C’è chi lo pratica da anni, chi lo vorrebbe, chi lo subisce e chi ancora lo confonde con il “lavoro da casa”. Lo smart working continua a essere uno dei temi più cercati, commentati e discussi nel mondo del lavoro, non tanto per le definizioni ufficiali quanto per le questioni pratiche: diritti, obblighi, orari, controlli, rimborsi, infortuni.
Non è una legge a mancare, ma la chiarezza. Nella mia esperienza, lo smart working è uno dei temi che genera più confusione, aspettative sbagliate e fraintendimenti pratici. Le domande che arrivano (a consulenti del lavoro, sindacati, HR e sportelli informativi) sono spesso le stesse e questo articolo nasce proprio per rispondere alle più frequenti. Una sorta di raccolta di dubbi, curiosità e richieste concrete, per fare chiarezza sulle regole che disciplinano il lavoro agile in Italia.
- Le risposte della consulente del lavoro a tutti i dubbi sullo smart working
- Leggi e regolamentazioni dello smart working in Italia
- Come gestire lo smart working dei dipendenti
- Sfide e criticità dello smart working
- Domande frequenti riguardo il significato dello Smart Working
Le risposte della consulente del lavoro a tutti i dubbi sullo smart working
Dopo aver raccolto i dubbi più comuni su questo tema, qui troverete tutte le risposte:
1) Cos’è lo smart working e come è definito dalla legge?
La normativa di riferimento è la Legge n. 81 del 22 maggio 2017 (Articoli 18-23). Secondo questa legge, il lavoro agile è: “una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro”. Non è una modalità legata a un luogo fisso (come il telelavoro), ma a una diversa organizzazione del lavoro.
Per essere definito tale, lo smart working deve poggiare su tre pilastri:
- Flessibilità di luogo e orario: La prestazione viene eseguita in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno.
- Assenza di una postazione fissa: Il dipendente può scegliere da dove lavorare (casa, coworking, etc.).
- Utilizzo di strumenti tecnologici: Fondamentali per il corretto svolgimento dell’attività lavorativa da remoto.
2) È obbligatorio avere un accordo scritto?
Sì. Dal 1° settembre 2022 è obbligatorio stipulare un accordo individuale tra azienda e lavoratore. Questo accordo deve definire le modalità di svolgimento della prestazione, i tempi di riposo e le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro.
3) Qual è la differenza tra smart working e telelavoro?
Spesso usati come sinonimi, non lo sono. Il telelavoro è la trasposizione della scrivania dell’ufficio a casa: il luogo è fisso e predefinito, l’orario è rigido. Lo smart working invece è mobilità e autonomia: non c’è un ufficio fisso (nemmeno a casa) e ci si organizza per obiettivi.
4) Esiste un diritto alla disconnessione?
Sì, ed è un punto cruciale. La legge prevede che l’accordo individui le fasce di disconnessione. In queste ore il lavoratore ha il diritto di non rispondere a email, chiamate o messaggi, senza che questo comporti sanzioni disciplinari o influisca sulla valutazione della sua performance.
5) Chi paga le bollette (luce, internet)?
Qui c’è spesso delusione: la legge non obbliga il datore di lavoro a rimborsare le spese di utenze, a meno che non sia espressamente previsto dai contratti collettivi (CCNL) o dall’accordo individuale. Molte aziende scelgono di dare un forfait, ma non è un obbligo di legge.
6) E i buoni pasto?
Non sono un diritto automatico. La Cassazione e l’Aran hanno chiarito che l’erogazione dei buoni pasto dipende dagli accordi aziendali. Se l’accordo prevede che i buoni pasto spettino solo per la presenza fisica in ufficio, il lavoratore in smart working potrebbe non riceverli.
7) Chi fornisce il computer?
Di norma, è il datore di lavoro a essere responsabile della fornitura e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici necessari. Tuttavia, le parti possono accordarsi diversamente, prevedendo l’uso di dispositivi propri (BYOD – Bring Your Own Device), purché siano garantiti i requisiti di sicurezza.
8) Cosa succede in caso di infortunio?
Il lavoratore agile è tutelato contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali, esattamente come chi lavora in sede. La tutela copre anche l’infortunio “in itinere”, se lo spostamento è verso il luogo scelto per il lavoro ed è giustificato da esigenze lavorative o necessità primarie (es. pausa pranzo).
9) Il datore di lavoro può togliere lo smart working?
Sì. Se l’accordo è a tempo indeterminato, entrambe le parti possono recedere con preavviso. Se è a tempo determinato, serve un giustificato motivo. Quello che consiglio sempre è di verificare durata e clausole di recesso prima di firmare.
10) Chi è in smart working può uscire di casa?
Sì, ma non in modo indiscriminato. Lo smart working non obbliga a restare fisicamente in casa per tutta la giornata, non è una “detenzione domestica”, ma nemmeno un tempo totalmente libero. L’uscita deve essere compatibile con la prestazione lavorativa. Uscire per una pausa pranzo, una commissione breve o una necessità personale è generalmente possibile. Anche spostarsi per lavorare da un altro luogo (coworking, seconda casa), se previsto, è possibile. In questo caso però bisogna verificare se l’accordo prevede o meno che lo spostamento vada anche espressamente comunicato. Quello che non è consentito è allontanarsi per ore senza lavorare o senza essere reperibili.
Un aspetto spesso sottovalutato riguarda la Cybersecurity. Quando si lavora fuori dall’azienda, è responsabilità del lavoratore e dell’azienda garantire che:
- Le reti Wi-Fi utilizzate siano sicure (evitare reti pubbliche aperte).
- Vengano seguiti i protocolli aziendali per la protezione dei dati sensibili.
- Il datore di lavoro fornisca un’informativa scritta sui rischi generali e specifici connessi alla modalità di lavoro agile.
Leggi e regolamentazioni dello smart working in Italia
In questo paragrafo riassumiamo l’intero impianto normativo che è necessario conoscere per attuare correttamente lo smart working in azienda, riportando tutte le norme attuali e le modifiche introdotte nel corso degli anni.
Ecco un riassunto completo:
- Legge 81/2017: è la legge di riferimento per lo smart working. Essa contiene la definizione di lavoro agile, gli obblighi per i datori di lavoro e le modalità di accordo tra datore e lavoratori.
- Legge 122/2022: la legge si concentra sulle condizioni per rendere valido l’accordo individuale riguardante il modo in cui viene svolta la prestazione di lavoro agile.
- D.Lgs. 105/2022: Questo decreto legislativo specifica che alcune categorie di lavoratori (disabili e genitori di disabili) hanno la precedenza rispetto agli altri per quanto riguarda l’accesso al lavoro in modalità agile.
- Decreto Ministeriale 149/2022: Il decreto specifica che il datore di lavoro deve comunicare l’adozione del lavoro agile e gli accordi presi direttamente online, tramite il collegamento al portale Servizi Lavoro tramite SPID o CIE.
Quelle appena riportate sono le principali norme che regolano lo smart working in Italia. In sintesi, ricordiamo che è necessario raggiungere un accordo, sia esso individuale o collettivo, e che:
- Il datore di lavoro è responsabile della salute e della sicurezza dei lavoratori
- Deve garantire pari trattamento economico e opportunità di carriera e formative
- Deve garantire il diritto alla disconnessione e ai giorni di riposo, nonché retribuire tutte le ore lavorate
- I contratti collettivi possono prevedere modalità specifiche di implementazione del lavoro agile
Come gestire lo smart working dei dipendenti
Non basta seguire le leggi per avere la certezza che lo smart working in azienda porti tutti i benefici e i vantaggi che abbiamo riportato nel corso di questo articolo.
Come datore di lavoro, spetta a te trovare il modo migliore per gestire al meglio i dipendenti in smart working e garantire che non solo siano più felici e riescano a conciliare al meglio la carriera lavorativa con la vita privata, ma è anche importante trarre benefici per l’organizzazione, aumentando la produttività e la competitività.
Quali accorgimenti ti permettono di ottenere il massimo vantaggio dalle forme di lavoro agile?
- Fornisci la giusta tecnologia: lo smart working e la tecnologia sono strettamente collegati. Per lavorare al meglio da remoto, è indispensabile fornire ai lavoratori gli strumenti adeguati. Ciò significa assicurarsi che tutti abbiano accesso a una buona connessione internet e che dispongano di un PC funzionale per svolgere le attività richieste. In altre parole, è importante fornire loro infrastrutture che siano almeno equivalenti, se non migliori, rispetto a quelle presenti in ufficio.
- Valuta le performance e le presenze: è importante monitorare costantemente le prestazioni dei dipendenti in smart working. Soprattutto nei primi tempi, questa fase è molto delicata. Come datore di lavoro, ti invitiamo a utilizzare appositi software di performance management per valutare le prestazioni e a registrare le presenze dei dipendenti in smart working, ovvero gli orari di ingresso e di uscita, così da assicurarti che la produttività dell’azienda migliori e di intervenire tempestivamente in caso di necessità.
- Confrontati: lo smart working potrebbe rappresentare una novità complessa anche per il lavoratore. Cerca di venire incontro alle sue esigenze, dimostrandoti disponibile e aperto al dialogo. Non è detto che il dipendente abbia fin da subito ben chiare le regole, i diritti e i doveri. Assicurati quindi che ci sia un regolamento aziendale consultabile e sempre a disposizione di tutti.
- Stabilisci obiettivi realistici: e infine, assicurati che tutto il team di lavoro sia consapevole degli obiettivi che si vogliono raggiungere. Utilizza indicatori di performance (KPI) e motiva i lavoratori a raggiungerli. Anche in questo caso, i software HR appositi possono aiutarti a tenere sotto controllo l’organizzazione.
Sfide e criticità dello smart working
L’adozione dello smart working ha fatto emergere alcune criticità che è importante conoscere e affrontare tempestivamente.
Le principali sfide che molto probabilmente ti troverai ad affrontare sono quattro. Fortunatamente, come scoprirai continuando la lettura, è possibile superarle e rendere il lavoro agile una realtà apprezzata dai lavoratori e vantaggiosa per l’organizzazione.
Ecco le principali sfide e criticità da affrontare immediatamente:
- Gestire problemi di isolamento: Non tutti i lavoratori sono uguali. Alcuni potrebbero preferire lavorare da soli senza colleghi, mentre altri potrebbero soffrire per la mancanza di interazioni umane. Cerca di organizzare frequenti incontri di persona, favorisci il lavoro in coworking e migliora la tecnologia per rendere gli incontri virtuali più coinvolgenti. Queste attenzioni aiuteranno i lavoratori a sentirsi meno soli.
- Raggiungere il giusto equilibrio: Alcuni lavoratori potrebbero avere difficoltà a separare l’orario di lavoro dalla vita privata. Se noti che i dipendenti sono troppo assorbiti dal lavoro, spingili a concedersi delle pause e a stabilire e rispettare gli orari di lavoro previsti. I sistemi di rilevazione delle presenze e delle ore lavorate sono di grande aiuto per evitare che la vita lavorativa si sovrapponga alla vita privata.
- Difficoltà nel mantenere alta la produttività: Anche in questo caso, alcuni dipendenti potrebbero garantire prestazioni elevate sin dall’inizio, forse anche migliori rispetto al passato, mentre altri potrebbero avere difficoltà nell’organizzarsi e nel completare i compiti. Mostrati comprensivo e disponibile, aiutando i lavoratori in difficoltà a migliorare le proprie capacità organizzative affinché possano raggiungere rapidamente una produttività in linea con le aspettative.
- Problemi di sicurezza: L’intenso scambio di dati online, talvolta sensibili, potrebbe creare problemi di sicurezza informatica. Puoi affrontare questa problematica installando applicazioni sicure e certificate. I dati dovrebbero essere crittografati e i sistemi informatici protetti da qualsiasi minaccia. Reti aziendali sicure sono indispensabili oggi per garantire la fiducia dei clienti ed evitare spiacevoli incidenti che potrebbero mettere in seria difficoltà l’organizzazione.
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Domande frequenti riguardo il significato dello Smart Working
Che cos’è lo smart working?
Lo smart working, se implementato correttamente, permette di lavorare da casa, da un coworking o da qualsiasi altro luogo esterno agli uffici o ai locali aziendali, e si focalizza su obiettivi quali: aumentare la competitività dell’organizzazione, migliorare l’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa e lavorare senza vincoli di orario.
Qual è il significato dello smart working in italiano?
Il significato di smart working in italiano è relazionato con l’utilizzo della tecnologia, la flessibilità lavorativa e la parità di trattamento economico.
Perchè lo smart working è importante?
Lo smart working è molto importante perchè garantisce vantaggi sia ai lavoratori che alle imprese stesse.
Come gestire lo smart working dei dipendenti?
Per gestire correttamente lo smart working dei dipendenti è necessario implementare qualche accorgimento come: fornire la giusta tecnologia, poter valutare la performance e registrare le presenze dei dipendenti anche da remoto.
