Lettera di referenze: tutto quello che deve contenere [+Modello scaricabile]

Dalle Risorse Umane, la lettera di referenze del lavoro è qualcosa che viene spesso chiesto ai nuovi candidati durante la fase di reclutamento o colloquio, oppure è scritta in modo che i dipendenti che lasciano l’azienda possano accedere più facilmente ad altre organizzazioni e lavori grazie alla nostra raccomandazione.

Perché spesso viene richiesta una lettera di referenze ai potenziali candidati per una posizione nella nostra azienda? Per migliorare i processi di selezione e ricerca del personale, capire meglio con che tipo di profilo abbiamo a che fare, quali aspettative possiamo avere e come sono state le loro prestazioni in altre organizzazioni. Questo non significa solo evitare di assumere un lavoratore che non si adatterà o non sarà in grado di offrire ciò di cui l’azienda ha bisogno, ma significa anche evitare una grande perdita di tempo a intervistare più persone.

Poiché saper scrivere una lettera di referenze è qualcosa che potrebbe venirti richiesto spesso e che devi saper padroneggiare, abbiamo preparato questo articolo in cui parleremo di:

Che cos'è esattamente una lettera di referenze?

La lettera di referenze o la lettera di presentazione aziendale è un documento che spesso integra il curriculum di un candidato che si candida per un lavoro presso un’azienda. Molte volte, questa lettera è un requisito obbligatorio per poter accedere a quella posizione o avanzare nel processo di selezione, e altre volte i candidati decidono di aggiungerla per migliorare la propria credibilità come professionisti.

Questo tipo di testo solitamente mette in evidenza le competenze professionali del candidato, siano esse considerate hard o soft skills, oltre ai traguardi o ai risultati che ha ottenuto nel suo precedente lavoro. Ma no, non è obbligatorio scriverla quando un dipendente lo richiede, anche se è consigliabile concludere in buoni rapporti con la persona.

Quando scrivi una lettera di referenze di lavoro, dovresti chiederti se si tratta di una lettera di referenze standard che non è indirizzata a nessuno in particolare, o se è personalizzata e sappiamo chi è il destinatario. È importante sottolineare che, sebbene la lettera sia di tipo standard, dobbiamo almeno adattarla all’azienda a cui è indirizzata.

Oltre a distinguere queste due tipologie, va anche notato che esistono modelli di lettera di referenze differenti, a seconda dell’attività svolta dal professionista, dell’azienda, del tipo di lavoro, ecc.

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Cosa dovrebbe includere la lettera di referenze?

Ci sono alcune informazioni che devono apparire in modo obbligatorio nella lettera di referenze del lavoro, per ovvi motivi: il nome del dipendente raccomandato, le sue abilità più importanti, ecc. Ma quali elementi dovrebbe avere una lettera di referenze per essere il più completa possibile? Ti proponiamo un elenco:

• Nome del dipendente raccomandato e posizione o posizioni ricoperte in azienda.
• Periodo in cui il dipendente ha lavorato nella nostra azienda, con una data esatta di inizio e di fine.
• Principali responsabilità del dipendente, realizzazioni, obiettivi raggiunti da lui e/o dal suo team di lavoro.
• Altre competenze in cui il dipendente si distingue, che possono essere sia soft skills (adattabilità ai cambiamenti del ritmo di lavoro) sia hard skills (abilità nell’uso di software o macchinari specifici).
• Formazione che il dipendente ha ricevuto in azienda e il suo sviluppo o crescita professionale in essa.
• Motivo per cui raccomandi questo lavoratore.
• Firma dell’emittente della lettera o sigillo della società.
• Alcuni mezzi di contatto con l’emittente, nel caso in cui la nuova organizzazione voglia verificare i riferimenti.

In alcuni casi, questa lettera di refernze dovrebbe essere scritta su carta intestata e inserita in una busta intestata, per una maggiore formalità.

Chi dovrebbe scrivere la lettera di referenze all’interno dell’azienda?

Non tutti possono scrivere questo tipo di lettera per un dipendente, non per mancanza di competenze per farlo, ma perché non hanno avuto abbastanza rapporti con loro o non hanno informazioni sui loro risultati, conoscenze, responsabilità o evoluzione in azienda.

È anche vero che questa lettera dovrebbe essere il più obiettiva possibile, quindi dovremmo anche evitare colleghi dello stesso livello o altri lavoratori che hanno lavorato nella stessa squadra. La cosa migliore è che questo documento venga creato dal capo o dal manager diretto del dipendente raccomandato.

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Esempio di lettera di referenze

Come abbiamo detto in precedenza, esistono molti modelli di lettere di referenze, a seconda dell’attività e dell’emittente. Tuttavia, seguono generalmente una struttura simile, costituita da:

• Intestazione. Ecco il titolo del documento, che di solito è in un’altra dimensione o carattere.
• Identificazione dell’emittente. Spazio in cui l’emittente saluta e si presenta come professionista, indicando nome, cognome e ruolo nell’azienda da cui raccomanda il dipendente.
• Informazioni, dati e meriti del dipendente raccomandato. Questo è il testo principale, dove presenteremo il dipendente, parleremo delle informazioni al riguardo e lo consiglieremo.
• Chiusura, saluti e contatti. È importante chiarire che, in qualità di emittenti della lettera di raccomandazione, siamo a disposizione della nuova società per risolvere qualsiasi dubbio che possa avere su ciò che stiamo esprimendo.

Se vuoi ottenere il tuo modello di modello per la lettera di referenze per l’occupazione, abbiamo una buona notizia: l’abbiamo creato per te ed è gratuito.

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In questo modello troverai un testo predefinito che ha la struttura che dovrebbe avere questo tipo di lettera. Inoltre, abbiamo aggiunto un esempio di lettera piuttosto generica, indicando gli elementi necessari in modo che tu possa compilarla secondo ciò che vuoi dire ed evidenziare il dipendente che vuoi consigliare.

Ricorda che questo è solo un esempio, un testo che dovrebbe servire da guida, perché meno generale e più specifica e personalizzata è la lettera, migliori saranno i risultati che avrà agli occhi del responsabile del reclutamento.

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10 suggerimenti per scrivere una lettera di referenze per un buon lavoro

Abbiamo già parlato degli elementi che dovresti includere in modo che la tua lettera di raccomandazione non manchi nulla, ma se vuoi sapere da dove cominciare e come scriverla nel modo migliore, ti offriamo 10 consigli in modo che quando li applichi potrai ottenere i migliori risultati.

Pensa che questa lettera può essere il passo definitivo affinché uno dei tuoi dipendenti sia ben accolto in un’altra azienda e possa quindi svilupparsi professionalmente!

1. Sii chiaro e specifico

Il primo e più ovvio; Sii chiaro e conciso in modo che la persona che legge la lettera di referenze possa trovare facilmente le informazioni pertinenti.

2. Includere l’identità del dipendente raccomandato

Non dimenticare i cognomi del dipendente consigliato, né il loro ID in modo che possano verificarne l’identità.

3. Rivolgiti a qualcuno di specifico

Quando possibile, indirizza la lettera a una persona specifica. Se non può essere così  perché non si conosce l’identità o il nome del destinatario, è possibile aggiungere “a chi di interesse” o “a chi di competenza”.

4. Quali sono le qualità che contraddistinguono il dipendente

Usa il curriculum della persona raccomandata come riferimento, guarda le qualità e le abilità che evidenzia e analizzale.

5. Dai un’occhiata a come si è comportata/o nella tua azienda

Estrai e tieni a portata di mano le informazioni sulle prestazioni e le performance del dipendente, analizza quei risultati e dati e parlane. Questo sarà più facile se disponi di un software che ti aiuta a eseguire la valutazione delle prestazioni.

6. Non esagerare con i complimenti

Non essere eccessivo o troppo generico quando si tratta di evidenziare gli aspetti positivi e le qualità del dipendente. Tutto ciò che è tipico o eccessivamente generico sembrerà sospetto o disinformato e non obiettivo.

7. Parla di come è il dipendente come persona

Non dimenticare di parlare dei valori del dipendente, come lavoratore e come essere umano. La futura azienda vorrà anche sapere se questa persona si adatta alla propria cultura aziendale.

8. Fai riferimento ai compiti assegnati

Racconta di come ha svolto i compiti assegnatigli quando era in azienda, di come ha superato sfide e difficoltà.

9. Ancora più importante: la tempistica della raccomandazione esplicita

Spiega bene perché consigli quella persona; puoi chiudere la lettera con una frase di raccomandazione, che si riferisce ai meriti o a come pensi che si svilupperà nella posizione per la quale opta.

10. Rendilo il più recente possibile

Includi la data in cui è stata scritta la lettera e, se non sai quando potrai consegnarla al lavoratore, aspetta fino all’ultimo minuto. Più le informazioni sono aggiornate, meglio è.

Ricorda che scrivere una lettera di raccomandazione che un ex dipendente o un futuro ex dipendente ti ha chiesto non è obbligatorio, ma può essere molto utile e migliorare notevolmente l’esperienza del dipendente e, inoltre, il processo di offboarding.

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