Come scrivere una lettera di licenziamento? Quanti giorni di preavviso e cosa succede dopo?
Scrivere e consegnare la lettera di licenziamento significa comunicare a un dipendente che il rapporto di lavoro è ormai giunto al termine. È un momento molto delicato, a volte spiacevole e difficile da affrontare.
In prima battuta, poniamo subito l’accento sul fatto che, in generale, il licenziamento deve essere legittimo. Deve cioè rientrare tra i casi previsti dalla legge.
Come vedremo, a seconda della situazione, in qualità di People Manager o Responsabile delle Risorse Umane avrai la possibilità di recedere il contratto sia in tronco, sia rispettando i termini del preavviso indicati nel contratto di lavoro.
In questo articolo, approfondiamo i temi più importanti legati alla lettera di licenziamento: da come si scrive a come si consegna, passando per la normativa vigente.
Sommario
Cos'è una lettera di licenziamento?
La lettera di licenziamento è il documento ufficiale e la comunicazione scritta che il lavoratore riceverà al momento del licenziamento, includerà i motivi per cui si è deciso di concludere il rapporto di lavoro, la data di decorrenza del licenziamento, la liquidazione e gli importi che sono dovuti.
Non c’è dubbio che si tratti di un documento difficile da scrivere, e non per il suo contenuto in sé, ma per ciò che significa rescindere il contratto di un lavoratore. Trattandosi di una decisione unilaterale della società, è di grande importanza avvalersi della lettera di licenziamento per formalizzare la comunicazione di licenziamento dipendenti in modo corretto e trasparente.
Attenzione però, va scritta con particolare attenzione alle informazioni che vedremo di seguito, poiché ad esempio, se i motivi non sono chiaramente indicati, la lettera potrebbe diventare uno strumento per provare un licenziamento ingiusto.
Può anche accadere che l’azienda sia influenzata dalla sua produzione e non abbia altro modo di sopravvivere se non tagliando il personale. Anche qui si consiglia di utilizzare la lettera per formalizzare la situazione di licenziamento.
Per qualsiasi motivo, l’effettuazione della cessazione di funzionario di un lavoratore ci consentirà di avere prova della comunicazione effettuata e giustificativo giustificativo ai fini di eventuali futuri contenziosi.
Lettera di licenziamento: cosa dice la legge
In tema di licenziamento dei dipendenti puoi fare riferimento a numerose disposizioni e norme.
Tra le principali segnaliamo quanto contenuto all’art. 2118 del Codice civile. L’articolo autorizza entrambe le parti a recedere da un contratto di lavoro a tempo indeterminato, a condizione che vengano rispettati i termini di preavviso. In generale non rispettare il preavviso comporta che dovrai garantire al lavoratore un’indennità pari ai giorni previsti di preavviso.
Rimanendo in ambito normativo, bisogna evidenziare quanto stabilito dalla legge n. 604 del 1966. La legge, inerente al licenziamento individuale, pone ulteriori condizioni di cui tener conto. In particolare, il licenziamento deve essere:
- Comunicato in forma scritta
- Motivato (salvo casi previsti dalla legge).
E infine, un’attenzione particolare va rivolta all’articolo 7 dello Statuto dei Lavoratori dal quale si evince che, in caso di licenziamento disciplinare, prima di avviare tutte le procedure sei tenuto ad ascoltare le motivazioni del lavoratore.
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Invio, firma e ricezione della lettera di licenziamento
Nel momento in cui comunichiamo il licenziamento a un lavoratore, la legge ci dice che dobbiamo consegnare una lettera di licenziamento in cui esponiamo tutte le informazioni necessarie in modo che siano comprensibili e quindi rispettino la persona interessata.
Idealmente, questa lettera è firmata dalla persona che stiamo licenziando, anche se può accadere che ci troviamo di fronte a un rifiuto. In questo caso, si consiglia di comunicare che affinché possiate conservarne una copia e portarla ai vostri consulenti, è necessario che la lettera venga firmata, anche se con la scritta “firmato a scopo di ricezione, non conforme al contenuto”. In questo modo il lavoratore si sentirà più calmo e avrà lo stesso effetto di una firma.
Come abbiamo accennato in altri articoli su licenziamenti e indennità, se un lavoratore rifiuta di firmare la lettera potrebbe esserci un’opzione alternativa, ovvero richiedere una testimonianza. Ciò significa far firmare a due testimoni la consegna della lettera e il rifiuto di firma del dipendente. Questa opzione è sicuramente più aggressiva.
Sebbene ai fini della notifica ci siano diversi modi per far firmare la lettera, concludiamo che è conveniente per il lavoratore firmare la lettera e conservarne una copia poiché ciò non significa che sono d’accordo con il licenziamento, ma semplicemente certificano la corretta ricezione della comunicazione.
Parti della lettera di licenziamento
Supponendo che questo tipo di documento serva a comunicare la risoluzione di un rapporto di lavoro, dobbiamo tener conto di non dimenticare le informazioni che seguono.
La decisione del licenziamento
Esprimi chiaramente all’inizio della lettera la decisione del licenziamento. Lo scopo della scrittura deve essere chiaro per evitare ogni ambiguità.
Cause e motivi del licenziamento
In questa parte scriveremo il tipo di licenziamento che corrisponde, spiegando le cause che hanno portato alla decisione. Sebbene non sia necessario che accreditiamo le prove nella lettera, dobbiamo stabilire correttamente il motivo che genera l’addio da parte dell’azienda.
Esistono cause oggettive (che non dipendono dal lavoratore) o di tipo disciplinare, ad esempio in caso di comportamenti scorretti, assenze ingiustificate eccessive, ecc.
Data in cui il licenziamento avrà effetto
Particolarmente importante per il lavoratore capire quando sarà il suo ultimo giorno. Qui spiegheremo se la notifica legale viene data o se entrerà in vigore lo stesso giorno, dovendo pagare quei giorni in denaro.
Dati aziendali e informazioni sui lavoratori
Dobbiamo indicare le informazioni complete dell’azienda e del lavoratore in genere all’inizio della lettera. In alcuni casi citeremo il tipo di contratto, posizione o anzianità, soprattutto se dobbiamo giustificare i costi che comporta per l’azienda.
Liquidazione corrispondente
In caso di licenziamento per cause oggettive, dovremo indicare l’importo della liquidazione e renderlo disponibile contestualmente alla consegna della lettera. Quando tale pagamento non può essere effettuato perché la causa oggettiva lo dichiara, deve anche essere lasciato per iscritto per poterlo pagare successivamente. Se, invece, il licenziamento avviene per motivi disciplinari, il lavoratore non avrà diritto al risarcimento.
Luogo, data, firma e timbro dell’azienda e del lavoratore
Qui dovranno essere riportati i dati del giorno corrente e il luogo in cui viene consegnato il documento. Continuando con quanto sopra già citato sopra, deve essere inclusa la firma del lavoratore.
Quali sono le tipologie di licenziamento
Prima di vedere in concreto come scrivere una lettera di licenziamento, segnaliamo che, affinché l’atto risulti legittimo, puoi recedere il contratto e quindi licenziare il lavoratore per diverse cause. Vediamole insieme.
Giusta causa
Il licenziamento per giusta causa si verifica quando il lavoratore non rispetta gli obblighi contrattuali. Ad esempio, in caso dichiari un falso infortunio o una falsa malattia, oppure quando: viola il patto di non concorrenza o abbandona il posto di lavoro.
Giustificato motivo soggettivo
Puoi licenziare un lavoratore per giustificato motivo soggettivo, ad esempio, in caso di: negligenza del lavoratore, superamento dei giorni di malattia indicati nel CCNL o nel contratto di lavoro, falsificazione di documenti o cattiva condotta.
Giustificato motivo oggettivo
Tipicamente i casi di licenziamento per giustificato motivo oggettivo sono: per crisi o cessazione dell’attività, impossibilità di ricollocamento di un dipendente, inidoneità fisica o psichica del dipendente.
Eccezion fatta per il primo caso: licenziamento per giusta causa, sei sempre tenuto a rispettare i termini di preavviso previsti nel contratto di lavoro.
Indipendentemente dalle motivazioni, è facoltà del lavoratore impugnare il licenziamento mediante apposita comunicazione scritta entro 60 giorni dalla data di fine rapporto di lavoro.
Ti ricordo inoltre che non sei tenuto a esplicitare alcuna motivazione nel caso in cui il lavoratore sia in prova.
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Come scrivere una lettera di licenziamento
Una volta verificato di poter effettivamente licenziare un lavoratore, il secondo passaggio formale consiste nello scrivere una lettera di licenziamento.
La lettera di licenziamento è un documento che sancisce una decisione di tipo unilaterale. Il documento informa il lavoratore di aspetti quali:
- Il motivo e la causa del licenziamento
- La data dell’ultimo giorno di lavoro
- L’eventuale liquidazione o risarcimento spettante al dipendente.
Un classico modello di lettera di licenziamento è quindi così strutturato:
Data e nome dell’azienda
La data d’invio della lettera generalmente è posizionata in alto a sinistra. A seguire dovrai inserire:
- I dati della tua attività
- Il nome dell’azienda
- L’indirizzo
- La sede legale
- Città e provincia
- CAP.
Nome del lavoratore
Il destinatario della lettera di licenziamento è convenzionalmente riportato subito dopo a destra del documento.
È sufficiente scrivere il nome e il cognome del lavoratore: “al Sig./ra o al Dot/Dot.ssa”.
Introduzione
Puoi iniziare la lettera con un classico “Egregio o Gentile Sig. o Dot.” Introducendo la motivazione che ti ha portato a inviare la lettera.
Prassi prevede che il lavoratore sia stato già informato verbalmente dell’imminente arrivo della lettera. Pertanto, puoi iniziare la lettera in questo modo: “Come già reso noto verbalmente, le comunico in via ufficiale la decisione presa dall’azienda”.
Oggetto
L’oggetto della lettera: “Licenziamento” Può essere inserito subito dopo l’introduzione. Puoi pensare di evidenziarlo il grassetto.
Data licenziamento e preavviso
Successivamente non resta che riportare la data effettiva di licenziamento. In questa fase è sufficiente scrivere: “Con la presente le comunico la risoluzione del suo rapporto di lavoro in data…”.
È bene specificare la data precisa dell’ultimo giorno di lavoro evidenziando il rispetto dei termini di preavviso.
Motivazione
Dopo aver comunicato l’ultimo giorno di lavoro, dovresti esplicitare il motivo del licenziamento. Non è necessario dilungarsi in quanto il lavoratore è già consapevole del procedimento in atto.È possibile semplicemente riportare la natura delle motivazioni: “soggettive” od “oggettive”.
Firma
In conclusione, dovrai indicare luogo e data, quindi apporre la firma. L’unica cura è lasciare un po’ di spazio per la firma del lavoratore.
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Informazioni aggiuntive
Le informazioni appena riportate sono sufficienti. A scelta puoi riportare ulteriori informazioni:
- Gli importi dovuti saranno corrisposti alle consuete scadenze
- La disponibilità a corrispondere un’indennità sostitutiva del preavviso
- Invitare a ritirare i propri effetti personale.
Licenziamento ad nutum: quando non bisogna scrivere la lettera di licenziamento
La legge prevede alcuni casi in cui non sei obbligato a comunicare le motivazioni del licenziamento in forma scritta.
Si tratta del cosiddetto licenziamento ad nutum, una procedura che di fatto rappresenta un’eccezione alla regola.
La legge n. 108 del 1990 prevede di poter licenziare alcuni lavoratori senza fornire loro alcuna motivazione. Tale procedura può essere applicata per:
- Lavoratori in prova
- Apprendisti
- Lavoratori domestici
- Sportivi professionisti
- Lavoratori con i requisiti pensionistici
- Dirigenti
In particolare, i dirigenti possono essere licenziati ad nutum a condizione che occupino una posizione di vertice aziendale, autonomia decisionale e potere di influenzare l’andamento dell’azienda.
Come consegnare la lettera di licenziamento
Come anticipato, onde evitare che il licenziamento risulti nullo, la lettera deve essere redatta in forma scritta. A parte tale prassi la legge non riporta altre indicazioni.
Pertanto, puoi pensare di scrivere la lettera e consegnarla a mano accertandoti che il lavoratore notifichi l’avvenuta consegna, oppure, onde evitare qualsiasi tipo di problema, puoi spedire la lettera con ricevuta di ritorno tramite posta ordinaria o raccomandata.
Non è banale soffermarsi sul come consegnare la lettera di licenziamento. Numerose sentenze, infatti, evidenziano come non sia possibile licenziare un lavoratore in forma orale. Così facendo, il licenziamento viene considerato nullo.
Altre sentenze inoltre evidenziano la non validità della prova testimoniale. Salvo il caso in cui il lavoratore si rifiuti di sottoscrivere la ricevuta della lettera.
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Cosa fare dopo la lettera di licenziamento
Dopo aver inviato la lettera di licenziamento come datore di lavoro non dovrai far altro che attendere la scadenza dei giorni di preavviso e nel caso provvedere a trovare un sostituto.
In alcuni casi il licenziamento può concretizzarsi anche senza il rispetto dei termini di preavviso, in caso di accordo con il lavoratore o nel caso in cui il licenziamento sia per giusta causa.
Il lavoratore però potrebbe intraprendere alcune azioni. Quest’ultimo potrebbe ritenere il licenziamento illegittimo. In questo caso ha facoltà di impugnare la decisione entro due mesi (60 giorni) dalla ricezione della comunicazione in forma scritta.
Potresti quindi vederti recapitare una lettera di contestazione, alla quale ed entro 180 giorni segue il ricorso. A questo punto, la parola spetta al giudice, il quale, svolge ulteriori indagini che si traducono in:
- Verifica della legittimità del licenziamento
- Raccolta delle testimonianze.
È sempre il giudice a invitare le parti a trovare una conciliazione onde evitare che il ricorso possa perdurare nel tempo.
Infatti, qualora un lavoratore ritenga illegittimo il licenziamento e decida di fare ricorso, l’intero iter può durare fino a 6 anni.
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Lettera di licenziamento: le conclusioni
In questo articolo abbiamo riportato come scrivere una lettera di licenziamento tenendo conto di tutti i casi previsti della legge.
Spesso sei obbligato a prendere decisioni molto difficili. Licenziare un lavoratore a causa di problemi economici, come anche essere obbligati ad allontanare una persona per giusta causa, provoca in ogni caso un turbamento all’interno dell’attività e a livello personale.
Come titolare d’impresa, tuttavia, è fondamentale conoscere tutte le norme a cui attenersi, onde evitare che possano verificarsi ricorsi per licenziamento illegittimo, i quali, come abbiamo visto, possono enormemente allungare i tempi e causare non pochi problemi oltre che dispendio di tempo e di energie.
