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HR recruitment: come funziona, i KPI principali e i bias da evitare

Come funziona esattamente l’HR recruitment online? Quali sono i KPI da tenere in considerazione e i bias e gli errori da evitare?

Ormai da svariati anni il digital recruitment rappresenta parte integrante della strategia di qualsiasi datore di lavoro, responsabile delle risorse umane o dipartimento HR. Partendo dalle sezioni “lavora con noi” del proprio sito web fino al più famoso Linkedin, passando per tutti i player intermedi, il recruitment online è il primo passo per qualsiasi azienda.

Nonostante molti recruitment manager abbiano già cominciato ad utilizzare sistemi di ATS e recruitment software per automatizzare e gestire con maggiore efficienza i propri processi di selezione, molto spesso commettono l’errore di non definire con chiarezza gli obiettivi, i limiti e le linee guida del processo stesso.

Automatizzare e rendere efficiente il proprio processo di HR recruitment è sicuramente importante per non sprecare energie e raggiungere facilmente i migliori candidati. Ma è necessario guardare anche all’altra faccia della medaglia.

In questo articolo approfondiremo i dettagli dell’HR recruitment, scopriremo quali sono i principali KPI da rispettare e i principali bias da evitare durante i tuoi processi di selezione del personale.

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Come funziona l’HR recruitment online?

Partiamo dalle basi e ridefiniamo brevemente il contesto in cui ci troviamo. Il recruitment online (chiamato anche digital recruitment o online recruiting) permette alle aziende di sfruttare tutti gli svariati canali internet (come, ad esempio, piattaforme per annunci di lavoro, i social media o i propri siti web aziendali) per trovare e selezionare i migliori candidati per le proprie esigenze.

La crescente e costante digitalizzazione nel mercato di domanda e offerta di lavoro ha reso non solo molto più facile individuare i candidati e organizzare i processi di selezione del personale, ma anche più semplice generare e gestire i documenti necessari per l’assunzione e l’inserimento dei nuovi assunti. Il digital recruitment, in estrema sintesi, è un modo efficiente per fornire alla tua azienda un modo rapido e meno costoso per soddisfare le sue esigenze di assunzione.

Volendo riassumere i motivi per cui il recruitment online è vantaggioso, possiamo elencare i seguenti:

  • Raggiungere un bacino di potenziali candidati più ampio e qualificato
  • Ridurre il budget generalmente destinato ai processi di selezione
  • Risparmiare tempo automatizzando i processi e rendendo più efficiente il flusso di assunzione
  • Fornire una posizione definita alla tua azienda grazie ad un accurato employer branding

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Quali sono i canali principali per fare digital recruitment?

Una volta definito il contesto e l’importanza di questa strategia, arriva il momento di parlare di distribuzione. Le offerte di lavoro e l’appetibilità dell’azienda devono arrivare in qualche modo ai potenziali candidati ed esistono vari canali di distribuzione da poter utilizzare. Ecco i principali:

Il tuo sito web aziendale

Il sito web ufficiale della tua azienda è il primissimo punto di partenza per riuscire a formare nella mente dei candidati un’idea chiara della tua cultura aziendale e dei valori della tua organizzazione.

Oltre a pubblicare i tuoi annunci e le tue offerte di lavoro (che dovranno essere il più dettagliate e oneste possibile) dovrai sfruttare questo spazio per dare un’ottima prima impressione ai tuoi candidati. Prenditi il tempo di creare dei contenuti che mostrino davvero qual è la mission della tua azienda, quali sono i valori fondanti e perché un potenziale candidato dovrebbe voler lavorare con voi.

In base alle dimensioni della tua azienda, potrai decidere di creare una semplice pagina dedicata al recruitment o addirittura un sito a sé stante. Un trucco per aumentare l’engagement con la tua sezione “lavora con noi”? Includi video, contenuti speciali e testimonial dei tuoi dipendenti per far capire davvero quello che i candidati potranno aspettarsi.

Piattaforme dedicate all’HR recruitiment

Fra i canali di distribuzione e sourcing preferiti dai recruitment manager ci sono di sicuro le piattaforme dedicate esclusivamente al mercato del lavoro. Il più famoso in assoluto sicuramente è LinkedIn che, da portale prettamente dedicato alla pubblicazione di offerte di lavoro, è diventato oggi un vero e proprio social network professionale capace di connettere milioni di candidati e aziende in qualsiasi parte del mondo.

Ma il colosso americano non è l’unico. Fra i più importanti possiamo citare Glassdoor (conosciuto soprattutto per la pubblicazione di recensioni di aziende, colloqui, stipendi e benefit aziendali) e Indeed, specializzata nella pubblicazione di annunci. Se cerchi dei collaboratori freelance, inoltre, esistono portali come Upwork, Freelancer o Fiverr, dedicati all’incontro tra aziende e liberi professionisti.

Social Media

Anche se può sembrare complicato vedere i social media come qualcosa di diverso rispetto a meri canali di marketing, brand awareness e vendita, sarebbe un errore ignorare il loro potenziale nel recruitment.

Il social media da utilizzare per la tua strategia di digital recruitment dipende dalle tue esigenze e dal tipo di candidati che cerchi. Se stai cercando candidati per un ruolo manageriale o, ad ogni modo, la tua azienda ha un profilo più corporate, professionisti per ruoli di leadership, Facebook è la soluzione migliore. Al contrario, se stai cercando collaboratori freelance o la tua azienda è una startup digitale, Instagram può assolutamente fare al caso tuo. Pubblicare le tue offerte di lavoro tramite post dedicati e nelle tue Stories è un ottimo (ed economico) modo per raggiungere un bacino di utenti che non potresti raggiungere su altre piattaforme.

Annunci a pagamento

I canali di cui abbiamo parlato fino ad ora sono accomunati da un particolare: rappresentano metodi di ricerca del personale organici, quindi non direttamente a pagamento. Anche nel recruitment online però, come nel marketing, puoi investire parte del budget a tua disposizione per creare degli annunci a pagamento.

Puoi sfruttare l’alto tasso di penetrazione e conversione degli annunci pay-per-click e targettizzarli in base alla tua audience desiderata e la piattaforma che preferisci come Google, Facebook, Instagram o addirittura LinkedIn. Gli annunci che crei possono essere sia testuali che includere grafiche o video, per aumentare l’engagement. Lanciare campagne di recruitment a pagamento permetterà alla tua azienda di raggiungere più utenti e, potenzialmente, ottenere migliori risultati più in fretta.

Cos’è un ATS recruitment software?

Come abbiamo accennato, la maggior parte dei recruitment specialist utilizza sistemi di automazione per gestire i propri processi di selezione del personale. Collegato a questo argomento si sente sempre più spesso parlare di ATS.

Ma cos’è esattamente un ATS recruitment software?

Un ATS (dall’inglese Applicant Tracking System) è un software che permette di gestire ed automatizzare il processo di ricerca e selezione del personale, compresa la pubblicazione degli annunci e la gestione delle candidature. Un software ATS organizza le informazioni dei candidati e le rende facili da rintracciare. Come il nome anglosassone suggerisce, questo tipo di sistema monitora i candidati attraverso tutto il processo di assunzione: aiuta a programmare e organizzare i colloqui e permette di inviare notifiche, avvisi e e-mail automatiche durante i vari step del processo: sia ai candidati che ai dipendenti interni (eventualmente coinvolti per un referral) come anche ai recruiter e alle altre persone coinvolte nella selezione.

Ma questi sistemi non si fermano di certo a questo. Un sistema di tracciamento ATS è fondamentale anche quando si tratta di effettuare un’adeguata scrematura dei candidati, mantenendo solamente i profili più qualificati. Il sistema (in base a dei parametri preimpostati) può condurre un’analisi preliminare dei candidati e individuare automaticamente i migliori profili per una specifica posizione. Può anche ricercare i candidati per parole chiave o utilizzare specifici algoritmi gestiti dall’intelligenza artificiale (solamente nei software più avanzati) che permettono di eseguire un’analisi più dettagliata del candidato. In ogni caso, l’obiettivo finale è sempre quello di abbattere il tempo necessario alla valutazione di candidature e CV per rendere il processo il più efficiente possibile.

I principali vantaggi di un sistema ATS

Abbiamo avuto modo di vedere che un ATS recruitment software ha l’obiettivo principale di ottimizzare l’organizzazione e l’efficienza dei processi di selezione del personale. Vediamo più nello specifico quali sono i principali vantaggi nel suo utilizzo:

  • Permette di creare dei template per gli annunci di lavoro, da poter riutilizzare per più posizioni senza dover riscriverle da capo, riducendo notevolmente lo sforzo e il tempo richiesto per pubblicare un annuncio
  • Consente di pubblicare e gestire le offerte di lavoro sul proprio sito web aziendale come anche sulle principali piattaforme di recruiting come Linkedin, Indeed, Glassdoor ecc.
  • Conserva un database per tutti i candidati (anche i non assunti) per permettere di attingere in caso di future necessità o posizioni aperte
  • Centralizza tutte le informazioni sui candidati, incluse le comunicazioni scambiate e le posizioni per cui hanno inviato una candidatura in passato, per creare una dashboard e un profilo univoci per ogni candidato
  • Velocizza la selezione e lo screening dei candidati, conducendo una prima scrematura delle candidature e selezionando solo quelle che effettivamente soddisfano le esigenze di assunzione dei candidati per selezionare quelli che meglio soddisfano le esigenze dei recruiter
  • Gestisce e automatizza l’invio di risposte via email, promemoria per i colloqui e può addirittura avvisare i candidati nel database quando viene aperta una nuova posizione. Da questo punto di vista, l’ATS agisce come una forma di gestione delle relazioni con i clienti.
  • Aiuta a minimizzare tutti i processi manuali (riducendo le possibilità di errore), far sentire i candidati più coinvolti e velocizzare in linea generale l’intero processo di ricerca e selezione mantenendo alto lo standard qualitativo dei candidati

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KPI e recruitment: che strategia adottare

Per poter misurare in maniera corretta la performance delle proprie attività di recruitment è necessario monitorare i relativi KPI, per assicurarsi di rimanere “in carreggiata”. Ma cosa sono i KPI del recruitment? Quali sono i più importanti?

Cosa sono i recruitment KPI?

I recruitment KPI sono indicatori che ti aiutano a misurare l’efficienza di un processo di ricerca e selezione. I KPI del recruitment utilizzano dati specifici per darti la possibilità di capire a che punto sei nel raggiungimento dei tuoi obiettivi, aiutandoti a capire cosa sta funzionando e cosa no nella tua strategia di assunzione del personale.

I più importanti KPI da considerare nel recruitment

Esistono vari indicatori all’interno del mondo complesso e intricato che (anche in base al tipo di azienda) può arrivare ad essere il recruitment. Ecco i principali da considerare per ottimizzare la tua strategia di ricerca e selezione.

1. Numero di candidati qualificati per posizione aperta

Avere molti candidati è, generalmente, un’ottima cosa. Molto spesso, infatti, viene da pensare che, più persone si candidano, più scelta si avrà per la posizione da riempire. Se, però, la maggior parte dei candidati non sono poi effettivamente qualificati per la posizione in questione, la verità è che stai solamente sprecando il tuo tempo.

Il rapporto tra candidati qualificati e posizione aperta è un indicatore chiaro che ti permette di capire, in percentuale, quante fra persone le che si candidano per ogni posizione aperta sono effettivamente qualificate per quel lavoro. Controllandolo potrai capire se, e come, modificare i tuoi annunci o la tua comunicazione.

2. Efficienza del canale di distribuzione

Se stai utilizzando diverse piattaforme per attirare talenti (come Linkedin, Facebook, il tuo sito web ecc) è importante capire quale canale ti fornisce la maggiore qualità ed efficienza in termini di acquisizione dei candidati.

Per determinarle, monitora il numero di candidati qualificati che arrivano da ogni canale. Potresti essere sorpreso nello scoprire che la maggior parte dei candidati di qualità provengono dalla stessa fonte, piuttosto che da due in particolare. Focalizzarti solo sui canali più efficienti ti permetterà di risparmiare tempo e denaro.

3. Costo per assunzione

Il costo per assunzione, indica la spesa necessaria per ogni nuova assunzione, importantissimo per pianificare il budget in vista delle prossime assunzioni e capire quali canali funzionano meglio.

Considerando il costo medio per assunzione, ma anche ogni singola assunzione. Confrontando questo numero con la tua media puoi riuscire a identificare se ci sono modi per tagliare i costi senza sacrificare la qualità delle assunzioni, ma anche capire se, magari, investendo un po’ più di soldi potresti raggiungere candidati di maggior qualità.

4. Tasso di accettazione delle offerte

Anche se non possiamo aspettarci che ogni singolo candidato accetti le nostre offerte, il fatto che la maggior parte non lo faccia, sarebbe sicuramente un segnale negativo. Un tasso di accettazione delle offerte basso potrebbe significare che qualcosa va cambiato: il modo in cui l’azienda viene descritta durante il processo, la durata del processo di selezione o l’ammontare dell’offerta economica prevista.

5. Tasso di turnover nel primo anno

Oltre a rappresentare un costo per l’azienda, un alto tasso di turnover indica chiaramente che i candidati assunti non erano idonei oppure non erano soddisfatti nella propria posizione. Anche se visto in maniera spontanea potrebbe non sembrare preoccupante, un alto tasso di turnover all’interno del primo anno dall’assunzione è probabilmente è il risultato di un problema più grande: definizione di aspettative di che non rispecchiano la realtà, management non all’altezza o una cultura aziendale diversa da quella descritta inizialmente.

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Cosa sono i recruitment bias? Come puoi evitarli?

Come già saprai, la psicologia gioca un ruolo importantissimo in qualunque processo di selezione del personale. Il comportamento, la percezione e la comunicazione delle parti coinvolte (candidato e recruiter) hanno un impatto rilevante sullo svolgimento e sull’esito di un colloquio.

Il modo in cui tutti noi siamo stati cresciuti, il nostro intorno sociale, le nostre esperienze e i nostri gusti personali influenzano la nostra capacità di prendere decisioni e possono contribuire a creare, spesso in maniera sbagliata, dei pregiudizi infondati.

Cos’è un recruitment bias?

In un mondo utopistico, la decisione sull’ assumere a meno un candidato dovrebbe basarsi esclusivamente sulla sua idoneità al lavoro. Il processo di assunzione dovrebbe essere quindi affrontato in una maniera oggettiva, pragmatica e libera da qualsiasi preconcetto soggettivo.

Un bias è esattamente questo: un pregiudizio positivo o negativo o verso un oggetto, un argomento, una persona o un gruppo che, solitamente, risulta ingiusto. Nel recruitment, i bias costituiscono tutti quei pregiudizi e quegli elementi che esulano dalle capacità, dalle azioni e dalle parole dei candidati e che vengono utilizzati per prendere una decisione.

I recruitment bias più comuni da evitare

Esistono numerosissimi tipi di bias, alcuni dei quali ci rendiamo conto e altri che agiscono indisturbati all’interno della nostra testa. Imparare a riconoscere i più frequenti è importante per mantenere un processo di selezione trasparente e legato agli elementi che contano davvero.

Ecco alcuni tra i più comuni recruitment bias da evitare.

1. Bias di conferma

Il bias di conferma è quello che ci porta a fare domande non pertinenti, cercando di ottenere risposte che supportino la nostra ipotesi iniziale sul candidato in questione. È un meccanismo che scatta perché vogliamo credere che il nostro istinto abbia ragione e che la nostra opinione sia corretta.

2. Effetto alone

L’effetto alone avviene quando ci si concentra eccessivamente su un aspetto positivo di un candidato (come dove è andato a scuola o quale sport pratica) facendovi affidamento nel prendere la propria decisione. Abbandonando tutte le altre informazioni, si rischiano di ignorare gli elementi che evidenziano con chiarezza l’inadeguatezza al ruolo. L’effetto alone, purtroppo, copre tutto.

3. Bias di somiglianza

In quanto esseri umani, è normale cercare di circondarsi di persone che ci piacciono e con cui sentiamo vicinanza. Il bias di somiglianza nel recruitment riguarda proprio questo: un esagerazione che porta ad assumere candidati che consideriamo simili a noi o con i quali pensiamo che andremo d’accordo, anche se queste queste cose non hanno niente a che vedere con l’effettiva capacità di svolgere il lavoro.

4. Bias di apparenza

Questo bias si basa sul preconcetto secondo il quale le persone belle hanno più successo. Sembra strano a dirlo, ma molti di noi tendono (anche senza volerlo) a pensare che l’individuo più “attraente” avrà maggior successo credendo inconsciamente che l’aspetto di una persona possa influire su come svolgerà il proprio lavoro.

5. Bias di conformità

Il bias di conformità si basa sulla nostra paura di essere giudicati dai nostri pari o di essere messi in ridicolo, influenzando la nostra capacità decisionale. Parlando del recruitment, se un’assunzione dipende dal nostro parere e da quello una o più altre persone e la nostra opinione fosse discordante da quella degli altri, potremmo rischiare di dare un’opinione diversa da quella che vorremmo, semplicemente per conformarci agli altri.

Scritto da Matteo Pizzinato

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