Sai quali strumenti puoi utilizzare per il controllo accesso dei dipendenti in azienda? Sai quali sono le normative da rispettare e cosa puoi fare per automatizzare la gestione del processo?
Utilizzare un sistema per il controllo degli accessi ti permette di aver un miglior controllo dell’organizzazione. Introdurlo vuol dire sapere in qualsiasi momento chi è al lavoro, chi in ferie o in permesso. Il sistema inoltre viene anche incontro alle esigenze dei lavoratori, che possono così facilmente conteggiare le ore effettivamente lavorate e ricevere il giusto compenso.
In questo articolo vedremo tutto quello che c’è da sapere sulla rilevazione delle presenze in azienda. Scopriremo entro quali limiti normativi puoi muoverti e ti suggeriremo quali strumenti utilizzare.
Sommario
Controllo accesso dipendenti: che cos’è
Per controllo degli accessi dei dipendenti si fa riferimento alla moltitudine di sistemi che puoi utilizzare per rilevare le presenze, le pause e anche gli ingressi in zone limitate a solo alcune figure autorizzate.
Si tratta quindi di strumenti per monitorare al meglio i flussi di persone in entrata e in uscita. Sono diverse le aziende che utilizzano questi sistemi.
Gli obiettivi che si vogliono raggiungere sono diversi:
- Rilevare le presenze
- Aumentare la sicurezza in azienda
- Rispettare le norme vigenti
Alcuni tra i più comuni esempi di sistemi per il controllo degli accessi sono i classici badge aziendali e dalle obliteratrici. Tale sistema permette facilmente di registrare gli orari d’ingresso e di uscita. Tuttavia, la tecnologia oggi ti mette a disposizione strumenti più pratici.
Come scoprirai, per controllare gli accessi dei dipendenti in azienda, non hai più bisogno di creare, stampare e distribuire i badge, né tanto meno delle costose obliteratrici.
Puoi gestire il tutto da pratiche app. I lavoratori possono così timbrare il cartellino dallo smartphone. Questo sistema si rivela non solo molto pratico ma viene incontro alle organizzazioni che si avvalgono anche di forza lavoro in smart working.
Cosa dice la normativa italiana riguardo al controllo dell’accesso dei dipendenti
Relativamente al controllo degli accessi la normativa a cui puoi fare riferimento è molto ampia. Conoscerla è fondamentale per evitare qualsiasi tipo di problema legale. Qui di seguito riportiamo le principali norme e disposizioni da conoscere.
Rilevazione presenze sul posto di lavoro: la sentenza EU
Quando si approfondisce il tema del controllo degli accessi, il primo pensiero va ai sistemi di rilevazione delle presenze del personale.
Attualmente, sebbene non tutte le aziende si sono adoperate in tal senso, la sentenza della Corte di Giustizia EU C-55/18, ti impone di prevedere un sistema in azienda per controllare le presenze. Il sistema scelto deve rispettare tre requisiti, deve essere:
- Oggettivo
- Affidabile
- Accessibile
Controllo accesso dipendenti: Statuto dei lavoratori e GDPR
Oltre la sentenza appena citata ci sono altre norme da tenere sempre ben presenti prima d’introdurre un qualsiasi sistema per il controllo degli accessi. In particolare: lo Statuto dei Lavoratori, Legge 300/1970, e il GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati).
Lo Statuto e il Regolamento delineano i confini entro cui puoi muoverti. Più in dettaglio, il sistema che decidi d’introdurre deve essere preventivamente comunicato e tutelare il diritto alla privacy dei lavoratori. Il sistema, in altre parole, deve fare fede ai principi di:
- Trasparenza
- Correttezza
- Liceità
- Necessità
- Pertinenza
Nell’insieme questi principi, uniti a quanto stabilito dalla Corte di Giustizia EU, definiscono l’insieme di norme da rispettare. Riepilogando, il sistema introdotto può sì permetterti di rilevare la presenza in azienda, così come le pause prese dal dipendente.
Tuttavia, il lavoratore non solo deve sapere quale strumento stai utilizzando, ma le informazioni che decidi di acquisire devono essere pertinenti alle esigenze aziendali oltre che, chiaramente, rispettare le leggi (principio di liceità).
Quali sono i metodi per controllare l’accesso dei dipendenti
Ma quale sistema per il controllo degli accessi puoi utilizzare? Gli strumenti disponibili sono tanti. Scegliere quello giusto dipende dalle tue esigenze, dalla dimensione dell’organizzazione dalla necessità di controllare le presenze dei lavoratori in smart working.
Vediamo alcuni tra i più comuni sistemi, evidenziando i pro e i contro di ognuno:
Moduli e registri cartacei
Il meno pratico strumento che puoi utilizzare è quello di preparare alcuni fogli presenze in Word, stamparli e distribuirli in azienda. Così facendo i dipendenti non devono far altro che annotare a penna l’orario d’ingresso e di uscita.
Puoi inoltre chiedere di segnalare le pause caffè e le pause pranzo. Alla fine del mese questi fogli devono essere verificati dagli addetti HR, i quali, manualmente, sono tenuti a conteggiare:
- Presenze
- Ore di permesso
- Ore di straordinario
Controllare gli accessi in questo modo è scomodo per tutte le parti coinvolte. Per quanto riguarda i lavoratori, una semplice dimenticanza può portare a errori difficilmente rimediabili. Mentre per quanto riguarda gli addetti alle buste paga, conteggiare il tutto manualmente, causa enormi perdite di tempo.
Fogli di calcolo Excel
Puoi anche pensare di utilizzare il noto programma Excel per controllare l’accesso dei dipendenti. Rispetto ai moduli cartacei con Excel digitalizzi in processo. I fogli puoi crearli e condividerli con tutti i lavoratori, i quali, non devono far altro che ricordarsi di segnalare la presenza, l’uscita dal lavoro e gli orari in cui fruiscono delle pause.
La possibilità di inserire alcune formule facilita il calcolo delle ore lavorate di ogni dipendente. Inoltre puoi gestire il tutto senza stampare i moduli. Così facendo risparmi sulla carta e promuovi una politica paperless in azienda.
Utilizzare i fogli in Excel è una soluzione che puoi adottare fin quando i dipendenti in azienda sono pochi. Man mano che assumi nuove risorse però, lo strumento si rivela poco pratico, sopratutto se ti avvali di diverse tipologie di contratto di lavoro.
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Badge elettronici e obliteratrici
In alternativa puoi pensare d’installare una o più obliteratrici in azienda e di distribuire ai dipendenti i classici badge aziendali.
Così facendo, automatizzi in parte il processo di rilevazione delle presenze. I lavoratori devono semplicemente inserire (o strisciare) il cartellino per segnalare l’ingresso o l’uscita.
Anche qui le criticità non mancano. Le obliteratrici sono costose e i badge elettronici sono poco pratici. Spesso i dipendenti si dimenticano di timbrare l’ingresso o l’uscita, causando problemi non di poco conto a coloro addetti al conteggio delle ore lavorate.
Sistemi biometrici
Sebbene siano poco diffusi in Italia, esistono anche i cosiddetti sistemi biometrici, i quali permettono di controllare gli accessi mediante:
- Impronta digitale
- Scansione dell’iride
- Riconoscimento vocale
Si tratta di sistemi che molte organizzazioni sono restie ad adottare per la rilevazione delle presenze. I perché sono facilmente intuibili. Trattandosi di sistemi invasivi spesso risultano in contrasto con il GDPR e pertanto prima di adottarli sei tenuto sia a valutare i pro e i contro, sia ad accertarti che non esista un sistema meno invasivo che ti permetta di raggiungere il medesimo risultato.
Inoltre, bisogna considerare i costi d’installazione e manutenzione di questi sistemi che, non essendo economici, spesso risultano fuori dalla portata delle medio piccole PMI.
Software e app
Infine, il miglior sistema per il controllo degli accessi che puoi utilizzare consiste nel servirsi di software e app HR conformi alle norme sulla privacy. Queste app si rivelano ideali per le esigenze delle PMI le quali oggi sono alla ricerca di sistemi:
- Semplici da installare e da utilizzare
- Utili per rilevare le presenze anche dei lavoratori in smart working
- In grado di digitalizzare e automatizzare numerose operazioni
Installare un app per timbrare il cartellino direttamente da uno smartphone è vantaggioso. Il sistema registra in automatico la presenza e come datore o responsabile HR non devi più perdere tempo in noiosi e ripetitivi conteggi.
Inoltre, si tratta di sistemi poco invasivi che ti permettono di acquisire le informazioni di cui hai bisogno senza il rischio di venire meno alle attuali norme vigenti sulla tutela della privacy e della riservatezza dei dipendenti.
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Perché digitalizzare il controllo accesso dipendenti
Come abbiamo visto finora hai diversi modi per gestire il controllo degli accessi in azienda: moduli cartacei, fogli elettronici, badge e obliteratrici, sistemi biometrici, software e app. La tendenza oggi è optare la digitalizzazione del processo, evitando di gestire il tutto con carta e penna.
I vantaggi sono molti. Pensa solo alla riduzione dell’errore umano, alla velocizzazione del processo e alla possibilità di sapere in tempo reale chi sono i dipendenti al lavoro e chi invece è in ferie, in permesso o in pausa. Ecco quindi tutti i vantaggi che porta alla tua azienda digitalizzare il controllo degli accessi.
Elimini l’errore umano
Quante volte un piccolo errore ha causato rallentamenti e perdite di tempo in azienda? Gli errori umani sono molto frequenti quando le operazioni da svolgere sono monotone e ripetitive.
Ricordarsi tutti i giorni di segnare a penna l’orario d’ingresso o di uscita e tutte le pause e i permessi richiesti, porta a facili dimenticanze. L’unico modo per evitarle è digitalizzare il processo.
Così facendo hai un miglior controllo della situazione, puoi agire tempestivamente in caso di dimenticanze ed evitare che i lavoratori debbano perdere ore di lavoro in operazioni non direttamente collegate alla produttività.
Gestione perfetta delle presenze, dei permessi e delle ferie
Un azienda è perfettamente organizzata anche quando gestisce al meglio le presenze, i turni di lavoro, le richieste di ferie e di permesso.
Per riuscirci l’unica soluzione oggi è quella d’installare e utilizzare un software HR completo che permetta ai dipendenti di gestire tutte le attività da un unico posto e con semplicità.
Rispetto ai sistemi tradizionali i software e le relative app HR ti garantiscono un pieno controllo della situazione in azienda. In tempo reale puoi sapere chi è al lavoro, così come puoi approvare o rifiutare le richieste, inviare feedback, elaborare report.
Sicurezza e rispetto delle norme
E infine, ma non per ordine d’importanza, scegliere il giusto software per la rilevazione presenze sul posto di lavoro ti garantisce di venire incontro alle attuali norme stabilite dalle leggi e dal Regolamento generale sulla protezione dei dati, e di conservare al meglio i dati acquisiti. I migliori software custodiscono tutti i dati in archivi criptati, inaccessibili da soggetti terzi.
Aumentare i livelli di sicurezza in azienda è fondamentale. Gli attacchi informatici possono seriamente mettere a rischio la reputazione dell’organizzazione. Tutelarsi al meglio è sicuramente vantaggioso e ti eviterà di far fronte a tutta una serie di problemi, a volte anche legali, che siamo sicuri vuoi evitare.
Gestisci l’accesso dei tuoi dipendenti con Factorial
Ma qual è il miglior software che puoi utilizzare per il controllo degli accessi in azienda? La risposta è Factorial. Factorial è un software HR innovativo, semplice da installare e dispone di tantissime funzionalità che ti aiuteranno a digitalizzare ogni processo in ambito HR.
Relativamente alla rilevazione delle presenze e alla timbratura del cartellino ti basta chiedere ai lavoratori di scaricare e installare l’app. Grazie all’app Factorial i dipendenti possono così:
- Timbrare il cartellino (timbracartellino elettronico)
- Visualizzare le presenze e i turni di lavoro
- Inviare richieste
Factorial viene inoltre incontro alle esigenze degli addetti HR. Questi ultimi non solo hanno sempre la possibilità di verificare quanti dipendenti sono presenti in azienda, ma possono anche inviare comunicazioni, creare report HR, generare fogli presenze e tanto altro.
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Scopri tutte le funzionalità di Factorial. Puoi utilizzarlo non solo per controllare le presenze, ma anche per digitalizzare e automatizzare la gestione di:
Controllo accesso dipendenti: le conclusioni
In questo approfondimento abbiamo visto quanto sia importante per il successo della tua azienda scegliere il giusto sistema per il controllo degli accessi. In particolare, dopo aver descritto l’insieme di norme e regole da rispettare, ci siamo soffermati sull’utilità dei software e delle app HR.
Queste app vengono incontro alle esigenze delle PMI italiane ed europee impegnate a digitalizzare e automatizzare quanti più processi con l’obiettivi di mantenere alta la competitività in un mercato in continua evoluzione.
In conclusione, il successo della tua azienda dipende anche da come decidi di utilizzare la tecnologia, approfittare dei nuovi tools ti permette di ridurre i costi, aumentare la produttività e gestire al meglio tutta la forza lavoro.
