Mappatura delle competenze del personale: come eseguirla correttamente e perché è importante

Cos’è la mappatura delle competenze? A cosa serve, come si crea e perché conviene realizzarne una?

In questo articolo troverai risposta a queste e altre domande, che ti aiuteranno a scoprire e valorizzare il potenziale dei singoli dipendenti e dei team di lavoro attraverso le informazioni fornite dalla mappatura delle competenze.

Scoprirai che conoscere e rappresentare graficamente il set di competenze possedute dai dipendenti e allo stesso tempo identificare le abilità e le conoscenze da sviluppare risulta estremamente vantaggioso sia per l’azienda che per i singoli individui.

Ma andiamo con ordine analizzando e dettagliando tutti gli aspetti di questo argomento.

Che cos’è la mappatura delle competenze

La mappatura delle competenze o matrice delle competenze, in inglese skills assessment, è il processo che permette di creare una rappresentazione grafica delle abilità possedute dai dipendenti e delle competenze che devono essere sviluppate per migliorare le loro performance nel ruolo aziendale attuale.

In alcuni casi, la mappa delle competenze può anche evidenziare le abilità che i lavoratori devono sviluppare per coprire posizioni aziendali diverse, sia di pari livello che superiori. Inoltre, la mappatura delle competenze può essere utilizzata per individuare le abilità che devono essere sviluppate da un intero team di lavoro.

Questo processo di valutazione è facilitato dalla rappresentazione grafica delle informazioni. I responsabili incaricati di creare la mappa delle competenze devono identificare per ogni dipendente o team di lavoro:

• Capacità
• Valore
• Potenziale
• Punti di forza e di debolezza

Le informazioni ottenute possono poi essere utilizzate per prendere decisioni sul futuro professionale dei dipendenti. Essi possono essere invitati a frequentare corsi di formazione aziendale specifici per colmare le lacune emerse o per migliorare le competenze individuate come punti di forza.

Esistono vari strumenti per mappare le competenze, che vanno dalle autovalutazioni alle valutazioni effettuate da revisori esperti. Inoltre, la tecnologia svolge un ruolo fondamentale in questo ambito, consentendo l’analisi dei dati e fornendo indicazioni oggettive sulle azioni da intraprendere.

Mappatura delle competenze: tipologie

Per quanto riguarda le tipologie di mappatura delle competenze, esistono diverse modalità per valutare e rappresentare le abilità dei dipendenti.

Per una maggiore praticità, il processo può essere suddiviso in diverse categorie, partendo dai destinatari dell’analisi (individui o team) e le competenze specifiche da valutare. Vediamo quindi le diverse tipologie di mappatura delle competenze:

• Mappatura delle competenze individuali: Questo tipo di valutazione è focalizzato sull’individuo stesso. L’obiettivo è comprendere le abilità, le conoscenze, il potenziale e le eventuali carenze di ogni singolo dipendente.
• Mappatura di ruolo: In alternativa, è possibile concentrarsi sul ruolo specifico svolto da ciascun dipendente. In questo caso, l’analisi si concentra sulle competenze, le abilità e le conoscenze necessarie per svolgere in modo efficace le mansioni e i compiti assegnati al ruolo o alla posizione aziendale.
• Mappatura dei team: Questa tipologia di mappatura delle competenze si concentra sulle competenze collettive di un intero team di lavoro. L’obiettivo è valutare se il team dispone delle competenze necessarie per affrontare le esigenze dell’azienda.

Una volta identificato il soggetto dell’analisi, è importante definire le competenze specifiche su cui concentrarsi. Si può optare per un bilancio delle competenze generale o focalizzarsi su abilità specifiche.

Ecco alcune competenze che possono essere esplorate in dettaglio durante la mappatura delle competenze:

• Capacità analitiche
• Competenze digitali
• Competenze comunicative
• Gestione del tempo
• Lavoro di squadra
• Gestione dello stress
• E così via

Come avrai intuito, l’abilità del valutatore incaricato consiste nell’individuare inizialmente chi deve essere valutato e successivamente cosa deve essere valutato. Solo attraverso questo processo di selezione, l’analisi delle competenze può rivelarsi un’opportunità preziosa, fornendo informazioni utili per la crescita dei lavoratori e, di conseguenza, per lo sviluppo dell’organizzazione.

I vantaggi della mappatura delle competenze

Mappare le competenze è un processo che apporta vantaggi a entrambe le parti in causa: all’organizzazione che ai lavoratori.

L’organizzazione può utilizzare questo strumento per identificare le lacune dei lavoratori e prendere misure per colmarle. D’altra parte, i dipendenti hanno l’opportunità di crescere professionalmente in un ambiente collaborativo che si preoccupa del loro futuro, mettendo a disposizione strumenti per migliorarsi continuamente.

Vediamo più in dettaglio perché la mappatura delle competenze è vantaggiosa:

• Identificare le lacune: La mappatura delle competenze è un modo semplice ed efficiente per scoprire quali abilità e conoscenze mancano ai dipendenti per svolgere al meglio le loro mansioni assegnate.
• Creare piani di carriera personalizzati: Grazie alla mappatura delle competenze, è possibile pianificare al meglio la carriera del lavoratore, fornendo indicazioni su quali azioni intraprendere per progredire e migliorarsi.
• Migliorare i processi di selezione: La mappatura delle competenze è utile fin dalla fase di selezione del personale. I risultati emersi possono essere utilizzati per selezionare in modo più accurato e oggettivo i candidati da assumere. Ciò permette di risparmiare tempo, denaro e ridurre i rischi di assumere la persona sbagliata.
• Coinvolgere e creare un clima di trasparenza: I lavoratori valutati in base alle loro competenze si sentono più coinvolti. Sanno di poter contare su un ambiente che si preoccupa della loro crescita, offrendo orientamento e opportunità di formazione, sviluppo e avanzamento di carriera.
• Allocazione efficiente delle risorse: Grazie alla mappatura delle competenze, è possibile allocare in modo più efficiente le risorse e formare team di lavoro più produttivi. In altre parole, è più semplice assegnare il giusto profilo in base alle mansioni e ai compiti richiesti.

Come si crea una mappa delle competenze: le fasi

In questo paragrafo scoprirai quali sono le fasi che portano alla creazione di una mappa delle competenze. Prima di esaminare tutti gli step, è importante sottolineare l’importanza di realizzare un modello semplice sia da creare che da consultare.

In altre parole, la matrice delle competenze dovrebbe includere elementi essenziali, feedback e un’analisi dei risultati, con l’obiettivo di fornire rapidamente possibili azioni da intraprendere.

Ecco i passaggi da seguire per creare una mappa delle competenze:

1. Definire le competenze da valutare: La prima fase consiste nell’individuare quali competenze valutare. Questa scelta dovrebbe basarsi sugli obiettivi che il singolo lavoratore o il team di lavoro devono raggiungere. Per facilitare la scelta delle competenze, prova a suddividerle in competenze trasversali, tecniche e comportamentali.
2. Creare una matrice: Per ogni dipendente o gruppo di lavoro crea una matrice in cui elencare tutte le competenze che intendi valutare o far valutare. Un buon modo per procedere è creare matrici separate in base alle competenze specifiche che i dipendenti dei diversi reparti devono potenziare o acquisire.
3. Valutare le competenze: Occupati personalmente della valutazione o assegna il ruolo a uno o più valutatori esperti. Trova il miglior sistema per misurare le abilità e le capacità dei dipendenti. Puoi svolgere la valutazione in vari modi, incluso un sistema che permetta ai dipendenti di autovalutarsi. È anche una buona prassi includere domande aperte e piccoli test per scoprire alcuni punti di forza nascosti.
4. Confrontarsi e raccogliere feedback: Dopo aver completato la valutazione, è consigliabile confrontarsi con tutti i valutatori per discutere i risultati emersi e individuare le azioni da intraprendere per colmare le lacune emerse e valorizzare i punti di forza.
5. Assegnare punteggi e analizzare: Dopo la fase di confronto, puoi assegnare dei punteggi così da ottenere una visione ancora più chiara dei dipendenti migliori e di coloro che invece hanno bisogno di migliorarsi. L’analisi dovrebbe portare alla definizione di un programma da proporre e implementare per ogni lavoratore o team di lavoro.
6. Ripetere il processo: A intervalli annuali o semestrali, ripeti il processo utilizzando gli stessi parametri utilizzati in precedenza. La seconda valutazione delle competenze è molto importante perché consente di avere documenti confrontabili e, di conseguenza, valutare se il lavoratore ha acquisito le competenze richieste.

Un esempio di mappatura delle competenze

Come abbiamo visto nel corso di questo articolo, ci sono diversi strumenti e metodologie che puoi utilizzare per mappare le competenze.

Tra queste, la cosiddetta “griglia a 9 caselle” è considerata una delle tecniche migliori, in quanto ti permette di ottenere una panoramica chiara sulle abilità dei lavoratori. Inoltre, è uno strumento facile da utilizzare e semplice da consultare.

Nella pratica, si tratta di una griglia in cui le performance raggiunte sono rappresentate sull’asse X, mentre sull’asse Y sono indicati il potenziale o gli obiettivi da raggiungere.

Vediamo ora un esempio pratico di come funziona la griglia a 9 caselle, quali informazioni contiene e come può aiutarti a migliorare le prestazioni dei dipendenti.

Supponiamo che tu voglia valutare le competenze e le capacità dei venditori che si occupano di promuovere i tuoi servizi o prodotti all’interno dell’azienda. Puoi utilizzare la griglia a nove caselle valutando i risultati ottenuti nel periodo di riferimento e assegnando una valutazione al lavoro svolto.

Puoi semplicemente utilizzare i parametri:

• Alto
• Medio
• Basso

Questi parametri possono essere utilizzati anche sull’asse delle Y per stimare il potenziale di crescita nelle diverse aree, come ad esempio abilità comunicative, conoscenza dei prodotti e conoscenza dei clienti.

Ora non ti resta che inserire una “X” nella casella corrispondente in base ai risultati e al potenziale di ciascun lavoratore. Ad esempio, potresti scoprire che un lavoratore con risultati medi dimostra una bassa conoscenza del prodotto, e quindi potresti prendere provvedimenti per migliorare la sua comprensione delle specifiche, qualità e caratteristiche del prodotto.

Al contrario, potresti notare che un lavoratore con un alto livello di prestazioni dimostra anche eccellenti capacità comunicative e una conoscenza approfondita dei clienti e dei prodotti. Questo potrebbe suggerire una relazione positiva tra i parametri scelti e le performance, oltre a considerare il venditore come un possibile candidato per una futura promozione.

Chiaramente, se i risultati ottenuti non sono soddisfacenti, puoi decidere di modificare la griglia secondo le tue preferenze, aggiungendo ulteriori parametri finché non trovi il modo migliore per mappare le competenze in modo accurato.

Factorial: il software HR per la mappatura delle competenze

Factorial è un software disponibile anche in versione mobile, ideale per eseguire una mappatura rapida ed oggettiva delle competenze.

Questo software ti consente di digitalizzare la valutazione delle competenze e molti altri processi HR, garantendoti un notevole risparmio di tempo e risorse. Riguardo alla mappatura e alla valutazione delle competenze, troverai particolarmente utili le funzionalità di performance management.

Grazie a queste, puoi misurare, gestire e monitorare le performance in modo semplice e in qualsiasi momento, utilizzando i risultati raccolti per prendere decisioni migliori per la tua azienda e per la crescita dei dipendenti.

Con Factorial puoi facilmente:

• Creare obiettivi per team o singoli dipendenti basati sui KPI
• Inviare feedback a 360°
• Personalizzare la valutazione delle prestazioni in base alle tue esigenze
• Generare pratici report HR.

Inoltre, ti invitiamo a provare la nostra griglia a 9 caselle (9 box grid), che puoi installare e configurare in pochi minuti.

Factorial ti offre una funzionalità preziosa per misurare le prestazioni e il potenziale dei lavoratori e prendere decisioni migliori, come ad esempio stabilire chi merita una promozione o quali corsi di formazione invitare a frequentare.

Inizia subito a migliorare i processi di valutazione delle competenze e potenzia il tuo processo decisionale. Puoi provare gratuitamente Factorial per 14 giorni e valutare anche tutte le altre funzionalità pensate per digitalizzare e automatizzare i processi in ambito HR.

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• E molto altro ancora!

Mappatura delle competenze: le conclusioni

In questo approfondimento, ci siamo concentrati sul perché sia importante svolgere una mappatura delle competenze. Oggi, queste mappature sono imprescindibili per mantenere alta la competitività e raggiungere gli obiettivi di crescita e sviluppo dell’azienda.

La buona notizia è che la digitalizzazione e software specifici come Factorial ti supportano nel processo, aiutandoti a individuare i punti di forza e di debolezza di un lavoratore o di un intero team di lavoro. I risultati emersi dalla mappatura delle competenze possono essere utilizzati per prendere decisioni ancor migliori, poiché sono supportati da dati oggettivi.

Questo beneficia l’intera organizzazione. I dipendenti non possono che apprezzare un’azienda attenta alla loro crescita, e come datore di lavoro hai finalmente a disposizione tutti gli strumenti necessari per mantenere alti i livelli di produttività e competitività richiesti nel mercato sempre più dinamico e competitivo di oggi.

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