Sicuramente avrai sentito parlare di smart working e avrai già avuto a che fare con questa modalità di lavoro a distanza.

Che tu sia un manager o l’imprenditore della tua azienda, al giorno d’oggi è fondamentale capire come integrare lo smart working nel proprio ambiente lavorativo. Infatti, l’81% delle aziende manterrà o formalizzerà lo smart working post-pandemia.

Quindi, cosa cambia nel 2023 per le aziende private in materia di smart working? In questo articolo, scoprirai cosa significa smart working, quali sono le regole e la normativa in Italia, quanto è diffuso il lavoro agile nel 2023 e come digitalizzarne la gestione per essere in regola con la legge.

Infine, vedremo anche gli strumenti migliori per le imprese private che consentono di ottimizzare e automatizzare i processi aziendali della gestione dei dipendenti da remoto.

Sommario

Cos’è lo Smart Working

Lo smart working è una modalità di lavoro flessibile che consente di svolgere la propria attività lavorativa in modo non vincolato alla presenza fisica in ufficio.

Questo significa che i lavoratori possono scegliere di lavorare da qualsiasi luogo, a patto che ci siano le condizioni per farlo in modo efficiente e produttivo.

I 4 pilastri dello smart working

Secondo l’Osservatorio Smart Working & Innovation del Politecnico di Milano, il lavoro da remoto si basa su quattro pilastri:

Flessibilità: lo smart working offre la possibilità di scegliere il luogo e gli orari di lavoro in base alle esigenze personali e aziendali.
Tecnologia: la tecnologia è fondamentale per lavorare da remoto, poiché permette di comunicare e collaborare a distanza.
Collaborazione: lo smart working favorisce la collaborazione tra i dipendenti, anche se lontani fisicamente, attraverso l’utilizzo di strumenti digitali come videoconferenze, chat e piattaforme di project management.
Performance: lo smart working mira a migliorare la performance dei dipendenti attraverso una maggiore flessibilità e un utilizzo ottimale delle tecnologie.

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Telelavoro, smart working e lavoro agile sono la stessa cosa?

No, anche se questi termini sono spesso usati in modo intercambiabile.

Infatti, telelavoro, smart working e lavoro agile sono concetti leggermente diversi.

Il telelavoro è una modalità di lavoro a distanza che prevede l’utilizzo di tecnologie per svolgere la propria attività lavorativa da casa o da un altro luogo fuori dall’ufficio.

Inoltre, il telelavoro può essere svolto sia in modo ordinario che in modo occasionale, mentre lo smart working è svolto in modo ordinario.

Il lavoro agile, detto anche “lavoro dinamico”, è un approccio organizzato al lavoro che prevede la flessibilità nella scelta del luogo, del tempo e delle modalità di lavoro, in base alle esigenze dell’azienda e dei dipendenti.

Il lavoro agile può essere svolto sia in modo ordinario che in modo occasionale, ma prevede anche la possibilità di svolgere attività in modalità “on-demand”, ovvero solo quando sono richieste.

Lo smart working, infine, è una modalità di lavoro basata sulla flessibilità nella scelta del luogo e del tempo di lavoro, ma che prevede anche l’utilizzo di tecnologie per svolgere la propria attività in modo efficiente.

In sintesi, il telelavoro è una modalità di lavoro a distanza, il lavoro agile è un approccio organizzativo al lavoro basato sulla flessibilità, mentre lo smart working è una modalità di lavoro basata sulla flessibilità e sull’utilizzo delle tecnologie.

Regole e normativa dello Smart Working in Italia

Le leggi sullo smart working in Italia sono state introdotte per la prima volta nel 2017 con il D.Lgs. 81/2017, noto come Testo Unico sulla Sicurezza nei Luoghi di Lavoro.

Successivamente, sono state apportate modifiche e integrazioni, tra cui il decreto “Cura Italia” del 2020 e la Legge di Bilancio 2023 (art. 1, comma 306, Legge 29 dicembre 2022, n. 197).

Tutto ciò ha portato a una proroga ufficiale dello smart working nel 2023.

Attualmente, lo smart working in Italia è definito a livello giuridico come:

“Una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzata dall’utilizzo di tecnologie dell’informazione e della comunicazione che consentono di svolgere l’attività lavorativa in modo non continuativo nell’ambito dell’ufficio o della sede aziendale, con flessibilità di orari e luoghi di lavoro“.

Cosa vuol dire in pratica?

Detto con parole più semplici, il lavorare da remoto è un modo di lavorare che utilizza la tecnologia per fare il proprio lavoro senza essere obbligati a stare in ufficio o nella sede dell’azienda.

Ciò significa che è possibile scegliere quando e dove lavorare, con maggiore flessibilità di orari e luoghi.

Tuttavia, la gestione dei dipendenti in remoto è comunque un tipo di lavoro subordinato, ovvero dipendente.

Ciò significa che il lavoratore è ancora sottoposto alle regole e alle direttive del datore di lavoro, anche se lavora da casa o da un altro luogo.

Smart working semplificato nel 2023

Con la Legge di Bilancio 2023 è stato introdotto il cosiddetto “smart working semplificato“, una modalità di lavoro agile riservata ai lavoratori fragili (cioè quelli che presentano particolari vulnerabilità a causa di patologie o disabilità).

Per i lavoratori fragili, lo smart working diventa obbligatorio fino al 31 gennaio 2023 e facoltativo fino al 31 marzo 2023.

Per aderire allo smart working semplificato, le aziende devono utilizzare l’applicativo “Smart working semplificato” messo a disposizione dall’INPS nel portale “Servizi Lavoro”, che consente di inviare le comunicazioni necessarie ai lavoratori fragili e alle loro rappresentanze sindacali.

Smart Working: cosa cambia nel 2023 per le aziende private

Con la Legge di Bilancio 2023, per le aziende private cambiano alcune regole in materia di smart working.

Ecco cosa cambia:

Smart working semplificato: come accennato in precedenza, per i lavoratori fragili lo smart working diventa obbligatorio fino al 31 gennaio 2023 e facoltativo fino al 31 marzo 2023.

Le aziende che hanno lavoratori fragili devono garantire loro la possibilità di lavorare da casa senza cambiamenti nella retribuzione solo per il fatto di essere in smart working, rispettando dunque le disposizioni dei contratti collettivi.

Smart working ordinario: per tutti gli altri lavoratori che non rientrano nella categoria dei lavoratori fragili, lo smart working diventa facoltativo a partire dal 1° aprile 2023.

Le aziende che vogliono adottare lo smart working ordinario devono inviare le comunicazioni necessarie tramite l’applicativo “Lavoro agile” dell’INPS.

Accordo collettivo: le aziende che vogliono adottare lo smart working ordinario devono stipulare un accordo collettivo con le rappresentanze sindacali dei lavoratori.

L’accordo deve definire modalità, obblighi e diritti sia dell’azienda che dei dipendenti.

Quanto è diffuso il lavoro agile nel 2023?

Il lavoro agile, compreso lo smart working nei privati, è sempre più diffuso in Italia.

Secondo il report “Smart Working & Innovation 2021” dell’Osservatorio Smart Working & Innovation del Politecnico di Milano, nel 2020 il 36,3% delle aziende italiane ha adottato il lavoro agile, con un aumento del 6,5% rispetto al 2019.

Inoltre, il report prevede che nel 2023 il lavoro agile raggiungerà il 50% delle aziende italiane, con una crescita del 13,7% rispetto al 2020.

smart working

Vantaggi Smart working

Il lavorare da remoto presenta molti vantaggi sia per i dipendenti che per le aziende.

Ecco alcuni esempi:

Produttività: sempre secondo il report sopra citato, lo smart working aumenta la produttività dei dipendenti del 18,3%, grazie alla maggiore flessibilità e alla possibilità di scegliere il luogo e gli orari di lavoro in base alle proprie esigenze.
Flessibilità: lo smart working offre una maggiore flessibilità ai dipendenti, che possono svolgere la propria attività lavorativa da qualsiasi luogo, a patto che ci siano le condizioni per farlo in modo efficiente e produttivo.

Questo significa che i dipendenti possono conciliare meglio lavoro e vita privata, ad esempio gestendo gli impegni familiari o lo studio senza doversi preoccupare della trasferta quotidiana in ufficio.

Welfare: lo smart working contribuisce a migliorare il welfare aziendale, poiché permette ai dipendenti di lavorare in un ambiente più confortevole e meno stressante.

Inoltre, riduce gli spostamenti e quindi anche l’impatto ambientale – favorendo la micro mobilità sostenibile.

In questo modo, le aziende possono anche dimostrare la propria responsabilità sociale e ambientale.

Costi aziendali: lo smart working riduce i costi aziendali del 30%. Questi sono legati all’utilizzo dei beni comuni (ad esempio, l’energia elettrica, il riscaldamento, l’acqua), alla gestione dei locali e al trasporto dei dipendenti.
Assenteismo e turnover: il lavoro agile può aiutare le aziende a ridurre l’assenteismo e il turnover dei dipendenti. Infatti, le aziende che hanno implementato lo smart working hanno registrato una diminuzione del 25% del tasso di assenteismo e del 15% del tasso di turnover.

Ciò significa che i dipendenti sono meno assenti per malattia o per altri motivi e meno propensi a cambiare lavoro.

Questo può avere un impatto positivo sulla stabilità delle risorse umane aziendali.

Svantaggi dello Smart working

Nonostante i molti vantaggi, lo smart working presenta anche alcuni svantaggi sia per i dipendenti che per le aziende:

Isolamento: lavorare da soli a distanza può portare a una maggiore sensazione di isolamento e di mancanza di supporto da parte dei colleghi e del management.
Difficoltà nella gestione del tempo: lo smart working può creare difficoltà nella gestione del tempo, poiché i dipendenti devono organizzarsi da soli gli orari di lavoro e gli impegni personali.
Engagement: a volte, l’assenza di relazioni dal vivo rende difficile portare avanti la propria attività lavorativa, diminuendo coinvolgimento e soddisfazione. Dal 2020 al 2021 l’engagement è sceso del 30%. Comunicazioni interne efficienti e miglioramento dell’esperienza per i lavoratori sono ancora più importanti con il lavoro da remoto.
Mancanza di separazione tra vita professionale e privata: lavorare da casa può creare difficoltà nel trovare il giusto equilibrio, con il rischio di trascurare la propria vita personale o di lavorare troppo. Il rischio di overworking e di burnout è salito al 17%.

Come digitalizzare la gestione dello Smart Working per essere a norma di legge

Per le aziende private è fondamentale rispettare le normative in materia di lavoro a distanza, come ad esempio quelle previste dal D.Lgs. 81/2017 e dalla Legge di Bilancio 2023.

Di seguito trovi alcune indicazioni su come digitalizzare la gestione dello Smart Working per essere a norma di legge.

Utilizzare un software per la gestione del lavoro agile

Esistono numerosi software per la gestione del lavoro agile, che consentono di organizzare e coordinare i lavoratori a distanza, gestire le attività e i progetti, condividere documenti e informazioni e tenere traccia delle ore lavorate.

Un software HR come Factorial può essere molto utile per semplificare la gestione dello smart working e garantire il rispetto delle normative.

Stipulare un accordo collettivo

Come previsto dalla Legge di Bilancio 2023, le aziende che vogliono adottare lo smart working ordinario devono stipulare un accordo collettivo con i sindacati dei lavoratori.

L’accordo deve definire le modalità di svolgimento, gli obblighi e i diritti dei lavoratori e delle aziende, le modalità di verifica della performance e i criteri di valutazione.

In definitiva, è sempre necessario un contratto che regoli il rapporto dei lavoratori con l’azienda in un contesto di lavoro agile.

Inviare le comunicazioni tramite l’INPS

Per aderire allo smart working semplificato o a quello ordinario, le aziende devono inviare le comunicazioni necessarie tramite l’applicativo “Smart working semplificato” o “Lavoro agile” dell’INPS.

Questi software consentono di inviare le comunicazioni in modo semplice e veloce, evitando errori o ritardi.

Formare i dipendenti

È importante che i dipendenti siano adeguatamente formati per lavorare in remoto (e per lavorare al meglio in generale).

Ad esempio, devono conoscere le normative in materia di sicurezza e di tutela della privacy, le procedure aziendali e i tool digitali utilizzati per il lavoro agile.

Verificare la performance

Per garantire il buon funzionamento dello smart working, è necessario verificare periodicamente la performance dei dipendenti ed eventualmente intervenire per risolvere eventuali problemi o criticità.

Un software HR come Factorial può essere molto utile per monitorare la performance dei tuoi dipendenti e fornire feedback tempestivi e costruttivi.

Inoltre, è importante stabilire dei canali di comunicazione e di collaborazione efficaci per mantenere il contatto con i dipendenti e garantire il supporto necessario.

Strumenti per la gestione dello Smart Working nel 2023

Per gestire lo i dipendenti in remoto in modo efficiente e rispettare le normative in materia, le aziende hanno bisogno di alcuni strumenti indispensabili.

Qui sotto trovi alcuni esempi di strumenti che puoi usare per la tua azienda nel 2023:

Software per la gestione del lavoro agile: come già menzionato, questi software ti consentono di organizzare e coordinare i lavoratori a distanza, gestire le attività e i progetti, condividere documenti e informazioni e tenere traccia delle ore lavorate – portando un risparmio notevole di tempo e risorse umane.
Software per la comunicazione interna: per mantenere il contatto con i dipendenti e garantire la collaborazione, è importante utilizzare software di comunicazione interna come Slack (all’interno di Factorial è presente un’integrazione diretta).
Software per la gestione dei documenti: per condividere e gestire i documenti in modo sicuro e accessibile a tutti i dipendenti, puoi utilizzare un software di gestione dei documenti su Cloud – da Google Workspace a software all-in-one come Factorial.
Software per la rilevazione delle presenze: per verificare che i dipendenti rispettino gli orari di lavoro e per tenere traccia delle ore lavorate, è importante utilizzare un software di rilevazione delle presenze che ti salvi davvero del tempo.

Una soluzione intuitiva e flessibile per rilevare le presenze è proprio Factorial.

Smart Working con un Software HR come Factorial

Un software HR come Factorial ti aiuta a gestire i dipendenti in remoto in modo efficace e a semplificare molti aspetti della modalità di lavoro a distanza – digitalizzando e automatizzando diversi processi aziendali.

Ecco alcuni benefici che ottieni con l’utilizzo di Factorial per gestione dei dipendenti in remoto

Monitoraggio delle ore lavorate

Factorial ti consente di tenere traccia delle ore di lavoro dei dipendenti in modo preciso e automatico, grazie alla rilevazione delle presenze tramite il clock-in/clock-out o l’inserimento manuale delle ore.

In questo modo, puoi verificare che i lavoratori rispettino gli orari di lavoro e garantire i giusti compensi.

Il sistema è flessibile e personalizzabile– dalle cartelle alle tabelle – così puoi organizzare tutti i dati e scaricare anche i report con un solo click.

Inoltre, puoi sfruttare la timbratura elettronica per rilevare le presenze: in media le aziende risparmiano fino a 30 ore al mese solo con questa funzione.

Comunicazioni interne

Factorial offre una piattaforma integrata per le comunicazioni interne, che consente di inviare messaggi, ricevere notifiche e condividere documenti in modo semplice e veloce.

Così facendo, puoi mantenere il contatto con i dipendenti e garantire la collaborazione anche a distanza.

Ricorda che una comunicazione efficace è alla base dell’employee experience e della crescita aziendale.

Cloud per i documenti

Factorial ha uno spazio di archiviazione online sicuro e accessibile a tutti i dipendenti, dove puoi salvare e condividere documenti in modo organizzato e facile da trovare.

Eviti perdite o danni ai documenti, garantendo anche l’accesso a tutte le informazioni necessarie da una singola piattaforma in-cloud.

Gestione dei permessi, malattie e ferie

Factorial consente di gestire in modo semplice e trasparente i permessi e le ferie dei dipendenti, grazie a un sistema di richiesta e approvazione online.

In questo modo, puoi evitare conflitti e assicurarti la copertura delle attività anche in assenza di alcuni dipendenti.

In conclusione, il lavoro smart rappresenta un’opportunità per le aziende di aumentare la produttività, la flessibilità e il welfare dei dipendenti.

Tuttavia, è importante rispettare le normative in materia e digitalizzare la gestione della rilevazione presenze per essere a norma di legge e garantire il buon funzionamento della modalità di lavoro a distanza.

Smart Working: conclusioni

Abbiamo visto come un software HR come Factorial può essere molto utile per semplificare la gestione dei dipendenti in remoto, assicurare il rispetto delle normative e migliorare la produttività.

Factorial è uno strumento completo e facile da usare, che permette di gestire in modo efficiente la rilevazione delle presenze, le comunicazioni interne, la gestione dei documenti e la pianificazione delle attività.

Se utilizzato per la gestione dei dipendenti in remoto, può dare alle aziende private un boost alla digitalizzazione e all’automatizzazione dei processi interni – favorendo la crescita delle risorse umane e in definitiva dell’azienda.

Smart Working: cosa cambia nel 2023 per la aziende private e come digitalizzare il processo