La gestione del tempo è fondamentale nella nostra vita personale, e lo è ancora di più in quella professionale, specie in ambito HR. Il motivo è semplice; dobbiamo occuparci non solo della gestione del nostro tempo, ma anche di quello degli altri dipendenti.
Nel reparto HR di un’organizzazione la gestione del tempo è essenziale non solo per il successo dei singoli dipendenti, ma anche per il funzionamento e la produttività complessiva del team.
Gestendo il tempo e le priorità sul posto di lavoro, ti assicuri che i compiti importanti vengano svolti in tempo, liberando spazio per altre attività come l’apprendimento o la socializzazione.
In questo articolo scoprirai le diverse tecniche di gestione del tempo dei dipendenti, i vantaggi di una corretta gestione del tempo e i consigli pratici su come iniziare a gestire il tempo in maniera ottimale.
Sommario
Cos’è la gestione del tempo al lavoro?
La gestione del tempo non è altro che un processo organizzativo per gestire al meglio l’orario di lavoro dei dipendenti, con l’obiettivo di aumentarne l’efficienza e la produttività, che a sua volta si traduce in una riduzione dei costi e una maggiore redditività finanziaria.
La rilevazione delle presenze è fondamentale in un’azienda. Inoltre, aiuta a pianificare i turni di lavoro e valutare cosa funziona e cosa non funziona.
Ma non pensare che la gestione del tempo sia solo una preoccupazione del datore di lavoro. Quando ben implementato, rappresenta un maggiore successo nello svolgimento delle attività, che contribuisce a una maggiore soddisfazione personale.
In definitiva, può tradursi direttamente in nuove opportunità di crescita professionale all’interno dell’organizzazione. Questo perché gestendo meglio il proprio tempo, il dipendente tende ad ottimizzare l’esecuzione delle proprie attività e ad ottenere risultati migliori.
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La gestione del tempo in azienda: tecniche e benefici
L’aumento della complessità dei processi aziendali ha reso indispensabile la gestione del tempo per le aziende. Un’azienda che gestisce efficacemente il tempo è un’azienda che lavora bene; è un’azienda dove i dipendenti si sentono parte di un team vincente e di un progetto che raggiunge i propri obiettivi.
Una gestione efficace del tempo nel reparto risorse umane comporta molti vantaggi:
- Aumento della produttività.
- Riduzione dello stress.
- Migliore distribuzione delle risorse.
- Aumento della creatività e del focus.
- Maggiore soddisfazione sul lavoro.
- Miglior collaborazione tra i team.
- Più tempo libero per i dipendenti.
Le aziende più piccole possono usare tecniche più semplici come la definizione di scadenze chiare e la scomposizione dei compiti in componenti più piccole. Le aziende più grandi, invece, devono sviluppare strategie più avanzate, come l’implementazione di un sistema di tracciamento del tempo o l’utilizzo di un software di gestione delle attività.
Vediamo le principali tecniche di gestione del tempo che puoi implementare nel vostro team HR.
Stabilisci i KPI rilevanti per la tua azienda
Ogni azienda dovrebbe avere KPI pertinenti ai propri obiettivi al fine di misurare i progressi. I KPI (Key Performance Indicators) sono misure quantificabili che consentono di monitorare le prestazioni del team o dell’azienda nel suo complesso. La giusta serie di KPI vi aiuterà in tutte le altre fasi della gestione del tempo, dalla definizione degli obiettivi alla valutazione dei progressi.
Ad esempio, un’azienda del settore tessile potrebbe utilizzare come KPI il numero di ordini evasi al mese, mentre un negozio online potrebbe utilizzare come KPI il numero di ordini effettuati.
Stila una lista delle priorità
Capire quali compiti sono più critici di altri è essenziale per una gestione efficace del tempo nel reparto HR. Crea un elenco di priorità per guidare i dipendenti nel loro lavoro. Vuoi che si occupino prima delle attività con priorità più alta, e che poi si dedichino a quelle con priorità più bassa se hanno del tempo extra.
Così facendo i dipendenti sapranno su quali compiti concentrarsi e quando, rendendo più facile l’organizzazione e la puntualità del lavoro.
Facciamo un esempio pratico. È come costruire una casa: non si può partire dal tetto, ma dalle fondamenta. Una lista di priorità per la costruzione potrebbe essere la seguente:
- Fare un piano di costruzione
- Ricevere i permessi
- Scavare e gettare le fondamenta
- Costruire le mura
E così via. In questo caso, le priorità più alte vanno ai primi 2 passaggi, perché senza di quelli il resto della casa è impossibile da costruire. Lo stesso vale per i tuoi progetti.
Stabilisci scadenze chiare
Molte aziende fissano scadenze non precise. Non chiariscono quando il compito deve essere completato, al di là di un generico “il prima possibile”. Questo può generare confusione e procrastinazione, rendendo difficile per il team completare il progetto in tempo.
La definizione di scadenze chiare è essenziale per una gestione efficace del tempo nel reparto risorse umane. Assicurati che i dipendenti sappiano esattamente quando un compito deve essere completato e fornisci loro risorse e supporto sufficienti per portarlo a termine in tempo.
Questa soluzione ha un certo valore da sola, ma la sua utilità aumenta con altre tecniche di questo elenco. Per esempio, se il tuo team lavora su un software di gestione dei progetti come Factorial, puoi stabilire le scadenze e assegnare i compiti ai membri del team appropriati per una migliore organizzazione.
Suddividi i compiti in componenti più piccoli
Suddividendo i compiti più grandi in componenti più piccole e gestibili aumenti le probabilità che ogni lavoro sia completato in tempo senza mettere troppo sotto pressione i singoli membri del team, aiutandoli a rimanere motivati e produttivi.
Prendiamo un progetto tipo che prevede una ricerca di mercato, la stesura di un rapporto, e la presentazione dei risultati alla direzione. Puoi suddividerlo così:
- Definire il problema da risolvere
- Condurre ricerche di mercato
- Analizzare i dati
- Scrivere il rapporto
- Presentare i risultati alla direzione
Puoi suddividere ulteriormente ciascuna di queste attività se necessario. Ad esempio “definire il problema da risolvere” può diventare “lista dei problemi, brainstorming delle idee, e restringere il campo a 3 problemi chiave”.
Sfrutta un software di gestione aziendale
I software di gestione aziendale sono strumenti eccellente per organizzare progetti complessi e stabilire le priorità di ogni team. Questo software consente ai team di collaborare a un progetto, assegnare compiti, monitorare i progressi e comunicare in tempo reale. Il software di tracciamento del tempo aiuta le aziende a rimanere informate su come i dipendenti trascorrono il loro tempo al lavoro. In questo modo si garantisce che tutti rimangano produttivi e si concentrino sulle attività da svolgere.
Un esempio di utilizzo del software di tracciamento del tempo è la definizione di obiettivi giornalieri, settimanali e mensili. Con questi obiettivi, i dipendenti possono monitorare i loro progressi e determinare se stanno raggiungendo i loro obiettivi.
Automatizza il maggior numero di attività possibile
La gestione del tempo non consiste solo nel lavorare sodo, ma anche nel lavorare in modo intelligente. Automatizzare le attività più banali libererà tempo per attività di maggior impatto per la tua azienda.
Ad esempio, puoi utilizzare un modello time sheet in Excel per automatizzare la rilevazione delle presenze. Così eviti di inserire i dati manualmente, minimizzando gli errori e risparmiando tempo. Tempo che potrai usare per altre attività a più alto valore aggiunto, come sviluppare le prossime strategie aziendali o colloqui di lavoro.
Programma sessioni di performance management
A nessuno piacciono le riunioni inutili; quelle in cui non si fa nulla e tutti perdono tempo prezioso. Il trucco per ottenere il massimo dalla revisione delle performance è concentrarsi sul miglioramento della produttività, sul monitoraggio dei progressi verso gli obiettivi e sul feedback costruttivo ai dipendenti.
È fondamentale che queste riunioni siano brevi e mirate. Ogni sessione deve avere un ordine del giorno e rispettarlo. Niente riunioni da 15 minuti che si trasformano in futili discussioni che si protraggono per ore. Comincia la riunione, si discute quello che si deve entro i limiti di tempo stabiliti, e poi si torna a lavorare.
👉 Leggi l’articolo “Gestione del tempo nelle Risorse Umane: 5 modelli pratici”
Conseguenze di una cattiva gestione del tempo
Se, da un lato, una buona gestione e organizzazione del tempo sul lavoro genera un grande impatto per l’azienda e per il dipendente, è vero anche che una cattiva gestione del tempo porta esattamente al contrario. Alcune delle sue conseguenze negative sono:
- Progetti incompiuti;
- Produttività compromessa,
- Mancato rispetto delle scadenze;
- Insoddisfazione e persino perdita di clienti;
- Incontri infruttuosi;
- Conflitti sul lavoro con altri membri del team;
- Aumento degli straordinari.
👉 Guarda alcuni esempi di indicatori di performance dei dipendenti e capisci come usarli.
Benefici di un’efficace gestione del tempo in azienda
Gestire efficacemente il tempo in azienda porta con sé svariati vantaggi, sia per l’azienda stessa che per i suoi dipendenti:
- Migliora la produttività: La gestione del tempo semplifica i processi aziendali e dà loro una struttura ben precisa. Gestendo il tempo in modo efficiente, le aziende possono evitare le insidie più comuni, come la procrastinazione e i compiti incompleti. I dipendenti sono più produttivi ed efficienti nel loro lavoro quando sono ben riposati e hanno scadenze chiare.
- Semplifica i processi aziendali: Quando le attività sono organizzate e gestite bene, il workflow diventa più fluido. Questo semplifica i processi aziendali, in quanto i team non devono perdere tempo a cercare di capire come devono essere fatte le cose o cosa deve essere fatto per primo.
- Migliora la distribuzione delle risorse: I membri del team useranno il loro tempo e le loro risorse in modo più intelligente e si concentreranno sui compiti che hanno il maggiore impatto.
- Migliora il morale: La gestione del tempo crea un ambiente positivo in cui i dipendenti si sentono motivati e pieni di energia. Raggiungere gli obiettivi in tempo aumenta il morale e crea un senso di realizzazione.
- Migliora l’employer branding: Quando i dipendenti si sentono rispettati e il loro tempo viene valorizzato, è più probabile che siano fedeli all’azienda e che ne parlino bene alle loro conoscenze. Questo può aiutarti ad attrarre migliori talenti e a costruire un marchio positivo per il datore di lavoro.
- Riduce lo stress dei dipendenti: Una corretta gestione del tempo può contribuire a ridurre lo stress dei dipendenti, fornendo scadenze e aspettative chiare. Questo può portare a un minor numero di errori, a una migliore qualità del lavoro e a una maggiore produttività.
Vediamo ora come puoi implementare la gestione del tempo nella tua azienda per godere di questi vantaggi.
Gestione del tempo e produttività del lavoro
Senza dubbio, la gestione del tempo è strettamente correlata alla produttività sul lavoro. C’è infatti una certa tentazione di sintetizzare la produttività in una formula semplice, con elementi inscindibili che ci permettano di calcolare e comprendere le performance della nostra azienda. Per molto tempo è stato calcolato come segue:
(Unità prodotte) ÷ (Ore di lavoro richieste) = Produttività del lavoro
Anche se non dovremmo ignorare questo calcolo, sappiamo che la produttività del lavoro oggi va oltre il conteggio delle ore. Del resto, l’orario di lavoro non è l’unica risorsa in questione e altre variabili, sia qualitative che quantitative, hanno un impatto diretto sul raggiungimento dei risultati da parte delle aziende.
Pertanto, è essenziale stabilire indicatori di produttività e prestazioni per misurare oggettivamente cosa si può fare per migliorare. Oggi esistono diversi modelli e persino sistemi che possono aiutare a definire e monitorare queste metriche.
👉 Scopri 12 tecniche per misurare e migliorare la produttività del lavoro.
Come ottimizzare l’orario di lavoro del tuo team?
I manager devono ricordare che ogni dipendente ha il proprio profilo lavorativo. Un membro del team, ad esempio, può essere estremamente meticoloso e richiedere più tempo per completare i compiti. Il tuo collega, invece, svolge più lavori al giorno, ma senza lo stesso livello di qualità.
Queste differenze possono essere un vantaggio, dopotutto, un team multidisciplinare ha spazio per entrambi i tipi di professionisti. Alla fine, è responsabilità del manager allocare le attività corrette per il profilo di ciascuno: le più urgenti per il dipendente più agile e le più esigenti per il più dettagliato.
Spetta anche ai manager ascoltare, analizzare e, quando possibile, accettare i suggerimenti dei dipendenti. Questo tipo di azione migliora la cultura aziendale e la gestione organizzativa, che dovrebbe includere una politica del lavoro straordinario strutturata e correttamente gestita.
👉 Straordinari: scopri come si calcolano e come avviene la tassazione degli straordinari.
6 consigli per migliorare la produttività dei tuoi dipendenti
Oltre alla singola organizzazione in termini di orario di lavoro, ci sono alcuni punti fondamentali affinché i tuoi dipendenti utilizzino al meglio il loro tempo di lavoro e raggiungano un livello di produttività superiore.
Di seguito, daremo alcuni suggerimenti che possono essere utilizzati nella vita di tutti i giorni. In che modo i manager possono contribuire alle elevate prestazioni dei propri dipendenti?
1) Definire chiaramente ruoli e responsabilità
Spesso le perdite di produttività di un team sono il risultato di fallimenti nella divisione dei compiti e delle responsabilità del team. Questa divisione deve essere fatta in modo chiaro e dettagliato. Tutti devono capire esattamente qual è il loro ruolo nel team e quali sono le loro responsabilità per aiutare l’azienda a raggiungere i suoi obiettivi.
2) Stabilire obiettivi individuali e collettivi
Se gli obiettivi non sono chiari, come può il dipendente essere responsabile di non raggiungerli? I manager devono divulgare gli obiettivi dell’azienda nel suo insieme e anche in ciascun dipartimento. È importante che tutti sappiano cosa bisogna raggiungere e cosa serve per arrivarci.
👉Non sai come organizzare gli obiettivi e gli OKR di ciascun dipendente? C’è uno strumento che ti può aiutare!
3) Garantire una buona comunicazione interna
La comunicazione interna implica la comunicazione tra tutti i membri di un’organizzazione. Quest’area è fondamentale e serve per condividere i risultati e definire la strategia aziendale. L’uso di bacheche, e-mail interne o software può facilitare questa comunicazione.
Ciò include informazioni sugli obiettivi, l’organizzazione interna delle attività del team e persino una comunicazione chiara dei compiti che verranno eseguiti da un nuovo dipendente. Tutto ciò assicura anche che i dipendenti sappiano svolgere il lavoro nel miglior modo possibile, lavorando in team e utilizzando le risorse che hanno a disposizione.
4) Fornire un feedback continuo
È dovere del manager monitorare la sua squadra per garantire che tutti i dipendenti soddisfino le aspettative e gli obiettivi definiti. Quando le prestazioni del dipendente non corrispondono, la leadership deve sapere come comunicare il fatto con tatto e sottigliezza.
Per evitare l’insicurezza professionale e l’insoddisfazione della leadership, è necessario che i manager sappiano dare supporto continuo e libertà ai dipendenti di prendere posizione. Per questo, è importante sapere come dare un feedback costruttivo.
👉 In questo articolo ti spieghiamo come dare feedback in una valutazione delle prestazioni.
5) Organizzare i processi interni
Se l’azienda non dispone di processi interni, è comprensibile che i dipendenti trascorrano più tempo nell’eseguire le loro attività. In questi casi, l’ideale è cercare la standardizzazione:
- Diffondere conoscenza dei processi stabiliti;
- Standardizzare l’esecuzione delle attività;
- Stabilire standard di qualità.
In questo modo, i dipendenti comprendono le regole e i limiti per l’inizio, il progresso e la fine di ogni attività.
6) Offrire risorse e soluzioni
Avere risorse per massimizzare l’efficienza, ridurre la burocrazia e accelerare l’esecuzione delle attività secondarie è il modo migliore per aumentare la produttività dell’azienda e ottenere risultati migliori.
Dopotutto, ogni minuto che il tuo dipendente spreca con attività manuali e ripetitive è un minuto in meno che spende nella sua attività principale. Ma in fondo, cosa può ottimizzare la gestione del tempo e l’organizzazione del lavoro nelle aziende?
Affidarsi alla tecnologia e alle nuove soluzioni di mercato è fondamentale. Ecco alcuni esempi.
Come implementare tecniche di gestione del tempo nella tua azienda
Se la tua azienda è nuova alle tecniche di gestione del tempo, potrebbe essere difficile sapere da dove cominciare. Ecco alcuni consigli pratici su come cominciare con una gestione efficace del tempo:
- Inizia con le piccole cose: scegli un’area dell’azienda che deve essere migliorata e comincia da lì. Ad esempio, puoi partire da un singolo dipartimento, oppure con un nuovo progetto. Puoi cominciare con cose che non richiedono strategie complesse come stabilire scadenze chiare e suddividere i compiti in microtask.
- Crea un piano: Crea un piano che delinei i passi da compiere per raggiungere i tuoi obiettivi. Quale è lo scopo del progetto? Di cosa hanno bisogno i dipendenti per raggiungerlo entro la scadenza?
- Incoraggia le pause: La ricerca dimostra che le pause regolari aiutano i dipendenti a rimanere più concentrati e produttivi. Fai in modo che i tuoi dipendenti abbiano abbastanza tempo per le pause durante la giornata.
- Fornisci feedback: Fai sapere ai tuoi dipendenti cosa ci si aspetta da loro e fornisci un feedback quando necessario. Non solo migliorerai le loro prestazioni future, ma ti saranno grati per i consigli.
- Premia le buone prestazioni: Premiare i dipendenti per il loro duro lavoro e la loro dedizione li motiva ad essere più produttivi ed efficienti. Considera la possibilità di istituire incentivi, come bonus o pause retribuite aggiuntive per dimostrare il tuo apprezzamento.
Implementando tecniche efficaci di gestione del tempo, la tua azienda può massimizzare le proprie risorse e garantire il raggiungimento degli obiettivi nei tempi previsti.
Factorial, il software HR all-in-one che ti aiuta a gestire il tempo
La gestione del tempo è un argomento sconfinato, il che lo rende preoccupante per tanti manager HR. Sembra che la lista di cose da fare sia infinita, e in più mentre la si implementa devi comunque far andare avanti l’azienda.
Fortunatamente, non c’è bisogno di farlo da soli. Factorial è la soluzione perfetta per la gestione del tempo per le aziende di qualsiasi dimensione. Il nostro software ti aiuta a:
- Misurare gli obiettivi aziendali e dei dipendenti.
- Gestire ferie, permessi, e orari lavorativi dei dipendenti.
- Automatizzare la gestione delle buste paga
- Rilevazione delle presenze
- Semplificare la gestione delle spese aziendali.
- Monitorare le attività dei tuoi dipendenti e offrire loro feedback specifico.
Performance management con Factorial per ottimizzare la gestione del tempo
In questo senso, ci sono alcune funzionalità che possono ottimizzare la produttività dei dipendenti, garantire una gestione più efficace dell’orario di lavoro e facilitare il lavoro del settore HR. Per ottimizzare la gestione del tempo in azienda è importante monitorare la produttività dei tuoi dipendenti e capire come migliorarla. Per fare questo dovrai periodicamente eseguire valutazioni della performance e degli obiettivi.
Un software HR come Factorial ti permette di digitalizzare tutti i processi di performance management e di rendere l’attività di valutazione delle performance dei dipendenti più rapida e precisa, eliminando il rischio d’errore. Puoi centralizzare tutte le valutazioni in corso e programmare quelle future, avendo in archivio lo storico delle valutazioni passate.
Con Factorial potrai:
- Creare schede di valutazione con modelli predefiniti o personalizzate
- Creare una valutazione del personale con la metodologia OKR e KPI
- Lasciare feedback anonimi sui dipendenti e impostare una valutazione del personale a 360°
- Gestire la valutazione in maniera automatica
- Monitorare gli obiettivi
- Creare report personalizzati basati sulla valutazione del personale e le performance aziendali.
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