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Time tracking software: cos’è e come può aiutare la tua azienda

Mai usato un software per il time tracking nella tua azienda?

Tenere sotto controllo l’orario e la produttività dei propri dipendenti è sempre di più una priorità per aziende e manager. Con l’aumento dei lavoratori in smart working e la costante digitalizzazione del mercato del lavoro, affidarsi ad un software diventa fondamentale.

Se non si è familiari con strumenti del genere però, è importante capirne fino in fondo il funzionamento e riuscire a trarne il massimo.

In questo articolo ti spiegheremo cos’è un time tracking software, le sue funzionalità e i vantaggi che derivano dal suo utilizzo.

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Cos’è un time tracking software?

Un time tracking software è uno strumento per il monitoraggio delle ore di lavoro che permette ad aziende, HR manager e team leader di controllare, gestire ed avere una panoramica del tempo lavorato dai propri dipendenti.

Un software di questo tipo facilita enormemente la gestione delle risorse umane permettendo di gestire in maniera telematica il proprio database di dipendenti, controllare gli accessi internet e le ore di straordinario, i giorni di vacanza e i permessi richiesti, monitorare i turni di lavoro e le assenze.

Se si lavora con collaboratori esterni o freelancer, un software di controllo dell’orario è lo strumento perfetto per controllare le ore effettive spese per un progetto e assicurarsi dei preventivi coerenti con la prestazione offerta.

Benefici nell’utilizzo di un software per il controllo orario dei dipendenti

Ora che abbiamo dato una definizione più chiara di cos’è un software di gestione dell’orario di lavoro dei dipendenti, è arrivato il momento di andare più nel dettaglio e capirne meglio applicazioni, funzionalità e vantaggi, rispondendo alla domanda fatidica che forse ti sarai già fatto:

Perché dovrei utilizzare un software di questo tipo?

Scopri qui sotto i principali benefici nell’utilizzo di un software per il controllo orario dei dipendenti all’interno della tua strategia di gestione delle risorse umane.

  1. Panoramica e controllo completo
  2. Facilità nella pianificazione, gestione e raccolta dei dati
  3. Riduzione dell’assenteismo
  4. Maggiore trasparenza
  5. Creazione di report con dati personalizzati

Panoramica e controllo completo

Il primo e principale beneficio di adottare un sistema di controllo orario per i propri dipendenti è la possibilità di avere, sempre e in ogni momento, il pieno controllo sugli orari di lavoro e l’andamento della produttività dei propri impiegati e collaboratori.

Quante volte, da responsabile delle risorse umane della tua azienda, hai avuto la sensazione di non avere tutto sotto controllo? Che ti stesse sfuggendo qualche dettaglio importante?

Semplificando, ecco un elenco degli elementi che gestirai e controllerai in maniera semplice e centralizzata con un time tracking software:

  • Ore di lavoro: potrai avere un’idea chiara ed immediata delle ore effettivamente lavorate dai tuoi dipendenti, sia in sede che da remoto. Potrai controllare l’ammontare di ore previste, effettive, straordinarie e individuare o correggere eventuali errori.
  • Ferie e assenze: controllerai in maniera semplice ed efficace la situazione relativa al piano ferie dei tuoi dipendenti mentre mantieni un’idea chiara e definita delle assenze e le relative giustificazioni.
  • Turni di lavoro: con un software centralizzato potrai visualizzare facilmente i differenti turni di lavoro dei tuoi dipendenti, monitorarne lo svolgimento e assicurarti che vengano rispettati.
  • Lavoratori in remoto: assumere e gestire lavoratori in remoto sarà più facile. Garantisci ai tuoi freelancer l’accesso al tuo software di controllo orario e monitora la loro attività come se stessero lavorando dal tuo ufficio.

Facilità nella pianificazione, gestione e raccolta dei dati

Altro vantaggio importante nell’utilizzo di un’app per la gestione delle ore di lavoro dei dipendenti è il poter semplificare di molto la pianificazione temporale e la gestione dei dati dei lavoratori.

Con uno strumento automatizzato puoi pianificare in modo facile ed efficace progetti, turni di lavoro e budget per il breve e medio periodo. Basandoti sui dati e sull’andamento dei mesi o delle settimane precedenti inoltre, potrai stilare una pianificazione più efficiente ed accurata.

Potrai monitorare e confrontare le ore di straordinario pregresse e previste, rivedere e modificare i turni di lavoro dei tuoi dipendenti. Darai inoltre una vera impronta alla produttività dei tuoi team, raccogliendo facilmente tutti i dati di cui hai bisogno.

Riduzione dell’assenteismo

Fortunatamente, specie nelle aziende più digitalizzate, l’assenteismo non è più un problema di primo piano per responsabili delle risorse umane. Tuttavia, avere uno strumento in più per ridurre al minimo possibili casi di assenteismo è un vantaggio importantissimo.

Inoltre, non è raro che utilizzando strumenti di timbratura o controllo orario fisici (come le timbratrici da parete) molti dipendenti possano rischiare di dimenticare la timbratura o il badge necessario per registrare la propria presenza.

Utilizzando un software di gestione dell’orario di lavoro è possibile semplificare il processo e ridurre questo genere di dimenticanze.

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Maggiore trasparenza

Potrà non essere un vantaggio diretto in termini di gestione o produttività ma, sicuramente, la trasparenza è un aspetto fondamentale.

Utilizza e fornisci accesso ad un sistema automatico e centralizzato come un time tracking software. Metterai a disposizione dei lavoratori gli stessi dati e le stesse informazioni a cui hai accesso.

Così eviterai ogni possibile incomprensione o reclamo relativo ad eventuali discrepanze nella valutazione di turni, orari straordinari e permessi. In quanto tutto sarà automaticamente registrato dal software e visibile a tutti.

Creazione di report con dati personalizzati

Hai mai incontrato difficoltà nell’aggregare i dati dei tuoi dipendenti? A creare delle analisi concrete che potessero darti un’idea chiara della situazione?

Utilizzando un software per il monitoraggio delle ore lavorative, che raccolga le informazioni in maniera centralizzata, avrai tutti i dati di cui hai bisogno in un unico posto. Potrai creare dei report aziendali in base alle tue esigenze e monitorare l’andamento della performance dei tuoi lavoratori.

Aggregare dati da un’unica fonte sarà più facile e avrai un’idea chiara di quali sono i tuoi punti di forza. Inoltre capirai quali sono le aree di miglioramento per riuscire a gestire ed ottimizzare la produttività nei periodi successivi.

Controllo degli accessi con QR code

Una funzione che sempre più software di time tracking stanno proponendo è la possibilità di gestire il controllo degli accessi tramite QR code.

Il QR code è un codice a barre univoco, utilizzato per confermare la propria entrata o uscita dal lavoro.

Il funzionamento è molto semplice:

  1. Quando il dipendente arriva in ufficio e, con il suo smartphone, scannerizza il QR code, timbrando in entrata.
  2. Alla fine della giornata lavorativa, il lavoratore scannerizza nuovamente il codice a barre per certificare la sua timbratura in uscita.

Il controllo degli accessi con QR code è tanto semplice quanto geniale in quanto permette di controllare l’orario dei dipendenti in maniera semplice ed accurata. Allo stesso tempo, evita che i lavoratori possano dimenticarsi di timbrare per svista o, per esempio, smarrimento del badge fisico. L’unica cosa di cui avranno bisogno per timbrare sarà il loro smartphone!

Controllo accessi internet dei dipendenti: è legittimo?

Parlando di software di time tracking la domanda che molti HR si fanno è:
è giusto controllare gli accessi internet dei propri dipendenti?

In realtà, in questo caso, la problema non sussiste. Uno strumento come questo, non è pensato per “spiare” le attività e gli accessi ad internet dei dipendenti. Ha semplicemente la funzione di monitorare il tempo effettivamente lavorato e permettere una migliore gestione aziendale.

Conclusioni: prova gratis Factorial HR

Con questo articolo, speriamo di averti fornito gli elementi necessari per capire meglio come funziona un sistema di controllo orario.

Ottimizzare e rendere più efficiente la produttività e la gestione dei lavoratori è fondamentale per un’azienda. Come abbiamo visto, un sistema automatizzato può semplificare questi processi aiutando la gestione delle risorse umane.

Cerchi un software facile ed intuitivo per la tua azienda? Prova gratis Factorial HR, e scopri il suo efficiente sistema di gestione degli orari oltre alle sue numerose funzionalità!

Ora che ne sai di più, cosa ne pensi dei time tracking software? Ne adotteresti uno per la tua azienda? Faccelo sapere nei commenti!

Scritto da Matteo Pizzinato

Pietro è Growth Marketing Manager di Factorial ed è appassionato della digitalizzazione dei processi HR e delle strategie di crescita digitali, soprattutto per l'analisi dei dati di valutazione d'impatto. Ama scrivere, fare mountain-bike e suonare chitarra e sintetizzatore.

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