Sai cosa sono i KPI? Sai quali sono i più importanti e come individuare quelli giusti per la tua azienda? I KPI (Key Performance Indicators) sono degli indicatori che possono aiutarti a gestire meglio progetti e attività in azienda.
Ti permettono di valutare oggettivamente la qualità del lavoro svolto, ti aiutano a prendere decisioni strategiche, permettono di mantenere informato e motivato il personale e tanto altro.
In questo approfondimento ci concentreremo sui KPI e le relative metriche. Partiremo dal significato e la definizione per poi vedere quali sono e come individuare i KPI aziendali più importanti.
Nel corso dell’articolo non mancheremo di fornire alcuni esempi pratici di KPI e come oggi la tecnologia può aiutarti a definire, monitorare e raggiungere gli obiettivi prestabiliti.
Sommario
Cosa sono i KPI e le metriche?
I KPI sono degli indicatori di prestazione misurabili e quantificabili di cui puoi avvalerti per misurare vari aspetti che riguardano l’azienda. Li puoi utilizzare per misurare le performance aziendali, i tassi di soddisfazione dei clienti, lo stato di avanzamento di un progetto.
Queste metriche sei tenuto a individuarle sulla base degli obiettivi aziendali che desideri monitorare. Sono esempi di metriche:
- Vendite
- Profitti
- Numero dipendenti
- Numero clienti
Sono esempi di relativi KPI:
- Il numero di vendite per un determinato periodo di tempo
- I profitti generati al netto delle tasse
- Il numero di dipendenti dimessi o licenziati
- Il numero di clienti acquisiti o persi
Da questi primi due esempi si comprende la sostanziale differenza tra metriche e KPI. Entrambe sono misure quantificabili, ma le seconde (i KPI), per definizione, sono anche rilevanti per l’azienda, oltre che misurati in un arco di tempo specifico e utilizzati con l’obiettivo specifico di prendere decisioni strategiche per l’azienda.
👉 Leggi l’articolo “KPI aziendali Risorse Umane: caratteristiche report e analisi”.
KPI: significato e definizione
Come anticipato i KPI sono una misura che puoi utilizzare per valutare vari aspetti dell’attività. In particolare, ti aiutano a valutare i progressi verso un predeterminato obiettivo. È per quest’ultimo motivo che un qualsiasi KPI per essere considerato tale è necessario sia:
- Misurabile
- Raggiungibile
- Pertinente
- Definito in un arco di tempo
Per fornire una definizione il quanto più breve possibile, si può dire che i KPI siano degli indicatori utili per valutare il successo di un’organizzazione o di uno specifico obiettivo.
Utilizzare i KPI in azienda rientra tra le pratiche di performance management. Questi indicatori sono oggi essenziali perché ti permettono di valutare i progressi in azienda, oltre che d’intervenire tempestivamente in caso di necessità.
💡 Può interessarti l’approfondimento “HR recruitment: la guida definitiva con strategie e KPI”.
KPI e metriche nel performance management
KPI e in generale le metriche sono strumenti utilizzati nell’ambito del performance management, poiché, grazie a queste, hai una serie di indicatori utili per monitorare l’andamento di praticamente tutte le attività, i processi e i progetti che riguardano la tua azienda.
Sono quindi i KPI e le metriche che, quando selezionati correttamente, forniscono una visione completa dell’organizzazione e in molti casi è proprio a questi che devi fare riferimento prima di prendere una decisione importante.
Vediamo ora come i KPI e le metriche possono tornarti utili per quanto concerne la gestione delle performance in azienda:
Migliora il coinvolgimento e morale dei lavoratori
Focalizzarsi sui KPI relativi alle risorse umane ti permette di avere a disposizione uno strumento per monitorare aspetti quali: performance dei lavoratori, i processi di acquisizione delle competenze, qualità del lavoro svolto dai team di lavoro.
I KPI, in altri termini, diventano uno strumento per valutare oggettivamente l’impatto che un lavoratore ha sull’azienda. Questi dati ti permettono poi di premiare i lavoratori più virtuosi, come anche di inviare feedback a coloro che non raggiungono i risultati predefiniti.
Dal canto loro i lavoratori si sentono più coinvolti e consapevoli che l’evolversi della loro carriera in azienda dipende anche da questi dati raccolti.
Migliora i processi di apprendimento
Come anticipato, puoi avvalerti di metriche e KPI specifici per misurare l’apprendimento di nuove competenze e abilità.
Questo ti permette di sapere non solo quali corsi di formazione stanno seguendo i lavoratori, ma soprattutto hai la possibilità di valutare i risultati che queste nuove competenze acquisite apportano all’azienda.
Misuri le prestazioni con facilità
Stabilire KPI aziendali specifici e misurabili è il modo migliore per misurare le prestazioni del personale. I KPI ti danno la possibilità di conoscere i punti di forza e di debolezza di ogni lavoratore. Puoi così facilmente individuare i più meritevoli di una promozione e di agire tempestivamente nel caso dovessero emergere alcune lacune.
Tutti questi aspetti sono basilari per prendere decisioni strategiche per il bene dell’azienda e delle risorse umane.
Pianifichi il futuro dell’azienda
Infine, i KPI ti forniscono dati essenziali per pianificare il futuro dell’azienda. Considerati i grandi cambiamenti in atto, avere uno strumento in grado di fornire utili dati sui quali basarsi per pianificare le future migliorie da apportare all’organizzazione può fare la differenza, ed evita di prendere decisioni basate sulle emozioni.
KPI aziendali: quali sono
Ma quali sono i KPI aziendali? Sei tenuto a selezionarne alcuni che ritieni utili per la tua azienda. I KPI sono numerosissimi poiché ricadono nella definizione tutti quegli indicatori che basandosi sui dati ti forniscono una misura riguardo l’andamento di un processo o di un’attività. Prima di vedere alcuni esempi pratici di KPI, vediamo quali sono i più importanti dividendoli per reparto:
KPI Risorse umane
Gli HR KPIs sono gli indicatori che misurano l’efficienza dei team di lavoro e dei singoli lavoratori. Ti permettono di ottenere utili informazioni tra cui: i tassi di rotazione (turnover) in azienda, i tassi di licenziamento e di dimissioni, i tassi di assenteismo, l’impatto che i corsi di formazione hanno sulla produttività aziendale, i tassi di soddisfazione tra i dipendenti. Anche in questo caso è tuo compito o del People Manager individuare quei KPI più utili alla propria azienda.
👉 Leggi “KPI Risorse Umane: 7 indicatori chiave per i tuoi obiettivi”.
KPI Logistica e Acquisti
Qui rientrano tutti gli indicatori di prestazione relativi al reparto logistica e acquisti. Sono utili perché da questi si possono ricavare importanti informazioni. Puoi ad esempio sapere: se le consegne dei lavori, dei progetti o dei prodotti avvengono per tempo, quanti sono gli ordini evasi in un mese, quanti sono i tassi di reso, la percentuale di prodotti invenduti, il tasso di abbandono del carrello online.
Si tratta di metriche chiave che possono realmente migliorare i servizi di consegna dei prodotti e i tassi di fidelizzazione e soddisfazione dei clienti.
KPI Marketing
I key performance indicator sono molto utili anche per migliorare le performance del reparto marketing, poiché forniscono preziose informazioni necessarie per quantificare i ritorni sull’investimento che sostieni per la promozione dei servizi e dei prodotti aziendali.
Grazie a queste metriche potrai così avere sempre ben chiaro quanti lead hai acquisito nell’ultimo mese, o anno, quanto convertono le singole campagne di marketing, quanto costa acquisire un nuovo cliente e così via.
KPI Vendite
Tra i più importanti KPI rientrano quelli relativi alle vendite. Senza vendite il business non può progredire ed è per questo che dovresti misurarli con cura. Ad esempio, puoi pensare di misurare:
- Il CLV (Customer Lifetime Value) per sapere quanti prodotti acquista in un determinato periodo di tempo un cliente.
- Il tempo che un nuovo rappresentante impiega prima di acquisire un nuovo cliente
- Il tasso di fidelizzazione dei clienti
KPI contabilità e finanza
Molto utili infine si rivelano anche i KPI relativi alla contabilità e alla finanza aziendale. Questi possono aiutarti a mantenere i conti in ordine.
Chiaramente variano a seconda dell’organizzazione, ma i più utilizzati possono includere metriche quali: numero di fatture emesse per un dato periodo di tempo, totale dei pagamenti effettuati ai fornitori.
💡 Può interessarti l’approfondimento “Carte di credito aziendali: tipologie, vantaggi e svantaggi”.
Esempi di KPI
Non ci resta ora che vedere alcuni esempi pratici di KPI aziendali. Dopo aver visto che questi indicatori possono essere utilizzati per migliorare ogni reparto aziendale, vediamo come effettivamente ricavare utili informazioni per l’organizzazione riportando alcuni esempi dei KPI più comunemente utilizzati:
ROI (Return on Investment)
È uno dei KPI più conosciuti in quanto permette di calcolare il rendimento che si ottiene da un determinato investimento. Il dato è utile perché permette di valutare la reale efficacia di un qualsiasi investimento. La formula base per il calcolo è:
ROI: (Guadagno – Investimento) / Investimento
ROS (Return on Sales)
Similmente il ROS è un altro indicatore molto utile per misurare le attuali performance dell’azienda. La formula standard che puoi utilizzare è molto semplice, ti basta calcolare le entrate, sottrarre i costi e dividere il risultato ottenuto per il valore delle vendite:
ROS = (Entrate – Costi) / Vendite
CRR (Customer Retention Rate)
Il customer retention rate è un KPI utile per sapere la capacità che la tua azienda ha di mantenere i clienti in un determinato periodo di tempo. L’indicatore può essere utilizzato per individuare eventuali criticità presenti in azienda che portano i clienti a non acquistare più dei tuoi prodotti o servizi. La formula per il calcolo è:
CRR= (Numero totale di clienti – Numero di nuovi clienti acquisiti) / Numero totale di clienti
ETR (Employee Turnover Rate)
Per quanto riguarda i KPI HR il più utilizzato è il tasso di turnover in azienda. Un numero troppo elevato potrebbe essere indice di alcune problematiche. Ad esempio: bassa retribuzione, assenza di benefit o poche opportunità di carriera. Il calcolo è semplice:
ETR: (Numero di dipendenti dimessi / Numero totale di dipendenti) x 100
👉 Leggi l’articolo “Crescita professionale: tutto ciò che devi sapere sui piani di carriera”.
Come individuare KPI adeguati
Come titolare d’azienda la vera sfida che ti aspetta è quella di individuare i report e KPI che possono davvero essere utili per l’organizzazione. È un processo complesso che richiede di considerare molti fattori. Per riuscire a stabilire gli indicatori di prestazione più utili, il nostro consiglio è di:
- Stabilire le attività o progetti da monitorare
- Accertarsi della disponibilità di dati
- Partire dai KPI più semplici da calcolare
All’inizio potresti quindi partire dai KPI più semplici, per poi via via aggiungere altre metriche così da avere dati ancora più precisi. L’importante è monitorare l’andamento dei dati, tenendo presente il periodo di tempo considerato e che le oscillazioni in negativo non sempre sono indicative di problematiche presenti in azienda.
A volte dei cali sono normali, possono ad esempio essere dovuti alla stagionalità o a fattori endogeni come ad esempio una recessione a livello globale i cui effetti colpiscono anche la tua organizzazione.
I KPI in definitiva sono dei numeri. Forniscono informazioni basate sui dati, tuttavia, alla base, non può mancare la capacità di interpretarli e contestualizzarli tenendo presente i contesti macroeconomici.
La gestione dei KPI con un Software HR
La gestione dei KPI aziendali è oggi molto più semplice rispetto al passato. Se hai intenzione d’iniziare a monitorare i più importanti indici di prestazione e prendere decisioni strategiche basate sui dati ti consigliamo di provare Factorial: il software HR che ti permette di ottenere importanti informazioni sulla forza lavoro presente in azienda.
Il software è altamente personalizzabile e ti permette facilmente, anche da app, di utilizzare i KPI per monitorare e valutare le prestazioni in azienda. Puoi preparare test e sondaggi, inviare feedback e decidere chi sono i responsabili delle valutazioni.
L’intero processo risulta così automatizzato, snello e tutti i processi in azienda vengono centralizzati in un unico posto. All’occorrenza puoi creare report personalizzati così da analizzare i dati raccolti e prendere decisioni con più facilità.
Con Factorial hai dunque la possibilità di valutare in maniera efficiente tutti gli aspetti che riguardano le risorse umane. Puoi ad esempio:
- Valutare le performance
- Identificare i bisogni formativi dei lavoratori
- Comprendere la reale efficacia dei corsi di formazione seguiti
- Monitorare i processi di adattamento e onboarding dei nuovi dipendenti
Il software oltre a essere un importante strumento per il monitoraggio delle performance mette a disposizione numerose altre funzionalità che aiutano la tua azienda in questo delicato momento di trasformazione digitale.
Puoi ad esempio gestire le richieste di ferie e permessi, le presenze in azienda, creare un organigramma aziendale, inviare feedback, conservare in cloud e far firmare elettronicamente i documenti. Prova gratis Factorial per 14 giorni e scopri tu stesso tutte le funzionalità!
KPI: le conclusioni
KPI e metriche sono strumenti dei quali devi assolutamente avvalerti poiché ti permettono di misurare e valutare l’attuale stato di salute della tua organizzazione. Ti aiutano a migliorare le performance dei lavoratori e in generale ad avere una visione completa, e basata sui dati, di tutte le azioni intraprese (e che puoi intraprendere) in azienda.
Il successo del tuo business oggi passa dalla capacità di prendere le giuste decisioni. Avvalerti di software come Factorial e saper interpretare i dati ottenuti sono due accorgimenti che possono realmente fare la differenza, aiutando la tua azienda ad avere successo.
