Principi generali del Sistema interno di informazione e difesa dell'informatore

Fatti rilevabili:

Il Canale delle Segnalazioni dovrebbe essere considerato uno strumento che consente la comunicazione di comportamenti che possono costituire mancanze o irregolarità che potrebbero andare contro gli interessi dell'Unione Europea o potrebbero costituire un atto illecito o una violazione delle normative applicabili.

Diritti del segnalatore:

Il segnalatore avrà i seguenti diritti garantiti:

• Diritto all'anonimato: Il segnalatore che invia una segnalazione tramite il Canale delle segnalazioni può mantenere l'anonimato riguardo alla propria identità, garantendolo durante il processo. È facoltativo per il segnalatore includere dati che consentano la sua identificazione tramite il modulo di reclamo abilitato.
• Diritto alla riservatezza: Sia il contenuto del rapporto che l'identità del segnalatore saranno riservati e non potranno essere rivelati a nessuno senza l’esplicito consenso, se non al personale competente per ricevere e elaborare le segnalazioni, con le eccezioni stabilite dalla legge dell'Unione Europea o dalle normative degli Stati nel contesto delle indagini condotte dalle autorità o nel corso dei procedimenti giudiziari.
• Divieto di ritorsione: Il segnalatore sarà protetto contro le ritorsioni, anche se l'indagine condotta verifica che non ci sia stata alcuna violazione degli interessi dell'Unione o delle normative applicabili, a condizione che non abbia agito in malafede.
• Diritto di scelta: Il segnalatore può scegliere il canale più appropriato per la segnalazione, potendo utilizzare canali interni o esterni (autorità competenti) per la segnalazione.
• Diritto di ricevere informazioni: Il segnalatore ha il diritto di essere informato sullo stato della sua segnalazione e dei risultati delle indagini.
• Diritto a informazioni limitate: Il segnalatore non sarà obbligato a fornire dati che non sono strettamente necessari per elaborare la segnalazione e successivamente non potrà essere richiesto o conservato alcun dato che non sia strettamente necessario per l'indagine. Le informazioni fornite non possono essere utilizzate per scopi diversi dall'indagine. Nel caso in cui i dati siano trasmessi a terzi per indagare sulla segnalazione (ad esempio, uno studio legale o un revisore esterno), sia il segnalatore che la parte segnalata devono essere informati in anticipo. Tuttavia, tale consenso non sarà necessario quando il trasferimento è autorizzato dalla legge. I dati personali elaborati a seguito dell'invio di una segnalazione tramite il Canale delle Segnalazioni FNMT-RCM saranno trattati in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati, al Regolamento (UE) 2016/679 e alla Legge organica 3/2018 del 5 dicembre sulla protezione dei dati personali e delle garanzie dei diritti digitali e ad altre normative correlate in vigore.
• Diritto di esercitare i diritti di protezione dei dati: Il segnalatore avrà il diritto di esercitare i diritti conferiti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.
• Diritto di ricevere una risposta entro un periodo ragionevole: Il segnalatore riceverà una conferma del ricevimento della sua segnalazione entro un periodo massimo di sette giorni dalla sua ricezione, a meno che il segnalatore non richieda espressamente diversamente o che l'organo incaricato dell'indagine ritenga che tale ricevuta possa compromettere la protezione dell'identità del segnalatore. Il termine per l'elaborazione dei dati e delle indagini non può superare i tre mesi in conformità alle normative attuali.
• Diritto alla cancellazione dei dati: Dopo tre mesi dall'inserimento dei dati, questi devono essere cancellati dal sistema di segnalazione, tranne quando lo scopo è quello di conservare le prove del modello di sistema di conformità o quando procedimenti giudiziari o indagini da parte di autorità competenti ne derivano.

Impostazione di misure disciplinari:

Se durante l'indagine è debitamente verificato che i fatti indagati sono veri e collegati a condotte irregolari o illecite, il segnalatore può essere soggetto a sanzioni in conformità alla legislazione del lavoro e ad altre obbligazioni civili e commerciali che il membro del personale dell'azienda, il personale dell'azienda o la persona ad essa collegata potrebbero aver contratto.

I fatti possono anche essere resi disponibili alle autorità competenti se possono costituire un reato.

Nel caso in cui il segnalatore fosse un terzo con il quale non è in corso un rapporto di lavoro (fornitore, agente commerciale, candidato, ecc.), le sanzioni applicabili saranno limitate alla sfera commerciale, fatto salvo la comunicazione dei fatti alle autorità competenti.

Comunicazione di segnalazioni false o in malafede:

Il Canale delle Segnalazioni deve essere utilizzato in modo responsabile e appropriato. La comunicazione di fatti falsi, con un atteggiamento malintenzionato e moralmente disonesto, costituisce una violazione della buona fede che dovrebbe presiedere nelle relazioni di lavoro o nella sfera commerciale.

Se, dopo un'analisi appropriata, si potesse concludere che i fatti segnalati sono manifestamente falsi e che la segnalazione è stata presentata con un atteggiamento malintenzionato e in mala fede: (i) la segnalazione verrà archiviata, documentando le ragioni che hanno portato alla chiusura del file, terminando il lavoro di indagine; (ii) tale circostanza sarà trasferita al Direttore HR affinché, in coordinamento con il Comitato di conformità, vengano proposte misure disciplinari in conformità all'attuale Contratto collettivo; e (iii) la sanzione proposta verrà comunicata per iscritto al Comitato di gestione o, se necessario, al Consiglio di amministrazione, che deciderà l'azione disciplinare da applicare nei confronti del segnalatore malintenzionato.

Procedura di indagine del Canale del segnalatore:

La procedura interna per la gestione delle segnalazioni è composta dalle seguenti fasi:

Fase iniziale:

Se il segnalatore sceglie di utilizzare il Canale delle segnalazioni interno, dovrà compilare il modulo di reclamo disponibile.

La segnalazione deve essere individuale. Nel caso in cui diverse persone abbiano conoscenza dello stesso fatto o circostanza che deve essere comunicata, ognuna di essi dovrà farlo individualmente attraverso il Canale delle segnalazioni.

I contenuti richiesti nel modulo sono i seguenti:

• Email
• Identificazione della parte segnalata (a meno che la segnalazione sia fatta in forma anonima)
• Descrizione dei fatti attraverso un campo libero.
• Prima di formalizzare la segnalazione, la comunicazione deve essere confermata inserendo un testo di verifica utilizzando un codice CAPTCHA al fine di prevenire qualsiasi falsa registrazione all'interno del Canale delle segnalazioni.

È importante che il segnalatore fornisca dettagli sufficienti sui fatti, i comportamenti o le attività sospette, in modo che il Comitato di Conformità o il Responsabile della Conformità possano effettuare un'analisi preliminare del contenuto, consentendo anche l'invio di file o documenti allegati relativi ai fatti segnalati.

L'azienda deve confermare la ricezione della segnalazione al segnalatore entro un periodo massimo di 7 giorni. L'azienda può chiedere al segnalatore di fornire informazioni aggiuntive se necessario. Ad esempio:

• Luogo dell'ufficio in cui si verificano i fatti
• Descrizione dell'irregolarità/sezione della procedura su cui desidera chiarificazioni o interpretazioni
• Fascia temporale in cui si verifica
• Categorizzare se è puntuale o ricorrente
• Identificazione della/e persona/e responsabile/i
• Identificazione del segnalatore
• Dettagli su come è stata scoperta l'infrazione
• Documentazione allegata alla segnalazione (prove o indicazioni)
• Commenti pertinenti
• Prove o indicazioni: nel caso di una segnalazione, le circostanze dello stesso devono essere dettagliate e devono essere allegate prove o indicazioni che lo sostengono, insieme all'identificazione di altri possibili testimoni o lavoratori che potrebbero aver avuto conoscenza dei fatti.

Se trascorrono 30 giorni senza ottenere una risposta alla richiesta, si considererà che il segnalatore abbia rinunciato alla sua intenzione di presentare una segnalazione, tranne nei casi categorizzati come critici.

Fase istruttiva:

Apertura della procedura di indagine:

• Assegnazione di un livello di rischio a ciascuna segnalazione, che può essere: BASSO, MEDIO, ALTO o CRITICO
• Registrazione della data della segnalazione e pianificazione della scadenza per la risoluzione
• Sviluppo dell'indagine e raccolta di prove o indicazioni
• Preparazione di una relazione/registro o delle azioni investigative svolte dall'istruttore

Il termine per la risoluzione non supererà i 3 mesi dall'invio della ricevuta o, se non è stata inviata alcuna ricevuta al segnalatore, tre mesi dalla scadenza del periodo di sette giorni dopo la presentazione della segnalazione.

Eccezionalmente, il periodo può essere prorogato a 6 mesi quando necessario a causa di circostanze specifiche del caso, in particolare la natura e la complessità dell'oggetto della segnalazione, che possono giustificare una lunga indagine.

Fase di risoluzione:

L'azienda emetterà una Risoluzione che include una esposizione documentata e oggettiva dei fatti, seguita da una dettagliata esposizione del risultato delle azioni investigative svolte.

La risoluzione deve essere comunicata al segnalatore e alla parte segnalata.

Sono proposte tre tipi di Risoluzioni:

• Verifica dei fatti segnalati: Proposizione di misure correttive
• Nessuna verifica dei fatti segnalati: Chiusura del caso
  • In questo caso, al segnalatore verranno fornite informazioni chiare e facilmente accessibili sulle procedure di segnalazione esterne alle autorità competenti conformemente all'articolo 10 della Direttiva sui segnalatori e, se del caso, alle istituzioni, organismi o agenzie dell'Unione.
  • Rinvio dell'indagine a un'altra istanza: perché si tratta di un reato o perché un'altra istituzione o azienda è responsabile della risoluzione della questione segnalata: per questo, potrebbe essere necessario richiedere i dati personali del segnalatore nel caso in cui avessero segnalato in forma anonima, o ottenere il loro permesso per poter rivelare la loro identità alle autorità.