Regolamento aziendale: come deve essere a norma di legge

Cos’è un regolamento aziendale? Come funziona per imprese e dipendenti?

Quando un’azienda mette in atto delle regole aziendali chiare e definite, sia i dipendenti che i datori di lavoro ne traggono beneficio. Delineare i diritti e le aspettative dei dipendenti all’interno di un’organizzazione aiuta a definire gli standard di comportamento e di performance richiesti dal posto di lavoro, e dà ai dipendenti un quadro generale di come mantenere la giusta traiettoria all’interno dell’azienda.

Sotto molti punti di vista, il regolamento aziendale può anche aiutare a tutelare l’azienda stessa contribuendo ad un ambiente di lavoro più sicuro e piacevole per tutti. Esistono regolamenti che è necessario rispettare per legge, ma ogni azienda può anche decidere di sviluppare il proprio regolamento aziendale interno.

In questo articolo, scopriamo nei dettagli come funziona un regolamento aziendale, quali sono i vari tipi e le differenze.

Sommario

• Cos’è un regolamento aziendale?
• Tipi di regolamento aziendale
• Come creare un regolamento aziendale per i dipendenti
• Regolamento aziendale e codice disciplinare
• Gestisci i tuoi regolamenti aziendali con Factorial
• Crea il regolamento aziendale con Factorial 🚀

Cos’è un regolamento aziendale?

Iniziamo con il definire il concetto di base. Un regolamento aziendale è una linea guida per aiutare i datori di lavoro a gestire la responsabilità dei dipendenti, la salute, la sicurezza e le interazioni con i clienti.

Il regolamento aziendale interno funge da linea guida anche per questioni legali, requisiti normativi e qualsiasi situazione che potrebbe portare a gravi conseguenze. Il regolamento aziendale aiuta a promuovere il benessere dei dipendenti, il loro trattamento equo e a garantire che un’azienda segua le norme vigenti.

Viene redatto e attuato per gestire i vari aspetti che caratterizzano un’organizzazione come: cultura aziendale, codice di abbigliamento, salute, sicurezza, comunicazione, utilizzo dei telefoni cellulari per uso personale, pausa caffè e pranzo, regole per fumatori, politiche anti-harassment, utilizzo di internet, comunicazione con i clienti, responsabilità dei dipendenti, provvedimenti disciplinari, assenze, orari ecc.

Il regolamento aziendale viene idealmente consegnato ad ogni dipendente durante il processo di onboarding, che avviene appena dopo l’assunzione. Al giorno d’oggi le aziende utilizzano software HR per la digitalizzazione e l’archiviazione documentale di questi importanti file per poter risparmiare tempo ed accedervi in maniera centralizzata.

Tipi di regolamento aziendale

Creato per tutelare in primis i diritti dei lavoratori, il regolamento aziendale e le politiche al suo interno proteggono anche gli interessi organizzativi dell’azienda. I regolamenti aziendali aiutano anche a fornire una missione e una visione riguardanti i piani a breve e lungo termine dell’azienda stessa, delineando un modello di business specifico per l’organizzazione.

Ma quanti tipi di regolamento aziendale esistono? Ecco i principali.

Governance aziendale

Conoscere il modo in cui la dirigenza gestisce un’azienda è fondamentale nella gestione della motivazione dei dipendenti, per affrontare le preoccupazioni e per pianificare gli obiettivi dell’azienda. Dal momento che sono le persone a formare le aziende, è cruciale per i dipendenti sapere in cosa credono i loro leader e per cosa si battono, così come cosa significa essere parte di quell’azienda.

Salute e sicurezza sul posto di lavoro

È importante fornire ai dipendenti un ambiente di lavoro sicuro e sano, soprattutto perché le violazioni delle norme sanitarie e relative alla sicurezza sul posto di lavoro possono causare danni ai dipendenti, far incorrere l’azienda in costi inutili e danneggiare la sua reputazione.

Ogni azienda dovrebbe essere proattiva e redigere un regolamento relativo a salute e sicurezza progettato specificatamente per ogni ambiente lavorativo. Ad esempio, si potrebbe specificare cosa devono fare i dipendenti in caso di emergenze in ufficio o come gestire i materiali di lavoro potenzialmente rischiosi.

Il regolamento aziendale (attualmente in epoca di pandemia) può anche essere integrato con l’indicazione di obbligo del vaccino aziendale e del green pass, per garantire la tutela di tutti i colleghi. 

Regolamento su presenze, ferie e congedi

Anche se la richiesta delle ferie segue le disposizioni di legge e i relativi CCNL, redigere e definire una procedura standard per richiedere uno o più giorni di vacanza o permesso aiuterà ad ottimizzare la funzionalità della tua azienda.

Un regolamento relativo a presenze, ferie e congedi dovrebbe delineare quante ferie i dipendenti hanno a disposizione, quando e come possono accumulare, chi devono contattare per richiedere le proprie ferie e qualsiasi altra cosa che potrebbero aver bisogno di sapere sulla richiesta di assenza (come ad esempio lo smaltimento delle ferie arretrate). Altri regolamenti relativi alle assenze da considerare sono quelli sul congedo di maternità e paternità.

Si può anche scegliere di creare una politica delle presenze separata che delinei ciò che viene considerato ritardo, quanto in anticipo deve essere effettuata la richiesta di ferie e cosa succede in caso di assenza dal lavoro.

Reclami dei dipendenti

I reclami sono lamentele formali che i tuoi dipendenti possono presentare per documentare le loro preoccupazioni su un aspetto particolare relativo al loro posto di lavoro. Questi reclami possono essere presentati a seguito di un incidente o di un conflitto avuto con un collega.

Un reclamo può essere presentato per qualsiasi ragione, comprese le aggressioni fisiche sul posto di lavoro, le questioni finanziarie legate alla busta paga e le circostanze di tipo sociale come le molestie o il mobbing sul lavoro. È importante delineare un processo formale per risolvere i reclami all’interno dell’azienda e per la gestione dei conflitti, in modo che i dipendenti sappiano come gestire le loro preoccupazioni in modo professionale.

Può anche essere una buona idea sviluppare una politica anti-ritorsione per proteggere i dipendenti che inoltrano reclami in buona fede contro i loro colleghi o manager diretti.

Pari opportunità, antidiscriminazione, molestie

Questi regolamenti aziendali assicurano che i dipendenti vengano trattati in modo equo sul lavoro. La maggior parte delle aziende redige le proprie politiche interne relativamente alle pari opportunità, comprese le regole relative alla discriminazione e alle molestie, che incoraggiano un trattamento equo e rispettoso per tutti i dipendenti.

Ogni impresa dovrebbe offrire pari opportunità di lavoro per evitare che i dipendenti si trovino di fronte a comportamenti inappropriati da parte di altri lavoratori, della direzione e dei fornitori riguardo a:

• Razza
• Orientamento sessuale
• Fede
• Genere
• Credenze culturali
• Credenze religiose

Ogni azienda dovrebbe avere delle linee guida relative anche a candidati e dipendenti disabili o lavoratrici in gravidanza. Dovrebbe esistere anche un regolamento sulla diversità definito, che tuteli da qualsiasi tipo di discriminazione.

Uso dei dispositivi, Internet e posta elettronica

È possibile che un’azienda debba affrontare le conseguenze della mancanza di diligenza di un dipendente nell’utilizzo dei propri sistemi informatici. Il regolamento aziendale sull’uso dei dispositivi e della tecnologia fornisce linee guida scritte riguardanti ciò che è accettabile e ciò che non lo è relativamente all’uso della tecnologia aziendale.

Le politiche di utilizzo dei dispositivi come laptop, tablet e smartphone proteggono le aziende dalla responsabilità nel caso in cui un lavoratore compia azioni illegali utilizzando tecnologia aziendale. Le linee guida tecnologiche chiariscono ciò che i lavoratori possono e non possono fare utilizzando i servizi internet o di posta elettronica dell’azienda. Delinea anche ciò che è accettabile per quanto riguarda l’uso della posta elettronica personale e l’uso dei social media al lavoro.

Privacy e riservatezza

Il regolamento aziendale sulla privacy viene messe in atto per fornire protezione ai clienti, ai dipendenti e all’azienda, ma anche per costruire la fiducia nell’organizzazione attraverso una politica di trasparenza. I regolamenti aziendali su privacy e riservatezza mantengono le informazioni sensibili protette per mantenere un buon rapporto di lavoro con clienti, fornitori e venditori.

👉 Se vuoi sapere di più su GDPR e privacy nelle aziende, leggi questo articolo per capire come trattare dati sensibili e riservati relativi ai dipendenti.

Regolamento aziendale sul welfare

Un’azienda che abbia messo in atto una politica interna di welfare aziendale avrà bisogno anche di un relativo regolamento aziendale per definire contenuti, limiti e requisiti. I benefit giocano un ruolo importante nella vita lavorativa e nella motivazione dei dipendenti ed eventuali disparità di trattamento potrebbero portare a tensione malcontenti. Un regolamento aziendale sul welfare punta ad evitare queste situazioni.

Regolamento aziendale sullo smart working

L’avvento della pandemia ha aperto definitivamente le porte allo smart working aziendale per la maggior parte dei lavoratori. Nonostante questo alcune aziende faticano ancora a darsi delle regole precise.

Per questo, definire e condividere con i dipendenti un regolamento aziendale sullo smart working può aiutare ad evitare fraintendimenti e a dare a tutti i dipendenti una linea guida da seguire, regolando così anche le aspettative.

Direttiva Whistleblowing

Il 9 dicembre 2022 anche l’Italia ha recepito la Direttiva UE 2019/1937 sul whistleblowing approvando il decreto legislativo. Questa nuova direttiva deve essere immediatamente integrata all’interno del regolamento aziendale, soprattutto per quelle aziende con più di 250 dipendenti per le quali ha avuto un effetto immediato. Mentre, per le aziende con più di 50 dipendenti l’obbligo verrà esteso a partire da dicembre 2023.

La normativa riguarda la protezione di quelle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione Europea. Con questa decisione l’UE vuole uniformare le normative nazionali in tema di whistleblowing, in particolare l’art. 26, paragrafo 1 della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo prevede che:

“Gli Stati membri mettono in vigore le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla presente direttiva entro il 17 dicembre 2021», successivamente aggiungendo che «In deroga al paragrafo 1, per quanto riguarda i soggetti giuridici del settore privato con più di 50 e meno di 250 lavoratori, gli Stati membri mettono in vigore le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi all’obbligo di stabilire un canale di segnalazione interno ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3 entro il 17 dicembre 2023″.

È un cambiamento che coinvolge molti soggetti e rappresenta un passo importante per fronteggiare sia la corruzione pubblica che privata.

Come creare un regolamento aziendale per i dipendenti

Per creare un regolamento aziendale e, in questo modo, affrontare le questioni più importanti per un’azienda a livello strategico e organizzativo, è importante andare per gradi. Ecco quali sono i principali punti da seguire per creare un regolamento aziendale. 

1. Identificare la necessità del regolamento aziendale

Osserva il modo in cui il management e i tuoi dipendenti affrontano i problemi sul posto di lavoro, e identifica quali aree potrebbero essere migliorate. Ad esempio, se i dipendenti violano costantemente delle regole non scritte, potresti considerare l’aggiunta di un nuovo regolamento che affronti questo specifico problema e gli altri problemi ad esso correlati.

2. Determinare il contenuto del regolamento aziendale

Definisci gli aspetti chiave che devono essere affrontate all’interno del regolamento aziendale. Per esempio, potresti includere diverse sezioni o clausole che impediscano all’azienda o ai tuoi dipendenti di trovare delle scappatoie. Considera tutti gli aspetti del regolamento, cosa vorresti che i tuoi dipendenti facessero e cosa vorresti che non facessero.

Una buona idea è anche includere quale forma di sanzione o azione disciplinare verrà presa se il regolamento aziendale viene violato. Considera la possibilità di consultare un avvocato prima di condividere qualsiasi tipo di regolamento con i tuoi dipendenti. 

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3. Comunicare il nuovo regolamento aziendale ai dipendenti

I dipendenti devono essere informati del nuovo regolamento quando vengono rilasciati o aggiunti a quelli esistenti. Si può anche considerare di aggiungere una linea di firma alla nuova politica per assicurarsi che i dipendenti sappiano che devono seguire la regola dalla data in cui la firmano. Questo previene conflitti in seguito se un dipendente dichiara di non essere mai stato a conoscenza del regolamento dopo aver ricevuto una sanzione disciplinare per averla violata.

È anche importante rivedere e discutere il regolamento aziendale con i nuovi dipendenti durante il suo inserimento, in modo che sappiano cosa aspettarsi. Considera di far firmare loro un modulo che dichiari che hanno ricevuto un manuale per i dipendenti o una lista delle vostre politiche, regole e regolamenti. 

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4. Aggiornare e rivedere il regolamento aziendale se necessario

Puoi considerare di modificare o rivedere il tuo regolamento aziendale per adattarlo alle nuove norme o leggi vigenti o ad altri regolamenti, oppure, in base ai nuovi obiettivi della tua azienda e qualsiasi feedback arrivato dai dipendenti.

Regolamento aziendale e codice disciplinare

Molto spesso si tende a confondere il regolamento aziendale con il codice disciplinare. In realtà questi due documenti sono diversi. Ma cos’è il codice disciplinare?

Il codice disciplinare rappresenta l’insieme delle regole di comportamento fornite dall’azienda e che devono essere rispettate da lavoratori e dirigenti per garantire un adeguato svolgimento delle funzioni aziendali.

L’azienda, in caso di mancato rispetto del codice disciplinare, ha la possibilità di prendere dei provvedimenti rappresentati da ammonizioni o sanzioni vere e proprie per comportamenti relativi a inottemperanza e mancanza di diligenza.

Il codice disciplinare, in sostanza, rappresenta il complesso delle regole, derivanti direttamente dalla legge o dai CCNL di riferimento, in relazione ai comportamenti non consentiti sul posto di lavoro o, in una visione più attuale, anche durante lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità agile.

Il codice disciplinare, oltre a regolamentare i comportamenti non permessi, regola ovviamente anche le sanzioni o ammonizioni correlate in caso di inottemperanza delle regole, al pari dei dovuti procedimenti di contestazione e ricorso.

Gestisci i tuoi regolamenti aziendali con Factorial

I regolamenti della tua azienda sono la base fondante per definire i limiti entro i quali i tuoi dipendenti possono muoversi. Dati i vari aspetti da regolare possono essere molti i regolamenti da redigere, conservare e mantenere aggiornati.

Ogni membro dell’azienda deve avere accesso immediato all’ultima versione del regolamento aziendale per sapere come muoversi in caso di dubbi o necessità. Inoltre, è importante tenere aggiornati i dipendenti con comunicazioni rapide e notifiche riguardo le ultime integrazioni o cambiamenti del regolamento aziendale.

Tutto questo è possibile grazie al software HR di Factorial, che non solo ti permette di velocizzare la comunicazione interna, ma ti mette a disposizione una intuitiva funzionalità di gestione documentale che ti permetterà di:

• Mantenere tutti i regolamenti aziendali in un unico posto
• Inviarli ed accedervi in maniera centralizzata
• Condividere i regolamenti in modo facile e veloce
• Ottenere la firma digitale dei regolamenti aziendali
• Aggiornare i regolamenti aziendali in caso di bisogno

Utilizzando un software per la gestione documentale semplificherai il mantenimento dei tuoi regolamenti aziendali e risparmierai tempo prezioso da poter dedicare agli altri aspetti del tuo business!