Risparmiare tempo e denaro, ottimizzare i risultati e aumentare la produttività è fondamentale per raggiungere gli obiettivi aziendali a medio e lungo termine. Affinché ciò avvenga, è necessario utilizzare uno strumento che consenta la gestione dei progetti e l’esecuzione di attività specifiche, proprio come fa un software di Project Management.
Possedere uno strumento di questo tipo nelle aziende è quindi un fattore determinante quando si tratta di pianificare una crescita sostenuta ed esponenziale. Questo perché per loro natura, i progetti non sono semplicemente attività quotidiane ripetitive, ma piuttosto sviluppi specifici che richiedono altri tipi di esigenze.
È normale che in questo tipo di processo siano interconnesse aree diverse, lavoratori non conosciuti, ranghi esecutivi e operativi (tra le altre cose), il che comporta alti livelli di stress e richiede una buona organizzazione in modo che il processo di adattamento ed esecuzione sia il più efficiente possibile.
Sommario
Cos'è un software di project management?
Prima di iniziare a parlare di gestione, è importante definire cosa implica un progetto da solo. In breve, si intende una serie di compiti specifici progettati per essere eseguiti in un modo specifico entro un certo periodo di tempo.
Ciascuno di questi compiti è inquadrato, appunto, all’interno di un progetto che ha obiettivi chiari, dibattuti dalle diverse aree coinvolte e un budget dedicato soprattutto per la sua esecuzione. Ciascuno dei team e delle persone coinvolte avrà obblighi diversi che si completeranno a vicenda per raggiungere l’obiettivo comune.
In questo senso, possiamo quindi definire il project management come una “disciplina” che utilizza specifici principi e procedure che contribuiscono a gestire al meglio i diversi attori che intervengono nelle diverse fasi.
Contrariamente alla consueta gestione di attività o aree all’interno di un’azienda, la gestione dei progetti non è un processo continuo ma, al contrario, richiede uno o più responsabili che abbiano una flessibilità sufficiente per dirigere compiti diversi, mutevoli, dinamici e che, frequentemente, vengono eseguiti in una corsa contro il tempo. Pertanto, qui, la produttività diventa un attore primario.
Un software di project management ti permette di pianificare, organizzare, gestire e stimare le risorse che saranno necessarie al fine di portare a termine i progetti con successo.
Fasi della gestione dei progetti
Naturalmente e, come sempre quando si parla di processi interni alle aziende, non esistono formule magiche che possano essere applicate globalmente e garantire risultati infallibili, anche se un software di project management rende di sicuro tutto molto più semplice.
Ogni progetto e ogni team avrà un modo adeguato di articolarsi nel perseguimento di obiettivi comuni e, soprattutto, nel modo più appropriato ed efficiente possibile, tenendo conto delle risorse materiali e immateriali che può utilizzare.
Tuttavia, in linea generale, la gestione dei progetti di solito avviene attraverso una struttura di questo tipo:
- Inizio:
Tenendo conto di un obiettivo macro, di solito la persona che ha avuto l’iniziativa di cui sopra sarà responsabile del coordinamento con gli altri dipartimenti e della definizione degli obiettivi chiave. - Pianificazione:
Il responsabile o il Project Manager, metterà in una sorta di tabella di marcia i diversi compiti, le scadenze e le responsabilità di ogni membro e team (se presenti). - Esecuzione:
Una volta raccolte tutte le informazioni, viene assegnato un budget e un periodo di tempo specifico per il suo completamento. - Monitoraggio:
Una volta avviato il progetto, vengono stabilite le fasi in cui devono essere riportati i risultati o presentato materiale da fornire che aiuterà il supervisore ad aggiornare lo stato del progetto e misurare le prestazioni. - Chiusura:
Se tutto va bene, dopo diversi aggiustamenti e modifiche, il progetto dovrebbe essere finalizzato e annunciato all’interno dell’azienda dall’area di comunicazione interna ed esterna (a seconda dei casi).
Metodologie per la gestione dei progetti
In larga misura, le diverse strategie di gestione risponderanno alla cultura dell’azienda oltre che al budget che è stato previsto a tal fine, considerando la gestione delle spese.
Anche così, ci sono almeno tre metodologie di gestione che sono le più comunemente utilizzate:
- Metodologia AGILE.
Viene spesso utilizzata anche specificamente nelle risorse umane. Questo tipo di metodologia si concentra sull’ottimizzazione delle risorse, ponendo il focus su una visione globale dei compiti da svolgere. Da la priorità all’uso intelligente del tempo e valuta la flessibilità e l’adattabilità.
Questa formula valorizza le interazioni delle persone e dei team sui processi, la risposta rapida ai problemi e fa del principio del “miglioramento continuo” il suo obiettivo principale.
Questa metodologia di solito utilizza tecniche e strumenti di produttività come Kanban. - Metodologia a cascata.
È senza dubbio un metodo di project management classico e forse il più rudimentale ma comunque efficace. Questo tipo di strategia è tra le più rigide e ha le sue origini negli anni ’70. Ogni fase del progetto è collegata e quindi interdipendente. Ciò significa che non è possibile avanzare al punto C senza aver eseguito il punto B, ad esempio. In questo modo, una volta avviato un progetto, è molto complesso apportare modifiche al volo.
Tuttavia, se hai una visione chiara e dettagliata, orientata ai dettagli ed eseguita correttamente, questo processo di tono fordista può dare risultati ottimali. - Metodologia a catena.
Come indica la parola, questa strategia si concentra sull’assegnazione di priorità a quei compiti che per loro natura, impatto e implicazioni sono fondamentali per la realizzazione di un progetto.
Il grande vantaggio di questo tipo di approccio è che permette di minimizzare i margini di errore ed è quindi ideale quando si hanno risorse limitate sia in termini di tempo che di denaro.
Software di project management e altri strumenti
Gli strumenti per la gestione dei progetti, proprio come un software di project management, sono elementi vitali per raggiungere la realizzazione dei diversi compiti. Esistono piattaforme progettate appositamente per questo scopo, così come programmi ibridi che hanno questo tipo di funzionalità o software più generici che possono essere adattati a questo scopo, come con Excel.
Quando scegli uno strumento per la gestione dei progetti nella tua azienda, e nello specifico un software di project management, dovresti sapere che per questo è necessario tenere conto che lo strumento o piattaforma di lavoro deve consentirti, tra le altre cose:
- La pianificazione e il monitoraggio dei risultati su un calendario di obiettivi.
- Integrazione delle comunicazioni in modo collaborativo.
- Centralizzazione della documentazione perchè sia di facile accesso.
- Tracciamento, monitoraggio e valutazione dei risultati.
Questi sono gli elementi essenziali che non possono mancare in un software project management.
Caratteristiche di un software di project management per la gestione dei progetti aziendali
Un software project management ideale è quello che ti consente di massimizzare i tuoi risultati e ti offre una flessibilità sufficiente per poter apportare modifiche, avere accesso remoto ai dati 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e, soprattutto, ti consente di visualizzare lo stato di avanzamento delle attività e generare report su di essi.
Per quanto riguarda l’utilizzo delle risorse, i software di project management dovrebbero essere integrati anche con le funzionalità di rilevazione delle presenze e timbratura. La nuova funzionalità di Factorial per la gestione dei progetti offre la possibilità agli stessi dipendenti di indicare le proprie ore lavorate per ogni progetto in modo da poter monitorare da vicino le ore dedicate a ciascuna attività e misurare i risultati.
Puoi anche assegnare ore specifiche in base ai turni ed estrarre report dettagliati delle ore lavorate in diversi formati che puoi archiviare e condividere in modo rapido e sicuro, in base alle tue esigenze.
Software di gestione dei progetti di Factorial
Puoi provare gratuitamente il software di Factorial per la gestione dei progetti e iniziare a sentire la differenza ottimizzando la produttività della tua azienda e raggiungendo gli obiettivi di business con agilità e senza perdita di dati.
Benefici di un software di project management
La possibilità di gestire i progetti tramite un software di project management offre alcune flessibilità che non esistono quando si utilizza un metodo classico su carta, lavagne o anche adattando fogli di calcolo.
I principali vantaggi di un software di project management sono ancorati nell’integrazione con altre piattaforme e funzioni che servono a monitorare l’utilizzo delle risorse e le prestazioni lavorative.
I cinque principali vantaggi del software di project management per gestire i progetti di risorse umane nella tua azienda sono:
- Uso intelligente delle risorse.
Una piattaforma per i tuoi progetti ti consentirà di rilevare visivamente l’esistenza di colli di bottiglia o nodi nei processi dei tuoi team. In questo modo sarai in grado di sviluppare una corretta pianificazione delle azioni volte a includere, sostituire o modificare i ruoli assegnati o la durata del lavoro a seconda dei casi. - Automazione delle attività.
In quelle che oggi conosciamo come risorse umane 4.0, l’intelligenza artificiale e l’automazione sono all’ordine del giorno. In questo stesso senso, un software di gestione dei progetti ti dà la possibilità di stabilire i KPI o OKR lungo il percorso, monitorare le responsabilità e le prestazioni dei membri, accedere ai materiali e offrire feedback, in pochi clic. - Ottimizzazione del tempo.
Un software di project management che si integra con il sistema di timbratura e rilevazione delle presenze, consente un accesso dettagliato per poter visualizzare e generare report su come i team e i dipendenti coinvolti utilizzano il tempo assegnato. In questo modo, puoi prendere più e migliori decisioni aziendali.
Gestire progetti nelle aziende non è solo un altro compito quotidiano, ma al contrario, è un pilastro fondamentale nella crescita sostenuta ed esponenziale di organizzazioni che vogliono restare a galla e diventare leader nel proprio settore tenendo conto dell’attuale contesto.
Non pensarci due volte: prova oggi il software di Factorial e inizia a sentire l’impatto della produttività!
