoro ibrido o addirittura al lavoro completamente da remoto.

Affrontare tutti questi cambiamenti non è semplice e molte aziende necessitano di un supporto che consente loro di semplificare e velocizzare il lavoro.

Ecco perché nascono i SaaS HR: ovvero software basati su cloud e che hanno come finalità quella della gestione dei dipendenti. In questo articolo faremo un approfondimento sui SaaS HR, sulle loro funzioni e i vantaggi che apportano nelle aziende.

Sommario

Che cos’è un SaaS?

Ma partiamo dal principio: che cosa si intende per SaaS? L’acronimo sta per Software-as-a-Service ed è un servizio di cloud computing che offre agli utenti finali delle piattaforme o dei programmi che vengono supportati tramite un browser web. È una soluzione ideale per le aziende di piccole o grandi dimensioni ma anche per i singoli che desiderano utilizzarlo.

Per intenderci, ecco alcuni esempi di SaaS: a partire dai più semplici come le app per la produttività (posta elettronica, calendario, ERP, etc…) per finire con i programmi che includono sistemi di project management, CMS (sistemi di gestione dei contenuti), programmi per la contabilità e CRM (Customer Relationship Management).

Quali sono i vantaggi?

I vantaggi di implementare un SaaS nella tua azienda sono numerosi. Innanzitutto non avrai più bisogno di inviare ai tuoi clienti i pacchetti software o le licenze, basterà che si connettano a una rete internet per avere diretto accesso ai servizi.

La manutenzione è automatizzata in quanto è affidata al provider del software e non sarà più a capo dei dipendenti informatici. Ciò significa che il team di informatici avrà più tempo a disposizione da dedicare ad altre attività dell’azienda.

Inoltre i servizi possono essere utilizzati da qualsiasi postazione di lavoro e questo permette un perfetto funzionamento del sempre più comune smart working. A ciascun dipendente basta una connessione internet per poter usufruire di tutti i servizi che l’azienda mette a disposizione.

Quali differenze tra SaaS e Cloud

Prima di entrare nel vivo dell’argomento è bene chiarire fin da subito un dubbio che potrebbe assalirti in futuro, ovvero: qual è la differenza tra SaaS e Cloud? Perché sì, una differenza c’è.

È facile confondere i due termini, difatti sono correlati, ma non hanno la stessa funzione.
Per SaaS si intendono tutti quei software che possono essere utilizzati in modalità remota una volta che l’utente ha pagato un abbonamento mensile, semestrale o annuale. E quindi si tratta di tutti quei programmi installati su diversi server e ai quali si ha immediato accesso tramite un server Web.

D’altra parte il Cloud Computing, (che abbreviato diventa Cloud) è il trasferimento di processi informatici o di archiviazione dei dati da hardware on-premises a server di terzi. Eccovi un esempio: le email non vengono memorizzate nel computer ma nel Cloud. Ciò significa che una volta che l’utente elimina una e-mail, quest’ultima viene cancellata anche dal Cloud.

Per concludere questo paragrafo, la principale differenza tra SaaS e Cloud è la seguente: i SaaS sono software creati per utenti finali mentre il Cloud Computing è un’infrastruttura informatica che si può noleggiare. Tendenzialmente le grandi aziende dovrebbero dotarsi di un cloud mentre quelle con un numero più ristretto di dipendenti possono far riferimento a un SaaS.

Che cos’è un SaaS HR?

Finalmente possiamo venire al dunque: un SaaS HR è un servizio che serve a ottimizzare la gestione delle risorse umane. Al giorno d’oggi i sistemi di gestione HR sono quasi sempre delle soluzioni SaaS.

Come funziona? È semplice, per attivarlo basta pagare un abbonamento in base al numero di utenti e in questo modo gli utenti possono accedere al servizio da qualsiasi luogo.

Il mercato offre una serie di opzioni di Software-as-a-service HR e ognuna di esse è costituita da due tipi di software che vediamo qui di seguito. Mi raccomando, è importante questo passaggio sia per le imprese più grandi che per le imprese con un numero contenuto di dipendenti. I SaaS HR sono pensati per semplificare e ottimizzare il lavoro ed è fondamentale scegliere la tipologia di software che più si adatta alla tua azienda.

Tipologie di SaaS HR:

– SaaS HR all-in-one

È una piattaforma HR generalista che serve per gestire tutte le funzioni delle risorse umane: dalle attività di recruiting a quelle di onboarding, dalla gestione delle prestazioni alle buste paga. Tutto in un’unica piattaforma che centralizza e automatizza i dati dei dipendenti.

La piattaforma HR raccoglie tutte le informazioni necessarie all’azienda e le processa in base alla funzione necessaria. I dati vengono centralizzati e in questo modo è più semplice ritrovarli e processarli.

Potresti pensare che gestire tutti i processi tramite una soluzione HR SaaS all-in-one possa essere confusionario ma in realtà semplifica la vita aziendale anche in termini di fatturazione e budget. Infatti il tuo riferimento per i pagamenti sarà un unico fornitore: una scelta ottima se si tratta di un’azienda di piccole e medie dimensioni.

– SaaS HR specializzati Pure-Play

L’altra alternativa consiste nell’utilizzare non un’unica piattaforma ma una varietà di strumenti HR SaaS dedicati. Ma quali sono questi strumenti? Facciamo degli esempi: ATS ovvero i sistemi di tracciamento dei candidati per il recruiting, strumenti di gestione delle prestazioni per monitorare la produttività, software di buste paga per preparare gli stipendi salari e un LMS ovvero un sistema di gestione dell’apprendimento per gestire la formazione e lo sviluppo. Ovviamente un servizio di questo tipo è più costoso e intricato: infatti la stessa formazione del tuo personale delle risorse umane avrà uno specifico costo perché dovrà essere specializzato nell’uso dei vari software. La SaaS HR specializzata è infatti un’opzione valida per aziende multinazionali con professionisti HR divisi e dedicati a ogni funzione dell’impresa.

Quali funzioni deve avere un SaaS HR?

Un SaaS HR deve presentare una serie di funzionalità che permettono alla tua azienda di decollare. Eccone alcune qui di seguito: gestione delle assunzioni e monitoraggio dei candidati, gestione della busta paga, coordinazione delle prestazioni e delle attività di formazione e sviluppo. Queste funzioni implementano efficacemente la direzione delle risorse umane e il diretto risultato di questo servizio è un miglioramento complessivo delle attività aziendali.

Ma, nello specifico, quali sono i benefici che un Software-as-a-service HR può apportare alla tua impresa? Innanzitutto la velocità e automaticità del servizio fa sì che i dipendenti possano dedicare il loro tempo alle attività più produttive della tua azienda. I dati verranno archiviati e rimarranno protetti nel software: non devi temere che arresti o malfunzionamenti possano far sparire le informazioni perché queste ultime sono crittografate e automaticamente sottoposte al backup.

Per concludere, tutti questi dati potranno essere consultati da qualsiasi luogo.

Perché implementare un SaaS HR in azienda

Digitalizzazione software HR

L’utilizzo di un SaaS HR è diventato necessario con la digitalizzazione. Ma non è solo un servizio necessario e al quale si è arrivati per una serie di trasformazioni avvenute nel mondo del lavoro ma è anche un servizio che apporta numerosi vantaggi alla tua azienda. Ecco elencati i vantaggi ai quali si va incontro nell’utilizzare una piattaforma SaaS HR:

i processi verranno automatizzati e semplificati. Questo consente al tuo team di dedicare tempo ad altre attività che permetteranno alla tua azienda di crescere: le attività amministrative e manuali saranno svolte dai software mentre i tuoi dipendenti potranno lavorare su piani strategici;
La manutenzione e l’aggiornamento del software sarà gestita dal fornitore dello stesso; non sarà più compito dei tuoi dipendenti informatici. E in caso di problemi, puoi contattare l’helpdesk del fornitore;
Potrai accedere ai servizi HR da ovunque. E non solo tu ma anche i tuoi dipendenti. Questo significa che il lavoro potrà essere svolto a distanza e che i software sono accessibili da vari dispositivi: smartphone, tablet, laptop e computer;
La suite HR permette di avere un accesso immediato ai dati e alle analisi delle prestazioni dei dipendenti. In questo modo puoi verificare rapidamente chi sono i tuoi migliori talenti e migliorare le strategie nel team;
Per concludere, SaaS HR ti aiuta a schivare potenziali errori: in particolare quando si tratta di monitoraggio del tempo dei dipendenti e di busta paga.

Come scegliere un buon SaaS HR

Un buon SaaS HR per poter essere definito tale deve necessariamente includere alcune funzionalità. Ma quali sono questi strumenti? Ecco qui di seguito tutti i software che dovresti ritrovare in un ottimo SaaS HR:

Sistema di tracciamento dei candidati (ATS)
Si tratta di una piattaforma che raccoglie tutte le informazioni sui candidati durante il processo di assunzione. Grazie a questa organizzazione semplificata avrai un quadro generale dei papabili candidati. Un buon ATS velocizza il processo di recruiting e di conseguenza aumenta la produttività della tua azienda. Ma cosa è incluso in questo software? Modelli di e-mail per contattare i candidati, pianificazione dei colloqui, pubblicazione automatizzata di bacheche di lavoro, processi per l’invio di curriculum e di pre-screening, che semplificano il lavoro al tuo dipendente;

Apprendimento e sviluppo
Ogni buon SaaS HR prevede una funzionalità per l’apprendimento e lo sviluppo dei dipendenti che pianifica, gestisce e monitora tutte le tue attività di formazione. Con pochi click è possibile coordinare i programmi di apprendimento e sviluppo;
Monitoraggio del tempo e gestione delle assenze
È un’altra componente chiave di una buona piattaforma SaaS HR e serve a tracciare le presenze e monitorare il tempo. I dipendentitimbrano il cartellino all’entrata e all’uscita ogni giorno e le azioni vengono registrate dal software. In questo modo sarà immediato identificare l’eventuale verificarsi di tendenze negative e ad averle sotto controllo. Un software di questo tipo, aiuta le aziende a ridurre l’assenteismo e aumentare la produttività;

Gestione delle prestazioni
È la piattaforma che ti aiuta a gestire ogni singolo aspetto del processo di gestione del personale. In poche parole questo software include il monitoraggio degli obiettivi e dei KPI, l’esecuzione di valutazioni del personale e la raccolta di preziosi feedback a 360°. In questo modo i tuoi dipendenti saranno spronati a essere efficienti, motivati e produttivi. Inoltre è possibile utilizzare gli strumenti di gestione delle prestazioni per impostare gli obiettivi dei singoli, gli obiettivi del gruppo, quelli di squadra e addirittura quelli aziendali. Questo fa sì che il tuo dipendente si senta spronato a dare il massimo e a esprimere al meglio le sue capacità.

Factorial, la soluzione integrata per le risorse umane

Le soluzioni HR SaaS di Factorial includono un’ampia varietà di funzionalità per aiutarti a migliorare la gestione delle risorse umane e i relativi documenti aziendali.

Ma che cos’è Factorial? È unsoftware HR all-in-one innovativo, semplice da utilizzare e accessibile da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. Grazie ai suoi servizi, tra cui: rilevazione delle presenze, gestione ferie e permessi e l’elaborazione di report HR e analisi potrai usufruire di una vasta gamma di vantaggi. Vediamone insieme alcuni:

Gestione dei documenti
Archiviare i documenti sarà semplicissimo: con Factorial potrai raccogliere tutti i dati in modo sicuro. Per facilitare la gestione dei documenti, questi ultimi potranno essere organizzati in singole cartelle e di conseguenza consultati più rapidamente sia dal datore di lavoro che dai dipendenti. Trasparenza e immediatezza sono garantite con Factorial al fine di assicurare una collaborazione efficiente.

Aggiungi informazioni ai documenti
Factorial ti permette di aggiungere le informazioni che ti servono ai documenti già salvati nel software. In questo modo potrai realizzare dei report personalizzati e i nuovi allegati daranno completezza ai tuoi documenti aziendali.

Firma digitale integrata
Bastano pochi passaggi: richiedi la firma a uno o più dipendenti e automaticamente i documenti saranno salvati nella piattaforma utilizzando un unico cloud.

Imposta autorizzazioni per i documenti
Come abbiamo già ribadito più volte, Factorial è un software sicuro e che è molto attento alla protezione dei tuoi dati. Infatti grazie alla funzionalità di condivisione controllata potrai scegliere tu le impostazioni e decidere quali sono i documenti la cui visione spetta solo a manager o solo ad alcuni dipendenti.
In questo modo, la privacy è garantita e puoi scegliere a chi limitare la conoscenza di alcune informazioni. Abilitare l’autorizzazione per i documenti è una funzione fondamentale perché permette anche di nascondere i documenti sensibili e concedere la visualizzazione solo a chi di competenza.

L’app mobile di Factorial
Ebbene sì, il software di Factorial prevede anche un’app mobile da cui è possibile avere accesso a tutti i documenti aziendali. Inoltre con l’app è possibile: scaricare, caricare, condividere, modificare, eliminare e visualizzare i documenti in formato PDF. Factorial è un software che ti permette di lavorare da qualsiasi luogo ma anche da più dispositivi. Ciò significa che potrai gestire la tua attività anche da fuori l’ufficio nel caso in cui fosse necessario.

Factorial protegge i tuoi dati
La sicurezza dei dati è un tema cruciale per Factorial: è per questo motivo che il nostro software si basa su un sistema crittografato per proteggere i dati. Ad essere precisi il software dispone della crittografia a 256 bit e aderisce alle norme di sicurezza ISO 27001 e SOC 2.
Per concludere: al fine di prevenire eventuali violazioni alla sicurezza dei dati, Factorial è monitorato costantemente.

Non ti resta che provare gratis il software di Factorial per le risorse umane per 14 giorni, 7.000 imprese hanno già deciso di utilizzarlo!

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Domande frequenti riguardo a SaaS

Cosa s’intende per SaaS?

L’acronimo sta per Software-as-a-Service ed è un servizio di cloud computing che offre agli utenti finali delle piattaforme o dei programmi che vengono supportati tramite un browser web.

Quali sono i vantaggi del SaaS per le aziende?

I vantaggi di implementare un SaaS nella tua azienda sono numerosi. Ad esempio, eviterai di
inviare pacchetti di software ai tuoi clienti e la manutenzione sarà automatizzata.

Che cos’è un SaaS HR?
Un SaaS HR è un servizio che serve a ottimizzare la gestione delle risorse umane.

Quali funzioni deve avere un SaaS HR?
Un SaaS HR deve presentare una serie di funzionalità che permettono alla tua azienda di decollare. Eccone alcune qui di seguito: gestione delle assunzioni e monitoraggio dei candidati, gestione della busta paga, coordinazione delle prestazioni e delle attività di formazione e sviluppo.