Change management: come vincere la sfida del cambiamento in azienda e con quali strumenti

Le aziende devono costantemente evolversi ed adattarsi al cambiamento per fronteggiare una serie di sfide: dai cambiamenti tecnologici all’ascesa di nuovi concorrenti, fino al cambiamento di regolamenti, leggi o comportamenti sociali.

Se non preparati, si rischia la stagnazione o, ancora peggio, il fallimento.

In questi ultimi anni è stata la trasformazione digitale a guidare il cambiamento in azienda, supportando i manager nel fronteggiare le sfide più difficili: dalla pandemia, alla guerra fino alla recente crisi energetica e inflazionistica. 

Il Change Management, ovvero la gestione del cambiamento, semplifica il processo di transizione e assicura che i dipendenti si sentano supportati. Attraverso un’attenta pianificazione, comunicazione, formazione e feedback, le aziende possono raccogliere tutti i vantaggi di una trasformazione radicale con il minimo disagio.

Siete stati incaricati di gestire un’importante iniziativa di cambiamento per la vostra organizzazione? Volete dimostrare di essere in grado di guidare un’iniziativa del genere la prossima volta che se ne presenterà una? 

Ecco per voi una panoramica su cos’è la gestione del cambiamento, sulle fasi chiave del processo e sulle azioni che potete intraprendere per sviluppare le vostre capacità manageriali e diventare più efficaci nel vostro ruolo.

Cos’è il Change Management: definizione e significato

Per Change Management si intende quel processo che guida il cambiamento in azienda in tutte le sue fasi, dalla preparazione, fino alla risoluzione.

Per dare una definizione precisa di cos’è il Change Management, in italiano gestione del cambiamento,  diciamo che è l’insieme delle azioni strutturate e definite per riorganizzare le dinamiche aziendali adattandole al cambiamento.

È importante sottolineare che il Change Management è un approccio utile a gestire non solo i cambiamenti imposti dall’esterno, ma anche a ridiscutere e trasformare dinamiche interne. Queste possono includere cambiamenti relativi alla cultura aziendale, agli obiettivi, alle infrastrutture tecnologiche, alla gerarchia aziendale o altri aspetti critici.

Bisogna assicurarsi che le persone abbiano recepito e metabolizzato i vantaggi connessi al cambiamento e che ricevano il giusto supporto per riuscire ad adattarsi. Se le persone non assimilano adeguatamente il cambiamento sará impossibile portare avanti una strategia vincente.

Ma capiamo ora nel dettaglio come funziona il processo di Change Management!

Come funziona il processo di Change Management?

Se sei un manager e vuoi attuare un processo di Change Management in azienda devi innanzitutto creare una strategia di gestione efficace per garantire che la tua azienda riesca ad effettuare la transizione e adattarsi al cambiamento in modo efficace.

L’Harvard Business School ha individuato 5 passi fondamentali per il Change Management process. Vediamo quali sono per poterti accompagnare in una gestione del cambiamento efficace.

Prepara l’azienda al cambiamento

Per fare in modo che la tua azienda riesca ad attuare con successo il cambiamento deve essere pronta sia da un punto di vista logistico – infrastrutturale, che culturale. Quest’ultimo, infatti, potrebbe essere il punto più difficile da raggiungere, dal momento che le persone, per loro natura, sono ostili al cambiamento. 

È proprio in questa fase che si vedono le qualità di un buon manager che non può imporre un cambiamento dall’alto, senza aver prima aiutato i dipendenti a riconoscere e comprendere le necessità del cambiamento. Un buon manager deve sensibilizzare i dipendenti sulle varie sfide o problemi dell’organizzazione che agiscono come forze di cambiamento e generano insoddisfazione per lo status quo. L’acquisizione di questo consenso iniziale da parte dei dipendenti che contribuiranno a implementare il cambiamento può eliminare attriti e resistenze in seguito.

Come si può guidare il cambiamento individuale per portarlo a quello collettivo? La risposta è utilizzare un processo strutturato per condurre i singoli individui attraverso un particolare cambiamento, per fare sì che lo abbraccino e lo adottino. 

Crea una visione e un piano strategico

Una volta che le persone sono pronte ad abbracciare il cambiamento è importante che il manager stili un piano strategico chiaro e con obiettivi realistici. 

Il piano deve contenere nel dettaglio:

• Obiettivi strategici: quali sono gli obiettivi che questo cambiamento aiuta a raggiungere?
• KPI: come verrà misurato il successo? Quali indicatori verranno utilizzati?
• Team del progetto e stakeholder: Chi supervisionerà il lavoro di Change Management? Chi, invece, sarà responsabile dell’implementazione? Individua le persone più adatte per formare un team che si occupi di definire, organizzare ed implementare il progetto di cambiamento. 
• Finalità del progetto: quali sono le azioni in concreto che devono essere messe in atto? Qual è il risultato finale che si vuole ottenere?

Come abbiamo già accennato in precedenza il piano deve sì essere strutturato, ma non monolitico. Bisogna essere pronti a cambiare alcuni aspetti in itinere per fronteggiare eventuali ostacoli o incognite che richiedono flessibilità per essere superate. 

Implementa il cambiamento

Una volta creato il piano, non resta che seguire le fasi delineate al suo interno per attuare il cambiamento richiesto. Se ciò comporta modifiche alla struttura, alla strategia, ai sistemi, ai processi, ai comportamenti dei dipendenti o ad altri aspetti dell’azienda, dipende dalle specificità dell’iniziativa.

Durante il processo di implementazione, i responsabili del cambiamento devono concentrarsi sulla capacità dei dipendenti di compiere i passi necessari per raggiungere gli obiettivi dell’iniziativa e celebrare eventuali successi a breve termine. Devono inoltre fare del loro meglio per anticipare gli ostacoli e prevenirli, rimuoverli o attenuarli una volta identificati. È importante, durante tutto il processo di implementazione, ricordare ai membri del team di progetto quali sono i vantaggi che porterà il cambiamento e quali sono gli obiettivi da raggiungere. 

Integra i cambiamenti nella cultura e nelle pratiche aziendali

Questa è una delle fasi più delicate perché c’è il rischio che si ritorni allo stato precedente. Per questo i responsabili del cambiamento devono stare molto attenti, impedendo ai dipendenti di tornare ad agire “alla maniera precedente”, specialmente durante il periodo di transizione. 

Per diminuire questo rischio bisogna integrare i cambiamenti nella cultura e nelle pratiche aziendali. Le nuove strutture organizzative, i controlli e i sistemi di ricompensa devono essere considerati come strumenti per favorire il radicamento del cambiamento.

Controlla i progressi e analizza i risultati

Il fatto che un’iniziativa di cambiamento sia stata completata non significa che sia stata un successo. L’analisi e la revisione, o “autopsia del progetto”, possono aiutare i leader aziendali a capire se un’iniziativa di Change Management è stata un successo, un fallimento o un risultato misto. Può anche offrire spunti e insegnamenti preziosi da sfruttare per le future iniziative di cambiamento.

Ponetevi domande come: Gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti? Se sì, questo successo può essere replicato altrove? Se no, cosa è andato storto?

Perché è importante il Change Management in azienda: tutti i vantaggi

Il Change Management è diventato un approccio fondamentale in azienda, dal momento che la società si muove ad un ritmo sempre più veloce e i cambiamenti sono all’ordine del giorno. 

Valutare ed implementare una buona strategia di Change Management permette di:

• Aumentare la produttività
• Acquisire vantaggi competitivi nei confronti dei concorrenti
• Vincere la resistenza al cambiamento
• Ottimizzare i costi di gestione del personale
• Rende meno traumatico il passaggio a nuove modalità di lavoro
• Essere pronti ad accogliere sviluppi digitali e tecnologici
• Aumentare la capacità di adattamento

Intraprendere una strategia di Change Management porta a moltissimi vantaggi, ma questo non vuol dire che non rappresenti spesso una sfida e che non si possano incontrare alcune difficoltà.

Quali sono le difficoltà del Change Management 

Le aziende che intraprendono un programma di Change Management da zero si trovano spesso ad affrontare sfide scoraggianti che spingerebbero a rinunciare.

Per non farsi trovare impreparati è importante anticipare le difficoltà e sapere fin da subito a cosa si può andare incontro ed essere pronti ad intervenire con strategie vincenti.

Oltre a una comprensione approfondita della cultura aziendale, il processo di gestione del cambiamento richiede una conoscenza accurata dei sistemi, delle applicazioni e dei dipendenti che saranno interessati dal cambiamento. 

Ecco alcune delle sfide che potreste incontrare quando iniziate un percorso di Change Management:

• Gestione delle risorse: quando si implementa un cambiamento è importante saper gestire bene le risorse finanziarie, umane, informative e immateriali

• Resistenza al cambiamento: gli esseri umani sono per la natura resistenti al cambiamento, per questo nel vostro percorso di Change Management potreste incontrare dipendenti o manager che si oppongono. Il cambiamento puó portare ad un lavoro maggiore non desiderato e quindi bisogna sapere che non tutti saranno subito d’accordo con voi in questa scelta. Trasparenza, formazione, pianificazione e pazienza possono aiutare a mitigare la resistenza e a migliorare la percezione al cambiamento.

• Comunicazione interna efficace: spesso le aziende non comunicano in modo coerente le iniziative di cambiamento e non coinvolgono i dipendenti nel processo. La comunicazione relativa al cambiamento richiede uno studio adeguato e strumenti che garantiscano differenti canali di comunicazione. 

• Utilizzo di nuove tecnologie: l’utilizzo di nuove tecnologie può sconvolgere gli equilibri interni dell’azienda e spaventare chi deve utilizzarle. È importante formare adeguatamente il personale che deve essere affiancato e sostenuto nell’apprendimento. 
• Gestione di differenti punti di vista: non tutti la pensano allo stesso modo e ognuno ha priorità differenti rispetto al proprio ruolo in azienda, per questo è importante sapersi prendere cura di ogni opinione anche se differisce con la propria.
• Problemi di programmazione: è importante definire le tempistiche e le scadenze di ogni fase della strategia di cambiamento. 

Esempi di Change Management

Esistono molte situazioni che portano a dover adottare una strategia di Change Management, queste possono essere interne all’azienda o esterna e possono addirittura avvenire simultaneamente. 

Ecco alcuni esempi:

• Cambiamenti ai vertici aziendali
• L’affermarsi di una nuova cultura aziendale
• Periodi di crisi 
• Aumento dei prezzi materie prime
• L’intervento di nuovi competitor
• Implementazione di nuove tecnologie
• Cessione di uno o più rami d’azienda

Per fare un esempio più concreto possiamo prendere la crisi dovuta alla pandemia da Covid-19 che ha portato tutte le aziende a mettere in atto strategie di Change Management.

Suggerimenti per l'implementazione di sistemi di change management

Dopo aver definito cos’è il Change Management e quali sono le sfide e i vantaggi annessi, dobbiamo ora capire come vincere nel concreto il cambiamento e quali strumenti sono fondamentali per il successo. Quando pensi alle metodologie per gestire il cambiamento nella tua azienda, assicurati di considerare le risorse disponibili. Piuttosto che trovare un modello di piano di gestione del cambiamento, crea un sistema di gestione del cambiamento agile che può essere facilmente aggiornato e riorientato.

Nonostante ogni iniziativa di cambiamento sia differente, seguono tutte un processo simile. Per gestire in maniera efficace il cambiamento, manager e dirigenti d’azienda devono comprendere a fondo tutte le attività coinvolte. 

Ecco i passaggi fondamentali:

• Capire quali sono le forze coinvolte nel cambiamento ed avere un chiaro obiettivo da raggiungere conoscendo i relativi vantaggi.
• Redigere un piano strategico dettagliato.
• Comunicare efficacemente con tutte le persone del team e con gli stakeholder chiave
• Individuare i potenziali ostacoli e definire una strategia per superarli.
• Adottare strumenti adatti facilitare il processo di Change Management 

Il software per il change management può darti un’idea della tua azienda. Monitora i progressi implementando valutazioni delle prestazioni e gestisci i meccanismi interni con un organigramma aziendale. Inoltre, le aziende possono eseguire report di analisi delle risorse umane personalizzati per vedere come vengono adottati i cambiamenti.

Ricorda, la gestione del cambiamento non dovrebbe essere un’impresa impossibile. Cerca di adottar una cultura aperta e pronta al cambiamento, in modo che la tua azienda sia attrezzata per affrontare qualsiasi sfida.

Strumenti per facilitare il Change Management 

Ogni percorso di trasformazione aziendale ha bisogno di strumenti di Change Management efficaci. Come abbiamo visto nei paragrafi precedenti il percorso di cambiamento in azienda non è mai semplice e per fare in modo che sia rapido ed efficiente ha bisogno di strumenti adeguati. Un approccio sistematico al Change Management garantisce l’utilizzo di strumenti per guidare e gestire i processi di cambiamento ma anche per affiancare adeguatamente le persone coinvolte. 

Uno strumento di gestione del cambiamento è qualsiasi strumento o software – piattaforma, app, qualsiasi cosa – che un’organizzazione può adottare per garantire che non ci siano difficoltà durante il processo di cambiamento e che questo sia efficace. Utilizzando uno strumento di gestione del cambiamento o diversi software, le aziende possono monitorare il processo, raccogliere feedback e registrare gli ostacoli e i risultati ottenuti per i cambiamenti futuri. Per ottenere il massimo successo con il minimo rischio, diversi strumenti sono essenziali per una strategia di gestione del cambiamento.

Un’azienda che vuole intraprendere un percorso di cambiamento deve essere pronta ad utilizzare.

Risorse Umane e Change Management

Come abbiamo notato nel corso dell’articolo tra le difficoltà principali del Change Management ci sono la resistenza delle persone nel recepire il cambiamento e la mancanza di comunicazione. Per questo è fondamentale che ad accompagnare un processo di Change Management ci sia il team di People Management che segua le persone e le aiuti nel cambiare il proprio modo di pensare. Non si può imporre il cambiamento, ma questo deve essere studiato ed accettato da ogni singolo dipendente. Bisogna mettere al centro le persone e renderle parte attiva al cambiamento. 

Come aiutare le persone ad accettare il cambiamento?

Prima di tutto strutturando una buona comunicazione aziendale che spieghi chiaramente la decisione di cambiamento e tutti i vantaggi, in modo da far sentire le persone coinvolte e non escluse. Successivamente è importante monitorare la soddisfazione delle persone e capire come si stanno trovando attraverso questionari di valutazione e spazi di comunicazione anonima. 

Per far sentire partecipi i dipendenti si possono organizzare call to action o attività di ingaggio in cui le persone presentano direttamente le proprie idee e le mettono in pratica. 

Anche nel momento dell’implementazione del cambiamento i responsabili delle Risorse Umane hanno un ruolo di primo piano, organizzando corsi di formazione interattivi e partecipativi che permettano alle persone di non sentirsi spaesate e poco motivate. Esistono nuovi metodi di formazione innovativi come la gamification che stimolano in modo creativo la formazione in azienda. 

I responsabili HR hanno un ruolo fondamentale nel Change Management perché permettono di superare le resistenze culturali ed operative che sono spesso causa di rallentamenti, aumento di costi e a volte, del fallimento. 

Come gestire il cambiamento grazie ad un Software HR

Fin dall’inizio abbiamo affermato che digitalizzazione e Change Management vanno di pari passo, perché solo grazie all’utilizzo di strumenti tecnologici si può essere davvero pronti ad affrontare i cambiamenti. 

Gli HR manager per sostenere le persone nel cambiamento culturale ed operativo in azienda devono farsi aiutare dall’utilizzo di un Software HR come Factorial. Factorial è un software semplice e completo che ti permette di automatizzare tutti i processi di gestione delle risorse umane. Grazie a Factorial si risparmia tempo su tutte quelle operazioni che venivano effettuate manualmente per potersi dedicare realmente alle persone.

Ma vediamo nello specifico come Factorial può aiutare nel processo di Change Management. 

Migliora la comunicazione interna 

Innanzitutto Factorial vi aiuta nella comunicazione interna del cambiamento grazie alla sua funzione “Comunicazioni ed Eventi” che vi permette di informare in modo veloce ed immediato tutti i dipendenti del team o team specifici riguardo novità e progetti. Inoltre puoi creare uno spazio di community e vedere in tempo reale le reazioni dei tuoi dipendenti alla comunicazione del cambiamento. 

Definisci gli obiettivi di Change Management 

Grazie a Factorial puoi facilmente definire gli obiettivi di Change Management in modo che l’intera azienda segua un piano strategico condiviso, allineando il lavoro di tutti i tuoi dipendenti. Inoltre, puoi facilmente monitorare lo stato del processo e dei risultati per capire velocemente come sta andando.

Valuta il progresso e la performance dei tuoi dipendenti

La valutazione del personale digitalizzata ti permette di misurare la performance dei tuoi collaboratori e prendere decisioni rapide basate su dati qualitativi. In questo modo puoi prendere decisioni migliori per la tua azienda e capire se il processo di Change Management si sta svolgendo in maniera corretta e di prendere decisioni tempestive nel momento in cui si dovesse presentare qualche ostacolo. 

Gestisci la formazione ed implementa il cambiamento

Quando si mette in pratica un cambiamento è importante affiancare i propri collaboratori e sostenerli attraverso corsi di formazione adeguati per non farli sentire spaesati e inadeguati. Con Factorial puoi creare tabelle personalizzate che ti permettono di tenere traccia dello stato di avanzamento dei corsi di formazione per ognuno dei tuoi dipendenti. In questo modo potrai capire quali sono i punti piú difficili da superare e comprendere in modo rapido dove serve più sostegno. 

Factorial: il software HR per la gestione del cambiamento

Grazie an un Software HR come Factorial puoi risparmiare tempo e ottimizzare le risorse senza farti cogliere impreparato dai cambiamenti. Metti al centro le persone e gestisci il cambiamento in maniera efficace.

Scopri tutte le altre funzioni di Factorial per migliorare la gestione aziendale:

• Rilevazione presenze dei dipendenti
• Gestione ferie e permessi
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• Gestione documenti in cloud
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