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Change management: come agevolare la transizione

Il cambiamento, come si suol dire, è una delle poche costanti della vita, ma questo non lo rende più facile. Il cambiamento organizzativo è inevitabile per un’azienda in evoluzione, ma i lavoratori e i manager potrebbero aver bisogno di tempo per adattarsi ai grandi cambiamenti. Il change management, ovvero la gestione del cambiamento, semplifica il processo di transizione e assicura che i dipendenti si sentano supportati. Attraverso un’attenta pianificazione, comunicazione, formazione e feedback, le aziende possono raccogliere tutti i vantaggi di una trasformazione radicale con il minimo disagio.

La tua attività è probabilmente cambiata molto negli ultimi mesi e potresti dover affrontare ulteriori cambiamenti nel futuro prossimo. Che tu stia introducendo nuove politiche, nuovi sistemi o nuovi dipartimenti, la nostra guida al change management ti aiuterà a guidare il tuo team nelle difficoltà di tutti i giorni.

software risorse umane

Cos’è il Change Management?

Indipendentemente dal tipo di modifiche necessarie alla tua organizzazione, è importante coinvolgere dipendenti e supervisori. La gestione del cambiamento può assumere molte forme diverse, ma in poche parole, la definizione di change management è un approccio strutturato per ridurre al minimo gli stravolgimenti.

La direzione può avere grandi idee su dove l’azienda può migliorare, sia che si tratti di cogliere opportunità, ottimizzare le procedure o migliorare le prestazioni. Tuttavia, sono i dipendenti che devono effettivamente attuare questi cambiamenti e vivere secondo le nuove politiche. Un cambiamento non supportato può abbassare la motivazione e ridurre la qualità del servizio clienti.

Un piano di change management efficace richiede analisi ed esecuzione ponderate. I datori di lavoro devono usare la loro lungimiranza per anticipare i possibili problemi che possono sorgere e adattare la comunicazione per affrontarli. Con una buona gestione del cambiamento, la trasformazione organizzativa è meno stressante per tutti.

Come supportare le risorse umane durante il change management

Esistono tre livelli per gestire il cambiamento in un’azienda: un livello individuale, un livello organizzativo e un livello aziendale. È importante che i team di gestione del cambiamento delle risorse umane tengano conto di ogni livello.

Change management individuale

Per gestire il cambiamento a livello individuale, devi capire come le persone sperimentano il cambiamento e cosa le aiuta a compiere una transizione di successo. L’individuo crea un quadro attuabile per il cambiamento a livello personale. Ad esempio, se la tua azienda sta implementando un nuovo software, è molto importante organizzare sessioni di formazione per assicurarsi che tutti i dipendenti siano in grado di utilizzarlo. Tuttavia, è altrettanto importante avere sessioni informative per aiutare i lavoratori a vedere i benefici. I dipendenti non dovrebbero solo essere in grado di utilizzare la nuova tecnologia, ma dovrebbero anche essere entusiasti di farlo.

Change management a livello organizzativo

Quando un’azienda apporta cambiamenti, bisogna pensare a livello interpersonale. In che modo questo cambiamento influenzerà i progetti, i team, i dipartimenti? Di cosa hanno bisogno questi gruppi per continuare a lavorare in modo efficace? Per gestire il cambiamento a questo livello, assicurati che i team dispongano di risorse e supporto adeguati, che le loro priorità siano in linea con quelle dell’organizzazione e che la comunicazione sia di alto livello. Inoltre, assicurati che i dipendenti abbiano accesso agli strumenti di cui hanno bisogno.

Change management aziendale

Questo livello è solo per esperti! Con la gestione del cambiamento aziendale, il cambiamento è in teoria incorporato in ogni aspetto della tua organizzazione. I ruoli, le strutture, i processi e i progetti sono fluidi e in grado di adattarsi alle mutevoli situazioni. La gestione agile deve adottare una metodologia di gestione del cambiamento che funzioni in modo che i dipendenti siano pronti a lavorare con impegno. Questo cambiamento nella prospettiva organizzativa non avverrà dall’oggi al domani. Raggiungere questo livello richiede una strategia seria.

Il processo di change management in cinque fasi

Quali sono i cinque passaggi del change management? Quando si tratta del processo di gestione del cambiamento, le risorse umane devono prepararsi, gestire e rafforzare il cambiamento. Inizia preparando i dipendenti al cambiamento con un’ampia pianificazione e delega i compiti. Successivamente, gestisci il cambiamento supportando i dipendenti con formazione e comunicazione. Infine, rafforza il cambiamento raccogliendo e analizzando i feedback. Ecco i cinque passaggi per mantenerti in pista:

  • Superare la resistenza

Il cambiamento può causare stress e paura tra i membri del personale. Il primo passo del processo di change management è far sentire i dipendenti entusiasti e coinvolti nei cambiamenti imminenti. Coinvolgi tutti a partire dalla leadership e dagli stakeholder. Quindi, contatta i dipendenti attraverso sessioni informative formali e più casuali faccia a faccia.

  • Coinvolgere i dipendenti

I dipendenti coinvolti sono dipendenti produttivi. Falli investire nell’obiettivo finale del tuo progetto mostrando i vantaggi del nuovo sistema. Chiarisci come cambierà il loro ruolo andando avanti e concentrati sulle cose di cui possono essere entusiasti.

  • Implementazione del cambiamento a fasi

Introduci il cambiamento lentamente in modo che ci sia tempo per affrontare i problemi man mano che si presentano e per consentire ai dipendenti di adattarsi. Se le cose non stanno andando come ti aspettavi, preparati a modificare il modello di cambiamento. Procedi con calma e utilizza gli strumenti di gestione del cambiamento per facilitare la transizione.

  • Comunicare il cambiamento

La cosa più importante è che comunichi regolarmente con i dipendenti sulle loro mutevoli responsabilità. Come cambierà il loro flusso di lavoro su base giornaliera? La direzione deve fornire sistemi di supporto e moduli di formazione per aiutare i dipendenti ad adattarsi e quindi effettuare controlli regolarmente. I supervisori possono anche sviluppare un piano di comunicazione con i dipendenti, programmando riunioni regolari e revisioni delle prestazioni.

  • Richiedi feedback

Uno degli ultimi passaggi per cambiare la gestione è scoprire l’effetto che nuove politiche o grandi cambiamenti stanno avendo sui dipendenti. Fai le domande giuste. Come si stanno adattando? Come si possono migliorare i nuovi sistemi? Puoi utilizzare questi dati per migliorare il tuo piano di change management in futuro.

Sfide nel cambiamento della struttura organizzativa 

Secondo la Harvard Business Review, coloro che gestiscono il cambiamento possono concentrarsi su questioni delicate come la cultura, la leadership e la motivazione. Ma ci sono alcuni fattori molto concreti che influiscono sul successo del cambiamento. Ecco alcuni fattori da considerare quando si crea un sistema di change management:

  • Durata

Le aziende spesso si preoccupano del tempo necessario per attuare il cambiamento. Temono che se ci vorrà troppo tempo, perderanno slancio e le modifiche falliranno. Tuttavia, i ricercatori hanno scoperto che non è così. È più probabile che un progetto riesca con revisioni e controlli frequenti. Una transizione può richiedere molto tempo, ma fintanto che le organizzazioni pianificano regolarmente le tappe fondamentali per esaminare i progressi, il progetto può comunque essere un successo.

  • Integrità

Coloro che gestiscono il cambiamento devono avere eccellenti capacità di gestione del progetto. I bravi team leader hanno capacità di problem solving, sono metodici nel loro approccio e sono disposti ad accettare la responsabilità delle loro decisioni. Le aziende che non scelgono i leader giusti per guidare il cambiamento potrebbero pagare il prezzo su tutta la linea. In breve, mantenere l’integrità delle prestazioni è fondamentale per l’implementazione del cambiamento di successo.

  • Impegno

Le migliori pratiche del cambiamento servono a coinvolgere tutti. È importante ottenere l’impegno non solo da dirigenti influenti, ma anche dalle persone che devono avere a che fare con i nuovi sistemi. Entrambi questi gruppi hanno bisogno del sostegno dell’altro per sentirsi sicuri del cambiamento. Secondo HBR, una mancanza di impegno può portare una squadra al fallimento.

  • Sforzo

Sii consapevole che il capitale umano è una risorsa. Può quindi essere esaurito se abusato! Quando si attua il cambiamento, le aziende devono avere una chiara comprensione di quanto lavoro dovranno svolgere i dipendenti oltre alle loro solite responsabilità. Sii consapevole di ciò che stai chiedendo e diffida dal sovraccaricare i dipendenti. Il livello organizzativo della gestione del cambiamento richiede un delicato equilibrio.

Suggerimenti per l’implementazione di sistemi di change management

Quando pensi alle metodologie per gestire il cambiamento nella tua azienda, assicurati di considerare le risorse disponibili. Piuttosto che trovare un modello di piano di gestione del cambiamento, crea un sistema di gestione del cambiamento agile che può essere facilmente aggiornato e riorientato.

Il software per il change management può darti un’idea della tua azienda. Monitora i progressi implementando valutazioni delle prestazioni e gestisci i meccanismi interni con un organigramma aziendale. Inoltre, le aziende possono eseguire report di analisi delle risorse umane personalizzati per vedere come vengono adottati i cambiamenti.

Ricorda, la gestione del cambiamento non dovrebbe essere un’impresa impossibile. Cerca di adottar una cultura aperta e pronta al cambiamento, in modo che la tua azienda sia attrezzata per affrontare qualsiasi sfida.

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