Partire da zero: in che modo Kimpton ha fatto crescere il suo team grazie ai processi di recruiting automatizzati di Factorial
Kimpton Vividora Hotel è un boutique hotel di lusso nel cuore del quartiere gotico di Barcellona. La sua cifra è offrire ai suoi ospiti un’esperienza di alto livello in eleganti stanze e suite, a due passi dalle principali attrazioni della città, come La Rambla. Fin dalla sua apertura, Kimpton si impegna per raggiungere l’eccellenza e mette in pratica questo valore ogni giorno.
Settore Hospitality
200 dipendenti
Barcellona, Spagna
La sfida: fondare tutti i processi da zero
Il piccolo team di Kimpton usava fogli di lavoro per completare manualmente i task. Creava calendari, compilava richieste di ferie e reclutava i migliori talenti, tutto manualmente. Il processo di recruitment era obsoleto, inefficiente e dispersivo. Tutto questo si ripercuoteva negativamente sul team, che non riceveva l'aiuto essenziale di cui aveva bisogno in modo tempestivo.
Anche il sistema di documentazione era disorganizzato ed era fonte di frustrazione per tutti i membri del team: il personale perdeva tempo inutile per cercare le procedure operative standard dell’azienda e per raccogliere i documenti per i nuovi assunti. Quando l’azienda ha iniziato a crescere ed espandersi, i fogli di calcolo non bastavano più. Il team aveva bisogno di trovare una soluzione flessibile che soddisfacesse le esigenze di un personale in crescita. Subito.
Documentazione manuale
Il team HR utilizzava fogli di lavoro Excel per i calendari e le richieste di ferie. Si verificavano spesso errori nei processi manuali e il team era costretto a ripetere attività non necessarie.
Tanti, troppi tool
C’era un tool diverso per ogni operazione: buste paga, programmazione dei turni, time tracking, gestione dei dati e dei documenti. Usare diverse piattaforme significava ripetere la stessa operazione più volte, oltre a creare intoppi e confusione.
Archiviazione caotica
Il team di Kimpton utilizzava Google Drive e altri strumenti per archiviare e condividere dati importanti. Non essendoci un ordine nell’archiviazione dei documenti, dei contratti e dei dati dei dipendenti, al team serviva più tempo per cercarli.
La soluzione: un unico tool per l’intero business
Factorial ha fatto in modo che Kimpton non dipendesse più da fogli di calcolo e da numerose piattaforme. Tutto è diventato centralizzato e disponibile in un unico posto, così il team poteva facilmente gestire i calendari, approvare le richieste di ferie e firmare contratti. Factorial ha offerto a Kimpton tutto ciò di cui l’azienda aveva bisogno per gestire il suo business.
Questo cambiamento ha permesso al team di concentrarsi sulla crescita aziendale e sul supporto del personale. Ha ridotto significativamente il tempo sprecato in attività ripetitive, in ricerche su più tool e nella gestione di workflow complessi. Grazie a tutto questo, il carico di lavoro del team HR si è alleggerito e nel complesso la produttività di Kimpton è aumentata.
Workflow automatizzati
I workflow come le richieste di ferie sono stati ottimizzati: per i manager, approvare le vacanze dei membri del team è diventata un’operazione semplice e immediata.
Processo di recruitment semplificato
Kimpton è riuscita a trovare i candidati migliori per il proprio team, poiché Factorial centralizza tutte le comunicazioni, la pianificazione e i documenti in ogni fase del processo di assunzione.
Documenti centralizzati
Tutti i documenti dei dipendenti sono archiviati in modo sicuro e sono facilmente accessibili. In più, Kimpton può richiedere la firma elettronica dei dipendenti direttamente su Factorial, semplificando la raccolta dei documenti per i nuovi assunti.
Time tracking digitale
I dipendenti possono timbrare l'ingresso e l'uscita tramite l'app mobile o la versione desktop con geolocalizzazione abilitata. Inoltre, la pianificazione è automatizzata, così il team deve dedicare meno tempo alla creazione di più piani di lavoro per un team in espansione.
«Usavo tanti tool, ma non erano integrati né connessi tra loro. Mi sono accorta che perdevo un sacco di tempo a duplicare le informazioni o a ripetere sempre gli stessi passaggi per compilare un modulo.»
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