Hai mai pensato di utilizzare un software per firma digitale? Il tuo business sta crescendo velocemente e non sai come gestire la grande quantità di documenti aziendali e le relative firme? Vorresti risparmiare tempo ed energie?
La rivoluzione digitale ha portato con sé una serie di grandi cambiamenti, coinvolgendo anche il mondo del lavoro. Ad oggi, per le generazioni più giovani è quasi impensabile firmare ancora documenti con carta e penna e non poter visualizzarli quando vogliono sul proprio computer o smartphone.
Proprio per questo, dotare la propria azienda di un software per la firma digitale è diventata una necessità crescente per le aziende.
Ma sai già qual è quello più adatto a te? Hai le idee chiare su quale tipo di firma digitale hai bisogno? In questo approfondimento vedremo i migliori software sul mercato, quali sono i vantaggi e come scegliere quello giusto.
- Che cos’è un software per firma digitale
- I vantaggi nell’utilizzo di un software per firma digitale
- Come scegliere un software per firma elettronica
- I migliori software per firma digitale
- L’importanza di combinare firma elettronica e gestione documentale
- Firma tutti i tuoi documenti in maniera digitale con Factorial ✍️
Che cos’è un software per firma digitale
I software di firma elettronica sono utilizzati da diverse organizzazioni come istituzioni finanziarie, agenzie governative, assicurazioni e organizzazioni sanitarie. Anche le imprese possono digitalizzare, automatizzare e snellire i loro processi cartacei esistenti per creare un processo all’avanguardia nella firma dei documenti.
Le firme elettroniche non richiedono carta, stampa, fax o scansione di documenti importanti. Gli utenti possono firmare documenti digitali in tempo reale utilizzando un’applicazione di firma autonoma o integrare la soluzione nei loro processi e applicazioni aziendali principali.
Le firme elettroniche, inoltre, eliminano gli errori e le sviste contrattuali, e forniscono un livello più alto di garanzia d’identità rispetto alla classica firma su carta. Un software per firma digitale si può quindi definire come il mezzo con il quale è possibile sottoscrivere una firma digitale in completa autonomia e sicurezza.
Come funziona un software per firma digitale
Da un punto di vista tecnico, un software per firma digitale funziona nel momento in cui colui che lo utilizza ha un certificato digitale. Tale qualifica può essere ottenuta grazie a un certificatore eIDAS che stabilirà quale sia la crittografia asimmetrica pubblica del richiedente. La chiave asimmetrica privata sarà generata esclusivamente dal privato.
Preso atto della necessità di tale qualifica è possibile poi inserire i dati nel software e utilizzarlo per inviare documenti con firma digitale.
La gran parte dei software creano un’impronta digitale dei documenti prima di essere firmati, in modo da risultare unici. Essendo la firma digitale un sistema basato sulla codifica crittografata con chiavi asimmetriche, necessita di un applicativo capace di codificare e decodificare tale messaggio.
I vantaggi nell’utilizzo di un software per firma digitale
L’impiego di un software di firma digitale può apportare moltissimi vantaggi alla tua azienda in termini di tempi, di costi e di agevolazione del lavoro.
Vediamo quali sono i principali vantaggi e quali quelli più interessanti.
1. Costi
Un software per firma digitale, sebbene possa avere un costo iniziale nelle versioni più evolute, è facilmente ammortizzabile nel tempo.
Utilizzando un sistema totalmente digitale è logico pensare che verranno ridotti o eliminati del tutto i documenti cartacei, incidendo positivamente sulle spese dei costi di stampa, degli strumenti di stampa, della spedizione e dei costi di manutenzione generale delle attrezzature.
Il risparmio non è solo diretto, con l’eliminazione di carta, spedizioni e stampanti, ma si estende anche a quello indiretto.
L’acquisto di un software dedicato alla firma digitale elimina anche scaffali, tabulari e tutte quelle spese accessorie legate al tracciamento dei dati riservati.
2. Risparmio di tempo
Ogni qualvolta in un’azienda si rende necessaria la firma di un documento, il processo può rivelarsi lento e complicato, ancora di più se a distanza.
Invece, grazie all’utilizzo della firma digitale online, qualsiasi tipo di documento o contratto può essere firmato in poco tempo e con un semplice clic.
Ad esempio, in un processo di onboarding efficace, dovresti facilitare l’inserimento e integrazione dei nuovi lavoratori il più possibile – in modo che si adattino in azienda e siano più produttivi.
3. Maggiore efficienza
Il problema della documentazione cartacea è che spesso è molto facile perderla o rovinarla.
Le persone, che siano lavoratori o clienti, possono danneggiare per sbaglio i documenti firmati a penna, incidendo sulla reputazione dell’azienda stessa.
I software per la firma digitale, dato il loro utilizzo online, sono estremamente efficienti e sicuri da questo punto di vista.
L’efficienza è visibile non solo nella semplicità di utilizzo ma anche nella velocità d’impiego e nella facilità di gestione del tracciamento dei file.
4. Maggior sicurezza
La sicurezza informatica è diventata un beneficio di cui le aziende non possono più fare a meno e perciò necessitano di software capaci di assicurarla. Tra le problematiche più spinose figura quella della clonazione e contraffazione dei documenti.
Al fine di evitare perizie specifiche e legittimità a posteriori è opportuno avvalersi di un sistema già programmato per la sicurezza e l’autenticità della firma digitale.
I software consentono di proteggere questo aspetto grazie al codice primario che in caso di manomissione o trasformazione avvisa della spiacevole intrusione.
Inoltre, a incrementare tale dinamica troviamo l’utilizzo di un codice PIN, di un OTP, o di una password di verifica che in pochissimi secondi determina se le firme digitali siano autentiche oppure modificate.
5. Maggior rispetto dell’ambiente
Abbiamo già anticipato quanto sia importante l’impiego di un software per firma digitale al fine di risparmiare sullo spazio occupato dai documenti fisici.
Tuttavia, oltre a questa caratteristica si aggiunge una componente spesso sottovalutata: il salvataggio in cloud.
Sempre più aziende, infatti, creano una rete locale protetta o in cloud per archiviare i documenti digitali. Sebbene possa sembrare un aspetto trascurabile, in realtà tutto ciò ha un impatto concreto sull’ecosostenibilità aziendale.
Abbandonare gli archivi fisici, ricchi di schede, moduli e documenti cartacei consente di sfruttare meglio le aree disponibili nell’ufficio e di ridurre notevolmente le emissioni di CO2.
Come scegliere un software per firma elettronica
La firma digitale, e più in generale quella elettronica, è solo una piccola parte del ciclo di vita di un documento.
Per scegliere il migliore software di firma digitale, adotta una visione d’insieme che consideri documenti e processi documentali nella loro interezza.
Quindi, come scegliere il software più adatto che permetta anche di fare firme digitali?
Ecco 4 consigli pratici:
- Considera il documento come un asset vivo
- Verifica automazioni e data compliance
- Metti la collaborazione tra colleghi al centro della tua scelta
- Abilita in modo nativo la pubblicazione dei file da firmare all’interno di internet o portali documentali
Cosa cercare in un software per la firma digitale
A questo punto dell’articolo vediamo cosa cercare in un software per la firma digitale.
Sono varie le peculiarità più importanti per effettuare la scelta di un software per la firma digitale. Vediamone alcune.
1. Automazione
Affinché tu possa gestire al meglio i tuoi documenti è importante servirsi di un software capace di fascicolare in modo automatico, o semi-automatico, i documenti primari.
La possibilità di aggregare i documenti inerenti a una determinata persona o categoria può fare la differenza se svolta automaticamente. Tale condizione permette d’incrociare i dati a disposizione e utilizzarli nel modo migliore.
Ad esempio, il semplice codice fiscale presente in un contratto può essere poi automaticamente ripetuto nei documenti a questi associati.
2. Abilitazione nativa
Questo è uno degli aspetti più importanti che deve possedere un software per la firma digitale.
Questi software devono essere in grado di abilitare in modo nativo la pubblicazione dei documenti da firmare.
L’abilitazione nativa è importante anche per poter condividere documenti all’interno di una stessa azienda oppure all’esterno – cioè ai clienti, agli investitori e ai vari fornitori.
3. Processi digitali
Quando sottoscrivi un documento nella tua azienda, che sia gestita in locale o in cloud, troverai coinvolti almeno due individui. Nel caso di una sottoscrizione non digitale, il numero potrebbe aumentare esponenzialmente.
Questo pone in primo piano l’esigenza di utilizzare un software che possa controllare i processi digitali.
I software migliori per la firma digitale integrano sistemi di Task e Workflow, eliminando il vecchio sistema di e-mail.
Attraverso il software è possibile definire e assegnare le diverse attività digitali e controllare in modo avanzato il lavoro senza necessariamente creare conflitti interni.
4. Ciclo di vita
Ogni contenuto digitale, sia esso un documento o un file di natura diversa, ha un certo ciclo di vita.
Tale condizione evidenzia come un documento possa rapportarsi ad altri software nel corso del tempo e necessiti di un sistema ciclico capace di velocizzare le operazioni.
Scegliere un software limitato a poche compatibilità o che non possa comunicare direttamente con altri programmi atti alla gestione dell’impresa non è intelligente.
Maggiori sono le integrazioni del software, migliori saranno le prestazioni e le compatibilità nel corso del tempo.
I migliori software per firmare digitalmente
1. Factorial
Come funziona la firma elettronica di Factorial
Con Factorial puoi gestire le firme per migliaia di documenti, contratti o accordi direttamente nella piattaforma. Puoi richiedere la firma in modo rapido a uno o più dipendenti per ciascun documento e salvarli in automatico dopo la firma.
Inoltre, ogni firma è completamente legale e sicura, in compliance con gli standard eIDAS e la crittografia a 256 bit.
Con Factorial, inoltre, puoi archiviare tutti i tuoi documenti firmati sulla piattaforma e renderli disponibili in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo digitale. Il portale dei dipendenti offre ai dipendenti la possibilità di accedere a tutti i documenti che hanno firmato.
I vantaggi di Factorial per la tua azienda, però, non finiscono qui. Factorial, infatti, è un software All-in-one, quindi potrai sfruttare anche molte altre funzionalità combinare alla firma digitale, come ad esempio:
- Gestire tutti i documenti in un cloud
- Inviare reminder ai diretti interessati per la firma dei documenti
- Gestire firme e documenti automatizzando flussi di lavoro
👉 Chiedi una demo gratuita e scopri tutte le funzionalità e i vantaggi che un software come Factorial può portare alla tua azienda.
2. DocuSign
Fonte: DocuSign
DocuSign è forse il sistema di firma più famoso in circolazione.
Il punto forte di questo software è che, seppur limitandosi a inviare e permettere di firmare i documenti, permette di sfruttare oltre 400 integrazioni, permettendo a chi lo utilizza di integrarlo con facilità nei propri sistemi.
DocuSign, inoltre, supporta tutti i tipi di firme elettroniche e si impegna a soddisfare o superare i più rigorosi standard di sicurezza globali ed europei.
3. Dropbox Sign
Insieme a DocuSign, Dropbox Sign è uno dei software più utilizzati e affidabili sul mercato.
Conosciuto precedentemente come HelloSign, Dropbox Sign è un software semplice e intuitivo che garantisce la legalità delle firme oltre che i migliori sistemi di sicurezza nella protezione dei dati e delle firme degli utenti. Dropbox, inoltre, offre l’accesso a un’ampia serie di modelli di documenti da scaricare.
Proprio come DocuSign, anche questo software di firma digitale può contare su integrazioni con i principali strumenti di gestione aziendale, permettendoti di utilizzarlo in qualsiasi occasione su tutte le piattaforme necessarie.
4. AdobeAcrobat Sign
Fonte: Adobe
AdobeAcrobat Sign, invece, è il sistema di firma digitale di Adobe.
Il punto forte di AdobeAcrobatSign è che non saranno necessari accessi o download, i firmatari potranno entrare sul documento e certificarlo con una firma in pochi secondi e senza sforzo. Il software, inoltre, offre funzionalità avanzate nella gestione dei PDF.
Come gli altri software, anche AdobeAcrobatSign garantisce i massimi standard di sicurezza e legalità, oltre che le integrazioni più importanti.
5. PandaDoc
Infine, tra i migliori software di firma digitale c’è anche PandaDoc.
PandaDoc ha diversi piani, adatti sia alle aziende più grandi sia alle organizzazioni che si limitano a inviare pochi documenti l’anno. Inoltre, questo software offre la possibilità di scegliere quale tipo di firma utilizzare, personalizzarla e salvarla sulla piattaforma, velocizzando così i processi.
Anche in questo caso, sono garantite le integrazioni con le principali piattaforme utilizzate quotidianamente dalle aziende.
L’importanza di combinare firma elettronica e gestione documentale
Per concludere, valutiamo la necessità e la comodità di combinare in un solo software la funzione della firma digitale e quella della gestione di documenti.
Un buon software, infatti, dovrà avere anche la funzionalità di document management integrata alla firma digitale. I motivi sono diversi:
- Flessibilità: consente ai nuovi assunti di rivedere i documenti richiesti e completare i moduli elettronicamente al proprio tempo e ritmo.
- Automatizzazione: consente di creare automazioni ed elaborare i dati rapidamente.
- Maggiore sicurezza: non c’è il rischio di perdere alcun documento.
- Guadagno di tempo: aiutano a risparmiare ore di lavoro per il dipartimento finance e administration.
Inoltre, si tratta di una scelta anche eco-friendly, dato il risparmio di carta e dunque la dematerializzazione dei documenti. Scegliere di utilizzare un software per firma digitale, così da risparmiare carta e sostenere, almeno in parte, l’ambiente, può aiutare a fare una buona prima impressione come datore di lavoro e come azienda – sia agli occhi dei lavoratori che dei clienti.
Grazie all’utilizzo della piattaforma giusta potrai custodire in un cloud sicuro: immagini, documenti, contratti, buste paga, promemoria, contratti e molto altro.
Ad oggi, il modo migliore di gestione documentale è senz’altro quello digitale che permette di risparmiare tempo, spazio e carta.
