Cosa vuol dire report aziendali? Sai come utilizzare i dati per migliorare la gestione aziendale?
La tecnologia oggi ti permette di acquisire una miriade di dati relativi alla tua azienda. Creare report aziendali è un’attività essenziale che aiuta a prendere decisioni strategiche supportate dai dati.
Puoi utilizzare i dati per elaborare puntuali reporting aziendali utili per: migliorare le performance dei lavoratori, i processi di reclutamento e onboarding, inviare feedback tempestivi e tanto altro.
In questo approfondimento ci concentreremo sui report aziendali. Vedremo cosa sono e riporteremo alcuni esempi. Vedremo inoltre, come crearli e quali software e app puoi utilizzare per digitalizzare e automatizzare il processo di acquisizione dei dati e di reportistica aziendale.
- Cosa sono e a cosa servono i report aziendali
- Report aziendali: quali modelli utilizzare
- Come si crea un report aziendale
- Esempi di report aziendali
- Digitalizzare la creazione di report aziendali
- Factorial: perché un software HR è la soluzione perfetta per creare report
- Domande frequenti relative ai report aziendali
- Automatizza i report aziendali con Factorial 📊
Cosa sono e a cosa servono i report aziendali
I report aziendali sono dei documenti riassuntivi e formali in formato cartaceo o digitale. Questi documenti contengono informazioni relative all’organizzazione, determinate dall’insieme dei dati che si è deciso di acquisire.
Puoi elaborare un reporting relativo alle prestazioni dei dipendenti o di un team di lavoro, oppure un report aziendale relativo ai piani di sviluppo e formazione in azienda. In linea generale, qualsiasi processo aziendale può essere analizzato a fondo e le informazioni derivanti dall’analisi effettuata possono essere riportate in un apposito report.
In altri termini, i report aziendali, sono il risultato del lavoro svolto da uno o più data analyst in azienda che hanno l’obiettivo di individuare i punti di debolezza e di forza e le inefficienze dell’organizzazione.
A cosa servono?
Come accennato, i report aziendali servono a riportare nero su bianco l’analisi emersa dai dati e le informazioni raccolte dagli analisti.
Per essere davvero utili, i report aziendali andrebbero elaborati a cadenza regolare. Solo in questo modo, infatti, è possibile mettere a confronto i risultati e valutare oggettivamente se le decisioni prese stanno effettivamente portando a un miglioramento del processo analizzato. I report aziendali servono quindi a:
- Monitorare una determinata attività in azienda
- Valutare il raggiungimento dei KPI aziendali
- Suggerire quali processi migliorare
- Supportare i processi decisionali
- Prendere decisioni informate e basate sui dati
- Migliorare la trasparenza in azienda
Infine, i report aziendali possono essere anche esterni. In questo caso, vengono elaborati per essere presentati a soggetti terzi come clienti, investitori e autorità.
Al pari dei report interni anche quelli esterni sono molto importanti. Ad esempio, possono aiutarti a ottenere un finanziamento, a dimostrare la solidità dell’azienda, ad aumentare la trasparenza tra te e gli stakeholders.
Report aziendali: quali modelli utilizzare
Come titolare d’azienda spetta a te individuare quali aspetti dell’organizzazione meritano di essere riassunti attraverso il reporting aziendale.
In linea generale, comunque, esistono alcuni modelli di report trasversalmente elaborati da tutte le organizzazioni, poiché riportano informazioni cruciali indipendentemente dal settore e dalla grandezza dell’azienda.
Vediamo quali sono i più importanti:
- Report HR: sono tra i primi che dovresti pensare di elaborare. Possono fornirti importanti informazioni riguardo le performance dei dipendenti, i tassi di turnover del personale, la qualità dei processi di recruiting e onboarding.
- Report di bilancio: in questo caso l’obiettivo è avere a disposizione un documento che riassuma puntualmente la situazione finanziaria dell’azienda. Elaborando e consultando questi report puoi rapidamente renderti conto delle spese sostenute, dei flussi di cassa, dei costi fissi e variabili, dei ritorni sull’investimento, degli utili generati e così via.
- Report di diversità e inclusione: qui il documento elaborato ti è utile per determinare se l’azienda adotta politiche inclusive e promuove le pari opportunità. Il report ti fornisce quindi informazioni quali la percentuale di lavoratrici, la percentuale di lavoratori appartenenti alle categorie protette, l’efficacia dei programmi di diversity e inclusione promossi e adottati in azienda.
- Report di vendita: da non sottovalutare infine i tanti modelli ed esempi di report aziendali relativi alle vendite. Questi ti sono utili per determinare aspetti quali le tendenze di mercato, i volumi di vendita generati, i tassi di fidelizzazione dei clienti e così via.
- Report attività svolte da un dipendente: in questo caso l’obiettivo è quello di monitorare la produttività dei lavoratori.
Come si crea un report aziendale
Creare un report aziendale davvero utile per l’organizzazione è probabilmente uno degli aspetti che più frena le piccole e le medie aziende a servirsene con continuità.
È innegabile sia che i report aziendali devono essere creati e gestiti da persone preparate e qualificate, sia che sono necessarie ottime capacità analitiche per riuscire a convertire i risultati emersi in azioni concrete.
Per creare un report aziendale ti consigliamo di:
- Definire gli obiettivi: determina gli OKR e i relativi KPI e individua i processi da analizzare.
- Utilizzare software per la raccolta dei dati: utilzzare un software per raccogliere dati e generare in maniera automatica i relativi report e il passo più semplice per iniziare a utilizzare un sistema di reportistica in azienda.
- Analizzare con cura i risultati emersi: consulta i report per evidenziare criticità o identificare punti di forza e stabilisci un piano di azione.
- Confrontarti con manager e responsabili: questo ti permetterà di stabilire azioni concrete per migliorare i dati di cui non si è soddisfatti.
Come definire quali informazioni servono
I report aziendali riportano in forma scritta e grafica tutta una serie d’informazioni relative al processo che si è deciso di analizzare. Come puoi immaginare, i risultati emersi dal report dipendono dalle informazioni che hai deciso di analizzare o di far analizzare da un software.
È importante, quindi, prima di elaborare qualsiasi tipo di report di scegliere con cura le informazioni da inserire.
Puoi occupartene personalmente, coinvolgere i manager di ogni reparto, assumere uno o più analisti oppure esternalizzare il servizio affidando così a un’azienda esterna il lavoro di raccolta, elaborazione e interpretazione delle informazioni.
Ad esempio, se desideri creare report HR potrebbero tornarti utili dati HR quali:
- Numero totale dei dipendenti
- Tempi per l’assunzione
- Indicatori di performance
- Tassi di licenziamento
- Livello d’istruzione
- Retribuzioni
- Costi associati alle fasi di recruiting e onboarding
Tutti questi dati sono fondamentali per analizzare a fondo una specifica situazione e permettono di elaborare un report basato sui dati.
Come strutturare il report
Ecco, infine, alcune buone norme da seguire per rendere il lavoro di reportistica più semplice ed efficiente.
Puoi strutturare un classico report aziendale, indipendentemente dalla tipologia, seguendo le indicazioni qui in basso riportate:
- Identifica lo scopo: il primo lavoro da fare è di tipo preliminare e consiste nell’identificare lo scopo del report aziendale. Al di là delle terminologie dovresti sapere cosa vuoi analizzare e quali sono i risultati da far emergere.
- Crea un modello standard: una buona norma è preparare diversi modelli di report aziendale a seconda della tipologia. Disporre di modelli preimpostati aiuterà le figure incaricate nel lavoro da svolgere.
- Inizia con titolo, indice e abstract: ogni report aziendale che si rispetti dovrebbe dare la possibilità al lettore di capire subito qual è il tema trattato. Questo scopo è raggiunto scegliendo con cura il titolo, creando un indice e preparando un abstract (riassunto).
- Spiega la metodologia applicata e le fonti utilizzate: è importante rendere noto ai lettori quali sono la metodologia applicata e i canali utilizzati per raccogliere le informazioni. L’obiettivo è rendere la relazione credibile, evitando l’impressione che quanto sostenuto sia esclusivamente frutto di opinioni personali.
- Suggerisci e raccomanda cosa fare: dovresti rendere noto ai lettori del documento quali azioni si potrebbero intraprendere alla luce di quanto emerso dal lavoro. Se dal report aziendale, ad esempio, emerge un organigramma non ben definito, allora potresti suggerire un nuovo approccio da utilizzare che possa permettere una riorganizzazione dei compiti e delle mansioni dei lavoratori in un’ottica di maggiore produttività.
- Correggi e rivedi: un ultimo passaggio consiste nel rivedere tutte le informazioni riportate. Nella peggiore delle ipotesi, infatti, gli errori potrebbero compromettere la credibilità dell’intero report. Per questo motivo un lavoro attento di revisione è assolutamente da mettere in conto, prima che il report venga effettivamente condiviso.
Esempi di report aziendali
Dopo aver visto i principali modelli di report aziendale, passiamo ora agli esempi concreti. Quello che è importante sottolineare è che per ogni dipartimento possono essere elaborati decine di report diversi.
Ad esempio, un report HR può essere generale, oppure focalizzarsi su un aspetto:
Lo stesso vale per ogni dipartimento. Ad esempio, un report di bilancio può riportare in maniera la situazione finanziaria dell’organizzazione, oppure focalizzarsi su un solo aspetto, come il conto economico, lo stato patrimoniale o i flussi di cassa.
I vari report aziendali relativi alle prestazioni ottenute dal reparto marketing e comunicazione, invece, si focalizzeranno su aspetti come leads generati, tassi di conversione o tempi e costi per acquisire nuovi clienti.
In definitiva, puoi creare decine e decine di report aziendali e avere così a disposizione documenti consultabili e utili per prendere decisioni informate. L’importante è tenere sempre a mente che i report aziendali sono utili solo quando le informazioni sono chiare, precise e affidabili.
Ed è per questi motivi che sempre più aziende si avvalgono di software e altri strumenti informatici pensati per collezionare ingenti quantitativi di dati e tradurli in un documento facilmente consultabile.
Vediamo ora qualche esempio di report aziendale e le varie tipologie utilizzate.
Report aziendali informativi
I report aziendali informativi sono i più conosciuti e semplici da realizzare. Il documento ha l’obiettivo di presentare l’azienda. I report informativi devono essere elaborati tenendo presente che il lettore generalmente non conosce o conosce poco l’organizzazione. Un comune esempio di report aziendale informativo riporta le seguenti informazioni:
- Riepilogo sull’azienda (sede, cosa produce, attività principale)
- Organigramma aziendale
- Mission e vision
- Insieme di prodotti e servizi
- Analisi del mercato
- Canali di distribuzione
- Punti di forza e opportunità di sviluppo
Report aziendali analitici
I report aziendali analitici sono documenti basati sui dati qualitativi, e metriche specifiche. L’obiettivo del report è fornire tutta una serie di informazioni utili per prendere una decisione.
Non esiste un solo report aziendale analitico, ne esistono diversi a seconda del problema che si ha intenzione di approfondire. Ad esempio, un report aziendale pensato per analizzare la produttività è ottenuto raccogliendo e analizzando i KPI aziendali relativi alle prestazioni.
A seconda delle esigenze si può dunque preparare un report ad hoc, l’importante è che le informazioni riportate siano particolareggiate, esaminate attentamente e sorrette da dati oggettivi.
Report aziendali di ricerca
Tra i modelli di report aziendali, quello di ricerca è al pari degli altri molto utile. In questo caso l’obiettivo è approfondire una determinata tematica d’interesse per l’organizzazione. Puoi ad esempio pensare di commissionare un report per identificare:
- Nuove opportunità per l’accesso a fondi e finanziamenti
- Possibili canali di marketing non ancora utilizzati
- Come stanno cambiando le esigenze dei lavoratori o dei consumatori
È importante identificare uno scopo, identificare l’area di ricerca e concentrandosi su di questa. Anche in questo caso è importante raccogliere dati oggettivi che possano fornire utili informazioni così da elaborare una nuova possibile strategia da attuare.
Report aziendali esplicativi
Se il report aziendale, ad esempio, si rivolge a una platea di non addetti del settore, probabilmente hai bisogno di un report esplicativo. La caratteristica di questo documento non è nell’argomento affrontato ma è nel modo in cui dovresti riportare le informazioni.
In questo caso dovresti riuscire a semplificare il più possibile un report così da renderlo comprensibile a tutti. I dati raccolti, i grafici e le tabelle continuano ad avere un ruolo importante, tuttavia dovresti anche stare attento al linguaggio utilizzato che è bene sia semplice e comprensibile.
Report aziendali sullo stato d’avanzamento
Infine, un ultimo esempio di report aziendale è detto: “sullo stato d’avanzamento”. Questa tipologia di report è comunemente preparata dagli addetti di un determinato reparto (HR, logistica, marketing…).
L’obiettivo è informare responsabili e dirigenti riguardo lo stato di un progetto, se è in linea con le scadenze prefissate, se sono emerse criticità o problematiche. Generalmente questo tipo di report vengono elaborati a cadenza settimanale o mensile così che tutti possano monitorare l’avanzamento dei progetti.
Digitalizzare la creazione di report aziendali
Come abbiamo visto finora, creare report aziendali ti aiuta a prendere decisioni migliori per il futuro della tua organizzazione. Tuttavia, mettere insieme tutte le informazioni ed elaborare un report davvero utile non è semplice senza l’ausilio della tecnologia.
Puoi pensare di creare uno o più dei modelli di report aziendali riportati nel paragrafo precedente sia utilizzando classici software come Excel, sia software più avanzati e specifici per questo tipo di operazioni. Creare un report aziendale gratuitamente è sicuramente possibile, a condizione che le figure incaricate abbiano le giuste competenze per analizzare i dati e riportarli.
La digitalizzazione dei processi aziendali rende oggi accessibile a tutte le PMI la possibilità di creare report aziendali. In particolare, appositi software e tool svolgono per te tutta una serie di operazioni praticamente impossibili da svolgere a mano.
Pensa solo a funzionalità quali:
- Acquisizione automatica dei dati
- Aggiornamento in tempo reale dei report
- Elaborazione automatica di grafici e tabelle
- Possibilità di condividere istantaneamente i report
Tutte queste operazioni possono essere svolte in automatico da un apposito software. Hai così molto più tempo a disposizione che puoi utilizzare per sfruttare al massimo i risultati emersi dal report. Se in passato impiegavi la maggior parte del tempo a collezionare i dati, a elaborare grafici e tabelle, oggi non devi più occupartene.
Un software può svolgere per te tutte queste operazioni. Si tratta di una svolta non indifferente che oltre a farti risparmiare tempo e risorse, ti permette anche di poter analizzare molti più dati e processi e avere, di conseguenza, un miglior controllo di tutta l’organizzazione.
Factorial: perché un software HR è la soluzione perfetta per creare report
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FAQ: report aziendali
Com’è fatto un report aziendale?
Un report aziendale si compone di un frontespizio e un riepilogo di tutti i risultati. Dopo di che c’è la parte di approfondimento formata da un’introduzione, un corpo e una conclusione. Scrivere un report aziendale ben strutturato facilita la comprensione e l’analisi delle informazioni da parte di c hi legge. Per questo motivo deve essere chiaro, conciso e strutturato.
Come si scrive un report di un’azienda?
La stesura del report di un’azienda richiede un processo chiaro e preciso. Innanzitutto bisogna definire lo scopo e sapere chi leggerà la reportistica, per esempi ose è un HR report, il target saranno i responsabili delle risorse umane. Dopo di che bisogna raccogliere e analizzare i dati e scrivere il resoconto del lavoro svolto in maniera chiara e concisa.
Quali sono gli strumenti di reportistica di dipartimento HR?
Per scrivere un HR Report il più completo possibile puoi avvalerti di diversi strumenti quali un software HR tutto in uno, degli strumenti di analisi specializzati per i dipartimenti di Risorse Umane, fogli di calcolo tipo Excel o strumenti di Business Intelligence.
