Una svolta nelle assunzioni: in che modo Maleo ha automatizzato il recruiting con l’AI
Maleo è specializzata nell'offerta di servizi integrati per la gestione degli uffici, garantendo un funzionamento efficiente e di alta qualità in ciascuna delle sue sedi. Per soddisfare le esigenze dei clienti, la sua missione quotidiana è garantire la piena operatività dei suoi edifici.
Proprietà immobiliari
60 dipendenti
Lisbona, Portogallo
La sfida: l’assenza di processi digitalizzati
Maleo ha vissuto una rapida espansione con l'apertura di nuovi centri, e il team delle risorse umane si è trovato di fronte a un grande problema: gestire un numero crescente di dipendenti e garantire processi agili ed efficienti, senza compromettere l'esperienza del cliente.
L'assenza di processi digitalizzati ha aumentato il carico amministrativo, intralciato la comunicazione tra i team e ridotto la visibilità dei dati essenziali nei processi decisionali. Inoltre, il team HR doveva gestire i nuovi assunti e i relativi documenti, continuando a lavorare allo stesso tempo al mantenimento della culture aziendale. Tutto questo ha rappresentato un ostacolo ancora più grande, causando un sovraccarico di lavoro per il team HR. In sostanza, con un team in crescita e un carico di lavoro maggiore, gestire manualmente il recruiting e le altre attività HR non aveva più senso.
Informazioni decentralizzate
Le informazioni sui dipendenti, i fogli presenze, i contratti e altri documenti aziendali essenziali erano sparsi in più luoghi. Di conseguenza, il team delle risorse umane doveva svolgere ricerche in diversi sistemi e sedi per recuperarli e gestiva i processi amministrativi in maniera decentralizzata.
Scarsa automatizzazione del processo delle assunzioni
Il processo di reclutamento era tutto fuorché ottimizzato. Il team riceveva i curriculum tramite e-mail e piattaforme esterne, e l’assenza di procedure centralizzate rendeva difficile l’analisi e la valutazione delle candidature. I ritardi nelle assunzioni rallentavano anche l’espansione del team.
Task amministrativi manuali
Il team HR trascorreva molto tempo a svolgere task ripetitivi, dedicandosi meno ad aree strategiche come lo sviluppo e l’engagement dei talenti. Questo ha avuto un impatto negativo sulla produttività dell'intero team, poiché i ruoli essenziali non venivano ricoperti tempestivamente.
La soluzione: procedure di assunzione e onboarding rapide e fluide
Grazie ai risultati ottenuti con Factorial, il team HR di Maleo ha trasformato la sua routine lavorativa. Ha accelerato la gestione dei processi amministrativi tramite procedure automatizzate, diventando più efficiente e riducendo significativamente il tempo dedicato alle attività ripetitive. Questo ha ridotto al minimo gli errori del team HR e alleggerito il suo carico di lavoro grazie all'intelligenza artificiale di Factorial.
Le assunzioni sono diventate più agili e organizzate. Grazie al supporto dell'AI, il team poteva analizzare i curriculum e trovare i candidati giusti più rapidamente, riducendo significativamente i tempi del processo di recruiting. Inoltre, la centralizzazione delle informazioni dei dipendenti in un unico luogo ha assicurato maggiore trasparenza e sicurezza, garantendo la riservatezza dei dati e semplificando i workflow dei processi di onboarding.
Assunzioni
Il team ora può creare, condividere e selezionare i curriculum in tre semplici passaggi, grazie a una piattaforma unica per il reclutamento e le selezioni, contando sul supporto di un’intelligenza artificiale integrata.
Documenti
Con Factorial, il team HR può archiviare in modo sicuro le buste paga, i contratti, le licenze e altri documenti, da condividere quando necessario, e non ha più bisogno di inviare decine di e-mail ai dipendenti.
Onboarding
I dipendenti possono godere di un’esperienza migliorata fin dal primo giorno, con workflow e attività automatizzate. L’inserimento dei nuovi assunti è più agile e li aiuta ad adattarsi rapidamente.
Engagment
Il team HR può dedicarsi a rafforzare la cultura aziendale, fornendo supporto e ispirazione al team con strumenti di interazione dedicati alla comunità dei dipendenti.
«Automatizzare il processo per inviare gli inviti alle selezioni mi ha fatto risparmiare un sacco di tempo. E soprattutto l'intelligenza artificiale ci aiuta a selezionare i candidati in modo più efficiente.»
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