Cos’è un portale per le risorse umane? Come può aiutare le aziende nella gestione HR?
Organizzazione, pianificazione, automazione. La gestione delle risorse umane al giorno d’oggi è molto complessa. Forse ti stai chiedendo come un software o un portale per le risorse umane può aiutarti nella tua attività.
Forse hai già trovato e provato alcuni strumenti online ma non hai ancora preso una decisione definitiva.
In questo articolo, scopriamo insieme come un software HR può davvero migliorare l’organizzazione complessiva dei processi relativi ai dipendenti nella tua azienda, piccola o grande che sia. Partiremo dall’inizio, per poi scoprirne pian piano le funzionalità e tutto ciò che c’è da sapere.
Sommario
Cos’è un programma di gestione per le Risorse Umane?
I programmi di gestione per le risorse umane, conosciuti anche come HR software, sono dei veri e propri portali pensati per gestire e coordinare al meglio i dipendenti di un’azienda.
Esistono software HR all-in-one con molte funzionalità che possono aiutarti nella gestione di tutti i processi relativi alla gestione delle risorse umane come tenere traccia dei compiti da svolgere, gestire il flusso comunicativo, pianificare gli obiettivi da raggiungere, ordinare i documenti, ecc.
E sono presenti poi software più specifici, pensati solo ed esclusivamente per operazioni come:
- Miglioramento dei processi di ricerca e selezione del personale
- Rilevazione delle presenze e timbrature
- Gestione delle buste paga e dei permessi lavorativi
- Automazione delle operazioni ripetitive
Insomma qualsiasi sia la tua esigenza, c’è un software HR adatto a te pronto ad aiutarti.
Perché affidarsi ad un portale per le Risorse Umane
Probabilmente stai pensando che solo le grandi aziende hanno la necessità di utilizzare determinati software per la pianificazione del lavoro e in generale per la gestione ottimale del personale.
In parte è così, tuttavia, sempre più anche le piccole e medie imprese si stanno muovendo in questo senso. L’obiettivo infatti è comune.
Che tu gestisca 3 o 100 dipendenti, che tu lavori in una startup o in un’impresa più tradizionale, è fondamentale che tutto il personale sia perfettamente coordinato e orientato verso il raggiungimento di un risultato comune. I dipendenti, pochi o tanti che siano, sono oggi la risorsa più preziosa della tua attività. Riuscire a farli esprimere al massimo del loro potenziale può fare la differenza.
Acquistare un software per le risorse umane permette di ottimizzare al meglio tutte le attività che dovrai svolgere. Un aspetto quest’ultimo, che permette a tutte le risorse di:
- Risparmiare tempo
- Limitare i fraintendimenti e gli errori
- Perfezionare la strategia aziendale
Risparmiare tempo, limitare gli errori, ottimizzare le strategie di crescita e sviluppo e fare in modo che tutte le risorse conoscano e seguano il medesimo obiettivo. I vantaggi sono evidenti e si traducono direttamente sull’efficienza gestionale di un’azienda.
👉 Leggi anche l’articolo “HR Suite: le funzionalità essenziali per la digitalizzazione dei processi HR”.
👉 Oppure il focus “Software gestionale HR: come scegliere la soluzione migliore e innovativa”.
Quale portale per le Risorse Umane scegliere
Non esiste un software HR ideale per ogni organizzazione. Ne esistono numerosi, alcuni anche gratuiti. La maggior parte però sono a pagamento ma possono essere provati per un breve periodo.
Possiamo distinguere 5 diverse tipologie di portali per le risorse umane.
Human Resources Information Systems (HRIS)
I software HR, HRIS, anche noti come Human Resources Management Systems (HRMS) sono i più omnicomprensivi. Sono pensati per ottimizzare la maggior parte dei processi aziendali.
Questi software ti permetteranno di:
- Creare un database di tutti i dipendenti
- Inserire compiti e task da svolgere
- Facilitare la comunicazione tra dipartimenti diversi
- Inviare feedback
- Gestire le assunzioni di nuove risorse
- Organizzare i corsi di coaching aziendali, formazione e apprendimento
Human Capital Management (HCM)
L’acronimo HCM sta a indicare HR suite più specifiche. Generalmente questi programmi sono dedicati all’ottimizzazione delle task quotidiane.
Ti permetteranno di:
- Pianificare al meglio le attività
- Monitorare il lavoro dei team
- Verificare le scadenze
La quasi totalità degli HCM sono ormai sviluppati in cloud. Questo permette a ogni lavoratore di collegarsi in tempo reale, ovunque si trovi.
Employee Document Management Software
Se il tuo problema è mantenere una gestione documentale ordinata ed efficiente, dovresti pensare a questa tipologia di software pensata per facilitare il passaggio delle documentazioni dal cartaceo al digitale.
Si tratta di programmi che svolgono tutta una serie di operazioni ripetitive, apportando un considerevole risparmio di tempo.
Il passaggio dal digitale al cartaceo può essere molto dispendioso in termini di tempo. Inoltre, la crescente attenzione verso le tematiche ambientali sta favorendo l’utilizzo di questi programmi che ti permettono di risparmiare considerevolmente carta e inchiostro.
👉 Leggi anche il focus “Come archiviare e gestire i documenti aziendali in modo efficiente”.
Applicant Tracking Systems (ATS)
E se invece vuoi snellire e migliorare i processi di recruiting, potresti considerare l’utilizzo di un software ATS. Questi tool facilitano il compito dei recruiter del personale e permette di scansionare rapidamente centinaia di curricula.
Si tratta di programmi altamente personalizzabili che analizzano in automatico i profili dei candidati, verificando la presenza di determinate informazioni e parole chiave. I profili idonei vengono quindi segnalati dal tool e successivamente analizzati manualmente. Il risparmio di tempo è considerevole.
👉 Leggi anche l’articolo “Come scegliere il miglior recruitment software gratuito [+Modello gratis]”.
Software per la gestione delle buste paga
I software per la gestione delle buste (o HR Payroll Software) automatizzano la gestione delle buste paga da corrispondere ai lavoratori. Una volta impostati non dovrai più preoccuparti degli stipendi i quali saranno erogati puntuali alla data stabilita.
Si tratta di software molto personalizzabili, potrai impostare tutti gli aspetti che determinano l’importo da corrispondere, anche nel caso di dipendenti con contratti flessibili: a chiamata o a progetto.
Portale Risorse Umane: quali sono i vantaggi?
Utilizzare uno o più dei software per le risorse umane elencati nel paragrafo precedente, non significa seguire una moda. Ma vuol dire effettivamente migliorare i processi aziendali. I vantaggi sono diversi. Vediamo i principali.
Efficienza e produttività
Automatizzare i processi ripetitivi, migliorare la comunicazione tra i lavoratori, gestire le assunzioni in maniera ottimale. Questi e altri aspetti ti permetteranno di aumentare la produttività, con conseguenti risvolti positivi sugli utili e sul fatturato.
👉 Leggi anche “Produttività del lavoro: 12 tecniche per misurarla e aumentarla in azienda”.
Motivazioni del personale
I portali per la gestione delle risorse umane influenzano positivamente la motivazione lavorativa di tutti i dipendenti. Questi infatti potranno in qualsiasi momento verificare ogni aspetto del proprio lavoro (ore lavorate, task da completare, scadenze). Si sentiranno parte integrante dell’organizzazione e motivati a dare il massimo per il raggiungimento degli obiettivi.
Rispetto delle normative vigenti
Tenere sotto controllo tutte le normative a livello europeo, statale e regionale non è semplice. Ad esempio le leggi riguardo la sicurezza sul lavoro dei dipendenti o inerentemente alla protezione dei dati personali sono spesso oggetto di modifica.
Disporre di un programma che si aggiorna in automatico e informa tempestivamente riguardo ogni nuova evoluzione normativa, assicura una corretta e migliore gestione aziendale.
Riduzione dei costi
Acquistare uno o più programmi per la gestione delle risorse umane, ti porterà un considerevole risparmio dei costi. Introdurre l’automazione laddove possibile, permette infatti ai lavoratori di concentrarsi esclusivamente sulle attività per le quali sono necessarie talento, ingegno e competenze.
Sicurezza
Il tema della cybersecurity è ancora sottovalutato ma presto diventerà prioritario. I migliori portali per la gestione delle risorse umane, integrano elevati sistemi di protezione e sicurezza dei dati. Mantenere al sicuro le informazioni, difendendosi da possibili attacchi informatici, è un ulteriore vantaggio da non sottovalutare.
Accesso da remoto
Molti software HR dispongono di anche di un’app. Disporre di un programma sviluppato in due versioni (desktop e mobile) è un vantaggio di cui dovresti tenere conto. Riuscire a collegarsi da qualsiasi dispositivo, infatti, non solo agevola la comunicazione tra i dipendenti in sede con i dipendenti da remoto, ma risolve anche eventuali problemi di compatibilità tra tutti i dispositivi che un lavoratore può utilizzare durante il corso della giornata.
Migliori decisioni
Avere sotto controllo ogni aspetto della propria attività significa che riuscirai a prendere delle decisioni migliori. Migliori decisioni si riflettono positivamente sulla produttività e in generale sulla definizione delle strategie aziendali di breve, medio e lungo periodo.
Portale per le Risorse Umane: quale scegliere?
Come anticipato, non esiste universalmente un software migliore. La scelta dovrebbe ricadere sul programma che offre funzionalità in grado di risolvere i tuoi attuali problemi.
Ad esempio, se i tuoi collaboratori hanno difficoltà a coordinarsi tra loro e a rispettare le scadenze, un HRIS o HCM potrebbe essere la miglior soluzione.
Diversamente se spendi troppo tempo e risorse nel trovare nuovo personale da assumere in azienda, potresti pensare all’utilizzo di un software ATS.
Il consiglio è quindi di procedere per gradi.
- Individua di cosa hai bisogno
- Confrontati con il personale
- Prova più HR suite
In generale, è bene sfruttare i periodi di prova (free trial) così da capire se effettivamente il software fa al caso tuo.
Inoltre, dovresti considerare che i dipendenti potrebbero aver bisogno di alcuni giorni, se non settimane, prima di riuscire a sfruttare al meglio le potenzialità del nuovo programma.
In tal senso, prevedere alcune ore da dedicare alla formazione è un’attenzione in più, ma necessaria per implementare il nuovo strumento al meglio.
👉 Non sei ancora convinto e vuoi saperne di più sui software per le Risorse Umane? Leggi questo approfondimento e scopri tutti i vantaggi.
Factorial: il tuo software HR tutto in uno
Se cerchi un portale per le risorse umane che possa coprire tutti i bisogni fondamentali della tua azienda, Factorial è esattamente lo strumento che stavi cercando.
Factorial è un software HR completo, pensato per soddisfare tutte le esigenze di gestione di piccole e medie imprese. È stato costruito per funzionare online al 100% ed essere facile e intuitivo da usare.
Potrai gestire tutti i tuoi processi HR da un unico posto in maniera centralizzata grazie alle sue numerose funzionalità.
Con il software di gestione delle risorse umane di Factorial potrai:
- Gestire ferie e permessi da un unico calendario centralizzato
- Controllare presenze, turni e orari di lavoro dei tuoi dipendenti
- Gestire, modificare e conservare le tue buste paga
- Inviare, firmare digitalmente e archiviare i tuoi documenti aziendali
- Avere una panoramica completa sui tuoi processi di recruiting e selezione del personale
- Organizzare in maniera efficiente l’onboarding aziendale dei nuovi assunti
- Valutare gli indicatori delle performance dei dipendenti in modo chiaro ed efficiente
- Creare report personalizzati sulle risorse umane
- Ridurre il tasso di turnover del personale in azienda
- …e molto altro ancora!
Portale per le Risorse Umane: le conclusioni
Esistono molti portali per una corretta gestione delle risorse umane. Questi strumenti possono facilitare il lavoro e permetterti di ottimizzare numerosi processi. Innovarsi, acquisire un vantaggio competitivo, aprirsi alla digitalizzazione aziendale, oggi vuol dire anche servirsi di questi strumenti che, una volta implementati al meglio, possono enormemente aiutarti a progredire nel tuo lavoro.
