Sei alla ricerca di un software per la gestione delle ferie e dei permessi? Non ne puoi più dei poco pratici moduli cartacei?
La tecnologia oggi offre soluzioni innovative per digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda. Adottarle vuol dire liberare le scrivanie dalla carta, ridurre la possibilità di errore umano, rispettare con più facilità le norme e le leggi e automatizzare un lavoro notoriamente ripetitivo.
Paragrafo dopo paragrafo scoprirai tutti i vantaggi garantiti da un software per la gestione delle ferie e dei permessi. Questi applicativi ti permettono di tenere sotto controllo la situazione di ogni dipendente, di generare report personalizzati, di approvare tutte le richieste con un click anche dallo smartphone, di migliorare la trasparenza e il clima in azienda.
Mettiti comodo e scopri come rivoluzionare la gestione delle ferie e dei permessi in azienda semplicemente scegliendo e installando il giusto software HR.
Sommario
Come funziona la gestione di ferie e permessi in azienda
La gestione delle ferie e dei permessi in azienda è un processo che vede impegnati i Responsabili HR praticamente ogni giorno. In molte realtà, queste figure, devono ancora districarsi tra decine di moduli cartacei contenenti le richieste di ferie e di permessi inviate dai lavoratori.
La procedura funziona in questo modo:
- Il responsabile riceve la richiesta
- Verifica se il dipendente ha diritto alle ferie o al permesso
- Approva o rifiuta la richiesta
- In caso di risposta positiva, modifica i turni di lavoro sulla base delle esigenze aziendali
Non è un lavoro semplice. Da un lato ci sono le leggi da rispettare. Su tutte il Decreto Legislativo n. 66 del 2003. Il Decreto stabilisce che ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie l’anno retribuite e ha diritto ad assentarsi, ad esempio, in caso di malattia, lutto, maternità.
Dall’altro lato i responsabili della gestione ferie e permessi devono tener conto delle esigenze dell’azienda, cercando di assicurare sempre la presenza di un numero adeguato di lavoratori per fare fronte ai carichi di lavoro.
Trovare la quadra tenendo conto di politiche interne, norme da rispettare, esigenze dei lavoratori ed esigenze dell’organizzazione, non è facile, soprattutto se l’intero processo è gestito manualmente.
La buona notizia è che il processo puoi digitalizzarlo implementando in azienda software specifici, che, come scoprirai, apportano solo benefici tanto all’azienda tanto ai lavoratori.
L'importanza della gestione di ferie e permessi
Gestire correttamente le ferie e i permessi è una sfida che vede impegnate praticamente tutte le PMI. Come titolare d’azienda o People Manager ogni giorno devi far conciliare al meglio le esigenze dell’organizzazione con quelle dei lavoratori.
L’azienda ha scadenze da rispettare, progetti da portare avanti, prodotti o servizi da promuovere e commercializzare. I lavoratori hanno bisogno di riposarsi, di fruire del diritto irrinunciabile alle ferie e di andare in permesso in caso di necessità.
Far funzionare il tutto è possibile solo gestendo al meglio le ferie, i permessi e di conseguenza i turni di lavoro. Quando l’intero processo funziona alla perfezione benefici di numerosi vantaggi:
- I dipendenti sono più produttivi e soffrono meno lo stress
- Automatizzi un processo ripetitivo
- Raggiungi con facilità gli obiettivi della settimana, del mese e dell’anno
- Crei in azienda un clima trasparente e collaborativo
- Registri bassi tassi di turn over e di assenteismo
In definitiva, i software per la gestione delle ferie e dei permessi sono la soluzione a numerosi problemi. Questi applicativi aumentano la produttività, eliminano le perdite di tempo e allo stesso tempo ti aiutano ad aumentare la trasparenza e la collaborazione in azienda.
Quali sono gli strumenti migliori
Gli strumenti per gestire le ferie e i permessi certo non mancano. Tuttavia non tutti gli strumenti sono efficienti allo stesso modo. Il nostro consiglio è di abbandonare i moduli cartacei al più presto. Questi sono causa di rallentamenti e confusione in azienda. In alternativa puoi valutare:
- Fogli elettronici in Excel: sono una soluzione a cui puoi pensare se hai pochi dipendenti. Sebbene non automatizzino completamente il processo, ti aiutano a tenere traccia delle richieste e possono essere facilmente aggiornati e condivisi.
- Software online specifici: forse spinto dall’idea di risparmiare potresti pensare ai software gestione ferie e permessi gratis presenti in rete. Presta molta attenzione a questi applicativi. Potrebbero rivelarsi difficili da utilizzare, presentare bug e problemi di compatibilità con altri software che utilizzi.
- Software HR all in one: sono la migliore soluzione perché dispongono di tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Ti permettono di automatizzare la gestione delle ferie e dei permessi aggiornando in automatico i turni di lavoro, notificando i dipendenti, generando report e tanto altro.
Prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno prima di scegliere lo strumento da implementare in azienda.
Tieni presente che se desideri sfruttare appieno le ultime tecnologie, oggi esistono soluzioni molto più funzionali del classico piano ferie in Excel. In più, fai sempre attenzione quando ti affidi a software on-line free per la gestione delle ferie e dei permessi, i quali, potrebbero non essere sicuri, stabili e affidabili.
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Errori da evitare nella gestione di ferie e permessi
Indipendentemente dallo strumento che decidi di utilizzare, è importante non commettere alcuni errori che potrebbero rendere la gestione delle ferie e dei permessi più difficile del previsto. In particolare, ti invitiamo a:
- Stabilire una politica aziendale
- Coinvolgere i lavoratori nelle decisioni
- Pianificare in anticipo il piano ferie
- Garantire un trattamento equo
Non sottovalutare questi punti. Considera che definire una politica trasparente riguardo le ferie e i permessi in azienda è fondamentale poiché evita l’insorgere d’incomprensioni e malumori.
Inoltre, limitatamente alle ferie, coinvolgere nelle decisioni i dipendenti, non solo fa di te un buon datore di lavoro ma è anche il Codice Civile all’art 2109 a stabilire che devi tenere conto degli interessi del lavoratore.
E infine, è un gesto sicuramente apprezzato informare i lavoratori con largo anticipo riguardo il periodo in cui possono andare in vacanza, sebbene la legge non riporti dei termini precisi entro i quali definire il piano ferie. Così facendo dai ai dipendenti il tempo di organizzarsi e di godere appieno del periodo di meritato riposo.
Vantaggi nell'utilizzo di un software
A questo punto ti starai chiedendo quali vantaggi assicura l’utilizzo di un software per la gestione di ferie e permessi. I benefici sono numerosi a partire dalla possibilità di automatizzare un processo di tipo amministrativo.
I primi a ringraziarti saranno i responsabili HR. Risparmieranno ore di lavoro che oggi perdono nel gestire e approvare le richieste pervenute in formato cartaceo. La digitalizzazione inoltre riduce l’errore umano e il rischio che i moduli possano perdersi.
A ringraziarti saranno anche i lavoratori, i quali potranno verificare in ogni momento i giorni di ferie maturati e fruiti, così come potranno consultare il piano ferie e i turni di lavoro, scegliendo con facilità il periodo migliore per richiedere le ferie.
I vantaggi non finiscono qui. Un software per la gestione delle ferie e dei permessi si rivela utile anche per:
- Rispettare le leggi
- Garantire un equo trattamento
- Allocare meglio le risorse
Insomma, digitalizzare il processo è vantaggioso sotto più punti di vista. Si tratta di un vero e proprio investimento che non tarderà a dare indietro i suoi frutti. Pensa solo alle ore di lavoro risparmiate dai lavoratori e dai responsabili, ore preziose da dedicare interamente ai compiti e alle mansioni assegnate.
In più, ma non per ordine d’importanza, pensa anche alla reputazione che la tua azienda acquisisce. Le organizzazioni attente alle esigenze dei lavoratori, impegnate nel digitalizzare e automatizzare i processi, attirano i migliori talenti.
Questi sono naturalmente attratti dalle realtà che investono nella digitalizzazione e che allo stesso tempo si dimostrano attente alle esigenze delle risorse umane.
Come digitalizzare la gestione di ferie e permessi con un software
Ma come puoi digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi? Come prima cosa stai attento al software scelto. Software on-line free per la gestione delle ferie e permessi potrebbero non essere la soluzione giusta.
Il nostro consiglio è puntare un software riconosciuto, affidabile e davvero funzionale che ti permetta di digitalizzare il processo senza intoppi. Per digitalizzare la gestione delle ferie e dei permessi, quindi, cerca un software HR:
- Semplice da utilizzare
- Personalizzabile
- Integrabile con altri applicativi aziendali
Assicurati anche che il software scelto abbia un sistema di crittografia dei dati e che in generale sia conforme alle norme sulla privacy. È importante inoltre avere a disposizione un servizio clienti sempre pronto a offrire supporto in caso di necessità.
La presenza di queste caratteristiche rende il processo di implementazione dell’applicativo molto semplice. Non dovrai far altro che installarlo e iniziare a utilizzarlo.
Factorial: prova gratis un software di gestione ferie e permessi
Factorial è uno dei migliori software di gestione ferie e permessi. L’applicativo ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno e riportate in questo approfondimento. Puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni e iniziare subito a digitalizzare il processo risparmiando così almeno 8 ore di lavoro ogni settimana. Factorial ti permette di:
- Approvare con un click le richieste di ferie e permessi
- Creare diverse tipologie di assenze e permessi
- Calcolare in automatico i giorni di ferie e permessi maturati e residui
Ogni dipendente può accedere alla sua scheda personale e verificare tutte le informazioni relative alle ferie e ai permessi aggiornate in tempo reale! Come responsabile delle risorse umane hai finalmente un applicativo per gestire senza difficoltà l’intero processo.
All’occorrenza puoi anche creare report personalizzati e scaricare documenti di riepilogo così da avere un controllo ancor migliore di ogni aspetto. Per quanto riguarda i dati sensibili, il software si avvale le ultime tecnologie. I dati sono crittografati. Terze parte non possono in alcun modo visionarli, né modificarli senza la tua autorizzazione.
Il software e la relativa app Factorial sono la risposta giusta per te che cerchi un software avanzato pensato per digitalizzare tutti i processi HR.
Non solo digitalizzi la gestione delle ferie e dei permessi ma puoi utilizzare l’applicativo anche per:
- Pianificare e gestire i turni di lavoro
- Rilevare le presenze
- Gestire le spese aziendali
- Archiviare e firmare digitalmente i documenti
- Valutare le performance del personale in azienda
- E tanto altro
Conclusioni
La digital transformation sta rivoluzionando la gestione delle risorse umane. Automatizzare le operazioni ripetitive, acquisire dati importantissimi per prendere decisioni informate, implementare soluzioni che favoriscono lo sviluppo e la crescita dei talenti, sono solo alcuni dei tanti vantaggi garantiti dalle nuove tecnologie.
In conclusione, le aziende che riusciranno meglio a rispondere alle future sfide sono quelle che già da ora riconoscono le potenzialità offerte da applicativi avanzati come Factorial. Acquisire oggi un vantaggio competitivo è una scelta lungimirante che ti porterà a creare un solco importante tra te e la concorrenza.
