Cos’è il time management? Perché è così importante la gestione del tempo sul lavoro?
Nella maggior parte delle aziende vengono gestite, tramite corsi, guide, strategie o analisi mirate, numerose necessità organizzative relative alla gestione delle risorse umane, alla motivazione lavorativa, alla sicurezza sul lavoro o alla valutazione della performance individuale.
Se, però, ci fermiamo per un attimo a pensare alla corretta gestione del tempo, ci rendiamo conto immediatamente che, nella maggior parte delle imprese, questo aspetto non viene assolutamente trattato.
Il time management è quella skill, quell’abilità, che si focalizza sulla pianificazione della quantità o della distribuzione del tempo da spendere in attività specifiche, molto spesso con l’obiettivo di aumentare l’efficacia e/o l’efficienza. Fin dall’introduzione delle prime soluzioni per timbrare il cartellino, migliorare la produttività dei lavoratori e ottimizzare la gestione del loro tempo è sempre stata una priorità per ogni azienda. Come è giusto che sia, il concetto di gestione del tempo si è evoluto, diventando più logico e flessibile nei suoi approcci.
Quando si parla di lavoro, il time management si riferisce chiaramente all’allocazione e alla distribuzione del tempo tra le varie mansioni e compiti da portare a termine i quali, normalmente, richiedono un certo grado di prioritizzazione. Con i ritmi sempre più frenetici di oggi e con molte posizioni che richiedono di saltare tra attività anche molto diverse tra loro, aiutare i propri dipendenti a migliorare la propria gestione del tempo diventa fondamentale.
In questo articolo andiamo a capire meglio cos’è il time management, come funziona, perché è così importante, quali sono i principali punti di forza di una strategia di gestione del tempo e come puoi aiutare i tuoi dipendenti a migliorare.
Sommario
Time management: il significato
Partiamo come sempre dai concetti di base: qual è il significato di time management? Come spesso accade i termini di cui dobbiamo trattare vengono dall’inglese e non sempre possono essere intuitivi per tutti.
Per dare una definizione di time management (in italiano, la gestione del tempo) possiamo dire che rappresenta il processo di pianificazione, organizzazione e controllo del tempo speso in attività specifiche. È, in poche parole, la capacità di utilizzare il tempo che si ha a disposizione in una giornata in modo produttivo ed efficace.
Il time management può essere applicato in tutti i campi della vita ma, parlando specificatamente di un ambiente lavorativo, è di grande importanza la gestione organizzativa del tempo, ovvero quel focus nel cercare di di organizzare il proprio tempo e le proprie attività in modo tale da poter identificare e, potenzialmente, eliminare o ridurre gli sprechi di tempo.
Nel complesso, un buon time management è fondamentale per permettere ai tuoi dipendenti di poter far bene il proprio lavoro, ma è anche fondamentale per aiutarli a trovare l’equilibrio e il tempo necessario da dedicare ai loro bisogni personali come la famiglia, gli amici, i loro hobby e le loro passioni.
Un concetto relativo al time management che non ci stancheremo mai di evidenziare è la definizione delle priorità. Il time management, nella sua forma più pura, si concentra su:
- Stabilire delle priorità
- Massimizzare il tempo da dedicare alle attività prioritarie
- Ridurre il tempo da dedicare alle attività non prioritarie
Un’altra nozione fondamentale ci riporta alla definizione stessa di time management: nonostante il termine significhi proprio “gestione del tempo”, tutti sappiamo benissimo che il tempo non può essere gestito perché rappresenta qualcosa di finito, di scarso. Non si può prolungare di 2 ore una giornata, ma si può certamente massimizzare il numero di attività prioritarie da portare a termine durante questo arco temporale.
Su queste basi, affinché la propria gestione del tempo sia davvero efficace, è necessario sviluppare e coltivare il giusto mix di quelle che vengono definite time management skills (abilità nella gestione del tempo. Alcuni esempi di time management skills sono:
- Delegare compiti e attività in modo efficace
- Definire con chiarezza i propri obiettivi
- Prendere decisioni in modo efficiente
- Gestire i propri appuntamenti ed impegni, sia individuali che condivisi
- Gestire più attività complementari contemporaneamente
- Programmare il proprio tempo a livello giornaliero, settimanale, mensile o annuale
- Analizzare i problemi e cercare una soluzione
- Pianificare e coordinare eventi
- Lavorare in squadra in maniera efficiente
Anche se non tutte strettamente legate all’utilizzo del tempo, possedere e saper sfruttare le skills (o abilità) qui sopra ha un impatto devastante sul time management di qualsiasi dipendente. Proprio per questo aiutarli a svilupparle e mantenerle è importante per la tua azienda.
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ll time management è una life skill, per il lavoro e per la vita
Come abbiamo accennato sopra, il time management è principalmente definito come una skill (una competenza) che permette di pianificare e, conseguentemente, controllare la quantità di tempo che si spende nel portare a termine i propri compiti.
Il riassunto di tutto, quando si parla di time management, è capire quanto è capace una persona nella sua analisi di come utilizza il suo tempo per una specifica attività. Le time management skills di un dipendente la dicono lunga anche sulla sua capacità di prioritizzare i suoi compiti per cercare di massimizzare l’efficienza e l’efficacia del suo flusso di lavoro.
Considerandolo come tale, possiamo dire senza problemi che il time management è una life skill, un’abilità per la vita. È qualcosa che si può padroneggiare con una pratica costante e che può essere migliorato e sviluppato nel tempo. Una volta padroneggiata la gestione del nostro tempo, sia il lavoro che la vita personale sono automaticamente più organizzati, molto più facili da gestire, più efficienti e, molto probabilmente, più soddisfacenti.
I punti di forza del time management
Una delle cose più importanti da ricordare quando si parla di time management è che l’obbiettivo finale non è quello di riuscira a fare quante più cose possibili. I punti di forza del time management si condensano in 2 concetti principali, che sono:
- Riuscire a fare più cose: come abbiamo detto, il tempo è una risorsa limitata, quindi dobbiamo gestirlo in modo da essere in grado di sfruttarlo al meglio. Focalizzarsi su come utilizzare meglio il tempo e non solo velocizzare, ma ottimizzare le nostre azioni ci permette di fare più cose (e addirittura farle meglio) nello stesso tempo. Questa è l’essenza del time management
- Riuscire a fare le cose che servono: non tutte le attività hanno la stessa importanza. Come anticipato poco sopra, la priorità definisce l’organizzazione delle nostre azioni e la direzione delle nostre energie. Un corretto time management ci aiuta innanzitutto a portare a termine i compiti importanti, quelli che contano davvero. Fare “pulizia mentale” ed avere un piano d’azione è il primo passo per gestire il tempo in maniera migliore.
Perché il time management è così importante?
Lo ripetiamo ancora una volta. Nel lavoro, come nella vita privata, una gestione efficace del tempo è tremendamente importante. È probabile che un’altra domanda sorga spontanea pensando a questo concetto, quindi anticipiamo il problema.
Perché il time management è così importante per la mia azienda e i miei dipendenti? Ecco alcuni spunti di riflessione:
- Il time management semplifica le cose: se si ha a che fare con il disordine, se non ci si sforza di organizzare il proprio tempo, se non si stabilisce un orario da seguire o un piano da seguire, sarà molto complicato raggiungere qualsiasi tipo di risultato
- Il time management dà una struttura: ripetiamo, ma è necessario. Con meno disordine, tutto è più organizzato. Con un orario o una pianificazione precisi, manager e dipendenti saranno in grado di capire con maggior chiarezza dove sono in un determinato momento e dove vogliono essere alla fine della giornata, della settimana o del mese.
- Il time management aumenta l’efficienza: lavorare con delle priorità chiare e in maniera organizzata è estremamente più facile. Ci si può concentrare sulle cose veramente importanti, quelle che hanno bisogno di maggiore attenzione, lasciando il resto per dopo.
- Il time management migliora la produttività: con un controllo ferreo del proprio tempo e del suo utilizzo, ogni individuo è in grado di lavorare di più e in maniera migliore. Il miglioramento della produttività è una conseguenza diretta dell’aumento dell’efficienza.
👉 Leggi anche “Competenze trasversali: la lista delle 25 soft skill fondamentali [+ Modello]”.
Qual è il primo step del time management? Ecco alcuni consigli per i primi passi
Ora che abbiamo una panoramica completa sul significato e sull’importanza del time management possiamo cercare di rispondere ad una domanda più pratica: qual è il primo step del time management o gestione del tempo?
Per aiutarti, abbiamo messo a punto alcuni semplici consigli di time management (tips), dei consigli sulla gestione del tempo che possono aiutarvi a supportare i tuoi dipendenti nell’introduzione del primo step e nell’ottimizzazione del tempo che spendono sul lavoro.
Il primo step del time management è darsi una struttura ed essere organizzati
Questo consiglio riguarda davvero tutto, non solo il tempo in sé e per sé. Essere strutturati, ordinati e puliti sul posto di lavoro è importante. Avere una postazione di lavoro confusa e disorganizzata ci fa perdere tempo quando cerchiamo qualcosa. Consiglia ai tuoi dipendenti di organizzare e, se serve, catalogare documenti ed oggetti che utilizzano e a riporli in dove siano facilmente reperibili. Invita a buttare ciò che non serve più. Il disordine fa perdere tempo. Finalmente potremo rispondere ai nostri dipendenti alla fatidica domanda “qual è il primo step del time management?”.
Riconoscere e sfruttare il proprio “picco di produttività”
Ognuno di noi ha un momento della giornata in cui si sente più produttivo. Proprio per questo è importante strutturare il proprio lavoro in modo tale da potersi concentrare sulle attività più complesse durante questo picco di produttività.
Compiti più meccanici, come controllare le email o rileggere un testo scritto possono essere pianificati per i momenti in cui sentiamo di avere minore energia. È anche consigliabile pianificare e strutturare le attività mentre ci si sente più produttivi perché, ovviamente, la mente sarà più fresca e lucida nel delineare in modo sensato l’orario e il flusso di lavoro.
Il consiglio che puoi dare è identificare le 2 ore del giorno in cui ogni dipendente si sente più produttivo. In seguito, sfida i tuoi dipendenti a capire se quel tempo può essere allungato a 3 o 4 ore. Più lungo è il picco di produttività, più produttivi saranno i tuoi dipendenti.
Sapere quando e come delegare e farsi aiutare
I tuoi dipendenti dovrebbero sempre essere in grado di prendersi la responsabilità delle loro azioni, ma dovrebbero anche imparare a dire di no, a chiedere aiuto quando ne hanno bisogno e delegare compiti e responsabilità ad altri se necessario, specialmente quando non sono le persone più indicate o competenti per portarli a termine.
Come in molti altri campi della vita, anche nel time management la base fondamentale è la consapevolezza: saper ascoltare ma soprattutto sapersi ascoltare per capire come utilizzare meglio il tempo e sfruttare quello risparmiato per altre attività.
👉 Scopri quali sono le competenze lavorative più richieste nel processo di reclutamento
Lavorare sulla concentrazione
Uno dei nemici giurati del time management è senza dubbio la mancanza di concentrazione. Le distrazioni sono presenti ad ogni angolo e in ogni momento, e costituiscono enormi perdite di tempo, soprattutto quando si lavora.
Un dipendente può avere tutta la giornata perfettamente definita e pianificata, ma se non è in grado di concentrarsi e si lascia distrarre da ciò che lo circonda, allora tutta la pianificazione non sarà altro che tempo sprecato. Essere concentrati su ciò che si sta facendo è fondamentale, mantenere attenzione e lucidità permette di lavorare meglio e in maniera più veloce.
Dare maggiore valore al proprio tempo
Per spiegarlo possiamo fare un esempio molto semplice, parlando in prima persona: so che no qualcosa da fare, un compito da portare a termine, ma perdo comunque tempo al cellulare, mi alzate e vago senza una meta, mi intrattengo in chiacchiere inutili o faccio cose di poca importanza. Questo è un classico esempio di spreco del tempo.
In una situazione come questa, è probabile tornare a concentrarsi sul lavoro e finire per concluderlo male e frettolosamente, perché non c’è più tempo sufficiente per fare altrimenti. Dare maggiore valore al proprio tempo significa proprio questo: rispettarsi e rispettare il lavoro che si sta facendo, svolgendolo in maniera sia tempestiva che adeguata.
Usare un time management software
Per aiutare le aziende a favorire ad avere un miglior time management per i dipendenti esistono una serie di strumenti che possiamo utilizzare per gestire il nostro tempo con maggiore efficienza, che vanno da strumenti più classici a sistemi tecnologici e time management software più avanzati come i software per la rilevazione delle presenze o i programmi per la gestione dei turni dei dipendenti.
Viviamo in una società totalmente diversa rispetto al passato e non affidarsi alla tecnologia per aiutarci a gestire il nostro tempo in maniera più efficiente sarebbe un errore. Aiuta i tuoi dipendenti a capirlo e metabolizzarlo.
👉 Scopri cos’è un time tracking software e come può aiutare la tua azienda.
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Fare delle pause regolari e “staccare” di tanto in tanto
La filosofia di un buon time management non si basa sul riempire di lavoro ogni minuto della giornata o lavorare costantemente. Fare una pausa e rilassarsi per qualche minuto è parte integrante di una gestione del tempo ottimale, in quanto permette ai dipendenti di respirare, rinfrescare le idee, staccare per qualche minuto e poter affrontare le attività successive con maggiore energia e lucidità.
Essere stanchi e spossati non porta nulla di buono ma solo a commettere più errori e, di conseguenza ad un lavoro meno inefficiente. Tutto ciò vanifica il fine stesso del time management e non ha assolutamente alcun senso.
Scritto da Matteo Pizzinato
