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Offboarding: come dire addio a un dipendente [+modello gratis]

Quando assumi una persona e finisci di portare a termine l’onboarding … pensi che il tuo lavoro sia già finito, giusto? Non proprio. Molte aziende non danno la stessa importanza al processo di offboarding ed è molto comune che i reparti delle risorse umane si concentrino solo sulla parte in cui il dipendente è, propriamente parlando, un dipendente.

Tuttavia, se l’offboarding non è considerato un elemento chiave nella relazione con un dipendente, potrebbe non essere eseguito correttamente, nel qual caso l’azienda commetterebbe un grave errore.

In seguito spieghiamo cos’è esattamente l’offboarding, perché è così importante e quali sono i passaggi da seguire in questo processo.

Non vuoi leggere l’articolo ma ti piacerebbe entrare in possesso dell’elenco delle attività per eseguire un buon processo di offboarding?

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* Include caselle di controllo, domande per il colloquio di addio e un elenco di inventario aziendale.

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Cominciamo!

Cos’è l’offboarding?

L’offboarding è necessario quando un dipendente lascia l’azienda, sia volontariamente che involontariamente. Sebbene il turnover del personale all’interno di un’azienda possa essere normale, molte volte i reparti delle risorse umane non sono completamente preparati e non comprendono l’importanza di un buon offboarding.

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La complessità di un processo di offboarding dipende solitamente da diversi fattori:

1. Il motivo dell’addio del dipendente

Quando un dipendente viene licenziato, alcune fasi del processo assumono più importanza di altre. Questo è il motivo per cui il processo di offboarding dovrà essere adattato alle condizioni di ciascun caso. Nel caso in cui il dipendente venga, di fatto, licenziato, è importante ricordare che in queste occasioni la documentazione e la registrazione di tutto ciò che è accaduto sarà molto importante per mitigare i rischi.

2. La posizione del lavoratore

I dipendenti che hanno trascorso molto tempo con l’azienda richiederanno un offboarding più esteso.

Perché l’offboarding è così importante?

L’offboarding ti può sembrare qualcosa di extra, un processo che non deve far “perdere tempo” perché non incide sulla produzione dell’azienda, ma è proprio il contrario. I vantaggi di fare un buon offboarding sono molti. Inoltre, è dimostrato che investire nel processo di offboarding porta a una maggiore fidelizzazione dei talenti.

In breve, un buon piano per l’offboarding consente ai responsabili delle risorse umane di facilitare il processo da entrambe le parti.

La creazione di un piano di offboarding è fondamentale. Ecco i motivi.

  • Evita possibili perdite finanziarie. Senza un piano di offboarding, è possibile commettere errori del tipo di continuare a pagare benefici ai dipendenti che non fanno più parte dell’azienda.
  • Dai all’azienda una buona immagine. “Metti fine al rapporto” con il tuo lavoratore nel miglior modo possibile. Assicurati che il talento che lascia si senta rispettato e apprezzato per il proprio lavoro.
  • Migliora la gestione legale. Raccogli e firma tutti i documenti necessari in questo processo per evitare il rischio di reclami dovuti a licenziamento ingiusto.
  • Migliora la logistica. Come verranno svolte le funzioni del dipendente che ha lasciato l’azienda? Come si coordinerà il team fino a quando quella posizione non sarà occupata? Chi sostituirà il dipendente che lascia? Queste domande devono essere risolte nel piano di offboarding.
  • Otteni feedback. I dipendenti che lasciano l’azienda sono un’incredibile fonte di feedback. Ascoltare i motivi del loro addio o solo la loro onesta opinione (più sincera che mai) aiuterà l’azienda a migliorare in futuro.

Come fare un offboarding dei dipendenti: gli 11 passaggi chiave

Questi passaggi possono variare a seconda di ciascuna azienda, del motivo dell’uscita del dipendente e della posizione che ha ricoperto all’interno dell’azienda. Tuttavia, come regola generale, queste fasi tendono a verificarsi in quasi tutti i processi di offboarding.

1. Creare un elenco con caselle di controllo per l’offboarding

Il nostro modello include tutti i passaggi di cui parleremo di seguito, oltre a proporre domande per il colloquio di addio e un elenco di inventario aziendale (risparmia tempo e scarica il nostro modello gratuito).

2. Raccogliere documenti e informazioni

La prima cosa che devi risolvere quando ricevi la notizia che un dipendente sta lasciando l’azienda è la firma di una lettera di dimissioni o di rinuncia formale. Successivamente, il responsabile o il supervisore delle risorse umane può esaminare tutti i documenti che il dipendente ha firmato durante la sua permanenza in azienda. Ad esempio, in passato potrebbero essere stati stipulati accordi di riservatezza o contratti bonus, ecc.

Assicurati che nella lettera di dimissioni il lavoratore specifichi chiaramente quando sarà il suo ultimo giorno in azienda e quando lo avrà comunicato (con date precise).

Utilizzando un software di gestione delle risorse umane come Factorial HR, questo processo sarà molto semplice grazie alla sua funzionalità di gestione dei documenti.

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3. Attività contabili

A questo punto è possibile svolgere le attività contabili, come predisporre le informazioni necessarie per applicare le modifiche in dichiarazione dei redditi, programmare l’ultimo pagamento dello stipendio, calcolare l’eventuale compenso da effettuare, contabilizzare i giorni di ferie , eccetera.

4. Informare il team

Piuttosto che lasciare che altri dipendenti inizino a sentire voci in ufficio, assicurati che tutti coloro che saranno interessati da questo congedo conoscano la notizia. Questo di solito viene fatto, quantomeno una settimana e mezza prima che detto dipendente lasci l’ufficio, a seconda del suo ruolo nel team. Dopo questo primo avviso, il resto del personale può essere informato.

Per rispetto del lavoratore che sta per lasciare il lavoro è meglio chiedergli come vorrebbe che l’azienda annunciasse la sua uscita.

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5. Pianifica la transizione

La cosa più importante a questo punto del processo è creare un piano per rendere la transizione del percorso del dipendente il più agevole possibile. Questo piano dovrebbe concentrarsi sul completamento delle attività iniziate e sul lasciare il terreno pronto per il nuovo dipendente per riprendere quelle funzioni. Essere chiari su come sarà questa transizione e dove finirà il lavoro di questo dipendente è fondamentale. Questa è la fase in cui viene trasferita la conoscenza:

Domande a cui dovresti rispondere durante questa transizione:

  • Chi sostituirà il dipendente?
  • Di quali informazioni avrai bisogno?
  • Chi formerà il nuovo lavoratore?
  • Quali progetti devono essere completati prima che il dipendente lasci l’azienda?
  • Cosa deve passare da un dipendente all’altro?

6. Comunicazione con il cliente

Nel caso in cui il dipendente che lascia l’azienda lavori a diretto contatto con i clienti, è molto importante che vengano avvisati e informati di questo cambiamento. Inoltre, comunque comunichi questa notizia, è meglio farlo in un modo in cui il cliente continui a sentire che qualcuno si sta prendendo cura di lui, nonostante tutto.

7. Recuperare ciò che è di proprietà dell’azienda

Durante il tempo in cui il dipendente è stato con l’azienda potrebbe aver utilizzato attrezzature e materiale di proprietà dell’azienda. Gli ultimi giorni prima della partenza dovrai raccogliere questi oggetti, che possono essere computer, telefoni cellulari, documenti d’identità, divise, chiavi, permessi di parcheggio o carte di credito aziendali, ad esempio.

Il nostro modello include un elenco di inventario aziendale, quindi questo processo non ti priva di più di pochi minuti. Scaricalo!

8. Colloquio di addio

L’obiettivo di un colloquio di uscita è ottenere un feedback prezioso sull’esperienza che il lavoratore ha avuto all’interno dell’azienda. Questa sarà l’ultima occasione per fare un’impressione positiva sulla persona che se ne va. E sarà anche uno strumento con cui raccogliere informazioni che aiuteranno il reparto Risorse umane a prendere decisioni migliori in futuro.

Quali domande dovresti fare? ✔️ Scarica il nostro modello con domande per un colloquio di uscita. È gratis!

Porre le domande giuste ti fornirà preziose informazioni per l’azienda, sui suoi punti di forza e di debolezza e su come migliorarla.

9. Annullare autorizzazioni e account

Non importa quanto sia buono il tuo rapporto con il lavoratore, per motivi di sicurezza, non dovrebbe avere accesso alla posta elettronica aziendale, così come ad altre piattaforme o database una volta che non fa parte del team.

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10. Addio

Indipendentemente dai motivi per cui il dipendente se ne va, un saluto è sempre una buona idea. Questo tipo di evento trasmette positività da parte dell’azienda nei confronti di chi ne ha fatto parte.

Mostra ai tuoi dipendenti che apprezzi il loro contributo al team. Questo può essere fatto tramite un regalo, una lettera di ringraziamento dedicata dai colleghi o persino una festa.

Nell’ultimo giorno di lavoro del dipendente, si consiglia di inviare un avviso a tutto il personale, incoraggiandolo a salutare.

11. Monitoraggio

È sempre una buona idea fare un follow up. Per questo motivo è consigliabile rimanere in contatto con l’ex dipendente, anche tramite canali come LinkedIn. Mantenere una relazione positiva con le persone che escono dalla nostra azienda non fa mai male.

Ed ecco gli 11 passaggi per un processo di offboarding. Come ormai avarai capito, un buon processo di offboarding può essere vantaggioso per entrambe le parti. Se non hai ancora scaricato il nostro template per l’offboarding e il nostro modello di elenco di suggerimenti, ora è il tuo momento. È gratuito e ti aiuterà a ottenere il massimo dall’offboarding di un dipendente!

Lista delle domande dell’offboarding, dall’inventario aziendale e delle caselle di controllo – Download gratuito

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