Smart Working significato, definizione e come funziona in Italia

Ti sei mai chiesto qual è il vero significato di smart working? Sai perché nei paesi anglofoni le due parole non sono utilizzate?

Molto probabilmente hai avuto modo di adottare forme di lavoro agile in azienda. In particolare, dal 2019 in poi le forme di lavoro a distanza hanno iniziato a diffondersi, e oggi, con il passare degli anni, continuano a essere adottate. 

Come datore di lavoro o People Manager in questi anni ti sei dovuto adattare alle nuove forme di lavoro da remoto, hai iniziato a usare nuove tecnologie per il lavoro a distanza, hai sperimentato tutti i vantaggi e gli svantaggi dello smart working. 

Cosa significa smart working, come funziona oggi in Italia alla luce delle ultime norme in vigore e come puoi gestirlo al meglio, sono i tre argomenti principali trattati in questo articolo, che ti aiuterà a capire una volta per tutte il significato di smart working e come implementare al meglio questa forma di lavoro a distanza nella tua azienda. 

Smart working significato in italiano 

Potrebbe stupirti sapere che smart working non significa semplicemente “lavorare da casa”. In Italia, le due parole indicano un preciso modello di lavoro basato su tre elementi essenziali. 

Il primo elemento è l’utilizzo della tecnologia, necessaria per portare a termine le mansioni anche da remoto, o più precisamente da un qualsiasi luogo diverso dall’ufficio: da casa, da un co-working, da un bar. 

Il secondo elemento caratterizzante dello smart working è la flessibilità lavorativa. La nota legge 81/2017 specifica non solo che tale forma di lavoro è volontaria e dev’essere esercitata mediante accordo tra le parti, ma anche che è finalizzata ad aiutare i lavoratori a conciliare al meglio la vita lavorativa con la vita privata. 

Il terzo e ultimo elemento che definisce lo smart working in Italia, è la parità di trattamento economico. Ciò vuol dire che non c’è alcuna differenza in termini di paga e di diritti tra i lavoratori in sede e i lavoratori da remoto. Ai lavoratori devi quindi garantire un medesimo trattamento economico, nonché tutte le tutele previste in caso d’infortunio, malattia, maternità e così via. 

Smart working significato letterale

Smart working letteralmente può essere tradotto come “lavoro intelligente” o “lavoro agile”. I due termini sono stati coniati solo di recente e sottintendono una profonda differenza con le terminologie “lavoro da casa” o in inglese “remote working” o “work from home”. 

La parola chiave sulla quali puoi soffermarti per capire al meglio il significato di smart working è: SMART. Smart, tradotto in italiano con “intelligente” o “furbo”, è anche utilizzato come acronimo, il cui significato ben descrive gli obiettivi chiave dello smart working: 

• Specific – chiari e definiti
• Measurable – quantificati, supportati da dati oggettivi
• Achievable (raggiungibile) – realistici e sostenibili 
• Relevant – realistici e rilevanti 
• Time-bound (con una scadenza) pianificati in un arco temporale definito. 

Seguendo questi obiettivi ci si rende presto conto che il significato della parola smart working è ampio e articolato. Come accennato in precedenza, vuol dire, che come datore sei tenuto a garantire: 

• Adeguati strumenti tecnologici per svolgere il lavoro da casa 
• Parità di diritti e retribuzione a tutti i lavoratori 
• Flessibilità lavorativa 

👉 Leggi l’articolo “Remote Working vs Smart Working: qual’è il significato e quali differenze”.

Smart working significato in inglese

Un inglese o un americano potrebbero non capire se dici loro di aver adottato lo smart working in azienda. Si tratta infatti di due parole curiosamente inglesi ma non utilizzate nei Paesi anglofoni.

In Inghilterra, ad esempio, esiste il “flexible working”. Flexible working e smart working sono entrambe forme di lavoro flessibile pensate per venire incontro alle esigenze dei lavoratori. Tuttavia, le somiglianze tra smart working e flexible working finiscono qui, poiché quest’ultimo è uno strumento pensato principalmente per garantire ai dipendenti la possibilità di ridurre le ore di lavoro in azienda. 

Rimanendo in ambito di terminologie e forme di lavoro alternative, sono invece simili i significati attribuiti alle parole: lavoro ibrido, in inglese hybrid working, che si concretizza quando l’azienda offre al lavoratore la possibilità di lavorare in parte da casa in parte dall’ufficio, e tra lavoro da casa e work from home, entrambe le espressioni indicano una generica forma di lavoro da casa senza però sott’intendere altro. 

Smart working e Lavoro agile: significato

Continuiamo a esplorare la definizione di smart working, mettendo l’accento sui punti in comune e sulle differenze con il lavoro agile. Il lavoro agile è esplicitamente menzionato nella legge 81/2017, che riguarda le modalità di lavoro flessibile.

In particolare, il capitolo II intende il lavoro agile come uno strumento da utilizzare per regolare le diverse forme di lavoro “smart”, che sono attività svolte al di fuori dei locali aziendali e che le aziende private possono adottare.

Diverso è invece il concetto di telelavoro, che è regolamentato da una legge apposita che si applica solo nell’ambito della pubblica amministrazione.

Ciò che è stato appena evidenziato serve a fare una prima distinzione tra lavoro agile e smart working, anche se non è del tutto sbagliato utilizzarli come sinonimi. Chi utilizza consapevolmente l’espressione “lavoro agile” si riferisce chiaramente a una modalità di lavoro:

• Al di fuori dei locali aziendali
• Dipendente
• Volta a conciliare la vita privata
• Possibile grazie a strumenti tecnologici

D’altra parte, chi utilizza l’espressione “smart working” non si riferisce necessariamente alle forme di lavoro agile regolamentate per legge, ma piuttosto al modo in cui sfrutta le proprie conoscenze, abilità e capacità organizzative per organizzare al meglio la propria giornata lavorativa in accordo con il datore di lavoro.

L’obiettivo è massimizzare la produttività, lavorando parzialmente o totalmente al di fuori dei locali aziendali. La differenza tra i due concetti è quindi sottile, ed è per questo che spesso si tende a considerare smart working e lavoro agile fondamentalmente come sinonimi.

Che cos’è lo smart working?

In definitiva, cosa significa esattamente il termine “smart working”? Come abbiamo visto finora, sia con il concetto di smart working che con quello di lavoro agile, si intende una particolare modalità di svolgimento di un’attività lavorativa subordinata.

Lo smart working, se implementato correttamente, permette di lavorare da casa, da un coworking o da qualsiasi altro luogo esterno agli uffici o ai locali aziendali, e si focalizza su obiettivi quali:

• Aumentare la competitività dell’organizzazione
• Migliorare l’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa
• Lavorare senza vincoli di orario

Sia nel caso di lavoro agile che di smart working, è possibile adottare questa modalità di esecuzione dell’attività lavorativa a condizione che le parti interessate, ovvero il lavoratore e il datore di lavoro, concordino preventivamente su come i loro interessi possano essere conciliati nella pratica.

Ricordiamo che lo smart working non implica necessariamente lavorare al di fuori dei locali aziendali al 100%, tutto dipende dall’accordo raggiunto, che può anche prevedere forme di lavoro ibride.

Inoltre, esistono alcune categorie di lavoratori che hanno la priorità nell’accesso a forme di lavoro agile, come stabilito dalle ultime modifiche del decreto legislativo 30 giugno 2022, n. 105.

Queste categorie comprendono:

• Genitori con figli minori di 12 anni
• Genitori con figli in condizioni di grave disabilità
• Lavoratori con disabilità
• Caregivers

Diffusione dello smart working in Italia e in Europa

Lo smart working, anche noto come lavoro agile, insieme ad altre forme simili di lavoro come il flexible working o il remote working, ha conosciuto una grande diffusione in Italia durante il periodo pandemico.

Tra il 2019 e il 2021, per molte aziende**, adottare varie forme di lavoro agile è diventata una necessità imprescindibile**.

Oggi le cose sono molto cambiate e le organizzazioni che optano per questa modalità di lavoro lo fanno per scelta, ovvero solo se considerano il lavoro agile migliore rispetto al lavoro tradizionale.

È importante sottolineare che gli studi e la raccolta dei dati riguardanti questo fenomeno si sono ridotti notevolmente rispetto al passato. Nonostante il tema rimanga di interesse, al momento sono disponibili meno dati aggiornati che consentono di avere una chiara panoramica sull’attuale adozione e diffusione dello smart working in Italia e in Europa.

Tuttavia, per quanto riguarda l’Italia, possiamo fare riferimento agli ultimi dati pubblicati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano secondo cui:

• 9 aziende su 10 adottano forme di lavoro agile
• I lavoratori in media svolgono smart working quasi 10 giorni al mese
• Relativamente alle PMI, l’adozione dello smart working è in calo, adottato da 5 aziende su 10

Questi dati sono in linea con quanto riscontrato in Europa. Numerose fonti indicano che la forma di lavoro agile più diffusa è quella del lavoro ibrido, presente in oltre 5 aziende su 10, soprattutto nelle organizzazioni che operano nei settori quali:

• Sviluppo software
• Informatica
• Marketing
• Sicurezza
• Risorse umane

Come fare smart working 

Per fare smart working in Italia puoi fare riferimento a quanto stabilito dalle leggi che si sono susseguite a partire dal 2017. L’ultima novità è in vigore dal 1° settembre 2022. Con la fine dell’emergenza Covid-19, è terminata anche la possibilità di adottare lo smart working senza alcun accordo con il lavoratore. La disposizione era contenuta nel Decreto Aiuti bis. 

Di conseguenza se desideri continuare con lo smart working, se hai notato un aumento della produttività e hai la possibilità di mantenere la totalità o solo una parte dei dipendenti in modalità lavoro agile, devi obbligatoriamente attenerti a quanto previsto dalla legge, dal CCNL a cui fai riferimento e dal Protocollo Nazionale sul Lavoro Agile. Le principali regole da seguire sono le seguenti:

Trovare un accordo  

La prima cosa da sapere è che per fare smart working in azienda devi avere il consenso del lavoratore. L’adesione è infatti su base volontaria e deve essere sancita mediante accordo scritto. 

Il dipendente ha sempre diritto ad accettare o meno di lavorare da remoto. Può, di conseguenza rifiutare la proposta senza rischiare né il licenziamento per giusta causa, né una sanzione disciplinare.

Fasce orarie e diritto alla disconnessione 

Smart working significa anche che di base non sono definiti orari di lavoro. Il lavoratore ha una certa autonomia e può scegliere quando portare a termine le mansioni. Tuttavia, l’accordo individuale contiene disposizioni riguardo le fasce orarie in cui il lavoratore ha diritto alla disconnessione. 

Inoltre, è sempre diritto del lavoratore rimanere scollegato qualora stia fruendo di un periodo d’assenza per: 

• Ferie 
• Permesso retribuito 
• Infortunio 
• Malattia 

Luoghi di lavoro strumenti e tutele 

Il lavoro agile può essere svolto da qualsiasi luogo, tuttavia, la postazione individuata deve permettere di svolgere la prestazione lavorativa oltre che garantire al lavoratore una postazione di lavoro sicura e tutte le tutele previste in caso di malattia e infortunio. 

Per quanto riguarda gli strumenti tecnologici che devi mettere a disposizione, in linea generale, sei tenuto a fornire: PC, software, e tutto ciò che ritieni essenziale. In alternativa, qualora il lavoratore già disponga dell’attrezzatura, è anche possibile accordarsi diversamente. 

Trattamento economico, opportunità e formazione 

Infine, l’accordo stipulato con il lavoratore è finalizzato anche a garantire che il dipendente in smart working abbia lo stesso trattamento economico riservato ai lavoratori in sede, sia che abbia le medesime opportunità per fare carriera e per formarsi. 

Al lavoratore agile devi altresì garantire gli stessi benefit e le stesse forme di welfare che adotti in azienda. Il protocollo si sofferma anche sulla necessità di garantire parità di genere e tutela ai lavoratori.

Importanza dello smart working

Il fatto che numerose organizzazioni continuino ad adottare lo smart working dimostra come questa forma di lavoro, quando ben strutturata**, garantisca vantaggi sia ai lavoratori sia alle imprese stesse.**

Risultano particolarmente apprezzate le seguenti possibilità:

• Ridurre gli spostamenti: per un lavoratore, non dover prendere l’auto o utilizzare i mezzi pubblici ogni giorno comporta una riduzione dello stress e un significativo risparmio economico. Anche le imprese risparmiano, sia sulle utenze sia sui canoni d’affitto.
• Attrattività: le PMI offrono contratti di lavoro che includono forme di smart working, consapevoli del fatto che ciò può aumentare la loro attrattiva nei confronti di talenti situati lontano dalle proprie sedi. Poter contare su dipendenti qualificati e competenti è un altro motivo che giustifica l’adozione dello smart working.
• Flessibilità: per un lavoratore, poter scegliere con maggiore libertà gli orari e il luogo di lavoro è un fattore positivo. Ciò contribuisce a un migliore equilibrio tra vita lavorativa e privata, oltre a preferire organizzazioni che permettono lo smart working rispetto a quelle che non lo permettono.
• Resilienza: molte organizzazioni si sono trovate impreparate in passato quando hanno dovuto riorganizzare il lavoro a causa della pandemia da COVID-19. Continuare ad adottare forme di lavoro ibrido oggi permette di affrontare con maggiore tranquillità scenari simili qualora si verifichino nuovamente in futuro.

In definitiva, le forme di lavoro agile soddisfano le esigenze sia delle aziende che dei lavoratori, garantendo vantaggi reciproci. Come previsto da molti, il lavoro agile, ampiamente adottato in passato, è qui per restare ed è ancora oggi apprezzato dai lavoratori e dalle PMI innovative.

👉 Leggi anche: “Smart Working e Ferie: come digitalizzare la gestione delle ferie dei lavoratori in smart working con un software”

Leggi e regolamentazioni dello smart working in Italia

In questo paragrafo riassumiamo l’intero impianto normativo che è necessario conoscere per attuare correttamente lo smart working in azienda, riportando tutte le norme attuali e le modifiche introdotte nel corso degli anni.

Ecco un riassunto completo:

• Legge 81/2017: è la legge di riferimento per lo smart working. Essa contiene la definizione di lavoro agile, gli obblighi per i datori di lavoro e le modalità di accordo tra datore e lavoratori.
• Legge 122/2022: la legge si concentra sulle condizioni per rendere valido l’accordo individuale riguardante il modo in cui viene svolta la prestazione di lavoro agile.
• D.Lgs. 105/2022: Questo decreto legislativo specifica che alcune categorie di lavoratori (disabili e genitori di disabili) hanno la precedenza rispetto agli altri per quanto riguarda l’accesso al lavoro in modalità agile.
• Decreto Ministeriale 149/2022: Il decreto specifica che il datore di lavoro deve comunicare l’adozione del lavoro agile e gli accordi presi direttamente online, tramite il collegamento al portale Servizi Lavoro tramite SPID o CIE.

Quelle appena riportate sono le principali norme che regolano lo smart working in Italia. In sintesi, ricordiamo che è necessario raggiungere un accordo, sia esso individuale o collettivo, e che:

• Il datore di lavoro è responsabile della salute e della sicurezza dei lavoratori
• Deve garantire pari trattamento economico e opportunità di carriera e formative
• Deve garantire il diritto alla disconnessione e ai giorni di riposo, nonché retribuire tutte le ore lavorate
• I contratti collettivi possono prevedere modalità specifiche di implementazione del lavoro agile

Vantaggi dello smart working

Oltre all’importanza e ai benefici che abbiamo finora esaminato, l’adozione dello smart working comporta anche altri vantaggi che probabilmente non hai considerato.

In questo paragrafo ci concentreremo proprio su questi aspetti aggiuntivi, completando così l’elenco dei benefici che derivano dalla corretta adozione dello smart working in azienda:

• Maggior diversità e inclusione: Le PMI innovative sono sempre più consapevoli dell’importanza di creare team di lavoro inclusivi e multiculturali. Lo smart working facilita il raggiungimento di questo obiettivo grazie alla possibilità di attingere a talenti potenzialmente situati in qualsiasi parte del mondo, con differenti background culturali e competenze.
• Riduzione dell’assenteismo: Come abbiamo visto, le leggi sul lavoro agile sono state pensate per garantire un maggior benessere ai lavoratori. Un maggior benessere si traduce in meno conflitti, meno richieste di assenze e riduce notevolmente il fenomeno dell’assenteismo in azienda.
• Adozione di politiche green: Lo smart working contribuisce anche all’ambiente. I lavoratori utilizzano meno mezzi di trasporto privati o pubblici, facilitando l’adozione di tecnologie volte alla riduzione dell’uso di carta (politiche paperless) e consentendo una riduzione dei consumi energetici negli uffici.
• Sviluppo di competenze trasversali: Lo smart working stimola i lavoratori a sviluppare e migliorare alcune soft skills fondamentali per la crescita professionale. Lavorare in remoto significa sviluppare una migliore capacità di concentrazione, acquisire familiarità con gli ultimi software e dispositivi tecnologici, imparare a comunicare in altre lingue e migliorare le proprie abilità di lavoro di squadra.

Come gestire lo smart working dei dipendenti

Non basta seguire le leggi per avere la certezza che lo smart working in azienda porti tutti i benefici e i vantaggi che abbiamo riportato nel corso di questo articolo.

Come datore di lavoro, spetta a te trovare il modo migliore per gestire al meglio i dipendenti in smart working e garantire che non solo siano più felici e riescano a conciliare al meglio la carriera lavorativa con la vita privata, ma è anche importante trarre benefici per l’organizzazione, aumentando la produttività e la competitività.

Quali accorgimenti ti permettono di ottenere il massimo vantaggio dalle forme di lavoro agile?

• Fornisci la giusta tecnologia: lo smart working e la tecnologia sono strettamente collegati. Per lavorare al meglio da remoto, è indispensabile fornire ai lavoratori gli strumenti adeguati. Ciò significa assicurarsi che tutti abbiano accesso a una buona connessione internet e che dispongano di un PC funzionale per svolgere le attività richieste. In altre parole, è importante fornire loro infrastrutture che siano almeno equivalenti, se non migliori, rispetto a quelle presenti in ufficio.
• Valuta le performance e le presenze: è importante monitorare costantemente le prestazioni dei dipendenti in smart working. Soprattutto nei primi tempi, questa fase è molto delicata. Come datore di lavoro, ti invitiamo a utilizzare appositi software di performance management per valutare le prestazioni e a registrare le presenze dei dipendenti in smart working, ovvero gli orari di ingresso e di uscita, così da assicurarti che la produttività dell’azienda migliori e di intervenire tempestivamente in caso di necessità.
• Confrontati: lo smart working potrebbe rappresentare una novità complessa anche per il lavoratore. Cerca di venire incontro alle sue esigenze, dimostrandoti disponibile e aperto al dialogo. Non è detto che il dipendente abbia fin da subito ben chiare le regole, i diritti e i doveri. Assicurati quindi che ci sia un regolamento aziendale consultabile e sempre a disposizione di tutti.
• Stabilisci obiettivi realistici: e infine, assicurati che tutto il team di lavoro sia consapevole degli obiettivi che si vogliono raggiungere. Utilizza indicatori di performance (KPI) e motiva i lavoratori a raggiungerli. Anche in questo caso, i software HR appositi possono aiutarti a tenere sotto controllo l’organizzazione.

Sfide e criticità dello smart working

L’adozione dello smart working ha fatto emergere alcune criticità che è importante conoscere e affrontare tempestivamente.

Le principali sfide che molto probabilmente ti troverai ad affrontare sono quattro. Fortunatamente, come scoprirai continuando la lettura, è possibile superarle e rendere il lavoro agile una realtà apprezzata dai lavoratori e vantaggiosa per l’organizzazione.

Ecco le principali sfide e criticità da affrontare immediatamente:

• Gestire problemi di isolamento: Non tutti i lavoratori sono uguali. Alcuni potrebbero preferire lavorare da soli senza colleghi, mentre altri potrebbero soffrire per la mancanza di interazioni umane. Cerca di organizzare frequenti incontri di persona, favorisci il lavoro in coworking e migliora la tecnologia per rendere gli incontri virtuali più coinvolgenti. Queste attenzioni aiuteranno i lavoratori a sentirsi meno soli.
• Raggiungere il giusto equilibrio: Alcuni lavoratori potrebbero avere difficoltà a separare l’orario di lavoro dalla vita privata. Se noti che i dipendenti sono troppo assorbiti dal lavoro, spingili a concedersi delle pause e a stabilire e rispettare gli orari di lavoro previsti. I sistemi di rilevazione delle presenze e delle ore lavorate sono di grande aiuto per evitare che la vita lavorativa si sovrapponga alla vita privata.
• Difficoltà nel mantenere alta la produttività: Anche in questo caso, alcuni dipendenti potrebbero garantire prestazioni elevate sin dall’inizio, forse anche migliori rispetto al passato, mentre altri potrebbero avere difficoltà nell’organizzarsi e nel completare i compiti. Mostrati comprensivo e disponibile, aiutando i lavoratori in difficoltà a migliorare le proprie capacità organizzative affinché possano raggiungere rapidamente una produttività in linea con le aspettative.
• Problemi di sicurezza: L’intenso scambio di dati online, talvolta sensibili, potrebbe creare problemi di sicurezza informatica. Puoi affrontare questa problematica installando applicazioni sicure e certificate. I dati dovrebbero essere crittografati e i sistemi informatici protetti da qualsiasi minaccia. Reti aziendali sicure sono indispensabili oggi per garantire la fiducia dei clienti ed evitare spiacevoli incidenti che potrebbero mettere in seria difficoltà l’organizzazione.

Gestisci al meglio lo smart working grazie ad un software HR

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Cosa significa smart working e come funziona in Italia: le conclusioni

In questo approfondimento siamo partiti dal significato di smart working in Italia, per poi vedere quali norme ha previsto il nostro legislatore al fine di tutelare al meglio i lavoratori e le aziende che stanno decidendo di continuare ad adottare forme di lavoro agile e ibride. 

In conclusione, rispettare le norme vigenti, avvalersi delle nuove tecnologie e lavorare a una nuova cultura aziendale sono tre macro aree che, seguendole, garantiscono alla tua attività di crescere, rendendola sempre più ambita ai nuovi talenti alla ricerca di migliori opportunità lavorative. 

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Domande frequenti riguardo il significato dello Smart Working

Che cos’è lo smart working?

Lo smart working, se implementato correttamente, permette di lavorare da casa, da un coworking o da qualsiasi altro luogo esterno agli uffici o ai locali aziendali, e si focalizza su obiettivi quali: aumentare la competitività dell’organizzazione, migliorare l’equilibrio tra vita privata e vita lavorativa e lavorare senza vincoli di orario.

Qual è il significato dello smart working in italiano?

Il significato di smart working in italiano è relazionato con l’utilizzo della tecnologia, la flessibilità lavorativa e la parità di trattamento economico.

Perchè lo smart working è importante?

Lo smart working è molto importante perchè garantisce vantaggi sia ai lavoratori che alle imprese stesse.

Come gestire lo smart working dei dipendenti?

Per gestire correttamente lo smart working dei dipendenti è necessario implementare qualche accorgimento come: fornire la giusta tecnologia, poter valutare la performance e registrare le presenze dei dipendenti anche da remoto.